達(dá)索公司文件管理制度

達(dá)索公司文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)達(dá)索公司文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于達(dá)索公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，適用于公司內(nèi)部產(chǎn)生的各類文件，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件等。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的文件管理部門負(fù)責(zé)文件的收集、整理、歸檔、保管和利用。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)本部門文件的形成、積累、整理和歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)文件管理工作。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、及時(shí)，符合公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求。4.安全保密原則：加強(qiáng)文件的安全保密管理，確保文件的機(jī)密性、完整性和可用性，防止文件泄露、丟失或損壞。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各項(xiàng)規(guī)章制度、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件，如項(xiàng)目計(jì)劃、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)流程、市場調(diào)研報(bào)告等。3.技術(shù)文件：涉及公司技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝制造等方面的文件，如技術(shù)方案、圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、測試報(bào)告等。4.財(cái)務(wù)文件：公司財(cái)務(wù)方面的文件，如預(yù)算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、資金申請(qǐng)等。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、培訓(xùn)資料等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：文件編號(hào)由公司代碼、文件類別代碼、年份代碼、順序號(hào)組成。例如：DSXZ2023001，其中"DS"為公司代碼，"XZ"為行政文件類別代碼，"2023"為年份代碼，"001"為順序號(hào)。2.文件類別代碼：行政文件（XZ）、業(yè)務(wù)文件（YW）、技術(shù)文件（JS）、財(cái)務(wù)文件（CW）、其他文件（QT）。3.年份代碼：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字。4.順序號(hào)：按照文件發(fā)布的先后順序依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定。三、文件起草與審核（一）文件起草1.職責(zé)分工：文件起草由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，起草人應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和文字表達(dá)能力，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。2.起草要求：明確文件的主題、目的、適用范圍、主要內(nèi)容等。語言規(guī)范、簡潔、易懂，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。引用的法律法規(guī)、政策文件等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并注明出處。涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)充分征求相關(guān)部門的意見，確保文件的可行性和協(xié)調(diào)性。（二）文件審核1.審核流程：文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件符合公司政策和相關(guān)規(guī)定，與本部門工作實(shí)際相符。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重要文件，還應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。2.審核要點(diǎn)：文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司政策要求。文件的主題是否明確，目的是否清晰，適用范圍是否準(zhǔn)確。文件的邏輯結(jié)構(gòu)是否合理，條款是否完整、嚴(yán)謹(jǐn)。文件的語言表達(dá)是否規(guī)范、簡潔、易懂。文件涉及的相關(guān)部門意見是否充分征求并協(xié)調(diào)一致。四、文件批準(zhǔn)與發(fā)布（一）文件批準(zhǔn)1.審批權(quán)限：行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等一般由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要文件由公司總經(jīng)理審批。技術(shù)文件根據(jù)其涉及的技術(shù)領(lǐng)域和重要程度，由相關(guān)技術(shù)負(fù)責(zé)人或公司分管技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批要求：審批人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，簽署明確的審批意見。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)退回起草部門修改后重新提交審批。（二）文件發(fā)布1.發(fā)布渠道：文件批準(zhǔn)后，由文件管理部門負(fù)責(zé)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等渠道進(jìn)行發(fā)布。對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行發(fā)布和傳遞。2.發(fā)布范圍：根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，確定文件的發(fā)布范圍，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取文件信息。發(fā)布范圍應(yīng)明確、具體，避免遺漏或誤發(fā)。五、文件歸檔與保管（一）文件歸檔1.歸檔范圍：公司各部門應(yīng)將本部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件及時(shí)歸檔，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。歸檔文件應(yīng)符合文件分類與編號(hào)的要求。2.歸檔時(shí)間：日常工作中形成的文件，應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。項(xiàng)目文件應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。