股份制企業(yè)合同管理規(guī)范制度

股份制企業(yè)合同管理規(guī)范制度一、合同的簽訂1.1合同簽訂的流程在股份制企業(yè)中，合同簽訂的流程通常較為嚴(yán)謹(jǐn)。由業(yè)務(wù)部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人提出合同需求，明確合同的目的、內(nèi)容和對(duì)方當(dāng)事人等基本信息。將合同草案提交給法律部門進(jìn)行審核，法律部門會(huì)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行細(xì)致審查，保證合同條款符合法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)章制度。審核通過后，合同需提交給企業(yè)的管理層進(jìn)行批準(zhǔn)，管理層會(huì)根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略和利益等因素對(duì)合同進(jìn)行最終決策。在合同簽訂前，還需要與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商，保證雙方對(duì)合同條款達(dá)成一致意見。由指定的授權(quán)代表在合同上簽字蓋章，正式完成合同的簽訂。1.2合同簽訂的注意事項(xiàng)在簽訂合同過程中，有一些注意事項(xiàng)需要特別關(guān)注。一是要保證合同的條款明確、具體，避免模糊不清或存在歧義的表述，以免在合同履行過程中引發(fā)糾紛。二是要對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的資信狀況進(jìn)行充分的調(diào)查和了解，保證其具備履行合同的能力和信譽(yù)。三是要注意合同的簽訂時(shí)間、地點(diǎn)等細(xì)節(jié)問題，這些細(xì)節(jié)可能會(huì)對(duì)合同的效力產(chǎn)生影響。四是要嚴(yán)格遵守企業(yè)的內(nèi)部審批流程和授權(quán)規(guī)定，保證合同的簽訂符合企業(yè)的規(guī)定和程序。五是要注意合同的保密工作，避免合同內(nèi)容泄露給無關(guān)人員或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。1.3合同簽訂的授權(quán)規(guī)定為了保證合同的簽訂合法、有效，股份制企業(yè)通常會(huì)制定嚴(yán)格的授權(quán)規(guī)定。授權(quán)規(guī)定會(huì)明確不同層級(jí)的管理人員和授權(quán)代表的權(quán)限范圍，規(guī)定哪些合同需要經(jīng)過哪些層級(jí)的審批和授權(quán)。一般來說，重大合同需要經(jīng)過企業(yè)的董事會(huì)或股東會(huì)的批準(zhǔn)，而一些日常性的合同則可以由企業(yè)的管理層或授權(quán)代表進(jìn)行審批和簽訂。在簽訂合同之前，授權(quán)代表需要出示有效的授權(quán)文件，以證明其具備簽訂合同的權(quán)限。同時(shí)企業(yè)也會(huì)對(duì)授權(quán)代表的行為進(jìn)行監(jiān)督和管理，防止出現(xiàn)越權(quán)簽訂合同等違規(guī)行為。二、合同的履行2.1合同履行的監(jiān)督與管理合同履行的監(jiān)督與管理是股份制企業(yè)合同管理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)會(huì)設(shè)立專門的合同履行監(jiān)督部門或崗位，負(fù)責(zé)對(duì)合同履行的情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。監(jiān)督部門會(huì)定期與合同雙方進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，了解合同履行的進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)覺和解決合同履行中出現(xiàn)的問題。同時(shí)監(jiān)督部門還會(huì)對(duì)合同履行的情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，為企業(yè)的決策提供依據(jù)。在合同履行過程中，企業(yè)會(huì)要求合同雙方嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)，如果一方出現(xiàn)違約行為，企業(yè)會(huì)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。2.2合同履行過程中的變更與解除在合同履行過程中，由于各種原因，可能會(huì)出現(xiàn)合同變更或解除的情況。合同變更需要雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確變更的內(nèi)容、變更的時(shí)間等相關(guān)事項(xiàng)。