會場中心管理制度VIP

會場中心管理制度一、總則（一）目的為加強公司會場中心的管理，規(guī)范會場使用流程，提高會場使用效率，確保各類會議、活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各分支機構在公司會場中心舉辦的各類會議、培訓、講座、慶典等活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：會場中心由公司行政部門統(tǒng)一管理，負責會場的日常維護、設備管理、人員調配等工作。2.合理安排原則：根據活動的規(guī)模、性質、時間等因素，合理安排會場，確保資源的充分利用。3.服務至上原則：以服務公司內部活動為宗旨，提供優(yōu)質、高效、便捷的會場服務。二、會場中心管理職責（一）行政部門職責1.負責會場中心的整體規(guī)劃、建設和改造，確保會場設施滿足公司發(fā)展需要。2.制定和完善會場中心管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負責會場的日常調度和安排，根據活動需求合理分配會場資源。4.組織會場工作人員的培訓，提高服務水平和業(yè)務能力。5.定期對會場設施進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。（二）會場工作人員職責1.負責會場的清潔衛(wèi)生工作，保持會場整潔、舒適。2.按照活動要求，提前做好會場的布置和準備工作，包括桌椅擺放、音響設備調試、投影儀設置等。3.在活動期間，負責會場的服務工作，如茶水供應、設備操作、秩序維護等，確?；顒禹樌M行。4.活動結束后，及時清理會場，恢復原狀，并對設備進行檢查和整理。5.協助行政部門做好會場設施的維護和保養(yǎng)工作，及時反饋設備故障等問題。三、會場使用申請與審批（一）申請流程1.各部門如需使用會場，應提前填寫《會場使用申請表》，詳細說明活動名稱、時間、規(guī)模、內容、參會人數等信息。2.將申請表提交至本部門負責人審核簽字，確?；顒觾热莘瞎疽?guī)定和部門工作需要。3.部門負責人審核通過后，將申請表提交至行政部門。（二）審批流程1.行政部門收到申請表后，根據活動的重要性、時間安排、會場資源等情況進行審批。2.對于重要活動或大型活動，行政部門可能會組織相關部門進行聯合審批，確?；顒拥捻樌M行。3.審批通過后，行政部門將以書面形式通知申請部門，并告知會場使用的相關注意事項。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要臨時使用會場，申請部門應在第一時間向行政部門說明情況，并填寫臨時申請表。2.行政部門將根據實際情況進行緊急調配，盡量滿足申請部門的需求。3.活動結束后，申請部門應及時補辦相關手續(xù)，確保流程完整。四、會場布置與設備管理（一）會場布置1.申請部門應根據活動的主題、形式和要求，提前與行政部門溝通會場布置方案。2.會場工作人員按照確定的布置方案進行會場布置，確保布置效果符合活動要求。3.布置過程中應注意保護會場設施，避免損壞。如需使用特殊裝飾材料或設備，應提前向行政部門申請并獲得批準。（二）設備管理1.會場中心配備的音響設備、投影儀、燈光設備、空調設備等各類設施，由行政部門指定專人負責管理和維護。2.設備管理人員應定期對設備進行檢查、調試和保養(yǎng)，確保設備正常運行。如發(fā)現設備故障，應及時維修或聯系專業(yè)技術人員進行處理。3.使用部門在使用設備前，應提前通知設備管理人員進行調試，確保設備能夠滿足活動需求。在使用過程中，應按照操作規(guī)程正確使用設備，避免因操作不當造成設備損壞。4.活動結束后，使用部門應協助設備管理人員對設備進行清理和檢查，如有損壞應及時報告并照價賠償。五、會場服務與保障（一）茶水服務1.會場工作人員應在活動開始前15分鐘為參會人員提供茶水服務，確保茶水供應充足。2.茶水應保持清潔、衛(wèi)生，水溫適中，滿足參會人員的需求。3.在活動期間，應及時為參會人員續(xù)水，確保茶水供應不間斷。（二）秩序維護1.會場工作人員應在活動期間維護會場秩序，確保參會人員遵守會場紀律。2.對于違反會場紀律的行為，如大聲喧嘩、隨意走動、吸煙等，工作人員應及時進行勸阻和制止。3.如遇突發(fā)情況或緊急事件，工作人員應保持冷靜，及時采取措施進行處理，并向相關部門報告。（三）安全保障1.行政部門應加強會場的安全管理，確保會場設施安全可靠，消防設施齊全有效。2.活動舉辦部門應提前對參會人員進行安全教育，提醒參會人員注意安全事項。3.在活動期間，工作人員應密切關注會場安全情況，發(fā)現安全隱患及時報告并處理。如遇火災、地震等緊急情況，應按照應急預案組織參會人員有序疏散。六、會場費用管理（一）費用標準1.公司內部各部門使用會場，原則上不收取費用。但對于因特殊情況需要使用外部場地或設備租賃等產生的費用，由使用部門承擔。2.外部單位使用公司會場中心，收費標準按照市場行情制定，并報公司領導審批后執(zhí)行。（二）費用結算1.對于外部單位使用會場產生的費用，行政部門應在活動結束后及時與使用單位進行結算。結算時應提供詳細的費用清單，經雙方核對無誤后開具發(fā)票。2.費用支付方式按照公司財務制度執(zhí)行，一般采用銀行轉賬等方式進行支付。七、會場清潔與衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.會場工作人員應每天對會場進行清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等，確保會場環(huán)境整潔。2.定期對會場的門窗、墻壁、天花板等進行清潔，保持會場整體衛(wèi)生狀況良好。（二）活動前后清潔1.在活動開始前，會場工作人員應再次對會場進行全面清潔，確?；顒蝇F場干凈整潔。2.活動結束后，工作人員應及時清理會場內的垃圾、雜物，整理桌椅，關閉設備電源，恢復會場原狀。3.對于活動中產生的特殊污漬或垃圾，應及時進行清理和處理，確保會場衛(wèi)生達標。八、會場中心的維護與保養(yǎng)（一）定期維護1.行政部門應制定會場中心的定期維護計劃，包括設施設備的檢查、保養(yǎng)、維修等工作。2.定期對會場的地面、墻面、天花板等進行檢查，發(fā)現損壞或老化及時進行修復或更換。3.對音響設備、投影儀、燈光設備等進行定期調試和保養(yǎng)，確保設備性能穩(wěn)定。（二）故障維修1.當會場設施設備出現故障時，使用部門應及時向行政部門報告。行政部門接到報告后，應立即安排維修人員進行維修。2.維修人員應盡快到達現場，對故障進行診斷和修復。對于復雜故障或需要較長時間修復的情況，應及時向行政部門反饋進度。3.維修完成后，維修人員應填寫維修記錄，詳細記錄故障原因、維修過程和維修結果等信息。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部門負責對會場中心的管理和使用情況進行日常監(jiān)督檢查，確保各項制度的執(zhí)行到位。2.設立意見箱或投訴電話，接受公司內部各部門和員工對會場中心服務質量的監(jiān)督和投訴。對于收到的意見和投訴，行政部門應及時進行調查處理，并將處理結果反饋給相關人員。（二）考核辦法1.制定會場工作人員的考核標準，從服務態(tài)度、工作質量、工作效率等方面進行考核。2.考核方式采用定期考核與不定期考核相