《全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試一級(jí)教程》課件-6-3

6.3演示文稿的顯示視圖PowerPoint可以提供多種顯示演示文稿的方式，從而從不同角度有效管理演示文稿，這些顯示演示文稿的不同方式稱(chēng)為視圖。PowerPoint中有4種演示文稿視圖：“普通”視圖、“幻燈片瀏覽”視圖、“閱讀”視圖和“備注頁(yè)”視圖。采用不同的視圖會(huì)為某些操作帶來(lái)方便，例如，在“幻燈片瀏覽”視圖下移動(dòng)多張幻燈片非常方便，而“普通”視圖更適合編輯幻燈片內(nèi)容。切換視圖的方法有兩種：

（1）在“視圖”選項(xiàng)卡上的“演示文稿視圖”組中選擇所需的視圖。

（2）在窗口底部的狀態(tài)欄中，自定義顯示“視圖快捷方式”，然后快速選擇所需的視圖。如圖6-7所示。單擊所需的視圖按鈕就可以切換到相應(yīng)的視圖。

6.3.1視圖

1．“普通”視圖

“普通”視圖是主要的編輯視圖，也是創(chuàng)建演示文稿的默認(rèn)視圖。在“普通”視圖下，可以同時(shí)顯示演示文稿的幻燈片、幻燈片縮圖（或大綱）和備注內(nèi)容，如圖6-8所示，左側(cè)為幻燈片縮圖（或大綱），右側(cè)上面是幻燈片，右側(cè)下面是備注部分。其中，左側(cè)可以顯示幻燈片縮圖，也可以顯示大綱，這取決于該部分上面的“幻燈片”和“大綱”選項(xiàng)卡。圖6-8所示的是選擇“幻燈片”選項(xiàng)卡后顯示幻燈片縮圖的情形。

一般地，“普通”視圖幻燈片部分面積較大，但顯示的三部分大小是可以調(diào)節(jié)的，方法是拖動(dòng)兩部分之間的分界線即可。若將窗口調(diào)節(jié)成只顯示幻燈片部分，幻燈片上的細(xì)節(jié)一覽無(wú)余，最適合編輯幻燈片，如插入對(duì)象、修改文本等。2．“幻燈片瀏覽”視圖

在“幻燈片瀏覽”視圖中，以幻燈片縮略圖方式顯示。通過(guò)此視圖，您在創(chuàng)建演示文稿以及準(zhǔn)備打印演示文稿時(shí)，將可以輕松地對(duì)演示文稿的順序進(jìn)行排列和組織。如圖6-9所示。3．“備注頁(yè)”視圖

選“視圖/備注頁(yè)”命令，進(jìn)入“備注頁(yè)”視圖。在此視圖下顯示一張幻燈片及其備注頁(yè)。用戶(hù)可以輸入或編輯備注頁(yè)的內(nèi)容。如圖6-10所示。4．“閱讀”視圖

如果您希望在一個(gè)設(shè)有簡(jiǎn)單控件以方便審閱的窗口中查看演示文稿，而不想使用全屏的幻燈片放映視圖，則也可以在自己的計(jì)算機(jī)上使用閱讀視圖。如果要更改演示文稿，可隨時(shí)從閱讀視圖切換至某個(gè)其他視圖。5．“幻燈片放映”視圖

幻燈片創(chuàng)建者通常會(huì)采用各種動(dòng)畫(huà)方案、放映方式和幻燈片切換方式，以提高放映效果。在“幻燈片放映”視圖下不能對(duì)幻燈片進(jìn)行編輯，如果不滿(mǎn)意幻燈片效果，必須切換到“普通”等其他視圖下進(jìn)行編輯修改。

只有切換到“幻燈片放映”視圖，才能全屏放映演示文稿。在“幻燈片放映”選項(xiàng)卡中單擊“開(kāi)始放映幻燈片”組中的“從頭開(kāi)始”按鈕，就可以從演示文稿的第一張幻燈片開(kāi)始放映，也可以選擇“從當(dāng)前幻燈片開(kāi)始”命令。另外，單擊窗口底部的“幻燈片放映”視圖按鈕，也可以從當(dāng)前幻燈片開(kāi)始放映。

