傳統(tǒng)儀器管理制度VIP

傳統(tǒng)儀器管理制度總則1.目的為了加強(qiáng)公司傳統(tǒng)儀器的管理，確保儀器的正常使用，提高儀器的使用效率，保證檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有傳統(tǒng)儀器的采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、校準(zhǔn)、報(bào)廢等全過(guò)程管理。3.職責(zé)分工儀器管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善儀器管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)儀器的統(tǒng)一采購(gòu)、調(diào)配和報(bào)廢鑒定。建立儀器設(shè)備檔案，記錄儀器的基本信息、使用情況、維護(hù)記錄等。使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)儀器的日常使用、維護(hù)和保管，確保儀器的正常運(yùn)行。配合儀器管理部門(mén)進(jìn)行儀器的驗(yàn)收、校準(zhǔn)和報(bào)廢等工作。負(fù)責(zé)提出儀器的采購(gòu)需求和維修申請(qǐng)。質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)儀器的校準(zhǔn)、檢測(cè)等工作進(jìn)行監(jiān)督，確保檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。參與儀器的驗(yàn)收和報(bào)廢鑒定工作。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)儀器采購(gòu)資金的預(yù)算安排和費(fèi)用核算。參與儀器的報(bào)廢審批工作，負(fù)責(zé)報(bào)廢儀器的賬務(wù)處理。儀器采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃使用部門(mén)根據(jù)工作需要，提前填寫(xiě)《儀器采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明儀器的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息，提交至儀器管理部門(mén)。儀器管理部門(mén)匯總各部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合公司實(shí)際情況和發(fā)展規(guī)劃，制定年度儀器采購(gòu)計(jì)劃。年度儀器采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。對(duì)于緊急采購(gòu)需求，使用部門(mén)可填寫(xiě)《緊急儀器采購(gòu)申請(qǐng)表》，按規(guī)定流程審批后進(jìn)行采購(gòu)。2.供應(yīng)商選擇儀器管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，建立合格供應(yīng)商名錄。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)考慮其信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素。優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。對(duì)于重要儀器的采購(gòu)，可組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行實(shí)地考察，確保供應(yīng)商具備提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)的能力。3.采購(gòu)合同簽訂儀器管理部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確儀器的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、合理，避免潛在的風(fēng)險(xiǎn)。4.采購(gòu)驗(yàn)收儀器到貨后，儀器管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織使用部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括儀器的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、隨機(jī)附件、技術(shù)資料等是否與合同一致。質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)儀器進(jìn)行性能檢測(cè)和校準(zhǔn)，確保儀器的質(zhì)量符合要求。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《儀器驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或退換貨。儀器使用管理1.使用培訓(xùn)新儀器到貨后，儀器管理部門(mén)應(yīng)組織使用部門(mén)相關(guān)人員進(jìn)行使用培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括儀器的工作原理、操作方法、日常維護(hù)、安全注意事項(xiàng)等。使用人員應(yīng)認(rèn)真參加培訓(xùn)，熟悉儀器的性能和操作要求，經(jīng)考核合格后方可獨(dú)立使用儀器。2.操作規(guī)程制定使用部門(mén)根據(jù)儀器的特點(diǎn)和使用要求，制定詳細(xì)的操作規(guī)程。操作規(guī)程應(yīng)明確儀器的開(kāi)機(jī)、關(guān)機(jī)步驟，各項(xiàng)操作參數(shù)的設(shè)置方法，日常維護(hù)要點(diǎn)等內(nèi)容。操作規(guī)程應(yīng)張貼在儀器顯著位置，便于使用人員隨時(shí)查閱。3.使用記錄使用人員在使用儀器過(guò)程中，應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)《儀器使用記錄》，記錄儀器的使用時(shí)間、使用人員、樣品信息、檢測(cè)項(xiàng)目、檢測(cè)結(jié)果等內(nèi)容。使用記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，不得隨意涂改。使用完畢后，及時(shí)提交給儀器管理部門(mén)存檔。4.使用環(huán)境要求儀器應(yīng)安裝在符合其使用要求的環(huán)境中，如溫度、濕度、通風(fēng)、防塵、防震等條件。使用部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)保持儀器使用環(huán)境的整潔和安全，避免儀器受到損壞或影響檢測(cè)結(jié)果。對(duì)于對(duì)環(huán)境要求較高的儀器，應(yīng)配備相應(yīng)的環(huán)境控制設(shè)備，確保儀器正常運(yùn)行。儀器維護(hù)管理1.日常維護(hù)使用人員在使用儀器前、后應(yīng)進(jìn)行日常維護(hù)，包括清潔儀器表面、檢查儀器部件是否正常、潤(rùn)滑儀器活動(dòng)部件等。按照操作規(guī)程的要求，定期對(duì)儀器進(jìn)行保養(yǎng)，如更換儀器耗材、校準(zhǔn)儀器參數(shù)等。