談話記錄資料管理制度

談話記錄資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司談話記錄資料的規(guī)范化管理，確保談話記錄資料的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮談話記錄資料在公司管理、決策、溝通等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類談話記錄資料的管理，包括但不限于員工入職談話、離職談話、績效面談、違紀談話、培訓交流談話、工作溝通談話等涉及公司與員工、員工與員工之間交流溝通形成的談話記錄。（三）管理原則1.真實性原則：談話記錄應如實反映談話內(nèi)容，不得歪曲、篡改。2.完整性原則：涵蓋談話的全過程，包括談話時間、地點、參與人員、談話主題、具體內(nèi)容及結論等關鍵要素。3.保密性原則：對談話記錄中涉及的敏感信息、個人隱私等予以嚴格保密，未經(jīng)授權不得泄露。4.規(guī)范歸檔原則：按照統(tǒng)一的標準和流程進行整理、分類、存儲，便于查詢和使用。二、談話記錄的內(nèi)容要求（一）基本信息1.談話雙方信息：記錄談話人的姓名、部門、職位，被談話人的姓名、部門、職位。2.談話時間：精確到年、月、日、時、分。3.談話地點：詳細記錄談話發(fā)生的具體地點，如會議室名稱、辦公室房間號等。（二）談話主題明確闡述本次談話的核心議題，例如員工績效評估、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、工作問題反饋等。（三）談話內(nèi)容1.談話過程：詳細記錄談話雙方的發(fā)言內(nèi)容，盡量采用原話記錄，客觀呈現(xiàn)談話的交流過程。對于重要觀點、關鍵數(shù)據(jù)、事件細節(jié)等要重點突出。2.提問與回答：清晰記錄提問的問題以及對應的回答內(nèi)容，確保邏輯連貫。3.討論與協(xié)商：若談話過程中有討論、協(xié)商的環(huán)節(jié)，記錄各方的觀點、論據(jù)以及達成的初步共識或分歧點。（四）結論或結果1.明確談話的結論：如績效改進計劃、工作安排調(diào)整、問題解決方案等。2.記錄雙方簽字確認情況：談話結束后，雙方應在談話記錄上簽字，以確認記錄內(nèi)容的準確性和完整性。如存在特殊情況無法當場簽字，需注明原因及后續(xù)簽字時間。三、談話記錄的生成與記錄（一）記錄人員1.談話記錄一般由談話發(fā)起方指定專人負責記錄。記錄人員應具備良好的文字記錄能力和溝通理解能力，熟悉公司的業(yè)務和流程。2.在某些情況下，如涉及多方參與的重要談話，可安排專門的會議記錄員進行記錄。記錄員應在談話前了解談話主題和大致流程，以便更準確地記錄談話內(nèi)容。（二）記錄方式1.現(xiàn)場記錄：記錄人員應在談話現(xiàn)場進行實時記錄，確保記錄內(nèi)容的準確性和及時性。可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式，紙質(zhì)記錄應使用統(tǒng)一規(guī)格的筆記本，字跡清晰、工整；電子記錄可使用電子文檔、即時通訊工具的聊天記錄等形式，但需保證記錄內(nèi)容的可追溯性和完整性。2.錄音或錄像輔助（特殊情況）：對于一些重要的、需要留存完整聲音或影像資料的談話，經(jīng)談話雙方同意后，可采用錄音或錄像的方式進行輔助記錄。錄音或錄像設備應提前調(diào)試好，確保記錄效果清晰可辨。記錄完成后，應將錄音或錄像資料按照規(guī)定進行妥善保管，并與談話記錄文本相互對應。（三）記錄要點1.簡潔明了：記錄內(nèi)容應簡潔、準確地反映談話的核心內(nèi)容，避免冗長、復雜的表述。抓住關鍵信息，突出重點觀點和重要決策。2.客觀公正：記錄人員應保持客觀中立的態(tài)度，不加入個人主觀意見和評價，如實記錄談話雙方的發(fā)言。3.及時整理：談話結束后，記錄人員應及時對談話記錄進行整理和核對，確保記錄內(nèi)容完整、準確。對于存在疑問或不清晰的地方，應及時與談話雙方溝通確認。四、談話記錄資料的整理與分類（一）整理流程1.初步整理：記錄人員在談話結束后，應立即對原始記錄進行初步整理，檢查記錄的完整性和準確性，補充遺漏的信息。2.內(nèi)容審核：整理后的談話記錄需提交給談話發(fā)起方或相關負責人進行審核。審核人員應仔細核對記錄內(nèi)容與談話實際情況是否相符，對存在的問題提出修改意見。3.最終定稿：根據(jù)審核意見，記錄人員對談話記錄進行修改完善，形成最終定稿。最終定稿的談話記錄應清晰、規(guī)范，符合公司文檔管理的要求。（二）分類標準1.按談話類型分類入職談話記錄：包括新員工入職時與人力資源部門、部門負責人等進行的關于公司基本情況、崗位職責、職業(yè)發(fā)展等方面的談話記錄。離職談話記錄：記錄員工離職時與相關部門進行的離職原因溝通、工作交接情況、對公司的意見建議等內(nèi)容的談話記錄?？冃嬲動涗洠簢@員工績效評估結果展開的談話記錄，包括績效表現(xiàn)分析、改進計劃制定等方面的內(nèi)容。違紀談話記錄：針對員工違反公司紀律或規(guī)章制度進行的談話記錄，包括違紀事實調(diào)查、處理意見告知等內(nèi)容。培訓交流談話記錄：在培訓過程中或培訓結束后，培訓師與學員、學員之間進行的關于培訓內(nèi)容、學習心得、培訓效果反饋等方面的談話記錄。