電子文件歸檔與管理規(guī)范指引

電子文件歸檔與管理規(guī)范指引TOC\o"1-2"\h\u7511第一章概述 262071.1電子文件歸檔的意義 3281421.2電子文件管理的目標 387331.3電子文件歸檔與管理的原則 33218第二章電子文件的與控制 410512.1電子文件的 4217462.1.1電子文件的原則 4264972.1.2電子文件的過程 4241382.2電子文件的控制 4300812.2.1電子文件的控制原則 4267132.2.2電子文件的控制措施 59418第三章電子文件的收集與整理 5136273.1電子文件的收集 5257403.1.1收集原則 5242843.1.2收集范圍 562953.1.3收集方式 6279243.2電子文件的整理 6142103.2.1整理原則 6229693.2.2整理流程 689573.2.3整理方法 723080第四章電子文件的歸檔 7214314.1電子文件歸檔的流程 7169054.1.1提交歸檔申請 7321344.1.2審核歸檔申請 7126464.1.3電子文件整理 7137424.1.4歸檔操作 741734.1.5歸檔后的管理 8134334.2電子文件歸檔的方法 8114034.2.1電子文件的分類 8216344.2.2電子文件的命名 8128744.2.3電子文件的存儲 8177564.2.4電子文件的備份 816022第五章電子文件的保管 9216365.1電子文件的存儲 97915.1.1存儲介質選擇 917205.1.2存儲路徑規(guī)劃 9277725.1.3存儲策略 9197505.2電子文件的安全 924205.2.1權限管理 9156445.2.2安全防護措施 977105.2.3定期檢查與維護 99752第六章電子文件的檢索與利用 10287656.1電子文件的檢索 103566.1.1檢索原則 10316086.1.2檢索系統(tǒng) 10204006.1.3檢索策略 10281276.2電子文件的利用 10236116.2.1利用原則 10107796.2.2利用方式 11231836.2.3利用流程 113115第七章電子文件的鑒定與銷毀 11150717.1電子文件的鑒定 11324777.1.1鑒定目的 11129307.1.2鑒定內容 1122817.1.3鑒定程序 1284857.2電子文件的銷毀 12306717.2.1銷毀原則 121667.2.2銷毀范圍 12160787.2.3銷毀程序 12155487.2.4銷毀方式 134719第八章電子文件管理的組織與職責 13309288.1電子文件管理的組織結構 13198258.1.1組織架構的建立 13157978.1.2組織架構的層級 13210238.2電子文件管理的職責分配 1356758.2.1決策層的職責 13295308.2.2管理層的職責 1462118.2.3執(zhí)行層的職責 142774第九章電子文件管理的制度與規(guī)范 1428519.1電子文件管理的制度 14200609.1.1制定目的與原則 1450569.1.2電子文件管理組織架構 14174309.1.3電子文件管理職責 15267549.2電子文件管理的規(guī)范 15302469.2.1電子文件的與歸檔 15191859.2.2電子文件的傳輸與利用 15184629.2.3電子文件的銷毀 1616345第十章電子文件管理的未來發(fā)展 16949210.1電子文件管理的技術發(fā)展 1639510.2電子文件管理的趨勢與挑戰(zhàn) 16第一章概述1.1電子文件歸檔的意義信息技術的飛速發(fā)展，電子文件已經(jīng)成為現(xiàn)代辦公不可或缺的組成部分。電子文件歸檔作為一種新興的檔案管理方式，具有極高的現(xiàn)實意義。其主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）保障信息資源的安全。電子文件歸檔有助于保證信息資源的完整性和安全性，防止信息泄露、丟失或被篡改。（2）提高檔案利用效率。電子文件歸檔便于檢索、查詢和共享，有助于提高檔案利用效率，為企事業(yè)單位、部門等提供便捷的服務。