日常維護(hù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)儀器異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告儀器管理部門(mén)，并做好記錄。2.定期維護(hù)儀器管理部門(mén)制定儀器定期維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)周期和維護(hù)內(nèi)容。定期維護(hù)工作應(yīng)由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員或經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的人員進(jìn)行，確保維護(hù)質(zhì)量。定期維護(hù)完成后，填寫(xiě)《儀器維護(hù)記錄》，記錄維護(hù)情況和維護(hù)結(jié)果。3.故障維修儀器出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)立即停止使用，并報(bào)告儀器管理部門(mén)。儀器管理部門(mén)接到故障報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)組織維修人員進(jìn)行故障診斷和維修。維修人員應(yīng)填寫(xiě)《儀器維修記錄》，記錄故障現(xiàn)象、維修過(guò)程、維修結(jié)果等內(nèi)容。對(duì)于重大故障，應(yīng)分析故障原因，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類(lèi)似故障再次發(fā)生。維修后的儀器應(yīng)進(jìn)行性能檢測(cè)和校準(zhǔn)，確保儀器恢復(fù)正常運(yùn)行后，方可投入使用。儀器校準(zhǔn)管理1.校準(zhǔn)計(jì)劃制定儀器管理部門(mén)根據(jù)儀器的使用頻率、穩(wěn)定性、法規(guī)要求等因素，制定儀器校準(zhǔn)計(jì)劃。校準(zhǔn)計(jì)劃應(yīng)明確校準(zhǔn)周期、校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、校準(zhǔn)項(xiàng)目等內(nèi)容。對(duì)于強(qiáng)制檢定的儀器，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定定期送法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢定。2.校準(zhǔn)實(shí)施儀器管理部門(mén)按照校準(zhǔn)計(jì)劃，及時(shí)將儀器送有資質(zhì)的校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行校準(zhǔn)。送校儀器應(yīng)確保包裝完好，附帶齊全的技術(shù)資料和使用記錄。校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)出具的校準(zhǔn)證書(shū)應(yīng)及時(shí)交儀器管理部門(mén)存檔。校準(zhǔn)證書(shū)應(yīng)包含校準(zhǔn)結(jié)果、校準(zhǔn)有效期等信息。3.校準(zhǔn)結(jié)果確認(rèn)儀器管理部門(mén)收到校準(zhǔn)證書(shū)后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)校準(zhǔn)結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。如校準(zhǔn)結(jié)果符合要求，儀器可繼續(xù)使用；如校準(zhǔn)結(jié)果不符合要求，應(yīng)根據(jù)校準(zhǔn)證書(shū)的建議進(jìn)行調(diào)整或維修，重新校準(zhǔn)合格后方可使用。對(duì)校準(zhǔn)結(jié)果有異議的，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)申請(qǐng)復(fù)檢或更換校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)。儀器檔案管理1.檔案建立儀器管理部門(mén)負(fù)責(zé)為每臺(tái)儀器建立獨(dú)立的檔案。儀器檔案內(nèi)容應(yīng)包括儀器的采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維護(hù)記錄、校準(zhǔn)證書(shū)、維修記錄等相關(guān)資料。儀器檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，確保檔案的完整性和可追溯性。2.檔案更新隨著儀器的使用和管理過(guò)程的推進(jìn)，儀器管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新儀器檔案內(nèi)容。每次儀器進(jìn)行維護(hù)、校準(zhǔn)、維修等工作后，應(yīng)將相關(guān)記錄及時(shí)歸入檔案。當(dāng)儀器的基本信息發(fā)生變更時(shí)，如儀器型號(hào)、使用部門(mén)等，應(yīng)及時(shí)在檔案中進(jìn)行更新。3.檔案查閱因工作需要查閱儀器檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《儀器檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)儀器管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。儀器報(bào)廢管理1.報(bào)廢鑒定儀器使用部門(mén)或儀器管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)儀器存在下列情況之一的，可提出報(bào)廢申請(qǐng)：已超過(guò)規(guī)定使用年限，且技術(shù)性能落后，無(wú)法滿(mǎn)足工作需要的。因損壞嚴(yán)重，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高的。因技術(shù)進(jìn)步，已被新型儀器替代，且無(wú)使用價(jià)值的。其他原因?qū)е聝x器無(wú)法正常使用，且無(wú)維修和改造價(jià)值的。儀器管理部門(mén)收到報(bào)廢申請(qǐng)后，應(yīng)組織質(zhì)量部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行報(bào)廢鑒定。報(bào)廢鑒定應(yīng)根據(jù)儀器的實(shí)際情況，綜合考慮儀器的技術(shù)狀況、使用年限、維修成本、市場(chǎng)價(jià)值等因素，確定儀器是否符合報(bào)廢條件。2.報(bào)廢審批經(jīng)報(bào)廢鑒定符合報(bào)廢條件的儀器，填寫(xiě)《儀器報(bào)廢申請(qǐng)表》，按規(guī)定流程進(jìn)行審批。儀器報(bào)廢審批權(quán)限根據(jù)儀器的價(jià)值大小確定，一般儀器報(bào)廢由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；貴重儀器報(bào)廢需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.報(bào)廢處理儀器報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，儀