6.3.2“普通”視圖下的操作

在“普通”視圖下，主要區(qū)域用于顯示單張幻燈片，因此適合對(duì)幻燈片上的對(duì)象（文本、圖片、聲音等）進(jìn)行編輯。主要操作有選擇、移動(dòng)、復(fù)制、插入、刪除、縮放（對(duì)圖片對(duì)象）以及設(shè)置文本格式和對(duì)齊方式等。1．選擇操作

要對(duì)某個(gè)對(duì)象進(jìn)行操作，首先要選中它。方法是將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到對(duì)象上，當(dāng)指針呈十字箭頭時(shí)，單擊該對(duì)象即可。選中后，該對(duì)象周?chē)霈F(xiàn)控點(diǎn)（小圓圈）。若要選擇文本對(duì)象中的某些文字，單擊文本對(duì)象，其周?chē)霈F(xiàn)控點(diǎn)后再在目標(biāo)文字上拖動(dòng)，使之反白顯示。2．移動(dòng)和復(fù)制操作

首先選擇要移動(dòng)（復(fù)制）的對(duì)象，然后鼠標(biāo)指針移到該對(duì)象上并（按住Ctrl鍵）把它拖到目標(biāo)位置，就可以實(shí)現(xiàn)移動(dòng)（復(fù)制）操作。當(dāng)然，也可以采用剪切（復(fù)制）和粘貼的方法實(shí)現(xiàn)。3．刪除操作

選擇要?jiǎng)h除的對(duì)象，然后按刪除鍵。也可以采用剪切方法，即選擇要?jiǎng)h除的對(duì)象后單擊“剪切”工具按鈕。4．改變對(duì)象的大小

當(dāng)對(duì)象（如圖片）的大小不合適時(shí)，可以先選擇該對(duì)象，當(dāng)其周?chē)霈F(xiàn)控點(diǎn)（小圓圈）時(shí)，將鼠標(biāo)指針移到邊框的控點(diǎn)上并拖動(dòng)，拖動(dòng)左右（上下）邊框的控點(diǎn)可以在水平（垂直）方向縮放。若拖動(dòng)四角之一的控點(diǎn)，會(huì)在水平和垂直兩個(gè)方向同時(shí)進(jìn)行縮放。5．編輯文本對(duì)象

選擇一種版式后，該幻燈片上出現(xiàn)占位符。用戶(hù)單擊文本占位符并輸入文本信息即可。

若要在已有幻燈片上另外增加文本對(duì)象，可以使用“插入”選項(xiàng)卡中，文本組中的“文本框”按鈕（有橫排和豎排兩種），如圖6-11所示。單擊“插入”選項(xiàng)卡，選擇文本組中的“文本框”按鈕，鼠標(biāo)指針呈十字形，指針移到目標(biāo)位置，按左鍵向右下方拖動(dòng)出合適大小的文本框，然后在其中輸入文本信息。這個(gè)文本框可以進(jìn)行移動(dòng)、復(fù)制和刪除操作。

若要對(duì)已經(jīng)存在的文本框中的文字信息進(jìn)行編輯，先選中該文本框，然后單擊插入位置并輸入文本，即可插入信息；若要?jiǎng)h除信息，則先選擇要?jiǎng)h除的文本，然后按刪除鍵。6．調(diào)整文本格式

（1）字體、字號(hào)、字形和字體顏色

字體、字號(hào)、字形和字體顏色可以通過(guò)“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中的“字體”組中的功能按鈕來(lái)設(shè)置。選擇文本后，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，在出現(xiàn)的“字體”組中分別設(shè)置，如圖6-12所示。（2）文本對(duì)齊

要改變文本的段落格式，文本有多種對(duì)齊方式，如左對(duì)齊、右對(duì)齊、居中和分散對(duì)齊等。若要改變文本的對(duì)齊方式，可以先選擇文本，然后單擊“開(kāi)始”，在“段落”組中選擇所需的文本排版方式。如圖6-13所示。