重要會(huì)議文件應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.歸檔要求：歸檔文件應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可利用性。歸檔文件應(yīng)進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，注明文件編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。（二）文件保管1.保管方式：文件采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或其他存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.保管期限：根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定文件的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的文件：如公司章程、公司營業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長期保管的文件：如公司規(guī)章制度、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件等，保管期限一般為[X]年。短期保管的文件：如一般性的通知、會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)等，保管期限一般為[X]年。3.保管要求：檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。嚴(yán)格限制檔案查閱人員的范圍，查閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案。六、文件利用與借閱（一）文件利用1.利用范圍：公司員工因工作需要，可以查閱、使用公司已歸檔的文件。利用文件應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。2.利用方式：員工可以通過檔案管理部門提供的查閱場所進(jìn)行現(xiàn)場查閱，也可以申請(qǐng)復(fù)印、掃描等方式獲取文件副本。對(duì)于電子文件，檔案管理部門應(yīng)提供相應(yīng)的檢索和下載服務(wù)。（二）文件借閱1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱審批：檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于重要文件或涉及機(jī)密的文件，應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱期限：文件借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱要求：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還文件時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)文件損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、文件變更與廢止（一）文件變更1.變更原因：文件在實(shí)施過程中，如發(fā)現(xiàn)存在內(nèi)容不完整、條款不合理、與實(shí)際情況不符等問題，或因法律法規(guī)、政策文件等發(fā)生變化，需要對(duì)文件進(jìn)行變更。2.變更程序：文件變更申請(qǐng)由相關(guān)部門或人員提出，填寫《文件變更申請(qǐng)表》，說明變更的原因、內(nèi)容、依據(jù)等信息。變更申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重要文件的變更，還應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。文件管理部門根據(jù)審批意見，對(duì)文件進(jìn)行修改、審核、批準(zhǔn)，并按照文件發(fā)布的程序進(jìn)行發(fā)布。3.變更標(biāo)識(shí)：文件變更后，應(yīng)在文件首頁注明"修訂版"字樣，并標(biāo)明修訂日期和修訂版本號(hào)。（二）文件廢止1.廢止原因：文件因適用期屆滿、內(nèi)容已不適用、被新文件替代等原因，需要予以廢止。2.廢止程序：文件廢止申請(qǐng)由相關(guān)部門或人員提出，填寫《文件廢止申請(qǐng)表》，說明廢止的原因、文件名稱、編號(hào)等信息。廢止申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。文件管理部門根據(jù)審批意見，將廢止的文件從公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、紙質(zhì)檔案等載體上予以刪除或銷毀，并在檔案目錄中注明廢止情況。八、文件保密管理（一）保密制度1.公司建立文件保密制度，明確文件保密的范圍、措施和責(zé)任。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.保密文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、歸檔、保管、利用、借閱等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，確保文件不被泄露。（二）保密措施1.對(duì)保密文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明"機(jī)密"、"秘密"等字樣，并明確保密期限。2.保密文件應(yīng)存放在專門的保密柜中，實(shí)行專人專管。3.涉及保密文件的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份。4.嚴(yán)格限制保密文件的查閱、復(fù)印、掃描等權(quán)限，查閱保密文件應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在指定的場所進(jìn)行。5.對(duì)因工作需要接觸保密文件的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)文件泄密情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行制止，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.對(duì)泄密事件進(jìn)行調(diào)查，查明泄密原因、責(zé)任人等情況。3.根據(jù)泄密事件的嚴(yán)重程度，對(duì)責(zé)任人給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等，并要求責(zé)任人采取措施消除泄密影響。4.對(duì)因泄密給公司造成損失的，公司有權(quán)依法追究責(zé)任人的法律責(zé)任。九、文件信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司建立文件信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、歸檔、保管、利用、檢索等功能，提高文件管理的效率和水平。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的文件訪問和操作權(quán)限。（二）電子文件管理1.電子文件的形成、處理應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)電子文件存儲(chǔ)設(shè)備的管理，確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全可靠。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)清理過期或無用的電子文件。（三）信