從事檔案管理制度VIP

從事檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案不被泄露、篡改或丟失。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全檔案檢索體系，為公司各部門及員工提供檔案查詢服務(wù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。6.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向綜合管理部申請(qǐng)查閱檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質(zhì)量。3.積極開展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開展。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司紅頭文件、會(huì)議文件、請(qǐng)示報(bào)告、通知通報(bào)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、工資福利、培訓(xùn)考核、獎(jiǎng)懲記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、項(xiàng)目管理檔案、客戶服務(wù)檔案等。5.其他檔案：包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、合同協(xié)議、工程圖紙等。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式編制，如“2023永久001”。2.人事檔案編號(hào)：按照員工工號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如“001”員工的人事檔案編號(hào)為“RS001”。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如“2023會(huì)計(jì)憑證001”。4.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：結(jié)合業(yè)務(wù)部門和項(xiàng)目名稱進(jìn)行編號(hào)，如“市場(chǎng)部XX項(xiàng)目2023001”。5.其他檔案編號(hào)：根據(jù)檔案性質(zhì)和類別進(jìn)行編號(hào)，如“榮譽(yù)證書2023001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.員工個(gè)人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、報(bào)告、總結(jié)等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等。5.其他需要?dú)w檔保存的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.文書檔案整理：按照文件形成時(shí)間順序，進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂等工作。2.人事檔案整理：按照員工檔案材料的類別，進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作。3.財(cái)務(wù)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別，進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等工作。4.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和項(xiàng)目階段，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、整理、編目等工作。5.其他檔案整理：根據(jù)檔案性質(zhì)和特點(diǎn)，采用相應(yīng)的整理方法進(jìn)行整理。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行歸檔。4.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行歸檔。5.其他檔案應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案資料移交至綜合管理部檔案管理人員。2.檔案管理人員對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過(guò)后，檔案管理人員將檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并裝入檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司重要文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等；長(zhǎng)期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括公司一般性文件、業(yè)務(wù)合同等；短期保管的檔案期限為1年至5年，主要包括公司臨時(shí)性文件、一般性通知等。2.人事檔案的保管期限為員工離職后50年。3.財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。4.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)和重要程度確定，一般為5年至20年。5.其他檔案的保管期限根據(jù)檔案性質(zhì)和實(shí)際需要確定。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部檔案管理人員處查閱。2.公司外部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合管理部檔案管理人員處查閱。3.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱權(quán)限按照公司保密制度執(zhí)行。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。3.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上登記查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件或摘抄件上注明出處。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的檔案，借閱權(quán)限按照公司保密制度執(zhí)行。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。3.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案借閱登記表》上登記借閱人姓名、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、損壞、丟失檔案。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如檔案資料有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、各部門兼職檔案員等。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否合理，是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況。2.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值，是否與公司當(dāng)前業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在涂改、偽造、丟失等情況。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案管理人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行初步審核，提出鑒定意見。3.檔案鑒定小組召開會(huì)議，對(duì)檔案管理人員提出的鑒定意見進(jìn)行討論和審議，形成鑒定結(jié)論。4.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，進(jìn)行銷毀處理。（五）銷毀程序1.檔案管理人員按照鑒定結(jié)論，將需要銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.選擇安全可靠的銷毀方式，如焚燒、粉碎等，并確保銷毀過(guò)程的徹底性。3.在銷毀現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的順利進(jìn)行。4.銷毀工作完成后，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便公司各部門及員工利用檔案。3.確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立檔案管理信息系統(tǒng)。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作技能和檔案管理信息化水平。3.制定檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等操作流程。4.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）