6.3.3“幻燈片瀏覽”視圖下的操作

因?yàn)椤盎脽羝瑸g覽”視圖可以同時(shí)顯示多張幻燈片的縮圖，因此便于進(jìn)行重排幻燈片的順序，移動(dòng)、復(fù)制、插入和刪除多張幻燈片等操作。1．選擇幻燈片

若要編輯某張幻燈片，必須使其成為當(dāng)前幻燈片。在“普通”視圖下，可以逐頁(yè)查看，但效率太低。在左側(cè)的大綱窗格中可以顯示多張幻燈片縮圖，按PgUp或PgDn鍵或拖動(dòng)滾動(dòng)條方式可以較快地找到該幻燈片。

在“幻燈片瀏覽”視圖下，窗口中以縮略圖方式顯示全部幻燈片，而且縮略圖的大小可以調(diào)節(jié)。因此，可以同時(shí)看到比大綱窗格更多的幻燈片縮略圖，如果幻燈片不多，甚至可以顯示全部幻燈片縮圖，一目了然，盡收眼底。因此可以快速找到目標(biāo)幻燈片。選擇幻燈片的方法如下：

（1）單擊“視圖”選項(xiàng)卡，選擇“幻燈片瀏覽視圖”按鈕，進(jìn)入“幻燈片瀏覽”視圖。如圖6-14（a）所示。

（2）利用滾動(dòng)條或PgUp或PgDn鍵滾動(dòng)屏幕，尋找目標(biāo)幻燈片縮圖。單擊目標(biāo)幻燈片縮略圖，該幻燈片的四周顯示邊框，表示選中該幻燈片，如圖6-14（a）所示，3號(hào)幻燈片被選中。

若想選擇連續(xù)多張幻燈片，可以先單擊其中第一張幻燈片縮圖，然后按住Shift鍵單擊其中的最后一張幻燈片縮圖，則這些連續(xù)的多張幻燈片均出現(xiàn)黑框，表示它們均被選中。若想選擇不連續(xù)的多張幻燈片，可以按住Ctrl鍵并逐個(gè)單擊要選擇的幻燈片縮圖。2．縮放幻燈片縮略圖

在“幻燈片瀏覽”視圖下，可以通過(guò)底部狀態(tài)欄中的“顯示比例”和“縮放滑塊”來(lái)確定幻燈片縮略圖的大小。

如圖6-14（b）所示。在“顯示比例”對(duì)話框中選擇合適的顯示比例（如33%或50%等）。也可以自己定義顯示比例。方法是在“百分比”欄中直接輸入比例或單擊上下箭頭選取合適的比例。3．重排幻燈片的順序

演示文稿中的幻燈片有時(shí)要調(diào)整位置，按新的順序排列。因此需要向前或向后移動(dòng)幻燈片。其方法如下：

方法1：在“幻燈片瀏覽”視圖下選擇需要移動(dòng)位置的幻燈片縮圖（一張或多張幻燈片縮圖）。按鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)幻燈片縮圖到目標(biāo)位置，當(dāng)目標(biāo)位置出現(xiàn)一條豎線時(shí)，松開(kāi)左鍵。所選幻燈片縮圖移到該位置。移動(dòng)時(shí)出現(xiàn)的豎線表示當(dāng)前位置。

方法2：采用剪切/粘貼方式。選擇需要移動(dòng)位置的幻燈片縮圖，單擊“剪切”工具按鈕。單擊目標(biāo)位置，該位置出現(xiàn)豎線。單擊“粘貼”工具按鈕，則所選幻燈片移到10號(hào)幻燈片后面。4．插入幻燈片

在幻燈片“瀏覽”視圖下單擊目標(biāo)位置，該位置出現(xiàn)插入符。單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡“幻燈片”組中的“新建幻燈片”命令，在出現(xiàn)的列表中選擇“重用幻燈片”命令。右側(cè)出現(xiàn)“重用幻燈片”窗格。單擊“瀏覽”按鈕，并選擇“瀏覽文件”命令。在出現(xiàn)的“瀏覽”對(duì)話框中選擇要插入幻燈片所屬的演示文稿并單擊“打開(kāi)”按鈕。單擊某幻燈片，則該幻燈片插入到當(dāng)前演示文稿的插入位置。