合同解除則需要根據(jù)合同的約定或法律的規(guī)定進(jìn)行，一般來說，雙方當(dāng)事人可以協(xié)商解除合同，也可以根據(jù)合同的約定或法律的規(guī)定單方面解除合同。在解除合同之前，企業(yè)需要對(duì)解除合同的后果進(jìn)行充分的評(píng)估和考慮，避免因解除合同而給企業(yè)帶來不必要的損失。2.3合同履行中的違約責(zé)任如果合同一方出現(xiàn)違約行為，另一方有權(quán)要求違約方承擔(dān)違約責(zé)任。違約責(zé)任的形式通常包括支付違約金、賠償損失等。在合同中，雙方會(huì)明確約定違約責(zé)任的具體形式和計(jì)算方法，以便在出現(xiàn)違約行為時(shí)能夠及時(shí)進(jìn)行處理。在追究違約責(zé)任的過程中，企業(yè)需要保留相關(guān)的證據(jù)，如合同、往來函件、付款憑證等，以便在需要時(shí)能夠證明違約行為的存在和違約方的責(zé)任。三、合同的檔案管理3.1合同檔案的建立與保管合同檔案的建立與保管是股份制企業(yè)合同管理的基礎(chǔ)工作。企業(yè)會(huì)設(shè)立專門的合同檔案管理部門或崗位，負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案的建立、保管和維護(hù)。在合同簽訂后，合同檔案管理部門會(huì)將合同原件進(jìn)行歸檔，并建立合同檔案目錄，方便合同的查閱和使用。合同檔案的保管需要采取安全、可靠的措施，如防火、防潮、防盜等，以保證合同檔案的安全。同時(shí)合同檔案管理部門還會(huì)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行整理和歸檔，保證合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.2合同檔案的查閱與使用合同檔案的查閱與使用需要遵循企業(yè)的相關(guān)規(guī)定和程序。一般來說，需要查閱合同檔案的人員需要填寫查閱申請(qǐng)單，并經(jīng)相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后，方可到合同檔案管理部門進(jìn)行查閱。在查閱合同檔案時(shí)，需要遵守保密規(guī)定，不得將合同檔案的內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。合同檔案的使用需要經(jīng)過授權(quán)，一般由合同簽訂部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人根據(jù)需要進(jìn)行使用，并在使用后及時(shí)將合同檔案歸還合同檔案管理部門。3.3合同檔案的銷毀與清理合同檔案的銷毀與清理需要經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。一般來說，合同檔案的保管期限為一定年限，超過保管期限的合同檔案需要進(jìn)行銷毀。在銷毀合同檔案之前，需要對(duì)合同檔案進(jìn)行清理和整理，將不需要保存的合同檔案進(jìn)行銷毀。銷毀合同檔案需要由合同檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)企業(yè)的相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。在銷毀合同檔案時(shí)，需要采取安全、可靠的措施，如焚燒、粉碎等，以保證合同檔案的安全銷毀。四、合同的審核與批準(zhǔn)4.1合同審核的流程與標(biāo)準(zhǔn)合同審核的流程通常包括業(yè)務(wù)部門審核、法律部門審核、管理層審核等環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)部門會(huì)對(duì)合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審核，保證合同符合企業(yè)的業(yè)務(wù)需求和利益。法律部門會(huì)對(duì)合同的法律條款進(jìn)行審核，保證合同符合法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)章制度。管理層會(huì)對(duì)合同的重大事項(xiàng)進(jìn)行審核，如合同金額、合同期限等，保證合同符合企業(yè)的戰(zhàn)略和利益。在合同審核過程中，會(huì)制定相應(yīng)的審核標(biāo)準(zhǔn)，如合同條款的合法性、合規(guī)性、合理性等，以保證合同的質(zhì)量。4.2合同批準(zhǔn)的權(quán)限與程序合同批準(zhǔn)的權(quán)限與程序需要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模、組織架構(gòu)和合同金額等因素進(jìn)行確定。一般來說，重大合同需要經(jīng)過企業(yè)的董事會(huì)或股東會(huì)的批準(zhǔn)，而一些日常性的合同則可以由企業(yè)的管理層或授權(quán)代表進(jìn)行批準(zhǔn)。在合同批準(zhǔn)過程中，需要遵循相應(yīng)的程序，如提交申請(qǐng)、審核、審批等，保證合同的批準(zhǔn)合法、有效。同時(shí)還需要對(duì)合同批準(zhǔn)的結(jié)果進(jìn)行記錄和歸檔，以便后續(xù)的查詢和管理。