小黃卡片印刷管理制度

小黃卡片印刷管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司小黃卡片印刷的管理，規(guī)范印刷流程，確保印刷質(zhì)量，控制印刷成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及小黃卡片印刷的相關(guān)活動，包括印刷需求申請、供應(yīng)商選擇、印刷過程管理、成品驗(yàn)收及發(fā)放等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：小黃卡片印刷活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.質(zhì)量至上原則：確保印刷的小黃卡片符合公司規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，滿足使用需求。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制印刷成本，提高資源利用效率。4.流程規(guī)范原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和責(zé)任，確保印刷工作有序進(jìn)行。二、印刷需求申請（一）需求部門提出申請1.公司各部門因工作需要印刷小黃卡片時(shí)，應(yīng)提前填寫《小黃卡片印刷申請表》。申請表應(yīng)詳細(xì)注明印刷卡片的名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量、顏色要求、交付時(shí)間等信息。2.需求部門負(fù)責(zé)人對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，確保需求準(zhǔn)確、合理，并簽字確認(rèn)。（二）申請?zhí)峤?.將填寫完整并經(jīng)審核的《小黃卡片印刷申請表》提交至行政部門。2.行政部門設(shè)立專門的收件崗位，負(fù)責(zé)接收各部門的印刷申請，并進(jìn)行初步登記和整理。三、供應(yīng)商選擇與管理（一）供應(yīng)商篩選1.行政部門根據(jù)公司印刷需求，通過多種渠道收集潛在的小黃卡片印刷供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、印刷質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)能力等方面。3.篩選出若干家符合基本要求的供應(yīng)商，邀請其提交詳細(xì)的報(bào)價(jià)單和樣品。（二）供應(yīng)商評審1.行政部門組織相關(guān)人員（如需求部門代表、質(zhì)量控制人員等）對供應(yīng)商提交的報(bào)價(jià)單和樣品進(jìn)行評審。2.評審內(nèi)容包括價(jià)格合理性、樣品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評審結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合打分。3.選擇得分較高的供應(yīng)商作為公司小黃卡片印刷的合作對象，并與其簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印刷規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。（三）供應(yīng)商管理1.行政部門定期對合作供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括印刷質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫剟?lì)，如增加訂單份額、優(yōu)先付款等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出整改意見，如限期改進(jìn)、降低訂單份額等；對嚴(yán)重違反合作協(xié)議的供應(yīng)商，終止合作關(guān)系。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評估考核結(jié)果等內(nèi)容，以便于管理和查詢。四、印刷過程管理（一）簽訂印刷合同1.行政部門根據(jù)評審結(jié)果，與選定的供應(yīng)商簽訂小黃卡片印刷合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印刷規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同簽訂后，行政部門將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門了解印刷項(xiàng)目的具體要求和進(jìn)度安排。（二）印刷文件審核1.需求部門負(fù)責(zé)提供印刷所需的文件資料，如設(shè)計(jì)稿、文字內(nèi)容等。文件資料應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤，符合公司的相關(guān)規(guī)定和要求。2.行政部門對需求部門提供的印刷文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件的內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性、顏色模式兼容性等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與需求部門溝通并要求其進(jìn)行修改。3.在印刷文件審核通過后，行政部門將文件發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在印刷前再次確認(rèn)文件內(nèi)容，確保印刷效果符合要求。（三）印刷過程監(jiān)控1.供應(yīng)商在印刷過程中，應(yīng)按照公司要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和工藝要求進(jìn)行操作。行政部門有權(quán)對印刷過程進(jìn)行不定期的檢查和監(jiān)督，確保印刷質(zhì)量和進(jìn)度。2.如發(fā)現(xiàn)印刷過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題或進(jìn)度延誤等情況，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施進(jìn)行整改和解決。同時(shí)，將相關(guān)情況反饋給需求部門，以便需求部門及時(shí)了解印刷項(xiàng)目的進(jìn)展情況。（四）印刷質(zhì)量檢驗(yàn)1.印刷完成后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求進(jìn)行自檢，確保印刷質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。自檢合格后，供應(yīng)商向行政部門提交《小黃卡片印刷質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》，并附上印刷樣品。2.行政部門組織需求部門、質(zhì)量控制人員等相關(guān)人員對印刷成品進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括卡片的外觀質(zhì)量（如顏色、清晰度、套準(zhǔn)精度、裁切尺寸等）、文字內(nèi)容準(zhǔn)確性、印刷數(shù)量準(zhǔn)確性等方面。3.如檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)印刷成品存在質(zhì)量問題，行政部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改。整改完成后，重新進(jìn)行檢驗(yàn)，直至質(zhì)量合格為止。五、成品驗(yàn)收與發(fā)放（一）成品驗(yàn)收1.印刷成品經(jīng)檢驗(yàn)合格后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行最終驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印刷質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、包裝等方面，確保成品完全符合合同要求。2.驗(yàn)收合格后，行政部門填寫《小黃卡片印刷成品驗(yàn)收單》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收單應(yīng)詳細(xì)記錄印刷成品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量情況等信息。（二）成品入庫1.驗(yàn)收合格的印刷成品由行政部門負(fù)責(zé)辦理入庫手續(xù)。入庫時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收單對成品進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保入庫數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.倉庫管理人員將印刷成品按照規(guī)定的存放方式進(jìn)行保管，做好防潮、防蟲、防火等措施，確保成品質(zhì)量不受影響。（三）成品發(fā)放1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《小黃卡片領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用卡片的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將填寫完整的《小黃卡片領(lǐng)用申請表》提交至行政部門。行政部門審核申請表后，通知倉庫管理人員發(fā)放印刷成品。3.倉庫管理人員根據(jù)行政部門的通知，按照申請表的要求發(fā)放印刷成品，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用數(shù)量等信息。六、費(fèi)用結(jié)算與支付（一）費(fèi)用結(jié)算1.印刷項(xiàng)目完成后，供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交結(jié)算清單和發(fā)票。結(jié)算清單應(yīng)詳細(xì)列出印刷項(xiàng)目的各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)，包括印刷費(fèi)用、紙張費(fèi)用、版費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等。2.行政部門對供應(yīng)商提交的結(jié)算清單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用明細(xì)的準(zhǔn)確性、合理性以及與合同約定的一致性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通并要求其進(jìn)行調(diào)整。3.審核通過后，行政部門將結(jié)算清單提交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。（二）費(fèi)用支付1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)結(jié)算結(jié)果，按照合同約定的付款方式和時(shí)間安排，辦理印刷費(fèi)用的支付手續(xù)。2.在支付印刷費(fèi)用前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保相關(guān)審批手續(xù)齊全，如合同審批、驗(yàn)收單審批、結(jié)算清單審批等。3.支付完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)記錄付款信息，并將付款憑證反饋給行政部門，以便行政部門進(jìn)行后續(xù)的檔案管理和跟蹤。七、檔案管理（一）文件歸檔1.行政部門負(fù)責(zé)收集和整理小黃卡片印刷過程中的各類文件資料，包括印刷申請表、報(bào)價(jià)單、合同、印刷文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收單、領(lǐng)用申請表等。2.將整理好的文件資料按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行歸檔，建立專門的檔案文件夾或電子檔案庫，以便于查詢和管理。（二）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)妥善保管小黃卡片印刷檔案，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限按照公司檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清理，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱小黃卡片印刷檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將填寫完整的《檔案查閱申請表》提交至行政部門，行政部門審核通過后，安排檔案管理人員協(xié)助查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)印、拍照等。3.查閱完成后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對小黃卡片印刷管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由行政部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督小組定期對印刷項(xiàng)目進(jìn)行抽查，檢查內(nèi)容包括印刷需求申請的合理性、供應(yīng)商選擇的合規(guī)性、印刷過程的規(guī)范性、成品質(zhì)量的合格性、費(fèi)用結(jié)算的準(zhǔn)確性等方面。3.如發(fā)現(xiàn)違反本管理制度的行為，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并要求相關(guān)責(zé)任部門和人員進(jìn)行整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核辦法1.建立小黃卡片印刷工作考核指標(biāo)體系，對需求部門、行政部門、供應(yīng)商等相關(guān)責(zé)任主體進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括印刷質(zhì)量、交貨期、成本控制、服務(wù)滿意度等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予適當(dāng)?shù)莫剟?lì)，如績效加分、榮譽(yù)證書等；對表現(xiàn)