中鐵會議管理制度VIP

中鐵會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確會議的組織、召開、記錄、跟進(jìn)等流程，使公司各類會議能夠有序進(jìn)行，充分發(fā)揮會議在溝通信息、協(xié)調(diào)工作、決策制定等方面的作用，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項(xiàng)目部、分公司召開的各類會議，包括但不限于公司例會、專題會議、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會、技術(shù)研討會等。（三）會議原則1.精簡高效原則：會議應(yīng)注重實(shí)效，精簡會議議程和參會人員，提高會議效率，避免冗長、無效的討論。2.充分準(zhǔn)備原則：會議組織者和參會人員應(yīng)提前做好充分準(zhǔn)備，明確會議目的、議題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)資料，確保會議能夠圍繞主題高效進(jìn)行。3.民主集中原則：會議討論過程中應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，鼓勵(lì)參會人員積極發(fā)表意見和建議；決策時(shí)應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，確保決策的科學(xué)性和公正性。4.責(zé)任落實(shí)原則：會議明確的各項(xiàng)工作任務(wù)和要求應(yīng)落實(shí)到具體部門和個(gè)人，并明確完成時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)，確保會議決議得到有效執(zhí)行。二、會議分類及組織（一）公司例會1.定義：公司例會是公司定期召開的綜合性會議，旨在總結(jié)工作進(jìn)展，分析存在問題，部署下一階段工作任務(wù)。2.參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、總部各部門負(fù)責(zé)人、所屬各項(xiàng)目部及分公司主要負(fù)責(zé)人。3.會議周期：每周[X]上午[X]點(diǎn)召開，如遇節(jié)假日或特殊情況提前或順延。4.組織部門：公司辦公室負(fù)責(zé)會議的組織安排，包括會議通知的發(fā)送、會議室預(yù)訂、會議資料準(zhǔn)備等。5.會議議程上周工作匯報(bào)：各部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部及分公司主要負(fù)責(zé)人依次匯報(bào)上周工作進(jìn)展、完成的主要任務(wù)、存在的問題及解決措施。本周工作安排：各部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部及分公司主要負(fù)責(zé)人匯報(bào)本周工作計(jì)劃和重點(diǎn)工作任務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)講話：公司領(lǐng)導(dǎo)對上周工作進(jìn)行總結(jié)點(diǎn)評，對本周工作進(jìn)行安排部署，提出工作要求和注意事項(xiàng)。其他事項(xiàng)：討論決定公司近期的重要事項(xiàng)，如人事任免、重大項(xiàng)目決策、規(guī)章制度修訂等。（二）專題會議1.定義：專題會議是針對公司某一專項(xiàng)工作或特定問題召開的會議，旨在深入研究和解決相關(guān)問題。2.參會人員：根據(jù)會議主題確定，一般包括公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、專業(yè)技術(shù)人員及涉及的其他人員。3.會議周期：根據(jù)工作需要不定期召開。4.組織部門：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)會議的組織安排，提前確定會議主題、議程、參會人員，并向公司辦公室報(bào)備。5.會議議程主題闡述：由會議組織者介紹會議主題背景、目的和要求。情況匯報(bào)：相關(guān)部門或人員匯報(bào)專項(xiàng)工作進(jìn)展情況、存在的問題及分析原因。討論研究：參會人員圍繞會議主題展開討論，提出解決方案和建議。決策部署：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)討論情況做出決策，明確工作任務(wù)、責(zé)任部門、完成時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）項(xiàng)目協(xié)調(diào)會1.定義：項(xiàng)目協(xié)調(diào)會是針對公司在建項(xiàng)目召開的會議，旨在協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種問題，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。2.參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部主要管理人員、設(shè)計(jì)單位代表、監(jiān)理單位代表、施工單位代表等。3.會議周期：根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況不定期召開，一般每周或每兩周召開一次。4.組織部門：項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)會議的組織安排，提前收集項(xiàng)目進(jìn)展情況、存在的問題及需要協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)，并向參會人員發(fā)送會議通知和相關(guān)資料。5.會議議程項(xiàng)目進(jìn)展匯報(bào)：項(xiàng)目部主要管理人員匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面的情況，包括已完成的工作、未完成的工作及原因分析。問題匯報(bào)與討論：各參建單位匯報(bào)項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的問題，如設(shè)計(jì)變更、施工協(xié)調(diào)、物資供應(yīng)、資金支付等，并共同討論解決方案。協(xié)調(diào)決策：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)匯報(bào)和討論情況進(jìn)行協(xié)調(diào)決策，明確各參建單位的工作任務(wù)和責(zé)任，解決項(xiàng)目推進(jìn)過程中的關(guān)鍵問題。工作部署：對下一階段項(xiàng)目工作進(jìn)行安排部署，提出工作要求和目標(biāo)，確保項(xiàng)目按計(jì)劃順利進(jìn)行。（四）技術(shù)研討會1.定義：技術(shù)研討會是圍繞公司技術(shù)難題、新技術(shù)應(yīng)用等召開的會議，旨在促進(jìn)技術(shù)交流與創(chuàng)新，提高公司技術(shù)水平。2.參會人員：公司技術(shù)專家、相關(guān)部門技術(shù)人員、項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人等。3.會議周期：根據(jù)技術(shù)工作需要不定期召開。4.組織部門：技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)會議的組織安排，提前確定會議主題、議程、參會人員，并邀請相關(guān)技術(shù)專家。5.會議議程技術(shù)問題提出：由項(xiàng)目或部門提出需要研討的技術(shù)問題，介紹問題背景和現(xiàn)狀。技術(shù)方案匯報(bào)：相關(guān)技術(shù)人員匯報(bào)針對問題提出的技術(shù)方案、思路和措施。專家點(diǎn)評與討論：技術(shù)專家對匯報(bào)的技術(shù)方案進(jìn)行點(diǎn)評，參會人員展開深入討論，分析方案的可行性、優(yōu)缺點(diǎn)及改進(jìn)方向。