（3）節(jié)省存儲空間。與傳統(tǒng)紙質檔案相比，電子文件歸檔可以節(jié)省大量的存儲空間，降低檔案保管成本。（4）促進信息化建設。電子文件歸檔是信息化建設的重要組成部分，有助于推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展。1.2電子文件管理的目標電子文件管理的目標主要包括以下幾個方面：（1）保證電子文件的完整性。電子文件管理應保證電子文件的完整性，包括文件的原始性、真實性和可靠性。（2）提高電子文件的可用性。電子文件管理應提高電子文件的可用性，使其在需要時能夠迅速、準確地提供所需信息。（3）保障電子文件的安全性。電子文件管理應采取有效措施，保障電子文件的安全，防止信息泄露、丟失或被篡改。（4）實現(xiàn)電子文件的有效共享。電子文件管理應實現(xiàn)電子文件的有效共享，促進企事業(yè)單位、部門等之間的信息交流。1.3電子文件歸檔與管理的原則電子文件歸檔與管理應遵循以下原則：（1）合法性原則。電子文件歸檔與管理應遵守國家有關法律法規(guī)，保證電子文件的合法性。（2）真實性原則。電子文件歸檔與管理應保證電子文件的真實性，不得篡改、偽造或刪除原始電子文件。（3）完整性原則。電子文件歸檔與管理應保證電子文件的完整性，包括文件的原始性、真實性和可靠性。（4）安全性原則。電子文件歸檔與管理應采取有效措施，保障電子文件的安全，防止信息泄露、丟失或被篡改。（5）有效性原則。電子文件歸檔與管理應實現(xiàn)電子文件的有效共享，提高檔案利用效率。（6）可持續(xù)發(fā)展原則。電子文件歸檔與管理應注重可持續(xù)發(fā)展，適應信息技術的發(fā)展，不斷完善和優(yōu)化管理策略。第二章電子文件的與控制2.1電子文件的2.1.1電子文件的原則電子文件的應遵循以下原則：（1）合法性原則：電子文件的過程中，應保證內容合法、真實、完整、有效。（2）標準化原則：電子文件的應符合國家相關標準，保證文件的通用性和互換性。（3）安全性原則：在電子文件的過程中，應采取必要的安全措施，保障信息安全。（4）便捷性原則：電子文件的應充分考慮用戶需求，提高文件使用和管理的便捷性。2.1.2電子文件的過程（1）文件規(guī)劃：在電子文件前，應對文件進行規(guī)劃，明確文件類型、用途、格式等。（2）文件創(chuàng)建：根據(jù)規(guī)劃，利用計算機軟件創(chuàng)建電子文件，保證文件內容真實、準確。（3）文件存儲：將的電子文件存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份。（4）文件命名：為便于管理和檢索，應對電子文件進行規(guī)范命名。（5）文件歸檔：在文件后，按照歸檔要求，將電子文件歸入相應檔案。2.2電子文件的控制2.2.1電子文件的控制原則電子文件的控制應遵循以下原則：（1）全面性原則：對電子文件進行全面控制，保證文件的完整性、真實性和有效性。（2）動態(tài)性原則：根據(jù)電子文件的、使用和變化情況，及時調整控制策略。（3）針對性原則：針對不同類型的電子文件，采取有針對性的控制措施。（4）合規(guī)性原則：電子文件的控制應遵守國家相關法律法規(guī)和標準。2.2.2電子文件的控制措施（1）權限管理：對電子文件的訪問、修改、刪除等操作進行權限管理，保證文件安全。（2）版本控制：對電子文件的版本進行管理，避免文件混亂和錯誤。（3）加密保護：對涉及敏感信息的電子文件進行加密保護，防止信息泄露。（4）備份與恢復：定期對電子文件進行備份，保證文件在意外情況下可以恢復。（5）審計追蹤：對電子文件的操作進行審計追蹤，便于查找問題和追究責任。（6）定期檢查：定期對電子文件進行檢查，保證文件的真實性、完整性和有效性。（7）培訓和宣傳：加強電子文件管理培訓，提高員工對電子文件控制的意識和能力。第三章電子文件的收集與整理3.1電子文件的收集3.1.1收集原則電子文件的收集應遵循全面、及時、準確、規(guī)范的原則。全面收集涉及單位業(yè)務活動、決策過程、重要事務處理等方面的電子文件，保證文件內容的完整性。及時收集電子文件，防止文件丟失或損壞。