大學里如何輕松解決場地申請、財務報賬、公文寫作問

社團系統(tǒng)常務講座主講人：校社聯秘書長麥偉嵐第一部分審批文件申請流程及注意事項（一）審批流程（1）社團上交申請表

1、凡在校社聯注冊的學生社團，一切常規(guī)及非常規(guī)活動申報、橫幅張掛、場地申請等必須經過校社聯審核，經批復后校社聯代為遞交校團委審核，通過校社聯、校團委審核后方可進行活動、向各主管部門借用物資或場地；院級學生社團可直接通過學院的直屬領導機構進行申請，無須經過校社聯的審批。2、所有申請必須填寫由校社聯發(fā)放的申請表，否則無效。電子版表格各學生社團可至2012社團系統(tǒng)星空群（群號：209027394）共享下載壓縮包“2012年9月起用新表格匯總.rar”，填寫后遞交到桃李園二樓社聯辦公室外“待審文件信箱”，等待審批。3、石牌校區(qū)社聯辦公地點為：桃李園二樓社聯辦公室石牌校區(qū)社聯的辦公時間為：

周一至周五：下午16:30—17:30

晚間19:30—21:00●常規(guī)活動部門例會、內部培訓、動員大會、英語角（小天使英語俱樂部）、計算機義務維修（計算機協(xié)會）等。以上小型活動申請表必須在工作日內提前三天以上上交?！穹浅Ｒ?guī)活動非常規(guī)活動主要包括晚會、交流會、比賽、講座、招新、換屆大會等。特殊情況除外。4、各學生社團所開展的活動分為：（1）非常規(guī)活動在上交其他申請表（物資借用、課室申請等）時，還需附上以下資料：活動申請表（一式兩份）；詳細的活動方案（一份）；與校外企業(yè)、事業(yè)單位達成一致的協(xié)議書（如果活動經費來源是商家贊助）。（2）經費來源：

①贊助：需上交一份協(xié)議書（校社聯指導老師審批后方可簽名）；

②申請：附上經費申請表一份。（3）跨校活動，應予以注明，若是主辦單位，有超過三所學校參加活動的，應提前十五天提出申請，經省學聯審批后活動方可進行。（4）承辦除校社聯外的活動，需上交由主辦方出具的相關證明或方案。以上所有資料必須在工作日內提前十天以上上交。5、學校允許學生社團免費使用的場地以及相關的負責

單位如下：①第一課室大樓南北座課室（教務處登記、一課管理處管理）②東九東十樓下校道、雍園前校道（校團委登記、校黨委宣統(tǒng)部和校保衛(wèi)隊管理）③桃李園前空地（校團委登記、校黨委宣統(tǒng)部和校保衛(wèi)隊管理）④一課前中心花園（英語角場地）（校團委登記、校保衛(wèi)隊管理）6、學校允許學生社團使用，但視要求加收費用的場地以及相關的負責單位如下：①除新體育館外所有體育場地（公體樓辦公室統(tǒng)一管理）②桃李園順德廳、中山廳、南海廳、報告廳（勤管中心統(tǒng)一管理）③文化廣場、音樂廳（校團委統(tǒng)一管理）7、社團如需向校社聯、校團委、勤工助學管理中心以及其他學校機關部門借用物資、宣傳欄，需填寫物資借用申請表，上交社聯審批。8、社團如需向校學生會、其他社團、院系團委、院系學生會以及其他非學校行政部門借用物資、宣傳欄，不需經過社聯批復，可直接聯系該單位負責人申請借用。9、社團如需向學校申請場地用以張掛橫幅，須填寫橫幅張掛申請表，上交社聯審核。（2）石牌校區(qū)社聯審批、校團委審批

（書記在石牌：周二周四）

1、各社團上交申請表后，校社聯將在三個工作日內進行審批。通過審批后，校社聯將統(tǒng)一把所有申請材料送交校團委進行審批。2、如因上交材料缺失、活動方案存在缺漏以及其他原因無法通過社聯或者校團委審批的申請表格，社聯工作人員將致電該社團負責人提出指導意見。3、所有涉及到商業(yè)贊助，與校外企業(yè)、事業(yè)單位有合作協(xié)議的社團活動申請，一律由社聯審批后再經校團委書記的審核，經書記加意見后才能簽訂、履行協(xié)議。需注意社團不得擅自舉辦盈利性活動或項目，與贊助方的合作必須在學校允許范圍之內。4、校內社團進行跨校性質的活動時，須征得參與校區(qū)校社聯、校團委的同意方能進行；與外校社團的跨校合作，須征得參與學校校社聯、相關領導機構的同意，且須上報省學聯社團部審批，批準后方能進行。（3）經批復后社團自行向對應單位提交申請表1、石牌校區(qū)社聯與校團委只負責對申請表的審核工作，不會代需要借用場地、借用物資的社團直接辦理借用手續(xù)。2、社團提交申請表后，應三個工作日后到社聯辦公室領取經社聯與校團委批復的表格，領取表格后方可開展活動、向對應學校行政單位或機關部門辦理借用場地、物資手續(xù)。如該單位或部門不予通過、要求收取費用，對此社聯不負任何責任。（二）申請流程圖