工作溝通談話記錄：涉及公司內(nèi)部工作安排、項目進展、問題協(xié)調(diào)等日常工作溝通的談話記錄。2.按部門分類：按照公司的組織架構，將談話記錄資料歸屬于相應的部門。例如，人力資源部門的談話記錄歸為人力資源類，財務部門的談話記錄歸為財務類等。這樣便于各部門對本部門相關的談話記錄進行管理和查閱。3.按時間順序分類：以談話時間為依據(jù)，對談話記錄進行排序。這種分類方式有助于清晰地呈現(xiàn)公司在不同時間段內(nèi)的談話情況，方便進行歷史數(shù)據(jù)的查詢和分析。（三）編號規(guī)則為便于談話記錄資料的管理和查詢，應對每份談話記錄進行編號。編號規(guī)則如下：1.編號結構：采用"年份+部門代碼+談話類型代碼+順序號"的形式。例如，2023HRRJ001，表示2023年人力資源部門的入職談話記錄，順序號為001。2.年份：取談話發(fā)生年份的后兩位數(shù)字，如2023年表示為"23"。3.部門代碼：根據(jù)公司各部門的名稱和職能，制定相應的代碼。例如，人力資源部門代碼為"HR"，財務部門代碼為"CF"等。部門代碼應簡潔明了，便于記憶和識別。4.談話類型代碼：按照談話類型分類標準，為不同類型的談話記錄設定代碼。如入職談話代碼為"RJ"，離職談話代碼為"LZ"，績效面談代碼為"Jx"等。5.順序號：按照各部門、各談話類型的談話記錄生成順序依次編號，從001開始，位數(shù)根據(jù)實際情況確定，確保編號的唯一性。五、談話記錄資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲：對于重要的、具有長期保存價值的談話記錄，應打印成紙質(zhì)文檔進行存檔。紙質(zhì)文檔應采用統(tǒng)一規(guī)格的紙張和文件夾，按照分類順序進行裝訂成冊，并在封面標注檔案名稱、編號、所屬部門、日期等信息。2.電子存儲：建立電子檔案庫，將談話記錄資料以電子文檔的形式進行存儲。電子文檔應按照分類標準進行文件夾分類，并以清晰的文件名命名，文件名應包含年份、部門、談話類型、順序號等關鍵信息。同時，為便于檢索和查詢，可建立電子索引目錄或使用專門的文檔管理軟件進行管理。3.備份存儲：為防止數(shù)據(jù)丟失，應對電子存儲的談話記錄資料進行定期備份。備份方式可采用外部硬盤、光盤、云存儲等多種形式，并分別存儲在不同的物理位置。備份周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全量備份，每周進行一次增量備份。（二）保管期限1.短期保管：對于一些時效性較強、僅作為臨時性參考的談話記錄，保管期限為12年。例如，某些臨時性項目的工作溝通談話記錄，在項目結束后，相關記錄可根據(jù)實際需要保存12年，期滿后可進行銷毀。2.中期保管：涉及員工績效評估、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等與員工個人發(fā)展相關的談話記錄，保管期限為35年。這些記錄對于跟蹤員工成長軌跡、評估公司人力資源管理效果具有重要參考價值，因此需要保存一定的時間。3.長期保管：員工入職談話記錄、離職談話記錄、違紀談話記錄等重要檔案資料，保管期限為5年以上，甚至永久保存。這些記錄涉及公司的核心人力資源信息和重要管理決策，對于維護公司的正常運營和合法權益具有至關重要的作用。（三）保管責任1.檔案管理部門：公司設立專門的檔案管理部門或指定專人負責談話記錄資料的保管工作。檔案管理人員應具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉公司的檔案管理制度和流程。2.保管要求檔案管理人員應確保談話記錄資料存儲環(huán)境的安全、整潔、防潮、防蟲、防火、防盜等。定期對存儲設備進行檢查和維護，確保資料的完整性和可讀性。嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，對查閱、借閱的人員進行登記，記錄查閱或借閱的時間、內(nèi)容、目的等信息。確保檔案資料在流轉過程中的安全性和保密性。按照規(guī)定的保管期限對談話記錄資料進行定期清理和鑒定，對已過保管期限且無保存價值的資料，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、資料名稱、數(shù)量等信息，并由相關負責人簽字確認。六、談話記錄資料的查閱與借閱（一）查閱權限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部員工因工作需要查閱談話記錄資料時，需填寫《談話記錄查閱申請表》，注明查閱的目的、內(nèi)容、時間范圍等信息，并提交所在部門負責人審批。經(jīng)部門負責人批準后，員工可到檔案管理部門進行查閱。查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保查閱人員僅查閱與工作相關的內(nèi)容，不得擅自復印、拍照或傳播談話記錄資料。2.部門負責人查閱：部門負責人因管理工作需要查閱本部門員工的談話記錄資料時，可直接向檔案管理部門提出申請，經(jīng)檔案管理部門負責人同意后即可查閱。部門負責人查閱談話記錄資料應主要用于了解部門工作情況、員工動態(tài)等，不得將資料泄露給無關人員。3.高層管理人員查閱：公司高層管理人員因決策需要查閱談話記錄資料時，需向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)公司分管領導批準。