自主招標(biāo)采購設(shè)備管理制度VIP

自主招標(biāo)采購設(shè)備管理制度總則目的為規(guī)范公司自主招標(biāo)采購設(shè)備的管理流程，確保采購設(shè)備符合公司需求，保證采購過程的公平、公正、公開，提高資金使用效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門自主招標(biāo)采購設(shè)備的活動(dòng)，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、研發(fā)設(shè)備等?；驹瓌t1.合法性原則：招標(biāo)采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：對(duì)待所有參與招標(biāo)的供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，確保競爭環(huán)境公平，評(píng)標(biāo)過程公正。3.效益原則：在滿足公司需求的前提下，力求降低采購成本，提高設(shè)備使用效益。4.誠信原則：參與招標(biāo)采購活動(dòng)的各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。管理職責(zé)招標(biāo)采購管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善自主招標(biāo)采購設(shè)備管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織和協(xié)調(diào)招標(biāo)采購活動(dòng)，包括編制招標(biāo)文件、發(fā)布招標(biāo)信息、組織開標(biāo)評(píng)標(biāo)等。3.建立和維護(hù)供應(yīng)商庫，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。4.負(fù)責(zé)招標(biāo)采購項(xiàng)目的檔案管理，保存相關(guān)文件和資料。需求部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出設(shè)備采購申請(qǐng)，明確采購設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求等。2.參與招標(biāo)采購過程中的技術(shù)評(píng)審工作，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。3.負(fù)責(zé)采購設(shè)備的驗(yàn)收工作，確保設(shè)備符合合同要求。財(cái)務(wù)部門1.參與招標(biāo)采購項(xiàng)目的預(yù)算編制和審核工作，提供資金支持和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。2.負(fù)責(zé)對(duì)招標(biāo)采購項(xiàng)目的資金支付進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)。審計(jì)部門1.對(duì)招標(biāo)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合法性、合規(guī)性和有效性。2.對(duì)采購項(xiàng)目的成本效益進(jìn)行審計(jì)評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)建議。招標(biāo)采購流程采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《設(shè)備采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算金額、采購時(shí)間要求等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至招標(biāo)采購管理部門。2.招標(biāo)采購管理部門對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性、是否符合公司相關(guān)規(guī)定等。如審核通過，將采購申請(qǐng)?zhí)峤恢练止茴I(lǐng)導(dǎo)審批；如審核不通過，及時(shí)反饋需求部門并說明原因。采購預(yù)算編制與審批1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購申請(qǐng)，結(jié)合市場價(jià)格行情，編制采購項(xiàng)目預(yù)算，明確采購設(shè)備的預(yù)計(jì)采購金額、資金來源等。2.采購預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購預(yù)算作為招標(biāo)采購的控制依據(jù)。招標(biāo)文件編制1.招標(biāo)采購管理部門根據(jù)采購申請(qǐng)和采購預(yù)算，組織相關(guān)人員編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請(qǐng)書、投標(biāo)人須知、評(píng)標(biāo)辦法、合同條款及格式、技術(shù)規(guī)格、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容。2.招標(biāo)文件中應(yīng)明確采購設(shè)備的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等條款，確保投標(biāo)人能夠清楚了解招標(biāo)要求。3.招標(biāo)文件編制完成后，經(jīng)招標(biāo)采購管理部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布。招標(biāo)信息發(fā)布1.招標(biāo)采購管理部門通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體、專業(yè)招標(biāo)平臺(tái)等渠道發(fā)布招標(biāo)信息，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。2.招標(biāo)信息應(yīng)包括招標(biāo)項(xiàng)目名稱、招標(biāo)編號(hào)、采購設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨期、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)等內(nèi)容。供應(yīng)商報(bào)名與資格審查1.潛在供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按照招標(biāo)信息要求報(bào)名，提交投標(biāo)報(bào)名資料，包括營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本（或三證合一營業(yè)執(zhí)照副本）、法定代表人授權(quán)書、資質(zhì)證書、業(yè)績證明材料等。2.招標(biāo)采購管理部門對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)條件、信譽(yù)狀況、業(yè)績情況、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)能力等。對(duì)符合資格要求的供應(yīng)商，確定其為潛在投標(biāo)人，并發(fā)放招標(biāo)文件；對(duì)不符合資格要求的供應(yīng)商，及時(shí)通知其報(bào)名無效。投標(biāo)文件編制與提交1.潛在投標(biāo)人按照招標(biāo)文件要求編制投標(biāo)文件，投標(biāo)文件應(yīng)包括商務(wù)部分、技術(shù)部分、價(jià)格部分等內(nèi)容，并按照規(guī)定格式密封包裝。2.投標(biāo)人應(yīng)在投標(biāo)截止時(shí)間前將投標(biāo)文件送達(dá)指定地點(diǎn)。逾期送達(dá)的投標(biāo)文件，招標(biāo)人不予受理。開標(biāo)1.招標(biāo)采購管理部門按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開標(biāo)會(huì)議。開標(biāo)會(huì)議由招標(biāo)采購管理部門負(fù)責(zé)人主持，邀請(qǐng)需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員參加。2.