大型會議接待協(xié)議書

大型會議接待協(xié)議書?甲方（委托方）：名稱：______________________法定代表人：________________地址：____________________聯(lián)系方式：________________乙方（受托方）：名稱：______________________法定代表人：________________地址：____________________聯(lián)系方式：________________鑒于甲方將舉辦大型會議，需要乙方提供專業(yè)的接待服務(wù)，經(jīng)雙方友好協(xié)商，依據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，就甲方委托乙方承擔(dān)本次大型會議接待事宜達(dá)成如下協(xié)議：一、服務(wù)內(nèi)容及要求（一）會議接待整體服務(wù)乙方負(fù)責(zé)為甲方舉辦的大型會議提供全方位的接待服務(wù)，包括但不限于會議期間參會人員的接送站安排、住宿安排、餐飲服務(wù)、會議場地布置、會議資料準(zhǔn)備、會議期間的引導(dǎo)及協(xié)助服務(wù)等，確保會議的順利進(jìn)行。（二）接送站安排1.車輛調(diào)度乙方應(yīng)根據(jù)甲方提供的參會人員名單及行程信息，提前安排足夠數(shù)量的車輛，并確保車輛狀況良好、清潔衛(wèi)生。車輛類型應(yīng)根據(jù)實際需求合理安排，包括但不限于轎車、商務(wù)車、大巴車等，以滿足不同人數(shù)和出行需求。2.接送時間及地點乙方需嚴(yán)格按照甲方提供的航班、車次信息，提前到達(dá)指定的機(jī)場、車站進(jìn)行接送。具體接送時間和地點由雙方另行協(xié)商確定，并在會議接待計劃中明確。在接送過程中，乙方應(yīng)確保按時、準(zhǔn)確接送參會人員，避免出現(xiàn)延誤或遺漏。（三）住宿安排1.酒店選擇乙方應(yīng)根據(jù)甲方的要求，選擇地理位置便利、設(shè)施齊全、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的酒店作為參會人員的住宿地點。酒店應(yīng)具備良好的安全保障措施，確保參會人員的人身和財產(chǎn)安全。2.房間分配乙方負(fù)責(zé)根據(jù)參會人員的性別、職務(wù)、特殊需求等因素進(jìn)行合理的房間分配，并提前將房間安排情況告知甲方。在入住過程中，乙方應(yīng)協(xié)助酒店辦理入住手續(xù)，確保參會人員順利入住。3.住宿期間服務(wù)乙方應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)與酒店溝通協(xié)調(diào)，及時處理參會人員在住宿期間遇到的問題，如房間設(shè)施故障、餐飲服務(wù)需求等。確保酒店提供的早餐、清潔衛(wèi)生等服務(wù)符合甲方的要求和標(biāo)準(zhǔn)。（四）餐飲服務(wù)1.會議期間餐飲安排乙方應(yīng)根據(jù)會議的日程安排，為參會人員提供符合口味和營養(yǎng)需求的餐飲服務(wù)。餐飲形式可包括自助餐、桌餐等，具體形式和標(biāo)準(zhǔn)由雙方協(xié)商確定。2.食品安全保障乙方必須嚴(yán)格遵守國家食品安全相關(guān)法律法規(guī)，確保提供的餐飲食品符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，杜絕食品安全事故的發(fā)生。餐飲供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營資質(zhì)，并提供相應(yīng)的食品檢驗報告等證明文件。3.餐飲服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督乙方應(yīng)安排專人對餐飲服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時收集參會人員的反饋意見，對餐飲服務(wù)中存在的問題及時進(jìn)行整改，確保餐飲服務(wù)質(zhì)量滿足甲方的要求。（五）會議場地布置1.場地選擇與布置乙方應(yīng)根據(jù)會議的規(guī)模、主題和要求，選擇合適的會議場地，并按照甲方的指示進(jìn)行精心布置。場地布置應(yīng)包括會議桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、投影儀及幕布安裝、燈光效果調(diào)整、會議背景板制作、綠植擺放等，營造出舒適、專業(yè)的會議環(huán)境。2.