股份制企業(yè)合同及文書管理手冊

股份制企業(yè)合同及文書管理手冊一、合同簽訂流程1.1合同起草在股份制企業(yè)中，合同起草是合同管理的首要環(huán)節(jié)。起草人員需對合同涉及的業(yè)務有深入了解，包括交易的背景、目的、雙方的權利義務等。起草時要保證條款清晰、準確，避免模糊不清或歧義。同時要充分考慮各種可能的情況和風險，制定相應的條款進行防范。例如，在銷售合同中，要明確產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量標準、交貨時間、付款方式等關鍵條款。起草完成后，要進行內(nèi)部審核，保證合同內(nèi)容符合企業(yè)的利益和法律規(guī)定。1.2合同審核合同審核是保證合同質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。審核人員要對合同的合法性、合規(guī)性、合理性進行全面審查。合法性方面，要審查合同是否符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在違法條款；合規(guī)性方面，要審查合同是否符合企業(yè)的內(nèi)部規(guī)章制度，是否經(jīng)過了必要的審批程序；合理性方面，要審查合同條款是否公平、合理，是否有利于企業(yè)的利益。審核過程中，如發(fā)覺問題要及時與起草人員溝通，提出修改意見，保證合同的質(zhì)量。1.3合同簽訂合同簽訂是合同生效的關鍵環(huán)節(jié)。在簽訂合同前，要保證合同已經(jīng)經(jīng)過了審核并獲得了必要的批準。簽訂時，雙方要在合同上簽字蓋章，并留存簽字蓋章的原件。同時要注意簽訂合同的時間、地點等相關信息的記錄。簽訂后，要及時將合同副本分發(fā)給相關部門和人員，以便他們了解合同內(nèi)容并履行相應的職責。二、合同變更與解除2.1變更流程合同變更需要遵循一定的流程，以保證變更的合法性和有效性。提出變更申請的一方要向?qū)Ψ桨l(fā)出書面的變更通知，說明變更的原因、內(nèi)容和要求。對方收到變更通知后，要在規(guī)定的時間內(nèi)進行審核，并回復是否同意變更。如果雙方同意變更，要簽訂書面的變更協(xié)議，明確變更的條款和生效時間。變更協(xié)議簽訂后，要及時將變更后的合同副本分發(fā)給相關部門和人員，以便他們按照變更后的合同履行職責。2.2解除條件合同解除需要滿足一定的條件，否則解除行為可能無效。一般來說，合同解除的條件包括雙方協(xié)商一致、不可抗力、違約等。雙方協(xié)商一致解除合同是比較常見的方式，只要雙方達成一致意見，簽訂書面的解除協(xié)議即可。不可抗力導致合同無法履行時，當事人可以根據(jù)法律規(guī)定解除合同，但要及時通知對方并提供相關的證明材料。如果一方違約，另一方可以根據(jù)合同約定或法律規(guī)定解除合同，并要求違約方承擔違約責任。三、合同履行與監(jiān)督3.1履行職責合同簽訂后，各方要按照合同約定履行自己的職責。履行職責的一方要保證按時、按質(zhì)、按量完成合同約定的義務，如交付貨物、提供服務等。同時要注意保留履行合同的相關證據(jù)，如發(fā)貨單、驗收單等，以便在發(fā)生糾紛時能夠證明自己已經(jīng)履行了合同義務。3.2監(jiān)督機制為了保證合同的履行，企業(yè)需要建立健全的監(jiān)督機制。監(jiān)督機制可以包括內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩種方式。