形成結(jié)論：通過討論形成技術(shù)研討結(jié)論，確定最佳技術(shù)方案或提出技術(shù)改進(jìn)建議，并明確后續(xù)工作安排。三、會議準(zhǔn)備（一）會議通知1.會議組織者應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向參會人員發(fā)送會議通知，通知應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會人員要求及需準(zhǔn)備的資料等內(nèi)容。2.對于重要會議，應(yīng)采用書面通知和電子郵件相結(jié)合的方式發(fā)送，確保參會人員及時(shí)收到通知。3.如會議時(shí)間、地點(diǎn)等發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)通知參會人員。（二）會議資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會議主題和議程，組織者應(yīng)準(zhǔn)備相關(guān)會議資料，如工作報(bào)告、項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、規(guī)章制度等，并確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.會議資料應(yīng)提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好準(zhǔn)備。對于臨時(shí)增加的會議資料，應(yīng)在會議前及時(shí)發(fā)放或通過電子方式發(fā)送給參會人員。（三）會議室預(yù)訂1.公司辦公室負(fù)責(zé)會議室的統(tǒng)一管理和預(yù)訂，根據(jù)會議規(guī)模和要求合理安排會議室。2.預(yù)訂會議室時(shí)，應(yīng)提前檢查會議室設(shè)備是否正常，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，確保會議順利進(jìn)行。3.在會議前，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議室的清潔和整理，擺放好桌椅、茶具等，營造良好的會議環(huán)境。（四）參會人員準(zhǔn)備1.參會人員應(yīng)提前了解會議主題和議程，認(rèn)真準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容，對涉及的工作情況進(jìn)行梳理和總結(jié)。2.如需要提交書面報(bào)告或資料，應(yīng)提前準(zhǔn)備好，并確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰。3.參會人員應(yīng)按時(shí)參加會議，如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議組織者請假，并安排合適人員代為參會。四、會議召開（一）會議主持1.各類會議應(yīng)明確會議主持人，主持人一般由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。2.會議主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和參會人員情況，確保會議按照預(yù)定議程有序進(jìn)行。3.主持人應(yīng)引導(dǎo)會議討論，鼓勵(lì)參會人員積極發(fā)言，控制會議時(shí)間和節(jié)奏，避免出現(xiàn)跑題、冗長討論等情況。（二）會議發(fā)言1.參會人員應(yīng)圍繞會議主題發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點(diǎn)突出，避免冗長、空洞的表述。2.發(fā)言時(shí)應(yīng)尊重他人，不得打斷他人發(fā)言，如有不同意見應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后再進(jìn)行闡述。3.對于重要問題的發(fā)言，應(yīng)提供充分的依據(jù)和論證，確保發(fā)言具有說服力。（三）會議記錄1.公司辦公室或相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和歸納總結(jié)能力。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。3.會議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，電子文檔應(yīng)及時(shí)備份，紙質(zhì)文檔應(yīng)妥善保管。（四）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議時(shí)間，提前到達(dá)會議地點(diǎn)，不得遲到、早退。2.會議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場，如有特殊情況需要離開，應(yīng)向主持人請假。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取他人發(fā)言，不得交頭接耳、打瞌睡或做與會議無關(guān)的事情。4.會議討論過程中應(yīng)尊重他人意見，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意爭吵，保持良好的會議秩序。五、會議決議及跟進(jìn)（一）會議決議1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時(shí)整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，并經(jīng)會議主持人審核簽字后發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。2.會議紀(jì)要應(yīng)明確會議決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)要求，確保決議事項(xiàng)清晰、可執(zhí)行。3.對于重要會議決議，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，接受全體員工的監(jiān)督。（二）決議跟進(jìn)1.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議決議要求認(rèn)真組織實(shí)施，確保工作任務(wù)按時(shí)、高質(zhì)量完成。2.公司辦公室或相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對會議決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.對于未能按時(shí)完成或執(zhí)行不到位的工作任務(wù)，責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)原因，并提出改進(jìn)措施和下一步工作計(jì)劃。4.公司將會議決議執(zhí)行情況納入部門和個(gè)人績效考核體系，對執(zhí)行不力的部門和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)的考核和問責(zé)。六、會議費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.會議費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，根據(jù)會議規(guī)模、性質(zhì)和實(shí)際需要合理安排費(fèi)用支出。2.會議費(fèi)用包括會議室租賃費(fèi)用、資料印刷費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、交通費(fèi)用等，各項(xiàng)費(fèi)用應(yīng)按照公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時(shí)整理會議費(fèi)用報(bào)銷憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的流程進(jìn)行報(bào)銷