改善檔案銷(xiāo)毀法制的思索

改善檔案銷(xiāo)毀法制的思索

作者：崔文俊

隨著時(shí)間的推移，原本有保存價(jià)值的檔案，可能變得小冉有保存

的價(jià)值，繼續(xù)保管只會(huì)造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，因而有必要予

以銷(xiāo)毀；若檔案尚有保存價(jià)值，將其銷(xiāo)毀則會(huì)使社會(huì)各方面無(wú)法利用，

因而有必要繼續(xù)保管。永久保管的檔案，被認(rèn)為具有永久的保存價(jià)值,

故不得予以銷(xiāo)毀；定期保管的檔案，在一定的保管期限內(nèi)，被視為具

有保存價(jià)值，亦不得予以銷(xiāo)毀；至于已超過(guò)保管期限的定期檔案，并

不能當(dāng)然地被視為已無(wú)保存價(jià)值，其是否還有保存價(jià)值尚需進(jìn)一步審

視：若其還有保存價(jià)值，則應(yīng)當(dāng)繼續(xù)保管，不得予以銷(xiāo)毀，若其已無(wú)

保存價(jià)值，則應(yīng)該予以銷(xiāo)毀。因此，基于繼續(xù)保管的現(xiàn)實(shí)必要性的考

量，已逾法定保管期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的定期檔案，可予以銷(xiāo)毀。

基于繼續(xù)保管的預(yù)期可能性的考量國(guó)家在對(duì)公民、法人或者其他組織

設(shè)定義務(wù)或者負(fù)擔(dān)忖，必須符合預(yù)期可能性原則。根據(jù)預(yù)期可能性原

則，在事實(shí)上或者法律上繼續(xù)保管檔案不可能時(shí)，國(guó)家不能要求檔案

保管單位履行繼續(xù)保管檔案的義務(wù)。繼續(xù)保管檔案事實(shí)上不可能的，

主要指檔案因天災(zāi)或事故被嚴(yán)重毀損，并且無(wú)法修復(fù)的情形。檔案的

保管，以檔案的存在為前提。在前述情形下,檔案實(shí)際上已不復(fù)存在，

自然也就不能繼續(xù)保管。繼續(xù)保管檔案在法律上不可能的，主要指遭

遇戰(zhàn)爭(zhēng)、等緊急情況，繼續(xù)保管檔案可能危害國(guó)家安全和利益的情形。

于此情形下，繼續(xù)保管檔案體現(xiàn)的利益與維護(hù)國(guó)家安全的利益相比,

顯然后者更重要，自然不能犧牲后者而強(qiáng)行要求繼續(xù)保管檔案。因此,

基于繼續(xù)保管的預(yù)期可能性考量，檔案在事實(shí)上或者法律上不可能繼

續(xù)保管時(shí)，亦可予以銷(xiāo)毀。

檔案銷(xiāo)毀的程序

檔案銷(xiāo)毀的程序，是指檔案工作人員在辦理檔案銷(xiāo)毀時(shí)所應(yīng)遵守

的工作順序和步驟。對(duì)于沒(méi)有繼續(xù)保管必要性的檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)根據(jù)

《檔案法》和國(guó)家檔案局的相關(guān)規(guī)定及其體現(xiàn)的精神設(shè)置銷(xiāo)毀程序,

主要包括以下幾個(gè)方面：1.編制檔案銷(xiāo)毀計(jì)劃和擬銷(xiāo)毀檔案目錄檔

案保管單位銷(xiāo)毀檔案，應(yīng)當(dāng)先制定檔案銷(xiāo)毀計(jì)劃和擬銷(xiāo)毀檔案目錄。

在檔案銷(xiāo)毀計(jì)劃中，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)列明下列事項(xiàng)：擬銷(xiāo)毀檔案的

年度、種類(lèi)、數(shù)量；擬銷(xiāo)毀檔案的存放場(chǎng)所；銷(xiāo)毀檔案的時(shí)間、地點(diǎn)

