企業(yè)項目管理專題講座

企業(yè)項目管理專題講座了解項目項目的計劃項目的執(zhí)行項目的監(jiān)督大綱Agenda提出自己的看法或意見，在這堂課里應(yīng)該是完全公開的

keepanopenmindandsayyourownopinion參與者不應(yīng)將別人的發(fā)言帶出室外，以引起不必要的負(fù)面影響

don`tbeintimidatedamdyoushouldbeexempted尊重他人的看法，尤其是與你持不同看法的“第二意見”

respectother`sopinionespecially“secondopinion”鼓勵參與討論及意見分享：他山之石，可以攻錯

encouragegroup`sparticipationtosharethoughtandideas讓我們以開闊的胸襟來面對問題及提出看法

behonestwithyourquestionsandcomments講師的期許及要求GroundRules1.項目的計劃2.項目的執(zhí)行3.項目的監(jiān)督完成成功項目，贏得客戶滿意1.項目的計劃2.項目的執(zhí)行3.項目的監(jiān)督1.1定義愿景1.2訂出目標(biāo)1.3評估限制1.4列出工作1.5敲定資源1.6工作排序1.7確定進(jìn)度1.8未雨綢繆完成成功項目，贏得客戶滿意1.1.定義愿景definethevision1.項目的計劃1.1.2.檢驗思考examinetheidea

有野心是好的，但必須切乎實際項目愿景要寫得精確，不可模糊不清同伴們能認(rèn)同這個項目愿景嗎？檢驗這個項目愿景是否值得要投入的成本

1.1.1.定義欲見的變化definedesirablechange

發(fā)掘出作改變的需要與重要的相關(guān)贊助人（sponsor）及團(tuán)隊成員商討定義項目所希望（ideally）達(dá)成的改變評估項目愿景的可行性寫出可行的項目愿景（visionstatement）1.項目的計劃1.3評估限制（assessconstraints）1.3.2檢驗資源的限制（examineresourcelimitations）認(rèn)清哪些資源是必需的，它們的成本以及我是否能付得起確定是否有法律、安全、環(huán)保等外在的限制考慮是否外包（outsource）比較劃算1.3.3.善用現(xiàn)有的管道（useexistingprocess）調(diào)查一下是否別人有作過類似的案例（case）調(diào)查一下是否別的部門有正在使用或采購類似的資源盡量不要從零開始（startfromscratch）1.3.1評估時間的壓力（assesstimeconstraint）寧做快速但不完美的決定，也不要慢而完美

