往來文書管理規(guī)定及范例

往來文書管理規(guī)定及范例一、總則1.1目的往來文書管理規(guī)定的目的在于規(guī)范單位內部及與外部單位之間的文書往來，保證信息的準確傳遞、溝通的順暢以及工作的高效開展。通過明確各類往來文書的處理流程和規(guī)范，提高文書管理的科學性和規(guī)范性，避免因文書管理不善而導致的工作延誤、信息泄露等問題，為單位的正常運營提供有力的支持。1.2適用范圍本規(guī)定適用于單位內部各部門之間以及與外部單位進行的各種文書往來，包括但不限于請示、報告、通知、函件、協(xié)議等。無論文書的形式是紙質還是電子，均應按照本規(guī)定進行管理。1.3管理職責單位辦公室負責往來文書的統(tǒng)一管理和協(xié)調工作，包括制定管理制度、組織培訓、監(jiān)督執(zhí)行等。各部門應指定專人負責本部門的往來文書工作，保證文書的及時起草、審核、收發(fā)、登記等。同時單位領導應加強對往來文書工作的重視和指導，及時審批重要文書，保證文書的質量和效力。1.4相關術語解釋為了更好地理解和執(zhí)行本規(guī)定，對一些相關術語進行解釋?！巴鶃砦臅敝竼挝粌炔炕蚺c外部單位之間進行的各種書面文件；“起草”指根據(jù)工作需要，撰寫往來文書的初稿；“審核”指對起草的往來文書進行審查和修改，保證其內容準確、格式規(guī)范；“收發(fā)”指接收和發(fā)送往來文書的過程；“登記”指對收發(fā)的往來文書進行記錄和備案；“傳遞”指將往來文書從一個部門或單位傳遞到另一個部門或單位；“歸檔”指將已處理完畢的往來文書進行整理、立卷和保存；“查閱”指有權限的人員查看已歸檔的往來文書；“借閱”指因工作需要，向檔案管理部門借閱往來文書。二、往來文書的種類與格式2.1種類介紹往來文書主要包括請示、報告、通知、函件、協(xié)議等幾種類型。請示是下級單位向上級單位請求指示、批準的文書；報告是向上級單位匯報工作、反映情況的文書；通知是用于傳達上級單位的指示、要求或通報有關事項的文書；函件是單位之間相互聯(lián)系、商洽工作、詢問和答復問題的文書；協(xié)議是雙方或多方就某項事務達成一致意見的書面文件。2.2格式規(guī)范往來文書的格式應符合國家有關規(guī)定和單位的內部要求，一般包括標題、文號、主送單位、抄送單位、正文、附件、落款、日期等部分。標題應簡明扼要地反映文書的主要內容；文號應按照單位的規(guī)定進行編制，便于文書的管理和查詢；主送單位和抄送單位應明確填寫，保證文書的送達范圍準確；正文應語言簡潔、表達清晰，內容應符合實際情況；附件應按照規(guī)定進行編號和裝訂，保證附件的完整性和準確性；落款應包括單位名稱和蓋章，日期應填寫準確。三、往來文書的起草與審核3.1起草要求往來文書的起草應嚴格按照格式規(guī)范進行，內容應真實、準確、完整，語言應簡潔明了、通俗易懂。起草人員應具備較強的文字表達能力和業(yè)務知識，能夠準確把握文書的主題和重點，保證文書的質量和效力。同時起草人員應認真核對相關資料和數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)錯誤和遺漏。3.2審核流程往來文書的審核流程包括部門內部審核和單位領導審核兩個環(huán)節(jié)。部門內部審核由起草人員所在部門的負責人進行，主要審核文書的內容是否符合部門的工作要求和單位的相關規(guī)定，格式是否規(guī)范等。單位領導審核由單位的主要領導或分管領導進行，主要審核文書的重要性、必要性和可行性，以及是否符合單位的整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略等。審核通過后的往來文書方可進行收發(fā)和傳遞。四、往來文書的收發(fā)與登記4.1收發(fā)流程往來文書的收發(fā)應嚴格按照規(guī)定的程序進行，保證文書的及時送達和接收。收發(fā)人員應認真核對文書的文號、標題、主送單位、抄送單位等信息，保證文書的準確性和完整性。對于收到的文書，應及時進行登記和歸檔；對于發(fā)出的文書，應及時跟蹤送達情況，保證文書的送達效果。4.2登記要求往來文書的登記應按照規(guī)定的格式和內容進行，保證登記的準確性和完整性。登記內容應包括文書的文號、標題、主送單位、抄送單位、收發(fā)日期、簽收人等信息。登記人員應認真核對文書的信息，保證登記的準確性和及時性。同時登記人員應定期對登記的文書進行整理和歸檔，以便于文書的查詢和管理。五、往來文書的傳遞與歸檔5.1傳遞方式往來文書的傳遞方式主要包括紙質傳遞和電子傳遞兩種。紙質傳遞應按照規(guī)定的程序進行，保證文書的安全和保密。電子傳遞應采用安全可靠的方式進行，如郵件、辦公自動化系統(tǒng)等，保證文書的及時傳遞和接收。5.2歸檔要求往來文書的歸檔應按照規(guī)定的時間和程序進行，保證文書的完整和安全。歸檔的文書應按照文號、年度、類別等進行分類整理，裝訂成冊，并建立相應的檔案目錄。歸檔人員應認真核對文書的信息，保證歸檔的準確性和完整性。同時歸檔人員應定期對歸檔的文書進行檢查和維護，保證文書的長期保存。六、往來文書的查閱與借閱6.1查閱規(guī)定有權限的人員可以查閱已歸檔的往來文書，但應遵守單位的保密規(guī)定和查閱程序。查閱人員應填寫查閱申請單，經(jīng)相關領導批準后，方可進行查閱。查閱人員應在規(guī)定的時間內完成查閱，并將文書歸還原處。6.2借閱流程因工作需要，需要借閱已歸檔的往來文書的，應填寫借閱申請單，經(jīng)相關領導批準后，方可進行借閱。借閱人員應嚴格按照借閱規(guī)定和期限進行借閱，不得擅自轉借或損壞文書。借閱期滿后，應及時歸還文書，并辦理歸還手續(xù)。七、往來文書的保管與銷毀7.1保管措施往來文書的保管應采取安全可靠的措施，保證文書的安全和保密。保管人員應定期對文書進行檢查和維護，防止文書受潮、蟲蛀、霉變等。同時保管人員應嚴格遵守單位的保密規(guī)定，不得將文書隨意泄露給他人。7.2銷毀程序已過保存期限的往來文書，需要進行銷毀的，應按照規(guī)定的程序進行。銷毀人員應填寫