公司執(zhí)照使用管理制度

公司執(zhí)照使用管理制度一、總則（一）目的為加強公司執(zhí)照的規(guī)范管理，保障公司合法權益，特制定本制度。本制度旨在明確公司執(zhí)照的使用范圍、使用流程、保管責任等，確保執(zhí)照的安全使用，防止執(zhí)照被不當使用或濫用，維護公司正常運營秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司執(zhí)照使用的相關活動中。（三）定義1.公司執(zhí)照：指由工商行政管理部門核發(fā)的，證明公司合法經(jīng)營資格的各類證照，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機構代碼證正副本、稅務登記證正副本（已實行“三證合一”或“五證合一”的，按新證內容執(zhí)行）等。2.使用：包括執(zhí)照的原件使用、復印件使用、掃描件使用等，以及基于執(zhí)照進行的各類經(jīng)營活動、業(yè)務辦理、文件簽署等行為。二、執(zhí)照的保管（一）保管部門公司執(zhí)照由行政部門指定專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。（二）保管要求1.設立專門的執(zhí)照保管箱或保險柜，確保執(zhí)照存放安全。保管箱或保險柜的鑰匙和密碼由保管人員分別掌握，不得將鑰匙和密碼告知他人。2.執(zhí)照應分類存放，避免與其他文件混淆。存放處應保持干燥、整潔，防止執(zhí)照受潮、受損或丟失。3.保管人員應定期對執(zhí)照進行檢查，確保執(zhí)照的完整性和有效性。如發(fā)現(xiàn)執(zhí)照有損壞、遺失等情況，應及時向行政部門負責人報告，并按規(guī)定程序進行處理。（三）借閱登記1.因工作需要借閱執(zhí)照的，必須填寫《執(zhí)照借閱登記表》，詳細注明借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱用途、預計歸還日期等信息。2.借閱人應在規(guī)定的歸還日期內歸還執(zhí)照，如需延期歸還，應提前向保管人員提出申請，并說明延期原因。未經(jīng)許可逾期未歸還的，保管人員有權追回執(zhí)照，并視情節(jié)輕重追究借閱人的責任。3.保管人員應在執(zhí)照歸還時，對執(zhí)照的完整性和有效性進行檢查。如發(fā)現(xiàn)執(zhí)照有損壞、遺失或其他異常情況，應及時向行政部門負責人報告，并要求借閱人說明原因，采取相應措施。三、執(zhí)照的使用范圍（一）公司經(jīng)營活動1.開展各類業(yè)務經(jīng)營活動，包括但不限于簽訂合同、協(xié)議，參加招投標活動，辦理稅務申報、繳納稅款等。2.設立分支機構、子公司或與其他單位合作開展項目時，按規(guī)定提供公司執(zhí)照相關文件。（二）政府部門及相關機構業(yè)務辦理1.辦理工商登記、變更、注銷等手續(xù)。2.辦理稅務登記、變更、注銷等手續(xù)。3.辦理組織機構代碼證的相關業(yè)務。4.參加政府部門組織的各類會議、培訓、檢查等活動，按要求提供公司執(zhí)照。（三）其他業(yè)務1.向金融機構申請貸款、融資等業(yè)務時，提供公司執(zhí)照作為證明文件。2.與供應商、客戶等進行業(yè)務往來，需提供公司執(zhí)照以證明公司合法經(jīng)營身份。3.根據(jù)法律法規(guī)或其他相關規(guī)定，需要使用公司執(zhí)照的其他情形。四、執(zhí)照的使用流程（一）申請1.公司內部各部門或員工因工作需要使用公司執(zhí)照的，應填寫《執(zhí)照使用申請表》，詳細說明使用執(zhí)照的用途、使用時間、使用方式（原件、復印件、掃描件等）等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報行政部門負責人審批。行政部門負責人應根據(jù)申請內容，結合公司實際情況進行審批，必要時可征求相關部門或領導的意見。（二）審批1.行政部門負責人對《執(zhí)照使用申請表》進行審批，如申請事項符合公司規(guī)定和業(yè)務需要，應在申請表上簽署同意意見，并注明使用期限等要求。2.對于涉及重大事項或可能存在風險的執(zhí)照使用申請，需報公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，方可進行后續(xù)操作。（三）領取與使用1.