準確識別電子文件的種類和屬性，保證文件的準確性。按照相關規(guī)范進行收集，保證文件的合法性。3.1.2收集范圍電子文件的收集范圍包括：（1）單位內部的電子文件；（2）單位外部接收的電子文件；（3）單位內部流轉的電子文件；（4）與單位業(yè)務活動相關的其他電子文件。3.1.3收集方式電子文件的收集方式主要有以下幾種：（1）系統(tǒng)自動收集：通過郵件、辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務管理系統(tǒng)等，自動抓取的電子文件；（2）人工收集：對未自動收集的電子文件，通過人工方式收集；（3）外部交換：與外部單位進行電子文件交換時，及時收集相關文件；（4）歸檔前檢查：在電子文件歸檔前，對文件進行一次全面檢查，保證收集完整。3.2電子文件的整理3.2.1整理原則電子文件的整理應遵循以下原則：（1）分類整理：按照電子文件的種類、性質、內容等進行分類整理；（2）保持原貌：整理過程中，應保持電子文件的原貌，不得隨意更改文件內容；（3）便于檢索：整理后的電子文件應便于檢索，便于查找和利用；（4）遵循規(guī)范：按照相關規(guī)范進行整理，保證文件的合法性。3.2.2整理流程電子文件的整理流程包括以下步驟：（1）篩選：對收集到的電子文件進行篩選，去除重復、無關、不完整的文件；（2）分類：根據(jù)電子文件的性質、內容、時間等，進行分類；（3）排序：對分類后的電子文件進行排序，便于檢索和查找；（4）命名：為電子文件設置規(guī)范的命名規(guī)則，便于識別和管理；（5）歸檔：將整理好的電子文件歸檔至指定的存儲介質，并做好備份；（6）維護：對歸檔后的電子文件進行定期維護，保證文件的安全性和可用性。3.2.3整理方法電子文件的整理方法主要有以下幾種：（1）建立電子文件庫：通過建立電子文件庫，對電子文件進行集中管理；（2）采用電子文件管理系統(tǒng)：利用電子文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件的自動化整理和管理；（3）制定電子文件整理規(guī)范：結合單位實際情況，制定電子文件整理規(guī)范，指導整理工作；（4）加強人員培訓：提高員工對電子文件整理的認識和技能，保證整理質量。第四章電子文件的歸檔4.1電子文件歸檔的流程4.1.1提交歸檔申請電子文件的歸檔流程首先由文件部門或個人向檔案管理部門提交歸檔申請。申請應包括電子文件的基本信息，如文件名稱、日期、責任者、文件類別等，以及歸檔的必要性、目的和期限。4.1.2審核歸檔申請檔案管理部門收到歸檔申請后，應對申請內容進行審核，包括電子文件的完整性、準確性、合規(guī)性等方面。審核通過后，方可進行歸檔操作。4.1.3電子文件整理在歸檔前，文件部門或個人應對電子文件進行整理，包括：（1）按照歸檔要求對電子文件進行分類、編號；（2）對電子文件進行命名，保證名稱清晰、規(guī)范；（3）對電子文件進行壓縮、加密處理，保證信息安全；（4）編制電子文件歸檔清單，詳細記錄歸檔文件的名稱、編號、日期等信息。4.1.4歸檔操作檔案管理部門根據(jù)審核通過的歸檔申請，對整理好的電子文件進行歸檔操作。具體步驟如下：（1）將電子文件存儲至指定的存儲介質；（2）為電子文件設置適當?shù)脑L問權限，保證信息安全；（3）對歸檔的電子文件進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失；（4）記錄歸檔操作的時間、地點、操作人等信息，以便日后查詢。4.1.5歸檔后的管理電子文件歸檔后，檔案管理部門應定期對歸檔文件進行維護，包括：（1）對存儲介質進行檢查，保證電子文件安全；（2）對歸檔文件進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失；（3）對歸檔文件進行定期審查，保證歸檔文件的質量。4.2電子文件歸檔的方法4.2.1電子文件的分類電子文件的分類應根據(jù)文件的內容、性質、用途等因素進行，具體分類方法如下：（1）按文件類型分類，如文本文件、圖像文件、音頻文件等；（2）按文件來源分類，如內部文件、外部文件等；（3）按文件用途分類，如辦公文件、業(yè)務文件等。