小米公司檔案管理制度

小米公司檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)小米公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于小米公司總部及各子公司、分公司全體員工。定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音頻、視頻等。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、利用等一系列工作。檔案管理職責(zé)檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，建立健全檔案管理體系。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。5.開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、初步分類(lèi)和移交工作。2.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)查閱、利用檔案。檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和方法，對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作。4.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為公司提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。檔案收集收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等。3.公司與外部簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等。5.公司的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等方面的文件。6.公司的財(cái)務(wù)、審計(jì)、稅務(wù)等方面的文件。7.公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄等。8.公司的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。9.公司的宣傳資料、廣告文案等。10.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)項(xiàng)等。11.其他具有保存價(jià)值的文件材料。收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。4.收集的檔案材料應(yīng)符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定，字跡清晰，載體完好。檔案整理整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)：為每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。3.編目：對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的編目，包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。整理流程1.檔案管理人員接收各部門(mén)移交的檔案材料后，進(jìn)行初步審核。2.按照整理原則和方法，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)等信息。4.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案的相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢(xún)和利用。檔案保管保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。保管要求1.對(duì)不同保管期限的檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，便于管理和查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等事故發(fā)生。電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制電子檔案的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，確保電子檔案的安全。檔案鑒定鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，確定檔案的保管期限。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其保存價(jià)值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。鑒定流程1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理部門(mén)提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，進(jìn)行銷(xiāo)毀鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。檔案銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的檔案。3.因其他原因需要銷(xiāo)毀的檔案。銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)存檔。檔案利用利用原則1.依法依規(guī)利用原則，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)。2.服務(wù)公司發(fā)展原則，為公司的各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。3.確保安全原則，在利用檔案過(guò)程中，確保檔案的安全和完整。利用方式1.查閱：?jiǎn)T工因工作需要，可向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)查閱檔案。2.借閱：對(duì)于重要檔案或需長(zhǎng)期使用的檔案，可辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)需要，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，但應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。利用流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為申請(qǐng)人提供檔案利用服務(wù)。4.利用結(jié)束后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案利用登記表上簽字確認(rèn)。檔案保密保密措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.嚴(yán)格控制檔案的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管。3.在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。4.對(duì)檔案庫(kù)房、檔案管理系統(tǒng)等采取安全保密措施，防止檔案信息泄露。違規(guī)處理