構(gòu)建企業(yè)文檔信息資源“巴比塔”-檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)

PAGEPAGE4構(gòu)建企業(yè)文檔信息資源“巴比塔”--文檔信息化管理變革引言：信息社會(huì)的神話重現(xiàn)文檔信息作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程與成果的真實(shí)記錄，是企業(yè)不可替代的核心信息資源。信息技術(shù)的普及應(yīng)用，突出了信息流對業(yè)務(wù)流的支撐作用，從而彰顯了文檔信息的價(jià)值。正因?yàn)槿绱?，國?nèi)外具有一定規(guī)模、文檔數(shù)量較多的企業(yè)越來越重視文檔管理工作，并積極引入信息化手段加強(qiáng)這項(xiàng)基礎(chǔ)工作。管理的變革必然要以觀念與理念的更新為先導(dǎo)，文檔信息是企業(yè)生命體賴以生存的“血液”，文檔信息的管理必須打破并超越陳舊觀念的束縛，文檔信息及其管理最終應(yīng)上升到企業(yè)文化的層面加以審視和理解。巴比塔是《圣經(jīng)》中的一座通天塔，其寓意是天下的人類可以互相理解、溝通，在人類力量的凝聚下任何奇跡都可以創(chuàng)造。在這里，我們提出這樣一個(gè)比喻，就是期望能夠借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)一個(gè)符合數(shù)字企業(yè)需求的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)不但能夠幫助企業(yè)收集各種有價(jià)值的文檔信息，同時(shí)還能夠進(jìn)行合理篩選、核對、整合，提高文檔信息的有用性；在企業(yè)文檔領(lǐng)域營造出一個(gè)充分交流、充分參與、充分感知的文檔信息共享平臺，滿足企業(yè)及其員工對文檔信息的利用需求。隨著文檔信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，在不久的將來，數(shù)字檔案館系統(tǒng)將以“文檔信息巴比塔”的文化意象，成為我公司文檔信息的聚合之所，成為文檔信息的資源中心、知識中心和價(jià)值中心。以創(chuàng)新求發(fā)展——建設(shè)現(xiàn)代企業(yè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)近些年來，我公司積極推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)，已經(jīng)建成了OA、MIS、Boss、網(wǎng)管、經(jīng)營分析等眾多信息系統(tǒng)，業(yè)務(wù)活動(dòng)對文檔信息的依賴隨之增強(qiáng)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，僅2008年一年，我公司OA系統(tǒng)中生成電子文檔1.9萬件，合同1.5萬份，MIS系統(tǒng)生成電子憑證27萬張。文檔信息數(shù)量的激增、形成與應(yīng)用范圍的普及、種類的多樣以及管理難度的增加，使得傳統(tǒng)文檔信息管理模式無法滿足企業(yè)對文檔信息管理、交流和使用的迫切要求。在其他各個(gè)業(yè)務(wù)流程均已實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)而高效的數(shù)字化管理的情況下，文檔信息管理仍局限于后端的傳統(tǒng)管理模式，難于與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效整合，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)信息資源作用的發(fā)揮。同時(shí)，重要文檔信息難于及時(shí)納入檔案管理系統(tǒng)集中控制、文檔利用途徑單一、利用效率低下等不符合信息化需求的情況加劇了文檔信息管理的邊緣化趨勢。為了扭轉(zhuǎn)這一局面，充分挖掘文檔作為企業(yè)核心信息資源和資產(chǎn)的價(jià)值，我公司以調(diào)研成果為基礎(chǔ)對文檔管理工作進(jìn)行了進(jìn)行全面、系統(tǒng)、科學(xué)地組織與規(guī)劃，自2007年下半年啟動(dòng)了文檔信息行動(dòng)計(jì)劃（DocumentationInformationActionPlan），這個(gè)是一個(gè)關(guān)于企業(yè)文檔信息化管理變革的發(fā)展規(guī)劃，其目的是：真正地使文檔管理融入數(shù)字企業(yè)的發(fā)展，真正地對企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)起到支撐作用，讓科學(xué)的理念和管理模式作用于信息時(shí)代文檔管理工作，作用于系統(tǒng)和流程，作用于管理途徑的設(shè)計(jì)，作用于文檔信息資源本身，從而形成移動(dòng)通信企業(yè)文檔管理的最佳實(shí)踐。