經(jīng)審批同意使用執(zhí)照的部門或員工，憑審批通過的《執(zhí)照使用申請表》到行政部門領取執(zhí)照。領取時，應在《執(zhí)照領取登記表》上簽字確認。2.使用執(zhí)照時，應嚴格按照審批的用途和要求進行操作，確保執(zhí)照的安全使用。如因特殊情況需要變更使用用途或延長使用期限的，應重新填寫《執(zhí)照使用申請表》，并按原審批流程進行審批。3.使用執(zhí)照復印件或掃描件的，應在復印件或掃描件上注明“此復印件/掃描件僅用于[具體用途]，與原件一致”字樣，并加蓋公司公章。（四）歸還1.使用完畢后，使用部門或員工應及時將執(zhí)照歸還行政部門保管人員。歸還時，保管人員應檢查執(zhí)照的完整性和有效性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與使用部門或員工核實。2.保管人員在確認執(zhí)照無誤后，在《執(zhí)照領取登記表》上記錄歸還日期，并由使用人簽字確認。如使用人未按規(guī)定歸還執(zhí)照，保管人員應及時催促，并向行政部門負責人報告。五、執(zhí)照復印件及掃描件的使用規(guī)定（一）復印件使用規(guī)定1.公司執(zhí)照復印件應嚴格按照審批用途使用，不得挪作他用。2.復印件應清晰、完整，不得模糊、缺頁。復印件上應加蓋公司公章，并注明“此復印件僅用于[具體用途]，與原件一致”字樣。3.使用部門或員工應妥善保管執(zhí)照復印件，防止復印件丟失或被他人冒用。如因保管不善導致復印件丟失或被冒用，應及時向行政部門報告，并采取相應措施消除影響。（二）掃描件使用規(guī)定1.公司執(zhí)照掃描件應通過公司內部指定的電子文檔管理系統(tǒng)進行存儲和傳輸，確保掃描件的安全性和保密性。2.使用掃描件時，應確保掃描件清晰、完整，能夠準確反映執(zhí)照內容。掃描件上應加蓋公司電子印章，并注明“此掃描件僅用于[具體用途]，與原件一致”字樣。3.未經(jīng)行政部門許可，不得將執(zhí)照掃描件私自發(fā)送給外部單位或個人。如需向外部單位或個人提供掃描件，應通過公司內部審批流程進行申請，并按要求進行操作。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用公司執(zhí)照。2.超出審批范圍使用公司執(zhí)照。3.未按規(guī)定歸還公司執(zhí)照。4.偽造、變造公司執(zhí)照或使用偽造、變造的執(zhí)照。5.因保管不善導致公司執(zhí)照丟失、損壞。6.其他違反本制度規(guī)定使用公司執(zhí)照的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責令其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，視情節(jié)輕重給予記過、記大過、降職、撤職等處分，直至解除勞動合同。3.因違規(guī)使用公司執(zhí)照給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)員工應承擔相應的賠償責任。如構成犯罪的，將依法追究其刑事責任。4.部門負責人對本部門員工使用公司執(zhí)照的行為負有管理責任。如部門員工出現(xiàn)違規(guī)行為，部門負責人應承擔相應的管理責任，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對公司執(zhí)照的使用情況進行日常監(jiān)督檢查，確保執(zhí)照的使用符合本制度規(guī)定。（二）檢查內容1.執(zhí)照的保管情況，包括保管環(huán)境、保管設施、借閱登記等。2.執(zhí)照的使用情況，包括使用申請、審批、領取、歸還等流程是否規(guī)范，使用用途是否符合審批要求。3.執(zhí)照復印件及掃描件的使用情況，是否按規(guī)定加蓋公章、注明用途，是否妥善保管等。（三）檢查頻率行政部門應定期對公司執(zhí)照的使用情況進行檢查，每月至少進行一次全面檢查，并做好檢查記錄。對于重點業(yè)務或涉及執(zhí)照使用頻繁的部門，可增加檢查頻率。（四）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時下達《整改通知書》，要求責任部門或員工限期整改。2.責任部門或員工應按照《整改通知書》的要求，制定整改措施，明確整改責任人，按時完成整改任務。整改完成后，應向行政部門提交整改報告，行政部門對整改情況進行復查。3.對于多次出現(xiàn)問題且整改不力的部門或員