4.2.2電子文件的命名電子文件的命名應遵循以下原則：（1）簡潔明了，易于識別；（2）符合文件類別和特點；（3）包含必要的文件信息，如文件名稱、日期等。4.2.3電子文件的存儲電子文件的存儲應根據(jù)以下要求進行：（1）選擇合適的存儲介質，如硬盤、光盤、網(wǎng)絡存儲等；（2）保證存儲介質的質量，避免數(shù)據(jù)丟失；（3）對存儲介質進行加密處理，保證信息安全。4.2.4電子文件的備份電子文件的備份應根據(jù)以下要求進行：（1）定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失；（2）選擇合適的備份方式，如本地備份、網(wǎng)絡備份等；（3）保證備份文件的安全，避免泄露敏感信息。第五章電子文件的保管5.1電子文件的存儲5.1.1存儲介質選擇電子文件的存儲介質應選用具有較高可靠性、穩(wěn)定性的產(chǎn)品，如硬盤、光盤、固態(tài)硬盤等。在選擇存儲介質時，應充分考慮其容量、讀寫速度、使用壽命等因素。5.1.2存儲路徑規(guī)劃電子文件的存儲路徑應遵循統(tǒng)一的命名規(guī)則，便于管理和檢索。存儲路徑應按照文件類型、年份、項目等進行分類，保證文件存放有序。5.1.3存儲策略為保證電子文件的安全性，應采取以下存儲策略：（1）備份：定期對電子文件進行備份，避免因硬件故障、人為操作失誤等原因導致數(shù)據(jù)丟失。（2）分布式存儲：將電子文件分布在不同的存儲設備上，提高數(shù)據(jù)的可靠性和訪問速度。（3）加密存儲：對敏感信息進行加密存儲，防止未經(jīng)授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。5.2電子文件的安全5.2.1權限管理對電子文件進行權限管理，保證授權人員能夠訪問和操作相關文件。權限管理應包括訪問權限、修改權限、刪除權限等。5.2.2安全防護措施采取以下安全防護措施，保證電子文件的安全：（1）防火墻：在存儲設備上部署防火墻，防止惡意攻擊和非法訪問。（2）病毒防護：定期對存儲設備進行病毒查殺，防止病毒感染和傳播。（3）數(shù)據(jù)加密：對敏感信息進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。（4）日志記錄：記錄電子文件的訪問、操作日志，便于追蹤和審計。5.2.3定期檢查與維護定期對電子文件進行檢查和維護，保證文件完整性、可用性和安全性。檢查內容包括：（1）文件損壞情況：檢查電子文件是否出現(xiàn)損壞，及時修復或恢復。（2）存儲空間：檢查存儲設備的空間使用情況，合理分配存儲資源。（3）安全風險：評估電子文件的安全風險，采取相應措施降低風險。第六章電子文件的檢索與利用6.1電子文件的檢索6.1.1檢索原則電子文件的檢索應遵循準確性、快捷性、全面性和安全性的原則，保證檢索結果能夠準確、高效地滿足用戶需求。6.1.2檢索系統(tǒng)電子文件檢索系統(tǒng)應具備以下功能：（1）支持多條件組合檢索，包括文件名稱、文件號、創(chuàng)建時間、文件類型等；（2）具備全文檢索功能，能夠實現(xiàn)關鍵詞的快速定位；（3）支持模糊查詢，提高檢索靈活性；（4）具備檢索結果排序、分類、篩選等功能，便于用戶快速找到所需文件；（5）支持檢索歷史記錄的保存與查詢，方便用戶回顧檢索過程。6.1.3檢索策略電子文件檢索策略主要包括以下幾種：（1）關鍵詞檢索：根據(jù)文件內容、標題、摘要等字段的關鍵詞進行檢索；（2）分類檢索：按照文件類型、創(chuàng)建部門等分類進行檢索；（3）時間檢索：按照文件創(chuàng)建時間、修改時間等時間節(jié)點進行檢索；（4）組合檢索：將以上檢索方式相結合，實現(xiàn)更精確的檢索結果。