以及銷(xiāo)毀方法：其它需要注意的事項(xiàng)。在檔案銷(xiāo)毀目錄中，檔案工作

人員應(yīng)當(dāng)記載擬銷(xiāo)毀檔案的檔號(hào)、案卷（文件）名稱(chēng)、卷（件）數(shù)、

形成日期、保管期限、內(nèi)容摘要、形成單位或者移交單位以及其它必

要的事項(xiàng)。要求檔案銷(xiāo)毀履行這一程序，對(duì)于推動(dòng)檔案銷(xiāo)毀工作的順

利進(jìn)行，提高檔案銷(xiāo)毀工作的質(zhì)量與效率，具有十分重要的意義。目

前，國(guó)家檔案局并未要求檔案銷(xiāo)毀必須履行該程序，尚有待將來(lái)通過(guò)

立法確定相關(guān)條款。2.鑒定檔案的保存價(jià)值檔案保存價(jià)值的鑒定是

確定檔案存毀的前提和基礎(chǔ)。根據(jù)國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定，檔案的保

存價(jià)值由檔案保管單位的檔案管理人員和業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同組成的

鑒定小組進(jìn)行鑒定；只有經(jīng)鑒定確實(shí)沒(méi)有保存價(jià)值的檔案，才能進(jìn)一

步辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。至于鑒定小組的工作方式是實(shí)行組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，還是

實(shí)行少數(shù)服從多數(shù)制，目前尚無(wú)明確的規(guī)定?？紤]到檔案保存價(jià)值的

鑒定具有高度的專(zhuān)業(yè)技術(shù)性及政策性，為確保鑒定結(jié)論的科學(xué)正確性,

應(yīng)交由相對(duì)獨(dú)立的專(zhuān)家組成的（或有相對(duì)獨(dú)立的專(zhuān)家參與的）鑒定小

組進(jìn)行，以少數(shù)服從多數(shù)的原則達(dá)成鑒定意見(jiàn)。我國(guó)目前的檔案保存

價(jià)值鑒定機(jī)制并不科學(xué)，難以確保鑒定結(jié)論的科學(xué)正確性，應(yīng)適時(shí)予

以修正。3.征求有關(guān)單位或個(gè)人的意見(jiàn)在批準(zhǔn)銷(xiāo)毀檔案之前，征求

有關(guān)單位或個(gè)人的意見(jiàn)，可以最大限度地避免發(fā)生錯(cuò)誤銷(xiāo)毀檔案的情

況。如果有關(guān)單位或個(gè)人認(rèn)為擬銷(xiāo)毀的檔案還有保存價(jià)值，應(yīng)當(dāng)延長(zhǎng)

保存年限或者變更為永久保存，可以提出具體的建議并說(shuō)明理由，供

審批機(jī)關(guān)參考。這里的“有關(guān)單位”主要指檔案的形成單位、移交單

位，“有關(guān)個(gè)人”主要指檔案內(nèi)容涉及到的研究領(lǐng)域的專(zhuān)家、學(xué)者。

根據(jù)《檔案館工作通則》第條的規(guī)定，檔案館在辦理銷(xiāo)毀檔案事項(xiàng)時(shí)，

必須征求有關(guān)單位的意見(jiàn)?？紤]到征求有關(guān)單位或者個(gè)人意見(jiàn)的程序

所具有的重要意義，我們?cè)谵k理銷(xiāo)毀檔案事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)自覺(jué)地履行這一

程序，以確保檔案銷(xiāo)毀工作的審慎性4.檔案銷(xiāo)毀的報(bào)批檔案必須經(jīng)

過(guò)法定審查批準(zhǔn)才能予以銷(xiāo)毀。根據(jù)《檔案館工作通則》第條和《機(jī)

關(guān)檔案工作條例》第條的規(guī)定，檔案館保管的檔案的銷(xiāo)毀，由主管的

領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)；各級(jí)黨、政、軍機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體保管的檔案的銷(xiāo)毀，

由該組織的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。由于檔案的保管單位與所保管檔案的存毀有一

定的利害關(guān)系，故由保管單位領(lǐng)導(dǎo)決定本單位所管檔案的存毀的做法,

難以確保檔案銷(xiāo)毀工作的客觀(guān)公正性。根據(jù)我國(guó)檔案管理體制的特點(diǎn)

和檔案按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)管理的需要，把國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位