內(nèi)部監(jiān)督主要由企業(yè)的內(nèi)部審計部門或相關部門負責，定期對合同的履行情況進行檢查和評估，發(fā)覺問題及時督促整改。外部監(jiān)督主要是通過與第三方機構(gòu)合作，如律師事務所、公證機構(gòu)等，對合同的履行進行監(jiān)督和見證，提高合同履行的可信度。四、文書管理規(guī)定4.1文書制作文書制作是文書管理的基礎環(huán)節(jié)。制作文書時要嚴格按照企業(yè)的規(guī)定和要求進行，保證文書的格式規(guī)范、內(nèi)容準確。文書的標題要簡潔明了，能夠準確反映文書的主題；正文要條理清晰，語言簡潔明了，避免使用過于復雜的詞匯和句子。同時要注意文書的排版和裝訂，保證文書的整潔美觀。4.2文書歸檔文書歸檔是文書管理的重要環(huán)節(jié)。歸檔時要按照一定的分類標準將文書進行分類整理，并建立相應的檔案目錄。檔案目錄要清晰明了，能夠方便地查找和檢索文書。同時要注意文書的保管期限，按照規(guī)定的期限將文書進行銷毀或永久保存。五、文書傳遞與簽收5.1傳遞方式文書傳遞是文書管理的關鍵環(huán)節(jié)。傳遞方式可以包括紙質(zhì)傳遞和電子傳遞兩種方式。紙質(zhì)傳遞主要是通過郵寄、傳真等方式進行，電子傳遞主要是通過郵件、即時通訊等方式進行。在選擇傳遞方式時，要根據(jù)文書的重要性、緊急程度等因素進行選擇，保證文書能夠及時、準確地傳遞到收件人手中。5.2簽收流程簽收是文書傳遞的最后一個環(huán)節(jié)，也是保證文書安全的重要環(huán)節(jié)。簽收時要仔細核對文書的內(nèi)容和份數(shù)，保證無誤后在簽收單上簽字蓋章。簽收單要保存好，以便日后查詢和追溯。如果文書在傳遞過程中出現(xiàn)丟失或損壞等情況，要及時通知相關部門進行處理。六、文書保管與使用6.1保管要求文書保管是文書管理的重要環(huán)節(jié)。保管時要按照一定的保管要求進行，保證文書的安全和完整。文書要存放在安全、干燥、通風的地方，避免受到潮濕、霉變、蟲蛀等影響。同時要建立健全的文書保管制度，明保證管人員的職責和權限，定期對文書進行盤點和檢查，發(fā)覺問題及時處理。6.2使用規(guī)范文書使用是文書管理的重要環(huán)節(jié)。使用時要嚴格按照企業(yè)的規(guī)定和要求進行，保證文書的使用合法、合規(guī)。文書的使用要經(jīng)過審批程序，使用后要及時歸檔，避免文書的丟失或損壞。同時要注意文書的保密工作，避免文書的內(nèi)容泄露給無關人員。七、文書銷毀與存檔7.1銷毀程序文書銷毀是文書管理的最后一個環(huán)節(jié)，也是保證文書安全的重要環(huán)節(jié)。銷毀時要按照一定的銷毀程序進行，保證文書能夠徹底銷毀，避免泄露信息。銷毀程序包括申請、審批、銷毀等環(huán)節(jié)。申請時要說明文書的銷毀原因和范圍，審批時要由相關部門和領導進行審核，銷毀時要由專人負責，保證文書能夠在安全的環(huán)境下進行銷毀。7.2存檔管理存檔管理是文書管理的重要環(huán)節(jié)。存檔時要按照一定的存檔管理要求進行，保證文書能夠長期保存，便于查詢和追溯。存檔管理要求包括檔案的分類、編號、裝訂、保管等方面。檔案的分類要按照一定的標準進行，編號要唯一、準確，裝訂要整齊、美觀，保管要安全、可靠。八、相關法律事務8.1法律咨詢在股份制企業(yè)的合同及文書管理中，法律咨詢是非常重要的一環(huán)。企業(yè)可以聘請專業(yè)的律師事務所或法律顧問，為企業(yè)提供法律咨詢服務。法律咨詢的內(nèi)容包括合同的起草、審核、簽訂、變更、解除等方面的法律問題，以及企業(yè)在經(jīng)營過程中遇到的其他法律問題。8.2法律糾紛