會議設(shè)備設(shè)施保障乙方負(fù)責(zé)確保會議場地內(nèi)的各類設(shè)備設(shè)施正常運行，如音響系統(tǒng)、投影設(shè)備、燈光設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。在會議開始前，乙方應(yīng)進(jìn)行全面的設(shè)備設(shè)施檢查和調(diào)試，確保會議期間無故障發(fā)生。若出現(xiàn)設(shè)備設(shè)施故障，乙方應(yīng)及時采取措施進(jìn)行維修或更換，確保會議的正常進(jìn)行。（六）會議資料準(zhǔn)備1.資料內(nèi)容乙方應(yīng)根據(jù)甲方提供的會議資料清單，準(zhǔn)備會議所需的各類資料，包括但不限于會議手冊、議程表、發(fā)言稿、嘉賓介紹資料、會議紀(jì)念品等。資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤、排版精美，并符合甲方的品牌形象和會議主題要求。2.資料印刷與分發(fā)乙方負(fù)責(zé)會議資料的印刷、裝訂工作，并確保印刷質(zhì)量。在會議前，乙方應(yīng)將會議資料準(zhǔn)確無誤地分發(fā)至每位參會人員手中，確保參會人員能夠及時獲取所需資料。（七）會議期間引導(dǎo)及協(xié)助服務(wù)1.引導(dǎo)人員安排乙方應(yīng)安排足夠數(shù)量的引導(dǎo)人員，在會議場地、酒店大堂、餐廳等區(qū)域為參會人員提供引導(dǎo)服務(wù)。引導(dǎo)人員應(yīng)熟悉會議流程和場地布局，能夠及時為參會人員提供準(zhǔn)確的信息和幫助。2.協(xié)助會議組織在會議期間，乙方應(yīng)協(xié)助甲方進(jìn)行會議的組織工作，如會議簽到、座位引導(dǎo)、設(shè)備操作協(xié)助等。確保會議的各項議程能夠順利進(jìn)行，提高會議的效率和質(zhì)量。3.應(yīng)急處理乙方應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，針對會議期間可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如人員突發(fā)疾病、設(shè)備故障、自然災(zāi)害等，及時采取有效的應(yīng)急措施進(jìn)行處理。確保參會人員的生命安全和會議的正常進(jìn)行。二、雙方權(quán)利與義務(wù)（一）甲方權(quán)利與義務(wù)1.權(quán)利有權(quán)對乙方提供的接待服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出意見和建議，并要求乙方及時整改。有權(quán)根據(jù)會議實際情況對服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整，但應(yīng)提前通知乙方。2.義務(wù)向乙方提供準(zhǔn)確、詳細(xì)的會議信息，包括會議時間、地點、參會人員名單、會議議程、特殊要求等，并確保信息的真實性和完整性。按照本協(xié)議的約定及時支付服務(wù)費用。在會議籌備和進(jìn)行過程中，積極配合乙方的工作，提供必要的協(xié)助和支持。（二）乙方權(quán)利與義務(wù)1.權(quán)利有權(quán)要求甲方按照本協(xié)議的約定支付服務(wù)費用。根據(jù)甲方提供的信息和要求，自主安排接待服務(wù)工作，但應(yīng)確保服務(wù)質(zhì)量符合本協(xié)議的約定和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.義務(wù)按照本協(xié)議約定的服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和時間要求，為甲方提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的接待服務(wù)。對甲方提供的信息和資料嚴(yán)格保密，不得向任何第三方泄露。負(fù)責(zé)接待服務(wù)過程中的安全管理工作，確保參會人員的人身和財產(chǎn)安全。如因乙方原因?qū)е掳l(fā)生安全事故，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。定期向甲方匯報接待服務(wù)工作進(jìn)展情況，及時溝通解決服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。在會議結(jié)束后，及時向甲方提交服務(wù)總結(jié)報告，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議。