高層管理人員查閱談話記錄資料應嚴格遵循保密規(guī)定，查閱后應及時歸還檔案管理部門。（二）借閱權限1.特殊情況借閱：如因工作需要確需借閱談話記錄資料的，借閱人應填寫《談話記錄借閱申請表》，詳細說明借閱的原因、借閱期限、歸還時間等信息，并提交所在部門負責人審核。2.審批流程：部門負責人審核通過后，報檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人根據(jù)借閱申請的具體情況進行審批，對于涉及重要機密或敏感信息的談話記錄資料，需報公司分管領導批準。3.借閱期限與歸還：借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應提前向檔案管理部門提出申請并獲得批準。借閱人應在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將借閱的談話記錄資料完整歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的資料進行認真核對，確保資料無缺失、損壞等情況。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應建立談話記錄資料查閱與借閱登記簿，詳細記錄查閱或借閱的日期、申請人姓名、部門、職位、查閱或借閱的資料名稱及編號、查閱或借閱目的、審批情況、歸還時間等信息。查閱與借閱登記簿應妥善保存，以備查詢和追溯。七、談話記錄資料的保密與安全（一）保密措施1.人員保密培訓：對參與談話記錄資料管理和使用的人員進行定期的保密培訓，提高其保密意識和責任感。培訓內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、談話記錄資料的敏感信息識別等方面。2.信息分級管理：根據(jù)談話記錄資料的內(nèi)容和性質(zhì)，對其進行信息分級，明確不同級別信息的保密要求和訪問權限。例如，涉及公司核心商業(yè)機密、員工個人隱私等高度敏感信息，應采取最高級別的保密措施，嚴格限制查閱和傳播范圍。3.存儲設備安全：對于存儲談話記錄資料的紙質(zhì)文檔和電子設備，應采取相應的安全防護措施。紙質(zhì)文檔應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應具備防盜、防火、防潮等功能；電子設備應設置密碼保護，安裝殺毒軟件和防火墻，定期進行數(shù)據(jù)備份和安全檢查。4.網(wǎng)絡傳輸安全：在通過網(wǎng)絡傳輸談話記錄資料時，應采用加密技術，確保數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全性。禁止在不安全的網(wǎng)絡環(huán)境下傳輸敏感的談話記錄資料，如公共無線網(wǎng)絡等。（二）安全管理1.物理安全：檔案管理部門應確保談話記錄資料存儲場所的物理安全，安裝監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等安全設施，防止無關人員進入存儲區(qū)域。對存儲場所的門窗、消防設施等進行定期檢查和維護，確保其正常運行。2.數(shù)據(jù)安全：加強對電子存儲的談話記錄資料的數(shù)據(jù)安全管理，定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。對數(shù)據(jù)訪問進行嚴格的權限控制，防止未經(jīng)授權的人員訪問、修改或刪除數(shù)據(jù)。3.應急處理：制定談話記錄資料安全應急預案，明確在發(fā)生火災、水災、網(wǎng)絡攻擊、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件時的應急處理流程和責任分工。定期對應急預案進行演練，提高應對突發(fā)事件的能力，確保在最短時間內(nèi)恢復談話記錄資料的正常管理和使用。八、談話記錄資料的銷毀（一）銷毀條件1.談話記錄資料已超過規(guī)定的保管期限，且經(jīng)鑒定確認無保存價值。2.因公司業(yè)務調(diào)整、機構變更等原因，相關談話記錄資料不再具有實際使用意義。3.談話記錄資料涉及的事項已處理完畢，且后續(xù)不會再產(chǎn)生需要參考該記錄的情況。（二）銷毀流程1.提出申請：由檔案管理部門或相關業(yè)務部門根據(jù)銷毀條件，填寫《談話記錄資料銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀資料的名稱、數(shù)量、所屬年份、保管期限、銷毀原因等信息，并提交部門負責人審核。2.審核批準：部門負責人對銷毀申請進行審核，確認申請內(nèi)容屬實且符合銷毀條件后，報公司分管領導批準。對于涉及重要檔案或敏感信息的銷毀申請，需經(jīng)公司管理層集體研究決定。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，檔案管理部門負責組織實施談話記錄資料的銷毀工作。銷毀方式可根據(jù)資料的存儲形式選擇合適的方法，如紙質(zhì)文檔采用粉碎、焚燒等方式，電子文檔采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式。銷毀過程應在檔案管理部門指定的地點進行，由專人負責監(jiān)督，確保銷