圖1我公司文檔信息行動(dòng)計(jì)劃整體框架管理變革的實(shí)現(xiàn)不是一撮而就的，需要遵循自身以及企業(yè)發(fā)展的規(guī)律。文檔信息化建設(shè)必須納入企業(yè)信息化建設(shè)的總盤子，與企業(yè)主體業(yè)務(wù)管理的信息化同步發(fā)展。建設(shè)規(guī)模和水平要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的能力和實(shí)際需要，既不能過于保守，也不可盲目追高。因此，我公司經(jīng)過精心籌劃與周密論證，采取了長遠(yuǎn)規(guī)劃、分步實(shí)施的戰(zhàn)略。培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)。文檔管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，更要努力學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)操作、電子文件管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。圖4我公司文檔管理制度體系圖5我公司部門崗位文件歸檔范圍示例圖6我公司檔案業(yè)務(wù)流程示意圖以實(shí)效顯價(jià)值——活化企業(yè)文檔信息資源管理大師彼得·德魯克曾說：“歸根到底，管理是一種實(shí)踐，其本質(zhì)不在于“知”而在于“行”，其驗(yàn)證不在于邏輯，而在于成果；其唯一權(quán)威就是成就。”經(jīng)過2年多的實(shí)踐，我公司文檔信息管理革新取得了顯著的成效，形成了良好的效益循環(huán)鏈。圖7我公司文檔信息管理創(chuàng)新效益循環(huán)鏈經(jīng)濟(jì)效益方面，理順了文檔管理流程，合理部署安排了文檔管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，節(jié)省了大量的管理成本和人工投入，縮短了管理周期，兼顧了效率與效益的平衡；借助文檔信息數(shù)據(jù)大集中和網(wǎng)絡(luò)無障礙利用共享，節(jié)省了員工查詢文檔信息的時(shí)間，促進(jìn)了工作績效的提升。管理效益方面，普及了文檔信息管理的科學(xué)化理念，推動(dòng)了傳統(tǒng)被動(dòng)式管理模式從坐等接收、你交我管、你要我給的機(jī)械式向主動(dòng)出擊、全程監(jiān)控、前后互動(dòng)的參與式轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了文檔形成部門與管理部門之間的溝通與協(xié)作。文檔信息管理工作走入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，管理水平進(jìn)入全集團(tuán)檔案管理領(lǐng)域的先進(jìn)行列。人文效益方面，新文檔信息管理模式突出了“人性化”特色，將文檔形成、整理、歸檔、利用借助明確的流程展示出來，更加便于員工掌握和使用；將崗位與文檔管理職責(zé)緊密關(guān)聯(lián)，在員工與企業(yè)之間建立起緊密的聯(lián)系，保證了文檔知識的獲取率；借助數(shù)字檔案館系統(tǒng)利用和共享平臺，提供多種生動(dòng)的文檔信息傳播途徑，使得文檔信息滲透在員工的日常工作之中，強(qiáng)化了文檔信息的影響力。2009年，我公司數(shù)字檔案館QC小組榮獲“全國質(zhì)量信得過班組”稱號，“構(gòu)建文檔信‘巴比塔’——基于OSS模式的文檔信息延伸管理”榮獲集團(tuán)公司“第六屆中國移動(dòng)管理創(chuàng)新成果獎(jiǎng)”三等獎(jiǎng)和國家檔案局科技進(jìn)步三等獎(jiǎng)，可謂成果豐碩。信息時(shí)代帶給文檔信息管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)。我們將文檔管理視為一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過程，隨著OSS