開標(biāo)時(shí)，由投標(biāo)人或其推選的代表檢查投標(biāo)文件的密封情況，經(jīng)確認(rèn)無誤后，由工作人員當(dāng)眾拆封，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價(jià)格、投標(biāo)文件的其他主要內(nèi)容等。開標(biāo)過程應(yīng)記錄并存檔。評(píng)標(biāo)1.開標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)采購管理部門組織評(píng)標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行評(píng)標(biāo)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)由公司內(nèi)部相關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，人數(shù)為五人以上單數(shù)。2.評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)辦法對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括商務(wù)條款、技術(shù)條款、價(jià)格條款、售后服務(wù)條款等。評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)遵循公平、公正、科學(xué)、擇優(yōu)的原則，對(duì)各投標(biāo)人的投標(biāo)文件進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，推薦中標(biāo)候選人。3.評(píng)標(biāo)過程中，評(píng)標(biāo)委員會(huì)可以要求投標(biāo)人對(duì)投標(biāo)文件中含義不明確的內(nèi)容進(jìn)行澄清或說明，但澄清或說明不得超出投標(biāo)文件的范圍或改變投標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。中標(biāo)候選人公示與中標(biāo)通知1.招標(biāo)采購管理部門根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)推薦的中標(biāo)候選人，確定中標(biāo)人，并在公司內(nèi)部網(wǎng)站進(jìn)行中標(biāo)候選人公示，公示期為[X]個(gè)工作日。2.公示期內(nèi)如無異議，招標(biāo)采購管理部門向中標(biāo)人發(fā)出《中標(biāo)通知書》，同時(shí)將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。合同簽訂1.中標(biāo)人應(yīng)在收到《中標(biāo)通知書》后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，與公司簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂前，財(cái)務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同價(jià)格、付款方式、資金來源等內(nèi)容。審核通過后，合同方可簽訂。設(shè)備采購與驗(yàn)收1.中標(biāo)人按照采購合同約定的時(shí)間和地點(diǎn)組織設(shè)備采購與運(yùn)輸，確保設(shè)備按時(shí)、安全送達(dá)公司指定地點(diǎn)。2.需求部門負(fù)責(zé)組織設(shè)備的驗(yàn)收工作，驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.如設(shè)備驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知中標(biāo)人進(jìn)行整改或更換設(shè)備。如中標(biāo)人未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改或更換，公司有權(quán)扣除相應(yīng)的貨款，并追究中標(biāo)人的違約責(zé)任。付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款審批。付款審批通過后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.付款方式一般包括預(yù)付款、貨到驗(yàn)收款、質(zhì)保金等。具體付款比例和時(shí)間應(yīng)在采購合同中明確約定。供應(yīng)商管理供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)條件、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證能力、售后服務(wù)能力等要求。2.潛在供應(yīng)商向招標(biāo)采購管理部門提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料，招標(biāo)采購管理部門對(duì)其進(jìn)行資格審查。審查合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫管理。供應(yīng)商評(píng)估與考核1.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合同履行情況等。2.根據(jù)評(píng)估和考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改，如整改后仍不符合要求，取消其供應(yīng)商資格。供應(yīng)商淘汰1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，招標(biāo)采購管理部門應(yīng)及時(shí)將其淘汰出供應(yīng)商庫：提供虛假資質(zhì)證明材料或產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格；多次不能按時(shí)交貨或交貨期延誤嚴(yán)重影響公司生產(chǎn)經(jīng)營；售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多且拒不整改；違反法律法規(guī)或公司相關(guān)規(guī)定，存在商業(yè)賄賂等不良行為。2.被淘汰的供應(yīng)商在[X]年內(nèi)不得再次申請(qǐng)加入公司供應(yīng)商庫。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)招標(biāo)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合法性、合規(guī)性和有效性，重點(diǎn)審查招標(biāo)文件編制、開標(biāo)評(píng)標(biāo)過程、合同簽訂、資金支付等環(huán)節(jié)。2.審計(jì)部門對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反制度規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)資料和信息。2.對(duì)外部監(jiān)督檢查中提出的問題，及時(shí)進(jìn)行整改，不斷完善招標(biāo)采購管理制度和流程。檔案管理歸檔范圍招標(biāo)采購活動(dòng)中形成的各類文件和資料，包括采購申請(qǐng)、采購預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、采購合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔管理。歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.按照文件形成的時(shí)間順序和類別進(jìn)行整理，編制目錄，便于查閱和檢索。3.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔保存，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。檔案保管期限檔案保管期限根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。短期檔案保管期限為[X]年，中期檔案保管期限為[X]年，長期檔案保管期限為[X]年以上。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況執(zhí)行。檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不