6.2電子文件的利用6.2.1利用原則電子文件的利用應遵循以下原則：（1）合法合規(guī)：保證電子文件的使用符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定及單位內部管理規(guī)定；（2）安全保密：對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的電子文件，采取相應的安全保護措施；（3）合理使用：根據(jù)用戶需求，合理提供電子文件，避免過度利用或閑置；（4）及時更新：及時更新電子文件信息，保證電子文件的準確性和時效性。6.2.2利用方式電子文件的利用方式主要包括以下幾種：（1）在線瀏覽：用戶可以通過檢索系統(tǒng)在線瀏覽電子文件，了解文件內容；（2）打?。河脩艨梢愿鶕?jù)需求，電子文件并打?。唬?）權限控制：根據(jù)用戶角色和權限，限制或允許用戶對電子文件進行編輯、刪除等操作；（4）傳輸分享：用戶可以將電子文件通過郵件、即時通訊工具等方式進行傳輸和分享；（5）數(shù)據(jù)分析：對電子文件進行統(tǒng)計分析，為決策提供數(shù)據(jù)支持。6.2.3利用流程電子文件的利用流程主要包括以下環(huán)節(jié)：（1）檢索：用戶根據(jù)需求，通過檢索系統(tǒng)查找電子文件；（2）審核：對涉及敏感信息的電子文件，進行審核批準；（3）利用：用戶根據(jù)權限，對電子文件進行在線瀏覽、打印等操作；（4）反饋：用戶對電子文件的利用情況進行反饋，以便改進服務質量。通過以上流程，保證電子文件的有效利用，提高工作效率。第七章電子文件的鑒定與銷毀7.1電子文件的鑒定7.1.1鑒定目的電子文件的鑒定是為了保證電子文件的完整性、真實性和有效性，以滿足電子文件歸檔與管理的需求。鑒定工作旨在對電子文件的屬性、價值和保管期限進行評估，為電子文件的歸檔、保管和利用提供依據(jù)。7.1.2鑒定內容（1）電子文件的來源：確認電子文件的產(chǎn)生部門、作者及形成時間；（2）電子文件的完整性：檢查電子文件是否完整、連續(xù)，包括文件內容、結構、格式和元數(shù)據(jù)等；（3）電子文件的真實性：確認電子文件內容是否真實、可靠，無篡改、偽造等痕跡；（4）電子文件的有效性：評估電子文件的可用性、可讀性和可理解性；（5）電子文件的價值：分析電子文件的歷史價值、法律價值、經(jīng)濟價值等；（6）電子文件的保管期限：根據(jù)電子文件的價值和屬性，確定其保管期限。7.1.3鑒定程序（1）收集相關信息：對電子文件的形成、流轉、保管等過程進行全面調查；（2）分析評估：對收集到的信息進行綜合分析，評估電子文件的屬性、價值和保管期限；（3）形成鑒定報告：根據(jù)鑒定結果，編寫電子文件鑒定報告；（4）審批：將鑒定報告提交給相關部門或領導審批；（5）實施：根據(jù)審批結果，對電子文件進行歸檔、保管或銷毀。7.2電子文件的銷毀7.2.1銷毀原則電子文件的銷毀應遵循以下原則：（1）合法性：銷毀電子文件應符合國家法律法規(guī)和相關規(guī)定；（2）安全性：銷毀過程中應保證信息安全和保密；（3）規(guī)范性：銷毀操作應按照規(guī)定的程序和方式進行；（4）可追溯性：銷毀過程應留下完整的記錄，便于追溯和審計。7.2.2銷毀范圍電子文件的銷毀范圍包括：（1）已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的電子文件；（2）重復、冗余的電子文件；（3）因技術更新、設備淘汰等原因無法繼續(xù)使用的電子文件；（4）其他經(jīng)鑒定無保存價值的電子文件。7.2.3銷毀程序（1）審批：根據(jù)電子文件鑒定報告，提交銷毀申請，經(jīng)相關部門或領導審批；（2）制定銷毀計劃：明確銷毀時間、地點、方式等；（3）實施銷毀：按照銷毀計劃進行操作，保證信息安全和保密；（4）記錄銷毀過程：對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等；（5）審計與評估：對銷毀結果進行審計和評估，保證銷毀工作的合規(guī)性。7.2.4銷毀方式電子文件的銷毀方式包括：（1）物理銷毀：采用粉碎、焚燒等方式，徹底銷毀電子文件載體；（2）邏輯銷毀：通過刪除、覆蓋等方式，消除電子文件內容；（3）技術銷毀：采用技術手段，使電子文件無法恢復。