quickbutimperfectdecisionisbetterthanslowbutperfectdecision.1.項目的計劃1.4.列出工作（listactivities）1.4.1.腦力激蕩（brainstormacomprehensivelist）1.4.2.由下往上作組合（groupactivitiesintoalogicalorder）運(yùn)用KJ法，把工作由下往上作組合及歸類1.4.3.檢查是否有遺漏（checkthatnothinghasbeenmissed）運(yùn)用MECE法，檢查是否有遺漏或重復(fù)的工作1.4.4.給予有意義的編號（nameeachgroupandaactivity）1.4.5.紀(jì)錄工作總表（documenttheactivitylist）把工作總表上的工作作完之后，是否便達(dá)成了項目的目標(biāo)是否每一項工作都是必要的？有沒有錦上添花？1.項目的計劃1.5.敲定資源（commitresources）1.5.1.人力評估（estimatemanpower）先考慮工作所需要的知識、經(jīng)驗、技術(shù)、資源，才去找最適合的人選，不可因人而設(shè)事1.5.2.評估其他的資源（identifyotherresources）再考慮場地、器材、耗材、特殊資源以及財源資源的不足或過多都可能導(dǎo)致項目的失敗1.5.3.溝通協(xié)調(diào)（makecompromises）理想上我會在預(yù)算之內(nèi)拿到所有的資源，實際上很難如此考慮是否有替代的資源或工作，一樣可以達(dá)成項目的目標(biāo)1.5.4.記錄資源（documentresources）用資源投入表（commitmentmatrix）來記錄及溝通所有的資源記得要拿到掌握資源者與項目贊助人的簽署1.項目的計劃1.6.工作排序（orderactivities）1.6.1.考慮優(yōu)先級（considerorder）先考慮是否有邏輯上的先后關(guān)系再考慮是否有資源上的沖突1.6.2.估計工期的長短（estimateduration）由工作的承辦人來評估工期（duration）如果可能，先試驗一小段（trialrun）1.6.3.網(wǎng)絡(luò)圖（networkdiagram）把所有的工作依照優(yōu)先級畫出網(wǎng)絡(luò)圖依照工期來找出關(guān)鍵路徑（criticalpath）1.6.4.找出空檔（lookforslack）在每個非關(guān)鍵路徑中，找出它所有的空檔1.項目的計劃1.8.未雨綢繆（bulletprovetheplan）1.8.1.找出威脅（identifythreat）有哪些問題會造成項目目標(biāo)的失?。繒e在什么地方？優(yōu)先檢查關(guān)鍵路徑上的工作考慮可能性、嚴(yán)重性與應(yīng)變度1.8.2.事先預(yù)防（pre-emptyproblem）有哪些狀況會造成上述問題的發(fā)生？我們可以作些什么預(yù)防措施來阻止這些狀況的發(fā)生1.8.3.應(yīng)變計劃（contingencyplan）一旦問題真的發(fā)生，我們該怎么辦？把預(yù)防措施與應(yīng)變計劃所需要準(zhǔn)備的工作，也列入項目工作應(yīng)變計劃需要事先演練1.項目的計劃2.項目的執(zhí)行3.項目的監(jiān)督2.1檢驗角色2.2建立團(tuán)隊2.3好的開始2.4有效領(lǐng)導(dǎo)2.5開發(fā)團(tuán)隊2.6團(tuán)隊決策2.7管理信息2.8溝通清晰完成成功項目，贏得客戶滿意2.項目的執(zhí)行2.1檢驗自己角色（examineyourroles）2.1.1.定義責(zé)任（defineyourresponsibilities）項目經(jīng)理要能夠徹底地了解項目計劃，并且能有權(quán)威地答復(fù)任何問題仔細(xì)考慮如何將項目計劃轉(zhuǎn)化成行動2.1.2.領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊（takethelead）遴選及確定團(tuán)隊成員，并付予責(zé)任順利地推動項目的展開繼續(xù)不斷地鼓勵團(tuán)隊成員，以確定項目目標(biāo)的達(dá)成2.1.3.自我評估（assessyourself）我是否真的對本項目有興趣我是否能把項目的工作授權(quán)團(tuán)隊，以團(tuán)隊力量來完成項目目標(biāo)？我是否會提拔人才，培養(yǎng)未來的領(lǐng)導(dǎo)干部？2.項目的執(zhí)行2.2.建立團(tuán)隊（buildateam）2.2.1.評估誰能出馬（assessavailability）用資源投入表（commitmentmatrix）及行事歷來敲定所有的資源公司不是只有我的項目在進(jìn)行，記得要與掌握資源的人作好溝通2.2.2.敲定團(tuán)隊成員（selectfinalteammembers）我對某團(tuán)隊成員認(rèn)識多少，我能信任他嗎？團(tuán)隊成員是否皆具備了必要的知識與技能，還是需要再訓(xùn)練？團(tuán)隊成員是否能夠互相合作，愉快共事？2.2.3.定義角色與責(zé)任（definerolesandresponsibilities）常見的重要團(tuán)隊角色：協(xié)調(diào)人（coordinator）、分析人（critic）、智囊（ideaperson）、執(zhí)行人（implementer）、公關(guān)（externalcontact）、糾察（inspector）、團(tuán)隊輔導(dǎo)人（teambuilder）要能因材適用，不要削足適履，或強(qiáng)人所難2.項目的執(zhí)行2.3.好的開始（startpositively）2.3.1.