產(chǎn)品記錄管理制度VIP

產(chǎn)品記錄管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司產(chǎn)品記錄的管理，確保產(chǎn)品記錄的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，加強(qiáng)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的控制和管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品從原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、成品檢驗(yàn)到銷售交付等全過(guò)程的記錄管理。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品記錄管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。監(jiān)督、檢查各部門(mén)產(chǎn)品記錄的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品記錄進(jìn)行審核和歸檔管理。2.各生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中各類記錄的填寫(xiě)、收集、整理和保管。確保產(chǎn)品記錄的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)原材料采購(gòu)過(guò)程中相關(guān)記錄的管理，包括供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄、采購(gòu)訂單記錄、進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄等。4.銷售部門(mén)負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售過(guò)程中相關(guān)記錄的管理，如銷售合同記錄、客戶信息記錄、發(fā)貨記錄等。5.其他部門(mén)按照本制度要求，做好與本部門(mén)工作相關(guān)的產(chǎn)品記錄管理工作。二、產(chǎn)品記錄的內(nèi)容與要求（一）原材料采購(gòu)記錄1.供應(yīng)商選擇記錄詳細(xì)記錄供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍等基本信息。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)的過(guò)程記錄，包括實(shí)地考察報(bào)告、樣品檢驗(yàn)報(bào)告、供貨業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估等。2.采購(gòu)訂單記錄記錄采購(gòu)訂單的編號(hào)、日期、采購(gòu)產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等信息。采購(gòu)訂單的審批流程記錄，包括審批人簽字、審批意見(jiàn)等。3.進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄對(duì)每批進(jìn)貨原材料進(jìn)行檢驗(yàn)的記錄，包括檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員簽字等。不合格品處理記錄，包括不合格品的標(biāo)識(shí)、隔離、評(píng)審、處置方式及結(jié)果等。（二）生產(chǎn)過(guò)程記錄1.生產(chǎn)計(jì)劃記錄記錄生產(chǎn)計(jì)劃的下達(dá)日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)車間等信息。生產(chǎn)計(jì)劃的調(diào)整記錄，包括調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及審批情況。2.原材料領(lǐng)用記錄詳細(xì)記錄原材料的領(lǐng)用日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人簽字等信息。原材料退庫(kù)記錄，包括退庫(kù)日期、退庫(kù)原因、退庫(kù)數(shù)量、退庫(kù)部門(mén)等。3.生產(chǎn)過(guò)程操作記錄根據(jù)不同產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝，詳細(xì)記錄各工序的操作時(shí)間、操作參數(shù)、操作人員簽字等信息。設(shè)備運(yùn)行記錄，包括設(shè)備編號(hào)、設(shè)備名稱、運(yùn)行時(shí)間、運(yùn)行參數(shù)、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。4.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄首件檢驗(yàn)記錄，包括首件產(chǎn)品的檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員簽字等。巡檢記錄，記錄巡檢時(shí)間、巡檢人員、巡檢發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況。成品檢驗(yàn)記錄，對(duì)每批成品進(jìn)行全面檢驗(yàn)的記錄，包括檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員簽字等。不合格品處理記錄，同進(jìn)貨檢驗(yàn)不合格品處理記錄要求。（三）成品入庫(kù)記錄1.成品入庫(kù)單記錄記錄成品入庫(kù)的日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批次、入庫(kù)倉(cāng)庫(kù)、入庫(kù)人員簽字等信息。2.成品庫(kù)存記錄定期更新成品庫(kù)存臺(tái)賬，記錄庫(kù)存產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、出庫(kù)日期、結(jié)存數(shù)量等信息。（四）產(chǎn)品銷售記錄1.銷售合同記錄詳細(xì)記錄銷售合同的編號(hào)、簽訂日期、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等信息。銷售合同的審批流程記錄。2.發(fā)貨記錄記錄發(fā)貨日期、發(fā)貨產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批次、發(fā)貨單號(hào)、收貨客戶名稱及地址、運(yùn)輸方式等信息。發(fā)貨單的審批記錄。3.售后服務(wù)記錄客戶反饋記錄，包括客戶反饋的問(wèn)題、反饋日期、處理部門(mén)及處理結(jié)果等。產(chǎn)品維修記錄，記錄維修產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、故障原因、維修時(shí)間、維修人員簽字等信息。三、產(chǎn)品記錄的填寫(xiě)規(guī)范（一）基本要求1.產(chǎn)品記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫(xiě)，字跡應(yīng)清晰、工整、規(guī)范，不得隨意涂改。2.記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得弄虛作假。（二）填寫(xiě)內(nèi)容要求1.各項(xiàng)記錄應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)，不得遺漏重要信息。2.日期填寫(xiě)應(yīng)具體到年、月、日；數(shù)量填寫(xiě)應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并注明單位；金額填寫(xiě)應(yīng)保留到小數(shù)點(diǎn)后兩位。3.對(duì)于選擇項(xiàng)，應(yīng)在相應(yīng)的選項(xiàng)上打“√”；對(duì)于簽字欄，相關(guān)人員應(yīng)簽字確認(rèn)，不得代簽。（三）涂改規(guī)定1.如記錄填寫(xiě)錯(cuò)誤，應(yīng)在錯(cuò)誤的內(nèi)容上劃一條橫線，在其上方填寫(xiě)正確的內(nèi)容，并由修改人簽字確認(rèn)。2.嚴(yán)禁刮擦、挖補(bǔ)、涂抹或使用修正液等方式修改記錄。四、產(chǎn)品記錄的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)收集本部門(mén)的產(chǎn)品記錄。2.收集的記錄應(yīng)確保完整無(wú)缺頁(yè)、無(wú)損壞。（二）整理要求1.對(duì)收集到的產(chǎn)品記錄進(jìn)行分類整理，按照記錄的時(shí)間順序或類別進(jìn)行排序。2.去除無(wú)關(guān)的附件和空白頁(yè)，確保記錄內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了。3.對(duì)于同一產(chǎn)品或同一批次產(chǎn)品的相關(guān)記錄，應(yīng)集中整理在一起，便于查閱和追溯。五、產(chǎn)品記錄的保管與存儲(chǔ)（一）保管責(zé)任各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)產(chǎn)品記錄的保管工作，明確專人負(fù)責(zé)記錄的存放和管理，確保記錄的安全和完整。（二）存儲(chǔ)方式1.產(chǎn)品記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專用的文件柜中，按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔；電子記錄應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。2.存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)，防止記錄損壞或丟失。（三）保管期限1.一般產(chǎn)品記錄的保管期限為[X]年，重要產(chǎn)品記錄的保管期限為[X]年，具體保管期限按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。2.保管期限屆滿后，經(jīng)質(zhì)量管理部門(mén)審核批準(zhǔn)，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。六、產(chǎn)品記錄的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱產(chǎn)品記錄時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《產(chǎn)品記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的記錄名稱、查閱原因、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到質(zhì)量管理部門(mén)查閱。2.質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄的查閱工作，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將記錄帶出或復(fù)印。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)記錄，不得在記錄上涂改、標(biāo)記或損壞。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或人員因特殊原因需要借閱產(chǎn)品記錄時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《產(chǎn)品記錄借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的記錄名稱、借閱原因、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到質(zhì)量管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露記錄內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還記錄。七、產(chǎn)品記錄的審核與監(jiān)督（一）審核要求1.質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的產(chǎn)品記錄進(jìn)行審核，確保記錄的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.審核內(nèi)容包括記錄的填寫(xiě)是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、簽字是否齊全等。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（二）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)產(chǎn)品記錄管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的收集、整理、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對(duì)違反本制