第八章電子文件管理的組織與職責8.1電子文件管理的組織結構8.1.1組織架構的建立電子文件管理的組織結構應遵循企業(yè)或機構的整體管理架構，依據(jù)電子文件管理的規(guī)模、業(yè)務需求和技術特點，設立專門的管理部門或團隊。該部門或團隊應具備獨立運作的能力，并與其他相關部門協(xié)同配合，保證電子文件管理工作的順利進行。8.1.2組織架構的層級電子文件管理的組織架構可分為以下三個層級：（1）決策層：負責制定電子文件管理的戰(zhàn)略方針、政策及規(guī)劃，對電子文件管理工作的開展進行總體指導。（2）管理層：負責電子文件管理的具體實施，包括制定管理制度、操作規(guī)程、監(jiān)督執(zhí)行等。（3）執(zhí)行層：負責電子文件管理的日常工作，如文件收集、整理、歸檔、保管等。8.2電子文件管理的職責分配8.2.1決策層的職責（1）制定電子文件管理的戰(zhàn)略方針和政策；（2）審批電子文件管理的規(guī)劃和年度工作計劃；（3）協(xié)調解決電子文件管理過程中的重大問題；（4）監(jiān)督電子文件管理工作的實施情況。8.2.2管理層的職責（1）制定電子文件管理的具體制度、操作規(guī)程和標準；（2）組織電子文件管理的培訓，提高工作人員的業(yè)務素質；（3）指導、監(jiān)督執(zhí)行層開展電子文件管理工作；（4）對電子文件管理的實施情況進行評估，及時調整和優(yōu)化管理措施。8.2.3執(zhí)行層的職責（1）負責電子文件的收集、整理、歸檔、保管等工作；（2）按照管理制度和操作規(guī)程，保證電子文件的安全、完整、可讀；（3）定期對電子文件進行審查，保證文件內容的真實、準確、合規(guī)；（4）參與電子文件管理的培訓，提高個人業(yè)務水平。通過以上組織結構與職責分配，電子文件管理工作得以有效開展，為我國電子文件管理事業(yè)提供有力保障。第九章電子文件管理的制度與規(guī)范9.1電子文件管理的制度9.1.1制定目的與原則電子文件管理的制度旨在規(guī)范電子文件的、存儲、傳輸、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，保證電子文件的真實性、完整性、安全性和有效性。制定電子文件管理制度應遵循以下原則：（1）合法性原則：電子文件管理制度應符合國家有關法律法規(guī)的要求。（2）科學性原則：電子文件管理制度應遵循電子文件管理的一般規(guī)律，保證制度的科學性和合理性。（3）實用性原則：電子文件管理制度應具有較強的實用性，便于操作和執(zhí)行。（4）動態(tài)調整原則：電子文件管理制度應技術發(fā)展和業(yè)務需求的變化進行動態(tài)調整。9.1.2電子文件管理組織架構電子文件管理的組織架構應包括以下幾個層面：（1）決策層：負責制定電子文件管理的政策、規(guī)劃和重大事項。（2）管理層：負責電子文件管理的實施和監(jiān)督，保證制度的有效執(zhí)行。（3）執(zhí)行層：負責具體電子文件管理工作的實施。9.1.3電子文件管理職責各相關部門和人員在電子文件管理中的職責如下：（1）信息部門：負責電子文件管理系統(tǒng)的建設和維護，保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。（2）業(yè)務部門：負責本部門電子文件的、歸檔、利用和銷毀等工作。（3）檔案部門：負責對電子文件的歸檔、保管、利用和銷毀進行監(jiān)督和指導。（4）審計部門：負責對電子文件管理的合規(guī)性進行審計。9.2電子文件管理的規(guī)范9.2.1電子文件的與歸檔（1）電子文件的應遵循以下規(guī)范：①文件格式：采用國家推薦的文件格式，保證電子文件的長期可讀性。②文件命名：遵循一定的命名規(guī)則，便于識別和檢索。③文件存儲：選擇合適的存儲介質，保證電子文件的安全存儲。（2）電子文件的歸檔應遵循以下規(guī)范：①歸檔范圍：根據(jù)業(yè)務需求和法律法規(guī)，明確電子文件的歸檔范圍。②歸檔程序：按照歸檔流程，進行電子文件的歸檔操作。③歸檔保管：保證電子文件歸檔后的安全保管，防止丟失、損壞和泄露。9.2.2電子文件的傳輸與利用（1）電子文件的傳輸應遵循以下規(guī)范：①傳輸方式