公司證照刻章管理制度

公司證照刻章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照及印章的管理，保障公司合法權(quán)益，規(guī)范公司證照及印章的使用流程，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：證照及印章的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.專人專管原則：明確專人負(fù)責(zé)證照及印章的保管和使用，確保責(zé)任落實(shí)到人。3.審批規(guī)范原則：建立嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用證照及印章。4.安全保密原則：采取必要的安全措施，防止證照及印章丟失、被盜用或?yàn)E用，確保公司信息安全。二、證照管理（一）證照種類公司證照包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、資質(zhì)證書、許可證、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等。（二）證照的辦理1.公司設(shè)立、變更、注銷等事項(xiàng)需要辦理相關(guān)證照的，由指定部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備申請材料，并按照規(guī)定程序向相關(guān)政府部門提交申請。2.辦理證照過程中涉及的費(fèi)用由公司承擔(dān)，相關(guān)部門應(yīng)妥善保存費(fèi)用支出憑證。3.證照辦理完成后，負(fù)責(zé)辦理的部門應(yīng)及時將證照原件移交至證照管理人員，并辦理交接手續(xù)。（三）證照的保管1.公司設(shè)立專門的證照保管室，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、監(jiān)控設(shè)備等，確保證照存放安全。2.證照管理人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，負(fù)責(zé)證照的日常保管工作。3.證照應(yīng)分類存放，建立證照臺賬，詳細(xì)記錄證照名稱、編號、頒發(fā)日期、有效期、保管人等信息。4.定期對證照進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)證照丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（四）證照的使用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要使用證照原件的，應(yīng)填寫《證照使用申請表》，注明使用事由、使用期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，申請人持《證照使用申請表》到證照管理人員處領(lǐng)取證照原件，并在《證照使用登記表》上簽字確認(rèn)。3.證照原件使用完畢后，申請人應(yīng)及時歸還證照管理人員，并在《證照使用登記表》上注明歸還日期。4.如因業(yè)務(wù)需要外借證照原件的，除按照上述流程審批外，還需與借用方簽訂《證照外借協(xié)議》，明確借用期限、借用責(zé)任等事項(xiàng)。借用方應(yīng)妥善保管證照原件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或用于其他用途。借用期限屆滿后，借用方應(yīng)按時歸還證照原件。5.嚴(yán)禁任何人私自留存、復(fù)印公司證照原件。如有特殊情況需要復(fù)印證照的，應(yīng)填寫《證照復(fù)印申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由證照管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印，并在復(fù)印件上注明“此復(fù)印件僅用于[具體用途]，復(fù)印無效”字樣。（五）證照的年審與變更1.證照管理人員應(yīng)提前關(guān)注證照的年審和變更時間，及時提醒相關(guān)部門辦理。2.負(fù)責(zé)辦理年審和變更的部門應(yīng)按照規(guī)定準(zhǔn)備相關(guān)材料，在規(guī)定時間內(nèi)完成辦理工作，并將辦理結(jié)果及時告知證照管理人員。3.證照年審或變更完成后，證照管理人員應(yīng)及時更新證照臺賬信息。三、印章管理（一）印章種類公司印章包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人章等。（二）印章的刻制1.公司印章的刻制必須由指定部門統(tǒng)一辦理，嚴(yán)禁任何部門或個人私自刻制公司印章。2.刻制印章前，指定部門應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，注明印章名稱、規(guī)格、用途等，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，到公安機(jī)關(guān)指定的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)將印章及印模交付指定部門，指定部門應(yīng)及時組織驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《印章驗(yàn)收登記表》，并將印章移交至印章管理人員。（三）印章的保管1.公司設(shè)立專門的印章保管柜，配備雙鎖，由兩名印章管理人員分別保管鑰匙，實(shí)行雙人保管制度。2.印章管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定，不得擅自將印章交予他人保管或帶出保管場所。3.印章應(yīng)分類存放，建立印章臺賬，詳細(xì)記錄印章名稱、編號、啟用日期、保管人等信息。4.定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章磨損、損壞等情況，應(yīng)及時報告并申請更換。（四）印章的使用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要使用印章的，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、使用文件名稱、使用范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件需要加蓋印章的，還需經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批通過后，申請人持《印章使用申請表》到印章管理人員處辦理蓋章手續(xù)。印章管理人員應(yīng)認(rèn)真核對申請表內(nèi)容與擬蓋章文件內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無誤后，按照規(guī)定程序用印，并在《印章使用登記表》上登記蓋章時間、蓋章文件名稱、蓋章人等信息。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如有特殊情況需要先蓋章的，應(yīng)在蓋章后及時填寫文件內(nèi)容，并確保填寫內(nèi)容與蓋章目的相符。5.印章使用過程中，印章管理人員應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督用印情況，防止違規(guī)用印。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)立即制止，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。（五）印章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由印章管理人員填寫《印章停用申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，辦理印章停用手續(xù)。2.印章停用后，印章管理人員應(yīng)將印章妥善保管，并在印章臺賬上注明停用日期。3.對于需要銷毀的印章，由印章管理人員填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，會同公司審計(jì)部門或其他相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。四、證照及印章的交接（一）人員變動交接1.證照管理人員或印章管理人員因工作調(diào)動、離職等原因需要辦理交接手續(xù)的，應(yīng)提前向公司人力資源部門提交書面申請。2.人力資源部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交，交接雙方應(yīng)按照證照及印章管理臺賬，逐一核對證照及印章的數(shù)量、種類、狀態(tài)等信息，并填寫《證照及印章交接清單》。3.交接清單應(yīng)經(jīng)交接雙方和監(jiān)交人簽字確認(rèn)后存檔。交接完成后，原證照及印章管理人員應(yīng)將相關(guān)證照及印章移交給新的管理人員。（二）臨時交接1.因特殊情況，證照及印章管理人員需要臨時離崗的，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人報告，并安排臨時保管人員。2.臨時保管人員應(yīng)與原管理人員辦理臨時交接手續(xù)，填寫《臨時交接清單》，注明交接時間、交接事項(xiàng)、預(yù)計(jì)歸還時間等信息。臨時保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定保管證照及印章，不得擅自使用。3.原管理人員返回后，臨時保管人員應(yīng)及時辦理歸還手續(xù)，并在《臨時交接清單》上注明歸還時間。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司審計(jì)部門定期對證照及印章的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查證照及印章的保管、使用、交接等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查公司行政管理部門不定期對證照及印章的管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查證照及印章的存放安全、使用審批流程執(zhí)行情況等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，擅自使用證照及印章、私自留存或復(fù)印證照原件、違規(guī)刻制印章等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處分；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。2.對于在證照及印