（三）各類申請說明（1）社團活動申請表、經費申請表及社團活動總結表1、社團活動申請表

該表格一式兩份，標明社團留底或社聯存檔

（社團留底表格經社聯審批后將返還社團）。2、社團活動經費申請表（大型活動或參與社聯舉辦的活動）經費申請表應連同活動申請表、活動詳細經費、活動方案一起上交。表格一式兩份并標明社團留底或社聯存檔（社團留底表格將返還社團）。3、社團活動總結表（活動后3個工作日之內上交）

上交該表，一式兩份。一份社聯存檔，一份社團留底。（2）場地申請類1、課室借用申請

經社聯、校團委批復后到教務處（行政樓二樓）辦理借用手續(xù)，確定具體借用的課室號，并領取兩張課室借用單，其中一張于申請成功當天交到一課管理中心（南座入口處），領取課室鑰匙，另一張自行保留作為依據。注：教務處只有每周的周一、三、五下午辦理課室借用事項，所以課室的借用應盡量提前。2、公體樓體育場地申請

登陸/體育科學學院網站/群體競技/場館中心，下載相關表格后，由申請單位填寫表格（一式兩份）送交公體樓105室審批。注一：公體樓辦公電話為85211408。注二：此表格中申請單位領導為校社聯指導老師，并需加蓋校團委的印章。申請單位為申請社團自身。3、校道及電源借用申請

借用校道的程序為：經社聯、校團委批復后到校黨委宣統(tǒng)部（行政樓一樓）、校保衛(wèi)隊（地科院對面，師范技能培訓中心側門）辦理手續(xù)，需附帶學生證原件、復印件，活動內容復印件，及活動場地申請表。

借用電源的程序為：經社聯、校團委批復后到宿舍管理中心蓋章（學生公寓西六樓下），需附帶學生證原件、場地借用表申請表。4、桃李園順德廳、南海廳、報告廳、中山廳借用

借用程序：聯系勤管的吳老師，確定租借空檔，填寫借用表格經校社聯、校團委批復后到勤工助學管理中心辦理手續(xù)，需附帶學生證原件、活動內容復印件，及活動場地申請表。注一：勤工助學管理中心負責人吳老師二：順德廳一律收取不定額費用注三：其他廳室用于學術活動時免費，其他用途一律加收不定額費用5、文化廣場、音樂廳申請

借用程序：聯系校團委文藝部部長確定租借空檔，填寫借用申請表格經校社聯批復后，到校團委辦公室辦理手續(xù)。注：具體租借費用及燈光設備等問題請聯系校團委文娛部。（3）物資借用類1、公體樓體育器材申請

登陸/體育科學學院網站/群體競技/場館中心，下載相關表格后，由申請單位填寫表格（一式兩份）送交公體樓105室審批。2、校社聯、校團委物資借用申請

提交申請表經社聯、校團委批復即可。3、校資產處桌椅借用申請

經社聯、校團委批復后到校資產處（行政樓5樓）辦理借用手續(xù)后，聯系管理桌椅的劉老師，確定借用數量和時間，至資產處進行登記、搬運桌椅，需附帶學生證原件、申請表。注：桌椅管理員劉老師的聯系方式為136508069984、物資借用申請

填寫對應單位規(guī)定的物資借用表格，按照對應單位的要求辦理借用手續(xù)，無須經過社聯批復。（4）宣傳張貼類

1、公體樓運動場地懸掛廣告、宣傳畫申請表

登陸/體育科學學院網站/群體競技/場館中心，下載相關表格后，由申請單位填寫表格（一式兩份）送交公體樓105室審批。

2、校社聯宣傳欄申請

提交申請表經校社聯主席團審批安排并簽字，申請表一式三份，一份交由社聯存檔，一份貼在所要粘貼的海報上，一份社團存檔。3、一課展板申請

提交申請表經社聯、校團委批復后到一課管理中心辦理借用手續(xù)。

4、學生會飯?zhí)脧V播申請（商業(yè)稿件和活動稿件，《華南師范大學石牌校區(qū)飯?zhí)脧V播借用事項》）

提交申請表經社聯、校團委批復后到校學生會辦理借用手續(xù)。注：學一飯?zhí)茫ㄌ請@）廣播室位于飯?zhí)靡粯枪战翘?；學二飯?zhí)茫ㄓ簣@）廣播室位于飯?zhí)枚欠张_內；學三飯?zhí)茫ㄇ邎@）廣播室位于飯?zhí)枚欠张_內