另外，還可以采用復(fù)制／粘貼的方式插入其他演示文稿的幻燈片。5．刪除幻燈片

在創(chuàng)建演示文稿的過(guò)程中，用戶(hù)總是不斷地插入新幻燈片，有時(shí)也會(huì)刪除某些不需要的幻燈片。在“幻燈片瀏覽”視圖下，可以方便地刪除一張或多張幻燈片。刪除幻燈片的方法是：首先選擇要?jiǎng)h除的一張或多張幻燈片，然后按刪除鍵。

6.3.4大綱模式下的操作

選擇演示文稿窗口左側(cè)窗格的“大綱”選項(xiàng)卡，進(jìn)入大綱模式。將“大綱”窗格放大，此時(shí)可以顯示各幻燈片的標(biāo)題與正文信息，但不能顯示圖形，因此適合編輯演示文稿的文本內(nèi)容。

在大綱模式中，大綱由每張幻燈片的標(biāo)題和正文組成，標(biāo)題左側(cè)顯示幻燈片的編號(hào)和圖標(biāo)，正文在標(biāo)題的下面。如圖6-15所示，“大綱”窗格底部的數(shù)字2、圖標(biāo)和“新員工定位”表示2號(hào)幻燈片，其標(biāo)題是“新員工定位”。下面的“開(kāi)始了解您的新工作分配”是2號(hào)幻燈片的正文。

在制作演示文稿的開(kāi)始階段，利用大綱模式可以集中精力進(jìn)行演示文稿的文字組織。因?yàn)楣ぷ鲿r(shí)可以看見(jiàn)屏幕上所有的標(biāo)題和正文，便于在幻燈片中重新安排要點(diǎn)，將整張幻燈片從一處移動(dòng)到另一處，或者編輯標(biāo)題和正文等。

大綱模式下主要有文本的展開(kāi)與折疊、文本行或整張幻燈片的移動(dòng)、文本的升降級(jí)等操作。如圖6-15所示，在左側(cè)窗格中單擊鼠標(biāo)右鍵，出現(xiàn)的快捷菜單中有這些操作命令。1．文本的升級(jí)與降級(jí)

在編排演示文稿的文本時(shí)，有時(shí)需要將小標(biāo)題升為大標(biāo)題或?qū)⒋髽?biāo)題降為小標(biāo)題，甚至把正文升為小標(biāo)題或把小標(biāo)題降為正文。例如，圖6-15中的2號(hào)幻燈片的標(biāo)題是“新員工定位”，若要使其降級(jí)為正文，則選中該標(biāo)題，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇“降級(jí)”按鈕，則前面的2號(hào)幻燈片編號(hào)和圖標(biāo)消失了，該標(biāo)題成為正文。2．文本的展開(kāi)與折疊

幻燈片中包含標(biāo)題和正文，如果想在屏幕上瀏覽盡可能多的幻燈片標(biāo)題時(shí)，當(dāng)然不希望顯示幻燈片的正文，以免占用過(guò)多的屏幕顯示空間；如果想仔細(xì)查看某張幻燈片的正文細(xì)節(jié)，則只顯示該幻燈片的標(biāo)題和正文，其他幻燈片只顯示標(biāo)題就足矣。在大綱模式下，可以隨心所欲地顯示幻燈片的標(biāo)題與正文。只顯示標(biāo)題稱(chēng)為“折疊”，而“展開(kāi)”則表示標(biāo)題和正文均顯示。展開(kāi)或折疊幻燈片的兩種方法：

方法1：選擇要展開(kāi)或折疊的幻燈片（方法是單擊該幻燈片的圖標(biāo)或編號(hào)），然后單擊快捷菜單中的“展開(kāi)”或“折疊”工具按鈕。如圖6-15所示。