公司分機(jī)電話管理制度VIP

公司分機(jī)電話管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司分機(jī)電話的使用與管理，確保通訊暢通、信息安全，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則確保通訊暢通原則：保證公司內(nèi)部及與外部的通訊聯(lián)系不受影響。規(guī)范使用原則：?jiǎn)T工應(yīng)按照規(guī)定使用分機(jī)電話，不得擅自改變用途。安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)公司通訊信息安全，防止信息泄露。二、分機(jī)電話的配置與管理1.分機(jī)電話的配置根據(jù)公司各部門工作需要，由行政部門統(tǒng)一規(guī)劃和配置分機(jī)電話。新員工入職時(shí)，由所在部門提出申請(qǐng)，行政部門負(fù)責(zé)為其開通相應(yīng)的分機(jī)號(hào)碼。2.分機(jī)電話的管理行政部門負(fù)責(zé)分機(jī)電話的日常維護(hù)和管理，包括線路檢查、設(shè)備維修等。定期對(duì)分機(jī)電話進(jìn)行清查，確保設(shè)備完好、通訊正常。對(duì)損壞或故障的分機(jī)電話，使用部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門進(jìn)行維修或更換。三、分機(jī)電話的使用規(guī)定1.工作時(shí)間使用規(guī)定員工應(yīng)在正常工作時(shí)間內(nèi)使用分機(jī)電話進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，不得利用工作電話處理私人事務(wù)。接聽電話應(yīng)及時(shí)、禮貌，使用規(guī)范的問(wèn)候語(yǔ)和結(jié)束語(yǔ)。如遇重要電話或緊急事務(wù)，應(yīng)優(yōu)先處理，確保不延誤工作。2.非工作時(shí)間使用規(guī)定因工作需要在非工作時(shí)間使用分機(jī)電話的，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，并說(shuō)明使用目的和預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)。非工作時(shí)間使用分機(jī)電話應(yīng)盡量簡(jiǎn)短，避免影響他人休息。3.禁止行為禁止利用分機(jī)電話撥打與工作無(wú)關(guān)的長(zhǎng)途電話、聲訊電話等。禁止私自轉(zhuǎn)接分機(jī)電話，或?qū)⒎謾C(jī)電話轉(zhuǎn)借他人使用。禁止在分機(jī)電話上進(jìn)行任何形式的騷擾、詐騙等違法違規(guī)行為。四、分機(jī)電話費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)分機(jī)電話的使用情況制定相應(yīng)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，包括本地通話費(fèi)、長(zhǎng)途通話費(fèi)等。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)如有調(diào)整，行政部門應(yīng)及時(shí)通知各部門。2.費(fèi)用核算行政部門每月對(duì)分機(jī)電話的費(fèi)用進(jìn)行核算，統(tǒng)計(jì)各部門的通話費(fèi)用明細(xì)。費(fèi)用核算結(jié)果將作為公司成本控制和績(jī)效考核的依據(jù)之一。3.費(fèi)用報(bào)銷員工因工作需要產(chǎn)生的分機(jī)電話費(fèi)用，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供有效的通話記錄或發(fā)票等憑證。五、信息安全管理1.保密要求員工在使用分機(jī)電話過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露公司機(jī)密信息。涉及公司重要業(yè)務(wù)、客戶信息等內(nèi)容的通話，應(yīng)注意保密，防止信息被竊取或泄露。2.密碼管理分機(jī)電話如需設(shè)置密碼，員工應(yīng)妥善保管密碼，不得將密碼告知他人。如密碼遺忘或泄露，應(yīng)及時(shí)通知行政部門進(jìn)行重置。3.防范措施行政部門應(yīng)定期對(duì)分機(jī)電話系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。員工如發(fā)現(xiàn)分機(jī)電話存在異常情況，應(yīng)立即通知行政部門進(jìn)行處理。六、故障處理與應(yīng)急措施1.故障報(bào)告員工在使用分機(jī)電話過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告故障現(xiàn)象和所在位置。行政部門接到故障報(bào)告后，應(yīng)詳細(xì)記錄故障信息，并及時(shí)安排維修人員進(jìn)行處理。2.維修流程維修人員接到維修任務(wù)后，應(yīng)盡快到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行故障排查和修復(fù)。對(duì)于簡(jiǎn)單故障，應(yīng)立即進(jìn)行修復(fù)；對(duì)于復(fù)雜故障，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成修復(fù)，并及時(shí)向行政部門反饋維修情況。3.應(yīng)急措施在分機(jī)電話出現(xiàn)重大故障無(wú)法及時(shí)修復(fù)時(shí)，行政部門應(yīng)啟動(dòng)應(yīng)急通訊預(yù)案，確保公司通訊不受影響。應(yīng)急通訊預(yù)案包括備用通訊設(shè)備的啟用、臨時(shí)通訊方式的確定等。七、培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)行政部門定期組織分機(jī)電話使用培訓(xùn)，提高員工的通訊技能和安全意識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容包括分機(jī)電話的基本操作、使用規(guī)定、信息安全等方面。新員工入職時(shí)，應(yīng)接受分機(jī)電話使用的專項(xiàng)培訓(xùn)。2.考核公司將分機(jī)電話的使用情況納入員工績(jī)效考核體系。考核內(nèi)容包括電話接聽及時(shí)性、禮貌用語(yǔ)使用、工作電話費(fèi)用控制、信息安全等方面。對(duì)于違反分機(jī)電話管理制度的員工，將