和其它組織保管的檔案的銷(xiāo)毀，交由相應(yīng)的主管部門(mén)及其授權(quán)的組織

批準(zhǔn)，應(yīng)為較為適宜的做法。5.檔案銷(xiāo)毀的實(shí)施擬銷(xiāo)毀檔案經(jīng)批準(zhǔn)后，

即進(jìn)入實(shí)施銷(xiāo)毀階段。檔案保管單位應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作，并

派人全程監(jiān)督檔案的銷(xiāo)毀過(guò)程。在必要的時(shí)候，檔案工作人員在銷(xiāo)毀

前可以先將待銷(xiāo)毀的檔案以微縮、電子或者其它較為便捷、經(jīng)濟(jì)的方

式存儲(chǔ)，以便做到有備無(wú)患。在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀檔案的人員應(yīng)

當(dāng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，載明銷(xiāo)毀檔案的時(shí)間、地點(diǎn)、種類(lèi)、數(shù)量、方

法等事項(xiàng)，并由負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀的人員和監(jiān)督銷(xiāo)毀的人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名,

以示負(fù)責(zé)。銷(xiāo)毀的檔案已以微縮、電子或者其它方式存儲(chǔ)的，應(yīng)在銷(xiāo)

毀清冊(cè)上附注其查找的途徑。檔案銷(xiāo)毀完畢后，銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)、己銷(xiāo)

毀檔案的目錄、批準(zhǔn)銷(xiāo)毀檔案的文件等，應(yīng)當(dāng)永久保存?zhèn)洳椤?duì)于沒(méi)

有繼續(xù)保管可能性的檔案的銷(xiāo)毀程序，國(guó)家檔案局尚未作出明確規(guī)定。

由于導(dǎo)致檔案失去繼續(xù)保管可能性情形的發(fā)生，往往非事先可以預(yù)料,

因此，前述事前編制檔案銷(xiāo)毀計(jì)劃和檔案銷(xiāo)毀目錄的程序?qū)Υ瞬⒉贿m

用。此外，由于此類(lèi)檔案的銷(xiāo)毀原因不是其已無(wú)保存價(jià)值，故前述圍

繞檔案的保存價(jià)值展開(kāi)的鑒定及征求意見(jiàn)程序，也就沒(méi)有必要。對(duì)于

缺乏繼續(xù)保管可能性的檔案的銷(xiāo)毀程序，大體上可以簡(jiǎn)化如下：提出

銷(xiāo)毀檔案的申請(qǐng)。在導(dǎo)致檔案失去繼續(xù)保管可能性的情形發(fā)生后，檔

案管理人員應(yīng)當(dāng)提出銷(xiāo)毀檔案的申請(qǐng)，說(shuō)明檔案銷(xiāo)毀的原因、擬銷(xiāo)毀

檔案的基本情況并附具相關(guān)證明材料，直接報(bào)請(qǐng)有關(guān)主管機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批

準(zhǔn)。檔案銷(xiāo)毀的審批。有關(guān)機(jī)關(guān)或者領(lǐng)導(dǎo)在接到檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)后，應(yīng)

指派兩名以上的工作人員對(duì)檔案銷(xiāo)毀的原因事實(shí)進(jìn)行核查，經(jīng)核查屬

實(shí)的，方可批準(zhǔn)銷(xiāo)毀。實(shí)施檔案銷(xiāo)毀。在履行上述手續(xù)后，應(yīng)指派專(zhuān)

人實(shí)施檔案銷(xiāo)毀。

檔案銷(xiāo)毀的方法

關(guān)于檔案銷(xiāo)毀的方法，我國(guó)目前尚尢統(tǒng)一的規(guī)定，也很少有人關(guān)

注這一問(wèn)題。《電子公文歸檔管理暫行辦法》第條中，對(duì)電子檔案銷(xiāo)

毀的方法作了專(zhuān)門(mén)的規(guī)定，但該規(guī)定顯然并不適用于其它類(lèi)型的檔案。

一般來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案的銷(xiāo)毀可以采用粉碎、焚化、送造紙廠(chǎng)化為紙漿

等足以完全毀滅或消除檔案內(nèi)容的方法。其中，焚化的銷(xiāo)毀方法