中國公章管理制度VIP

中國公章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章的管理，規(guī)范公章的使用流程，保障公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部、各分公司及下屬子公司的公章管理。（三）定義1.公章：指公司正式對外使用的印章，包括公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。2.使用人：指經(jīng)公司授權(quán)，有權(quán)使用公章的部門或個(gè)人。二、公章的刻制與啟用（一）公章的刻制1.根據(jù)公司經(jīng)營管理需要，由行政管理部門提出刻制公章申請，填寫《公章刻制申請表》，詳細(xì)說明所需刻制公章的名稱、規(guī)格、用途等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至公司法定代表人簽字確認(rèn)。3.行政管理部門持審批通過的申請表到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行公章刻制。4.刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)對新刻公章進(jìn)行登記備案，記錄公章的名稱、規(guī)格、編號、刻制日期、領(lǐng)取日期等信息，并將《公章刻制申請表》、刻制后的公章及印模等資料存檔。（二）公章的啟用1.新公章刻制完成后，由行政管理部門負(fù)責(zé)辦理啟用手續(xù)。2.啟用前，行政管理部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《公章啟用通知》，明確新公章的啟用日期、使用范圍、管理要求等內(nèi)容，并組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其熟悉公章的使用流程和規(guī)定。3.新公章啟用后，原相關(guān)公章同時(shí)廢止，行政管理部門應(yīng)及時(shí)收回廢止公章，并進(jìn)行封存或銷毀處理，同時(shí)做好相應(yīng)記錄。三、公章的保管（一）保管原則1.公章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保公章安全存放，防止遺失、被盜用或損壞。2.公章保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真細(xì)致等條件，熟悉公章使用流程和規(guī)定。（二）保管職責(zé)1.建立公章保管臺賬，詳細(xì)記錄公章的名稱、規(guī)格、編號、保管人、保管地點(diǎn)、領(lǐng)取時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，確保公章使用情況可追溯。2.妥善保管公章，將公章存放于安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并設(shè)置必要的防盜、防火、防潮等措施。3.嚴(yán)格遵守公章使用制度，按照規(guī)定流程審核、登記、用印，對不符合規(guī)定的用印申請有權(quán)拒絕。4.定期檢查公章的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，并協(xié)助采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。5.公章保管人員因工作變動等原因需要交接時(shí)，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，確保公章交接過程清晰、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)管理漏洞。（三）保管地點(diǎn)1.公司公章的保管地點(diǎn)原則上為公司行政管理部門辦公室或?qū)ｉT設(shè)立的印章保管室。2.各分公司及下屬子公司公章的保管地點(diǎn)由其根據(jù)實(shí)際情況自行確定，但應(yīng)確保安全、保密，并報(bào)公司總部行政管理部門備案。3.因工作需要暫時(shí)外出攜帶公章時(shí)，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施，確保公章安全。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司各類對外文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、證明等正式公文的簽署，以及公司授權(quán)的其他對外事務(wù)。2.合同專用章：專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等具有法律約束力的文件。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)管理相關(guān)的各類票據(jù)、憑證、報(bào)表等的簽章，以及與銀行等金融機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)往來。4.法定代表人章：用于特定的公司財(cái)務(wù)、法律等文件的簽章，或根據(jù)法定代表人授權(quán)在相關(guān)文件上加蓋。（二）使用流程1.用印申請：使用人需填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事由、文件名稱、文號、用印份數(shù)、涉及金額等信息，并附上需加蓋公章的文件原件或復(fù)印件。2.審核簽字：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和金額大小，分別報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、法定代表人審批簽字。重大事項(xiàng)或涉及金額較大的用印申請，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。3.印章保管人核對：印章保管人在接到經(jīng)審批的《公章使用申請表》后，仔細(xì)核對申請內(nèi)容與文件原件是否相符，確認(rèn)無誤后方可進(jìn)行用印操作。4.用印登記：用印時(shí)，印章保管人應(yīng)在《公章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、文件名稱、文號、用印份數(shù)、涉及金額、申請人、批準(zhǔn)人等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。5.用印蓋章：用印人應(yīng)在場監(jiān)督蓋章過程，確保公章加蓋清晰、端正，位置準(zhǔn)確無誤。印章保管人在用印后，應(yīng)及時(shí)將《公章使用申請表》及相關(guān)文件資料整理歸檔。（三）特殊情況用印1.緊急情況下，無法及時(shí)履行正常審批流程的，使用人應(yīng)電話向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)同意后先行用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印時(shí)，如確實(shí)無法將文件原件帶回公司蓋章，可通過傳真、掃描等方式將審批后的《公章使用申請表》及需加蓋公章的文件頁面發(fā)送給印章保管人，印章保管人在確認(rèn)無誤后，按照規(guī)定加蓋公章，并將蓋章后的文件通過快遞等方式寄回申請部門。同時(shí)，申請部門應(yīng)及時(shí)將文件原件帶回公司備案。五、公章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、重組、注銷等原因?qū)е鹿虏辉龠m用。2.公章?lián)p壞無法正常使用。3.因其他原因需要停用公章。（二）停用程序1.由行政管理部門提出公章停用申請，填寫《公章停用申請表》，說明停用原因、停用公章名稱、編號等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司法定代表人簽字確認(rèn)。3.行政管理部門發(fā)布《公章停用通知》，明確公章停用日期，并通知相關(guān)部門和人員不再使用該公章。（三）銷毀程序1.對于停用的公章，由行政管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。2.銷毀前，行政管理部門應(yīng)填寫《公章銷毀申請表》，詳細(xì)記錄擬銷毀公章的名稱、編號、停用原因、銷毀方式等信息，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀方式可采用砸碎、焚燒等物理方式進(jìn)行徹底破壞，確保公章無法恢復(fù)使用。銷毀過程中，應(yīng)由行政管理部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督，并在《公章銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。4.銷毀完成后，行政管理部門應(yīng)將《公章銷毀申請表》、《公章銷毀記錄》等資料存檔備案。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司行政管理部門負(fù)責(zé)對公章的使用、保管等情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保公章管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.公章保管情況：檢查公章保管人員是否嚴(yán)格遵守保管制度，公章存放是否安全，保管臺賬記錄是否準(zhǔn)確、完整。2.公章使用情況：抽查《公章使用申請表》、《公章使用登記簿》等記錄，檢查用印申請是否按規(guī)定流程審批，用印登記是否規(guī)范，用印事項(xiàng)是否符合規(guī)定范圍。3.公章停用與銷毀情況：檢查停用公章的處理是否及時(shí)、合規(guī)，銷毀過程是否符合要求，相關(guān)記錄是否齊全。（三）違規(guī)處理1.對于違反公章管理制度的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)及時(shí)責(zé)令糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對因公章管理不善導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失或造成不良影響的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，包括但不限于賠償經(jīng)濟(jì)損失、給予行政處分等。3