擔(dān)保公司檔案室管理制度VIP

擔(dān)保公司檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)擔(dān)保公司檔案室的科學(xué)管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于擔(dān)保公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供便利。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司提供檔案利用服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室歸檔。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司擔(dān)保業(yè)務(wù)相關(guān)材料，如擔(dān)保申請(qǐng)書、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、擔(dān)保合同、反擔(dān)保合同、抵押物清單、抵押物評(píng)估報(bào)告等。3.公司財(cái)務(wù)管理文件材料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、資金往來(lái)憑證等。4.公司人力資源管理文件材料，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等方面的資料。5.公司行政管理文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議等。6.公司業(yè)務(wù)拓展與市場(chǎng)營(yíng)銷文件材料，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、業(yè)務(wù)推廣活動(dòng)方案等。7.公司風(fēng)險(xiǎn)管理文件材料，如風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控記錄、風(fēng)險(xiǎn)處置方案等。8.公司對(duì)外投資、合作等相關(guān)文件材料，如投資協(xié)議、合作合同、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告等。9.其他與公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有關(guān)的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料產(chǎn)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交本部門兼職檔案員。3.兼職檔案員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)退回形成部門補(bǔ)充完善。4.對(duì)于重要文件材料的原件，應(yīng)盡量收集歸檔；如原件需留存其他部門或單位的，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件保存地點(diǎn)和去向，并由原件保存單位或部門簽字蓋章確認(rèn)。（三）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照分類方案進(jìn)行，一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行細(xì)分。3.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。4.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類整理，如擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案可分為項(xiàng)目前期檔案、項(xiàng)目執(zhí)行檔案、項(xiàng)目后期檔案等。5.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分類整理，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.人事檔案應(yīng)按照員工個(gè)人信息進(jìn)行分類整理，包括員工基本情況、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。7.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保檔案檢索的準(zhǔn)確性和便捷性。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年[X]月底前，將上一年度整理好的檔案移交檔案室歸檔。2.檔案室應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，對(duì)不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其限期整改。3.檔案歸檔時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。4.檔案室應(yīng)按照檔案分類方案，將歸檔檔案進(jìn)行上架排列，確保檔案存放有序。（二）檔案保管1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應(yīng)按照類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找和利用。4.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全和有效利用。5.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.涉及公司重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）查閱登記1.檔案室應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱人員應(yīng)在查閱登記本上簽字確認(rèn)，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。（三）檔案利用1.檔案室應(yīng)積極為公司各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。2.對(duì)于利用檔案形成的各類文件、資料等，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理歸檔，確保檔案信息的連續(xù)性和完整性。3.鼓勵(lì)公司員工充分利用檔案資源，開展業(yè)務(wù)研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等活動(dòng)，為公司發(fā)展提供有益的參考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案室應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案室會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等內(nèi)容。4.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明“已銷毀”字樣，并將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行分類命名和存儲(chǔ)，建立與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子目錄。3.對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和錄入，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、來(lái)源等信息，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案信息化系統(tǒng)管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理制度，明確不同人員的操作