單位公司公章管理制度

單位公司公章管理制度總則目的為加強(qiáng)公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，公司所有部門及員工在涉及公章使用的相關(guān)事宜時均應(yīng)遵守本制度。定義本制度所稱公章，是指公司正式對外使用的法定名稱章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章等具有法律效力的印章。公章的刻制與啟用公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)規(guī)定，向公安機(jī)關(guān)申請辦理刻制手續(xù)。2.申請刻制公章時，需提交公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明等相關(guān)材料，并填寫《公章刻制申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行刻制。3.公章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印章登記備案，并留存印章印模。公章的啟用1.新刻制的公章啟用前，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確公章的名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.啟用后的公章應(yīng)按照規(guī)定的使用范圍和流程進(jìn)行使用，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自使用。公章的保管保管原則1.公章應(yīng)指定專人保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，確保公章安全。2.公章保管人員不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張、介紹信、合同等文件上加蓋公章。保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，防止公章被盜用、丟失或損壞。2.嚴(yán)格按照公章使用流程進(jìn)行用印登記，對每一次用印情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括用印日期、用印部門、用印事項(xiàng)、用印份數(shù)等信息。3.定期對公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或遺失情況，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。保管地點(diǎn)公章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并放置在公司指定的保管地點(diǎn)。保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防盜、防潮等安全條件。公章的使用使用流程1.用印申請：各部門或員工因工作需要使用公章時，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核。2.審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審批，重要事項(xiàng)或涉及金額較大的事項(xiàng)需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。3.用印登記：公章保管人員在收到經(jīng)審批的《公章使用申請表》后，應(yīng)對用印事項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后，按照申請表上的要求進(jìn)行用印登記，并在相應(yīng)位置加蓋公章。4.用印文件存檔：用印完成后，公章保管人員應(yīng)將用印文件原件及《公章使用申請表》一并存檔，以備查閱。使用范圍1.公司公章主要用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的事項(xiàng)；用于公司內(nèi)部重要文件的發(fā)布、通知、報告等；用于公司對外報送的各類報表、資料等。2.合同專用章僅用于公司對外簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)往來文件。3.財務(wù)專用章僅用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)相關(guān)事項(xiàng)。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、介紹信、合同等文件上加蓋公章。如因工作需要確需開具空白介紹信或合同的，必須在介紹信或合同上注明有效期限和用途，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人批準(zhǔn)。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何部門或個人不得擅自使用公章對外提供擔(dān)保、貸款、抵押等涉及重大經(jīng)濟(jì)責(zé)任的事項(xiàng)。3.嚴(yán)禁將公章攜帶外出使用，如因特殊情況確需攜帶公章外出的，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)攜帶和監(jiān)督使用。公章的停用與銷毀停用情形1.公司名稱變更、注銷或因其他原因不再使用公章時，公章應(yīng)及時停用。2.公章因損壞、遺失等原因無法正常使用時，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。停用手續(xù)公章停用后，保管人員應(yīng)填寫《公章停用申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后，將停用的公章交回行政部門。行政部門應(yīng)及時將停用公章的相關(guān)信息在公司內(nèi)部進(jìn)行公告，并對停用公章進(jìn)行妥善保管。銷毀程序1.對于已停用的公章，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，根據(jù)公司實(shí)際情況，確定是否需要銷毀。如需銷毀，應(yīng)填寫《公章銷毀申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.公章銷毀時，應(yīng)選擇在公司內(nèi)部人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程真實(shí)、徹底。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，銷毀后應(yīng)將銷毀情況記錄在案，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對公章的使用和保管情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保公章使用符合本制度規(guī)定。檢查內(nèi)容1.公章保管人員是否嚴(yán)格按照規(guī)定保管公章，有無將公章轉(zhuǎn)借他人或擅自攜帶公章外出的情況。2.公章使用流程是否規(guī)范，用印申請、審批、登記等環(huán)節(jié)是否齊全、合規(guī)。3.用印文件是否真實(shí)、合法，是否符合公司相關(guān)規(guī)定和審批權(quán)限。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。附則解釋權(quán)本制度由公司行政部門