每申請一個飯?zhí)镁托枰环?，每時間段廣播播放總數不超過3次（含3次），連續(xù)播放時間不得超過3天（1次/時間段，2次/天），且不得同時申請兩個廣播時間段。飯?zhí)脧V播進行活動宣傳時間定為每周一、三、五中午12:00-12:40，下午17:00-17:40

6、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部校廣播申請表

提交申請表經社聯、校團委批復后到宣統(tǒng)部（行政樓5樓）辦理申請手續(xù)后，至校廣播臺（田家炳樓七樓）進行廣播。注：廣播時間為周一至周五11:00—12:30，17:00——18:00

7、橫幅、標語張掛申請

提交申請表經社聯、校團委批復后到宣統(tǒng)部辦理申請手續(xù)。

8、東西區(qū)宣傳欄

東西區(qū)宣傳欄分屬不同學院所有，社團如需宣傳欄，須自行先了解宣傳欄的所有院系，直接向該院系學生會遞交申請，借用宣傳欄。東區(qū)宣傳欄所有者：旅游管理系、教育信息技術學院、生命科學學院、數學科學學院、校團委、校青協(xié)、學生工作處、勤工助學管理中心等。西區(qū)宣傳欄所有者：歷史文化學院、外國語文化學院、政治與行政學院、美術學院、研究生院、校社聯、校藝術團、勤工助學管理中心等。社聯宣傳欄申請表一式三份，一份社團存檔，一份社聯存檔，一份張貼在海報下方。（未經申請而張貼在社聯宣傳欄的海報可將其撕下）第二部分財務管理的相關事宜經費申報及結算

子項目負責人在制定工作計劃時需列出經費預算表，在提交活動策劃書時須詳細列出經費預算。經由項目經理和評審委員會審核，根據實際情況給出合理的預撥經費后，方可開展活動。一、所需報賬的經費金額

各子項目承辦單位上報的經費金額需與預撥的經費金額保持一致，不得大于預撥的經費金額。注：若存在特殊情況，請及時與該活動的項目組經理詳細說明情況，再經評審委員會審核，并確定超出預撥的經費金額是否予以報賬。二、所需上交的報賬資料（一）電子版1、《華南師范大學*****子項目經費報賬清單》（二）紙質版

1、《華南師范大學*****子項目經費報賬清單》（一式兩份）；

2、合法發(fā)票（發(fā)票的總金額應大于上報的經費金額）。注意事項：（1）請將上述所上交的經費報賬清單和合法發(fā)票放置于同一個信封內，并于信封封面上標注“*****子項目經費報賬＋承辦單位+子項目名稱”，如“第七屆社團節(jié)子項目經費報賬＋毽球協(xié)會+‘毽證潮流’之毽球體驗日”；（2）請于信封封底注明承辦單位報賬聯系人的姓名及其聯系方式，便于經費報賬的工作開展。三、所需上交的報賬發(fā)票（一）真實有效為確保報賬工作的順利開展，承辦單位所上交發(fā)票必須具有真實性和有效性。若所上交的發(fā)票是不符合標準，則承辦單位須于接到通知后兩個工作日內補交等額金額的、真實有效發(fā)票，逾期將不予報銷。注：屆時將由校社聯秘書處與各子項目的相關負責人進行聯系，跟進經費報賬工作。（二）報賬單位

每張發(fā)票的單位須統(tǒng)一寫“華南師范大學”。（三）開票項目

每張發(fā)票的開票項目只能填寫四類，具體如下： 1、辦公用品（文具、打印紙、筆等）； 2、打印費（復印、打印、裝訂等）； 3、宣傳物資（橫幅、海報、彩帶、卡紙等）； 4、飲用水。注：(1)若發(fā)票的用途填寫“辦公用品”或“宣傳物資”，則須注明詳細用途（即明細）；若發(fā)票的用途填寫“鋼筆”、“卡紙”等屬于上述四類的具體項目，則無須注明詳細用途。(2)禮品、工作餐費是不予報銷，建議最好填寫“辦公用品”。（四）面額大小