三、服務(wù)費用及支付方式（一）服務(wù)費用本次大型會議接待服務(wù)費用總計為人民幣______元（大寫：______元整）。此費用包含乙方為完成本協(xié)議約定的服務(wù)內(nèi)容所產(chǎn)生的全部費用，如接送站費用、住宿費用、餐飲費用、場地布置費用、會議資料費用、人員服務(wù)費用、稅費等。（二）支付方式1.甲方應(yīng)在本協(xié)議簽訂后的______個工作日內(nèi)，向乙方支付服務(wù)費用的______%作為預(yù)付款，即人民幣______元（大寫：______元整）。2.在會議結(jié)束后的______個工作日內(nèi)，甲方對乙方的服務(wù)進(jìn)行驗收。如驗收合格，甲方應(yīng)在驗收后的______個工作日內(nèi)，向乙方支付剩余的服務(wù)費用，即人民幣______元（大寫：______元整）。（三）費用調(diào)整如因甲方原因?qū)е路?wù)內(nèi)容或標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變更，從而引起服務(wù)費用增加的，乙方應(yīng)提前向甲方提供費用變更明細(xì)及說明，經(jīng)甲方書面確認(rèn)后，甲方應(yīng)按照調(diào)整后的費用支付。如因乙方原因?qū)е路?wù)費用增加的，由乙方自行承擔(dān)，甲方無需額外支付。四、違約責(zé)任（一）甲方違約責(zé)任1.若甲方未按照本協(xié)議約定的時間和方式支付服務(wù)費用，每逾期一日，應(yīng)按照未支付金額的______%向乙方支付違約金。逾期超過______日的，乙方有權(quán)暫停服務(wù)，并要求甲方支付已完成服務(wù)部分的費用及違約金。2.若甲方提供的信息不準(zhǔn)確或不完整，導(dǎo)致乙方無法按照本協(xié)議約定提供服務(wù)或造成服務(wù)延誤的，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并賠償乙方因此遭受的損失。（二）乙方違約責(zé)任1.若乙方未按照本協(xié)議約定的服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和時間要求提供接待服務(wù)，或服務(wù)質(zhì)量不符合本協(xié)議約定的，乙方應(yīng)采取措施及時整改，并賠償甲方因此遭受的損失。如乙方在甲方規(guī)定的期限內(nèi)仍未整改到位或整改后仍不符合要求的，甲方有權(quán)扣除相應(yīng)的服務(wù)費用，并要求乙方承擔(dān)違約責(zé)任。2.若乙方違反保密義務(wù)，向第三方泄露甲方提供的信息和資料，乙方應(yīng)承擔(dān)因此給甲方造成的全部損失，并按照本協(xié)議服務(wù)費用總額的______%向甲方支付違約金。3.若乙方因自身原因?qū)е掳l(fā)生安全事故，造成參會人員人身傷害或財產(chǎn)損失的，乙方應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任，并賠償甲方因此遭受的其他損失。4.若乙方擅自將本協(xié)議約定的服務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)包給第三方，甲方有權(quán)解除本協(xié)議，并要求乙方返還已支付的服務(wù)費用，同時乙方應(yīng)按照本協(xié)議服務(wù)費用總額的______%向甲方支付違約金。五、保密條款雙方應(yīng)對在履行本協(xié)議過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密及其他機(jī)密信息予以保密。未經(jīng)對方書面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用對方的保密信息。本條款的保密期限為本協(xié)議生效之日起______年。六、爭議解決本協(xié)議的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律。雙方在履行本協(xié)議過程中如發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。七、其他條款1.本協(xié)議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效。本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。2.本協(xié)議未盡事宜，雙方可另行協(xié)商并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議與本協(xié)議具有同等法律