公司接待流程

接待步驟圖步驟圖說明實(shí)施部門相關(guān)表單文件用戶來訪需求用戶來訪需求了解用戶來訪情況和用戶需求提出接待單;依據(jù)接待申請(qǐng)要求,在用戶抵達(dá)前應(yīng)作好相關(guān)接待安排,接待立刻與來訪聯(lián)絡(luò)了解具體到訪人數(shù)、是否需用車等相關(guān)事宜;在接待單上提出需求,明確接待等級(jí);講解:a.一級(jí)接待需副總裁等級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講解展廳;b.二級(jí)接待需總監(jiān)等級(jí)或展廳講解員講解;c.三級(jí)接待及一般接待則由需求部門經(jīng)過展廳講解考評(píng)人員自行講解;接待需求:如需求有接待車輛、水果、鮮花、接待手冊(cè)這4項(xiàng)需求,需要部門需另詢行政部經(jīng)理同意,接待專員方可實(shí)施。需求部門（股份企業(yè)了解用戶需求后需以總裁辦接待專員溝通后方可安排《接待通知》）《接待通知》接待單自填項(xiàng)接待單自填項(xiàng)座位牌:需要部門在接待單上寫清,并按等級(jí)從上至下排序好姓名（如:吳光勝、趙術(shù)開、馮軍正…）;歡迎牌:則需將編輯好歡迎詞打在《接待通知》備注那一空白處上,需求部門行程計(jì)劃行程計(jì)劃需求部門依據(jù)用戶來訪時(shí)間制訂行程計(jì)劃、目及需要,填寫《接待通知》;需求部門接待人員確定來訪接待等級(jí)。通常情況下,來訪人員沒有離開前,接待人員不宜隨意更改;確定是否需要座談,需求部門自行訂好會(huì)議室（101及貴賓室需別尋行政部訂）。需求部門/總裁辦《接待通知》總裁辦審核總裁辦審核結(jié)適用戶來訪等級(jí)、目及項(xiàng)目情況等原因?qū)徍擞脩艚哟侠硇?依據(jù)需求部門具體要求,安排好接待人職員作事宜,如:如會(huì)議室擺放、展廳講解、物資安排等總裁辦接待前準(zhǔn)備接待前準(zhǔn)備經(jīng)行政經(jīng)理同意后,需求部門最少接待前提前1天提議接待OA,因步驟審批時(shí)間不定,能夠先截圖給行政經(jīng)理、接待專員做好接待準(zhǔn)備;接待專員接到需求接待:座位牌:提前1天做好座位牌;歡迎牌:接待專員在接到通知單后,在用戶來提前半個(gè)小時(shí)將歡迎牌掛在大廳屏幕;會(huì)議室:提前2小時(shí)檢驗(yàn)擺放,安排會(huì)議室及準(zhǔn)備,包含會(huì)議電腦、投影儀、投影筆、信簽紙、畫冊(cè)、筆等;接待手冊(cè):若重大接待需要接待手冊(cè),安排企劃部幫助;拍照:行政部提前1小時(shí)安排企劃部幫助;茶水:到客人抵達(dá)前30分鐘準(zhǔn)備好接待茶水。名片:每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)名片不能低于30張,準(zhǔn)備好于前臺(tái),并清楚分類。總裁辦《座位牌》《接待手冊(cè)》用戶迎接用戶迎接需求部門依據(jù)用戶路線,填寫《用車申請(qǐng)單》,確定路線后依據(jù)用戶接乘坐交通企業(yè),安排接;司機(jī)需提前15分鐘抵達(dá)對(duì)應(yīng)地方提前等候;若需做水晶框合照,則在進(jìn)展廳前由企劃部先拍攝好照片,快速打印完成后好放于前臺(tái)送禮手提袋。需求部門/總裁辦《用車申請(qǐng)單》企業(yè)參觀企業(yè)參觀參與接待人員在用戶抵達(dá)企業(yè)前5分鐘在前臺(tái)恭候,客人到后主動(dòng)交換名片;接待專員準(zhǔn)備好展廳操控設(shè)備,跟進(jìn)展廳講解事宜。由領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)過考評(píng)展廳講解員為用戶介紹企業(yè)展廳。接待人員/企劃部/總裁辦座談座談如需座談,需求部門自行預(yù)定會(huì)議室（101及貴賓室需另外向行政部申請(qǐng)）;在用戶入座后10分鐘內(nèi)上好茶水;上茶注意事宜:茶杯需在客人右手邊上,如遇不方便在右邊上茶時(shí),禮貌請(qǐng)客人讓位或從左邊放于客人右手邊;拿茶杯時(shí),應(yīng)一手拿杯耳,另一手托杯底,雙手奉上;若領(lǐng)導(dǎo)需要講解PPT,接待專員幫助領(lǐng)導(dǎo)把第一排燈光關(guān)閉;會(huì)議約15分鐘加一次茶水,依據(jù)客人飲多飲少,合適地增加或降低次數(shù),避免打攪會(huì)議。接待人員/需求部門/總裁辦《接待通知》住宿、用餐住宿、用餐需求部門依據(jù)用戶需求確定是否安排住宿及用餐安排;如需進(jìn)住酒店并填寫《酒店入住單》,由相關(guān)責(zé)任人員安排預(yù)訂酒店;若就餐安排,依據(jù)需求部門訂好就餐地點(diǎn),依據(jù)接待等級(jí)合理配菜,及酒水安排。（控制在合理價(jià)格內(nèi)）如遇重大接待,接待人員需就餐前確定就餐點(diǎn)茶水、酒水等服務(wù)是否到位,跟進(jìn)并提醒服務(wù)員做好服務(wù)工作。需求部門／總裁辦《酒店入住單》用戶送別用戶送別依據(jù)接待等級(jí),需求部門提前準(zhǔn)備好紀(jì)念品和宣傳冊(cè)等放在前臺(tái),有合照則一同放置于送禮手提袋;來訪人員從會(huì)議室走出時(shí),接待人員開好門,座談?lì)I(lǐng)導(dǎo)和部門接待人員陪同送車,如有企業(yè)要贈(zèng)予紀(jì)念品和畫冊(cè)等,一定要提醒或者直接遞交到來訪人員手上。送車時(shí),須等到來訪人員離開自己視線范圍以后,才能離開;司機(jī)送用戶到對(duì)應(yīng)目地,需求部門