每張發(fā)票盡量是小面額的發(fā)票，單獨一張發(fā)票的面額不可超過500元。（五）經手證明 1、每張發(fā)票后面用鉛筆寫上“經手人”、“證明人”、“用途”和“明細”，具體模板如下：

經手人：

證明人：

用途：

明細：（必要時才填寫）2、經手人和證明人不能為同一人，而且不能有一個人代簽兩個人的名字，通常情況下，證明人的職位須比經手人的高一級。（六）開票日期

每張發(fā)票的開票日期須是該學期。（七）開票單位

每張發(fā)票的開票單位須是廣東（盡量是廣州）。（八）項目對應 所上交的發(fā)票盡量是該項目的真實發(fā)票，即經費報賬清單的項目與發(fā)票的開票項目相對應。五、報賬資料的上交時間（一）電子版 1、請將文件命名為“承辦單位+子項目名稱+經費報賬清單”，如“毽球協(xié)會+‘毽證潮流’之毽球體驗日+經費報賬清單”； 2、于子項目活動結束后三個工作日內，將經費報賬清單與其他所需上交的資料統(tǒng)一整理（要求詳見《華南師范大學第七屆社團節(jié)子項目需上交的資料清單及相關說明》），發(fā)至指定郵箱stziliao@163.com。（二）紙質版

1、請于子項目活動結束后三個工作日內，于校社聯值班時間（周一至周五的16:30-17:30和19:30-21:00），將報賬資料上交到桃李園二樓校社聯辦公室。注：如子項目活動于4月11日（周三）結束，則須在三個工作日內上交相關材料，即須于4月16日（周一）21:00前上交相關紙質版和電子版資料，以此類推。六、申請經費的下撥發(fā)放本屆社團節(jié)活動結束后，校社聯統(tǒng)一整理社團節(jié)的項目經費報賬清單，并向學校提交報賬申請，經審核后，學校再向校社聯發(fā)放項目經費。項目經費下發(fā)后，校社聯將根據《華南師范大學*****子項目經費報賬清單》向各承辦單位發(fā)放其項目經費。注：具體的發(fā)放時間，將根據實際情況另行通知。注意事項：

若同一子項目的承辦存在跨校區(qū)、跨院系社聯、跨社團合作等相關情況，承辦單位須于申請項目經費前向各校區(qū)學生社團聯合會說明情況，并確定其項目經費統(tǒng)一由子項目的其中一個單校區(qū)承辦單位（石牌校區(qū)或大學城校區(qū)）向學校申請。第三部分公文寫作實例推薦書目：《辦公室好幫手——常用文體規(guī)范寫作總匯》《最新辦公室文秘工作標準指南》《公文處理實用手冊》《新編秘書實訓》《辦公室文書寫作與管理制度范本》一、校園公文寫作統(tǒng)一公文格式要求（1）常用申請模板（例如：借條、申請書、請假條等）

標題字體：黑體、二號、加粗、居中

稱呼、正文、落款：宋體、四號、不加粗行距安排得當，達到美觀效果即可（2）行政公文寫作（例如：通知、通報、請示、報告、邀請函等）

標題字體：黑體、二號、加粗、居中

稱呼、正文、落款：宋體、四號、不加粗

行距安排得當，達到美觀效果即可（3）雜體公文寫作（例如：計劃、總結、協(xié)議書、方案等）

主標題字體：黑體、加粗、居中、小二號

一級標題字為三號，二級標題字為四號，統(tǒng)一使用黑體、加粗

下級及再次級標題統(tǒng)一為正文字體、字號

正文、落款：宋體、小四

行距為1.5倍，頁邊距2.5厘米

成段落的正文內容使用首行縮進2個字符，對齊方式為兩邊對齊（五）落款格式

落款與成文時間統(tǒng)一標注于文章結尾處（附件之前），排列結構為右對齊成文只能使用中文小寫數字，包括：〇、一、二、四、六、七、八、九二、常用申請模板場地申請、桌椅和展板的借用已經有固定的申請表，具體請參考附件（1）向非社聯學生組織、社團系統(tǒng)租借物品的申請模板借條×××（單位）：茲因我社團于×月×日舉行____________，需向貴××（協(xié)會/學院）借用___________，借用時間為_____________,并于××（日期）___________歸還。望給予大力支持！聯系人：×××聯系電話：××××××華南師范大學××協(xié)會××年×月×日（2）請假條