主動地促進(jìn)了解（startactively）辦一個項目誓師大會（kick-offparty），并邀請高階長官致詞鼓勵多與團(tuán)隊成員溝通，使他們了解本項目對公司及他個人的好處在項目一開始時，便要趁早訂定工作規(guī)則及考核標(biāo)準(zhǔn)鼓勵團(tuán)隊成員表達(dá)意見，有問題之處要盡快解決2.3.2.紀(jì)錄項目的開始狀態(tài)（writeastart-upreport）愿景（vision）：項目完成后，公司所希望邁入的境地目標(biāo)（target）：總結(jié)本項目的目標(biāo)、指標(biāo)，指標(biāo)目前與未來的表現(xiàn)里程碑（milestone）：本項目所預(yù)定完成的特別事件或成績風(fēng)險與機(jī)會（riskandopportunities）：項目的風(fēng)險管理與planB相關(guān)人士（stakeholders）：項目的關(guān)系人名單2.項目的執(zhí)行2.5.開發(fā)團(tuán)隊（developteamwork）2.5.1.鼓勵團(tuán)隊精神（encourageteamwork）項目經(jīng)理須公平對待團(tuán)隊成員，以免造成團(tuán)隊的分裂對個人與團(tuán)隊都要作適當(dāng)?shù)墓膭?，避免凸顯英雄主義2.5.2.了解團(tuán)隊的發(fā)展（understandteamdevelopment）團(tuán)隊的發(fā)展可分為四個階段：成形期（form）、震蕩期（storm）、整合期（norm）與表現(xiàn)期（perform）適當(dāng)?shù)毓芾砗谜鹗幤冢炊軌蜷_創(chuàng)團(tuán)隊的創(chuàng)造力發(fā)展的階段是可以退步的，團(tuán)隊會因為成員的改變而改變階段2.5.3.保持沖勁（maintainmomentum）要適當(dāng)?shù)剌喺{(diào)成員的工作，因為成就感會隨著時間而遞減的技巧地處理人事更動，以減少對士氣的打擊2.項目的執(zhí)行2.6.用團(tuán)隊來作決策（maketeamdecision）2.6.1.定義評分標(biāo)準(zhǔn)（definetheideal）定義到底是要選擇什么？什么樣的特質(zhì)的東西是我們在尋找的？把評分標(biāo)準(zhǔn)分為“必要”與“想要”2.6.2.評估各項方案（evaluationoptions）先由“必要”來淘汰不合格的選擇再由“想要”來比較最高分的選擇2.6.3.訂定SAFE的決策（makeSAFEdecisions）適當(dāng)?shù)模╯uitable）：這是目前狀況下最適當(dāng)?shù)臎Q策嗎？可被接受的（acceptable）：這個決策可以被所有的相關(guān)人接受嗎？可行的（feasible）：這個決策可行嗎？資源與時間足夠嗎？耐考驗的（enduring）：這個決策足夠撐到項目完成，甚至更久嗎？2.項目的執(zhí)行2.7.管理信息（manageinformation）2.7.1.評估信息（assessinformation）不同種類的信息有不同的處理方式信息隨時在進(jìn)來，盡量別打斷了正常的工作流程用瀏覽、研讀或委派別人的方式來處理信息想想這信息是否對別的項目或部門也有用2.7.2.整理資料（organizedata）把工作的信息分為“完工”、“進(jìn)行中”及“未開工”三類用待辦檔（pendingfile）來存放暫沒空讀的信息保持信息的時效，今天的新聞便是明天的歷史2.7.3.指定一位協(xié)調(diào)人（appointacoordinator）讓團(tuán)隊成員有一個信息聯(lián)絡(luò)中心，以避免多頭馬車2.項目的執(zhí)行2.8.溝通清晰（communicateclearly）2.8.1.分享知識（shareknowledge）檢查項目開始時的項目的關(guān)系人名單，想想誰需要什么信息？要用哪種格式？何時何處會需要？運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)作知識管理（knowledgemanagement）2.8.2.傾聽別人的想法（listentoothers）您認(rèn)為我們可以如何來把本項目做得更好？對于您已完成的工作，您認(rèn)為有些什么改善的空間？客戶滿意我們的工作與進(jìn)度嗎？我們可有發(fā)現(xiàn)項目中有什么問題在發(fā)生的跡象？2.8.3.歡迎別人的建議（invitingfeedback）與團(tuán)隊成員作個別或小組的訪談，鼓勵大家實話實說如果建議不可行，也要告知提案人理由為何1.項目的計劃2.項目的執(zhí)行3.項目的監(jiān)督3.1追蹤進(jìn)度3.2開會檢討3.3解決問題3.4適應(yīng)改變3.5擴(kuò)大戰(zhàn)果完成成功項目，贏得客戶滿意3.項目的監(jiān)督3.1.追蹤進(jìn)度（trackprogress）3.1.1.有效監(jiān)督（monitoreffectively）經(jīng)常要核對實際狀況與原訂計劃的異，尤其要注意進(jìn)度與預(yù)算的掌握對于任何計劃上的變更，都要仔細(xì)考慮出合理的理由與行動計劃，以及對后續(xù)工作的影響3.1.2.善用報告（usereports）要求團(tuán)隊成員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)靥顚憟蟾?，并?zhǔn)時繳交報告的內(nèi)容應(yīng)包括項目目前的狀況、從上次報告以后重要的成績，以及已發(fā)生或潛在的問題與機(jī)會項目經(jīng)理需要匯整團(tuán)隊的報告，并定期向上報告3.1.3.監(jiān)督的時機(jī)（considertiming）項目越大越復(fù)雜，監(jiān)督與回報的頻率要越高項目中頭一次嘗試的工作，要特別加強(qiáng)監(jiān)督3.項目的監(jiān)督3.2.開會檢討（holdreviewmeeting）3.