公司詢價(jià)采購管理制度

公司詢價(jià)采購管理制度總則目的為規(guī)范公司詢價(jià)采購活動(dòng)，確保采購過程公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等需要進(jìn)行的詢價(jià)采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.公開透明原則：采購信息、采購過程和采購結(jié)果應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.公平競爭原則：營造公平競爭的市場環(huán)境，確保符合條件的供應(yīng)商能夠平等參與競爭。5.誠實(shí)信用原則：采購方與供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。詢價(jià)采購流程采購申請1.各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.《采購申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門審核1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購申請的必要性、合理性進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括但不限于采購需求是否真實(shí)、是否符合公司預(yù)算、是否有替代產(chǎn)品等。3.如采購申請不符合要求，采購部門應(yīng)與申請部門溝通，說明原因并要求其修改或補(bǔ)充相關(guān)信息。制定詢價(jià)方案1.經(jīng)審核通過的采購申請，采購部門制定詢價(jià)方案。2.詢價(jià)方案應(yīng)明確詢價(jià)的物資或服務(wù)范圍、詢價(jià)方式、詢價(jià)時(shí)間安排、參與詢價(jià)的供應(yīng)商資格要求等內(nèi)容。3.根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點(diǎn)，確定合適的詢價(jià)方式，如公開詢價(jià)、邀請?jiān)儍r(jià)等。選擇供應(yīng)商1.采購部門根據(jù)詢價(jià)方案，通過多種渠道選擇潛在供應(yīng)商。2.潛在供應(yīng)商來源包括但不限于公司供應(yīng)商庫、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商自薦等。3.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、信譽(yù)狀況、售后服務(wù)等。4.確定參與詢價(jià)的供應(yīng)商名單，并向其發(fā)送詢價(jià)通知書。詢價(jià)通知書編制與發(fā)放1.詢價(jià)通知書應(yīng)包含采購物資或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、報(bào)價(jià)要求等內(nèi)容。2.詢價(jià)通知書應(yīng)明確報(bào)價(jià)的截止時(shí)間和方式。3.采購部門將詢價(jià)通知書發(fā)送給選定的供應(yīng)商，并確保供應(yīng)商收到。供應(yīng)商報(bào)價(jià)1.供應(yīng)商在收到詢價(jià)通知書后，應(yīng)按照要求進(jìn)行報(bào)價(jià)。2.報(bào)價(jià)應(yīng)包含物資或服務(wù)的單價(jià)、總價(jià)、交貨期、付款方式等詳細(xì)信息。3.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的報(bào)價(jià)截止時(shí)間前，將報(bào)價(jià)文件密封后送達(dá)采購部門或按照指定方式提交報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)評審1.采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行評審。2.評審人員包括采購部門人員、技術(shù)部門人員、質(zhì)量部門人員等（根據(jù)采購物資或服務(wù)的性質(zhì)確定）。3.評審內(nèi)容包括報(bào)價(jià)的合理性、物資或服務(wù)的質(zhì)量、供應(yīng)商的信譽(yù)、交貨期、售后服務(wù)等。4.對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，評估其性價(jià)比。確定成交供應(yīng)商1.根據(jù)報(bào)價(jià)評審結(jié)果，采購部門確定成交供應(yīng)商。2.成交供應(yīng)商應(yīng)具備報(bào)價(jià)合理、質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好、交貨期滿足要求等條件。3.采購部門向成交供應(yīng)商發(fā)出《成交通知書》，同時(shí)將采購結(jié)果通知其他參與詢價(jià)的供應(yīng)商。簽訂采購合同1.采購部門與成交供應(yīng)商按照《成交通知書》的內(nèi)容簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定。采購驗(yàn)收1.物資或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.驗(yàn)收人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。4.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)簽署《驗(yàn)收報(bào)告》；如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或退換貨等。付款結(jié)算1.采購物資或服務(wù)驗(yàn)收合格后，采購部門根據(jù)采購合同的約定，辦理付款申請手續(xù)。2.付款申請應(yīng)附上《采購申請表》、《成交通知書》、采購合同、《驗(yàn)收報(bào)告》、發(fā)票等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，審核無誤后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。詢價(jià)采購相關(guān)職責(zé)采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)詢價(jià)采購活動(dòng)的組織與實(shí)施，制定詢價(jià)采購方案。2.選擇潛在供應(yīng)商，發(fā)放詢價(jià)通知書，收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)。3.組織報(bào)價(jià)評審，確定成交供應(yīng)商。4.簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況。5.協(xié)調(diào)處理采購過程中的問題和糾紛。申請部門職責(zé)1.提出采購申請，明確采購物資或服務(wù)的需求。2.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購合同簽訂。3.參與采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收工作。技術(shù)部門職責(zé)1.提供采購物資或服務(wù)的技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.協(xié)助采購部門對供應(yīng)商的技術(shù)方案進(jìn)行評審。3.參與采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收工作，對技術(shù)性能進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量部門職責(zé)1.制定采購物資或服務(wù)的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.參與供應(yīng)商資格審查和報(bào)價(jià)評審。3.負(fù)責(zé)采購物資或服務(wù)的質(zhì)量驗(yàn)收工作，出具驗(yàn)收報(bào)告。財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.審核采購申請的預(yù)算合理性。2.參與采購合同付款條款的審核。3.辦理采購付款結(jié)算手續(xù)。供應(yīng)商管理供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃。2.通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如市場調(diào)研、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦等。3.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查和評估，收集其相關(guān)信息，包括企業(yè)概況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。供應(yīng)商評估與選擇1.建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)、信譽(yù)等方面。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估方式可包括實(shí)地考察、樣品檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商庫。供應(yīng)商考核1.制定供應(yīng)商考核標(biāo)準(zhǔn)，明確考核指標(biāo)和權(quán)重。2.定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商采取相應(yīng)的激勵(lì)或懲罰措施，如增加訂單、減少訂單、暫停合作、淘汰等。供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.定期與供應(yīng)商進(jìn)行交流，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動(dòng)態(tài)。3.組織供應(yīng)商培訓(xùn)和交流活動(dòng)，促進(jìn)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對詢價(jià)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)詢價(jià)采購工作進(jìn)展情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.各部門應(yīng)相互監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)采購行為及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告。投訴處理1.設(shè)立投訴渠道，接受公司內(nèi)部員工和供應(yīng)商對詢價(jià)采購活動(dòng)的投訴。2.對投訴事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，根據(jù)調(diào)查結(jié)果采取相應(yīng)的處理措施。3.將投訴處理結(jié)果及時(shí)反饋給投訴人，并做好記錄。詢價(jià)采購檔案管理檔案范圍詢價(jià)采購檔案包括采購申請文件、詢價(jià)通知書、供應(yīng)商報(bào)價(jià)文件、報(bào)價(jià)評審記錄、成交通知書、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等與詢價(jià)采購活動(dòng)相關(guān)的各類文件和資料。檔案整理1.采購部門負(fù)責(zé)詢價(jià)采購檔案的整理工作，按照文件形成的時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類整理。2.對每份文件進(jìn)行編號，編制檔案目錄，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。2.檔案保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要