1、標題：標題統(tǒng)一為“情假條”。

2、稱呼：單位或個人名稱或職務。

3、正文：寫明請假事由、請假時間，請求批準。

4、落款：本人簽名，必須為手寫。三、行政公文寫作（1）通知通知是批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員和聘用干部所用的公文。通知寫作要求：1、標題：一是有發(fā)文機關和事由，這是文種齊全的完全式標題，如《華南師范大學學生社團聯合會關于××××××的通知》；二是有省略式標題如《關于×××的通知》、《通知》。2、正文：由原由、事項和需求構成。3、落款?！痢痢痢粒▎挝唬╆P于××的通知______________：我會定于×月×日（星期×）上午×時在×××舉辦/召開×××，請協(xié)會全體成員準時出席。

華南師范大學××協(xié)會

（蓋章）××年××月××日（2）通報

通報是用來表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況的公文?？煞譃楸碚眯酝▓?，批評性通報和情況通報。通報寫作： 1、標題。 2、正文： a“表揚性”通報：敘述事跡，表彰決定，希望和要求。 b“批評性”通報：錯誤事實，根源和教訓，處理決定，希望、要求 3、注意問題：時效性，指導性和真實性。華南師范大學學生社團聯合會關于××社團濫用經費問題的通報各社團：……（正文）華南師范大學學生社團聯合會（蓋章）××年××月××日（3）請示

請示是向上級機關請求指示，批準用的公文。請示寫作： 1、標題：由發(fā)文機關，事由和文種組成，發(fā)文機關有時可以省略。 2、正文：包括請示原由，請示事項和請示要求三部分。 3、注意：一文一事，單頭請示，不越級請示，不能抄送下級機關。關于要求舉行華南師范大學學生社團聯合會全體大會的請示華南師范大學團委：………（正文）華南師范大學學生社團聯合會（蓋章）××年××月××日（4）會議記錄

會議記錄是作為機關單位內部存查使用的，如實記錄會議內容的文書。

會議記錄的寫作： 1、標題：召開會議的機關或組織，會議的年度時間或屆次，會議內容摘要等。如《華南師范大學學生社團聯合會第x次會議記錄》。 2、正文：時間，地點，主席人，主持人和記錄人的名字，必要時還要注明與會者的單位和職務、會議內容，會議結果，會議做出的決議，主持人在會議結束時的重要結論性的意見。 3、會議結束，另起一行空兩格寫“散會”。重要的會議記錄，要求主持人和記錄人在記錄全文后面簽名，以示負責。

××會議記錄時間：××年××月××日地點：××會議名稱：×××出席人：×××主持人：×××記錄人：×××一．

會議內容：……二．

其它：……散會主持人：×××（簽名）記錄人：×××（簽名）（5）邀請函

邀請函是邀請親朋好友、知名人士、專家或兄弟單位、指導機關、領導人等參加某項活動時所發(fā)的請約性書信。邀請函的寫作要求為： 1、標題：通常邀請函都有特別印刷紙張要求，一般不具標題。 2、稱呼：邀請個人要加敬語，邀請單位不需要加。 3、正文：寫明邀請是由、時間、地點。 4、落款：發(fā)文單位的落款、印章。邀請函尊敬的××/××單位：您好！我單位××將于××年××月××日在××地，舉辦××活動/召開××會議，特邀您/貴單位蒞臨指導/前來與會。翹盼您/貴單位的到來！此致敬禮！××××單位××年××月××日四、雜體公文寫作（1）計劃

計劃是為了在一定時間內實現某一目標而預先對某項工作安排部署時使用的公文。計劃寫作： 1、計劃名稱：計劃內容加“計劃”；單位名稱、計劃內容加“計劃”。 2、計劃正文：計劃前言，回答“為何做，能否做”的問題，說明政策依據和有關情況，計劃事項，包括目標、措施、需求三項。華南師范大學學生社團聯合會二OO七年下半年工作計劃……（正文）

華南師范大學學生社團聯合會（蓋章）

××年××月××日（2）總結

總結是機關團體、企事業(yè)單位對自身某一實踐活動或某一階段工作進行總的回顧，找出內在規(guī)律，以指導未來實踐時使用的公文。總結寫作： 1、標題：一是單位名稱、總結內容加“總結”構成。

二是以總結內容或中心作為標題。

三是正副標題。 2、正文：由導言、主體和結尾構成。導言可概述基本情況，介紹主要成績，介紹基本經驗。主體對以上進行具體展開，結尾應簡短有力。 3、落款：署名時，多寫在標題下，也有寫在文末的。（3）倡議書倡議書寫作： 1、標題：常由“倡議內容＋倡議書”，“倡議對象＋倡議書”構成，也可寫“倡議書”。 2、稱呼：倡議書的對象。 3、正文：倡議書的內容。 4、署名和日期。×××倡議書×××（倡議書的對象）：

……（正文）倡議者（倡議單位）（蓋章）