4.3合同審核與批準(zhǔn)的責(zé)任劃分為了保證合同審核與批準(zhǔn)的質(zhì)量和責(zé)任，股份制企業(yè)會(huì)對(duì)合同審核與批準(zhǔn)的責(zé)任進(jìn)行劃分。業(yè)務(wù)部門、法律部門和管理層等相關(guān)部門和人員會(huì)分別承擔(dān)相應(yīng)的審核和批準(zhǔn)責(zé)任，如業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容審核，法律部門負(fù)責(zé)合同的法律條款審核，管理層負(fù)責(zé)合同的重大事項(xiàng)審核等。如果在合同審核與批準(zhǔn)過程中出現(xiàn)問題，相關(guān)部門和人員會(huì)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，如審核不嚴(yán)格導(dǎo)致合同出現(xiàn)漏洞，批準(zhǔn)不當(dāng)導(dǎo)致企業(yè)遭受損失等。五、合同的糾紛處理5.1合同糾紛的預(yù)防與解決機(jī)制合同糾紛的預(yù)防與解決機(jī)制是股份制企業(yè)合同管理的重要組成部分。企業(yè)會(huì)通過加強(qiáng)合同簽訂前的審查、合同履行過程中的監(jiān)督和管理等措施，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。同時(shí)企業(yè)也會(huì)建立健全合同糾紛的解決機(jī)制，如協(xié)商解決、調(diào)解解決、仲裁解決和訴訟解決等，以便在合同糾紛發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行處理。在合同糾紛處理過程中，企業(yè)會(huì)注重與對(duì)方當(dāng)事人的溝通和協(xié)商，盡量通過友好協(xié)商的方式解決糾紛，避免訴訟等激烈的方式。5.2合同糾紛的調(diào)解與仲裁合同糾紛的調(diào)解與仲裁是股份制企業(yè)合同糾紛處理的常見方式。調(diào)解是由第三方機(jī)構(gòu)或個(gè)人對(duì)合同糾紛進(jìn)行調(diào)解，促使雙方當(dāng)事人達(dá)成和解協(xié)議。仲裁是由仲裁機(jī)構(gòu)對(duì)合同糾紛進(jìn)行仲裁，根據(jù)仲裁協(xié)議和相關(guān)法律法規(guī)作出裁決。在選擇調(diào)解或仲裁方式時(shí)，企業(yè)會(huì)根據(jù)合同的約定、糾紛的性質(zhì)和雙方當(dāng)事人的意愿等因素進(jìn)行綜合考慮。一般來說，調(diào)解方式較為靈活、快捷，仲裁方式則具有較強(qiáng)的權(quán)威性和法律效力。5.3合同糾紛的訴訟程序如果合同糾紛無法通過調(diào)解或仲裁等方式解決，企業(yè)可以通過訴訟程序向法院提起訴訟。訴訟程序是一種較為復(fù)雜、耗時(shí)的糾紛解決方式，需要企業(yè)聘請(qǐng)專業(yè)的律師進(jìn)行代理。在訴訟過程中，企業(yè)需要提供充分的證據(jù)證明自己的主張，并遵守法院的相關(guān)程序和規(guī)定。訴訟結(jié)果具有較強(qiáng)的法律效力，一旦法院作出判決，雙方當(dāng)事人必須按照判決結(jié)果履行各自的義務(wù)。六、合同的風(fēng)險(xiǎn)管理6.1合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與評(píng)估是股份制企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)工作。企業(yè)會(huì)通過對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析和評(píng)估，識(shí)別出可能存在的合同風(fēng)險(xiǎn)，如信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。同時(shí)企業(yè)會(huì)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度，以便采取相應(yīng)的防范和控制措施。6.2合同風(fēng)險(xiǎn)的防范與控制措施針對(duì)識(shí)別出的合同風(fēng)險(xiǎn)，股份制企業(yè)會(huì)采取相應(yīng)的防范和控制措施。例如，在合同簽訂前，企業(yè)會(huì)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的資信狀況進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，選擇信譽(yù)良好的合作伙伴；在合同履行過程中，企業(yè)會(huì)加強(qiáng)對(duì)合同履行的監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)覺和解決合同履行中出現(xiàn)的問題；在合同變更和解除過程中，企業(yè)會(huì)嚴(yán)格按照合同的約定和法律的規(guī)定進(jìn)行操作，避免因變更和解除合同而給企業(yè)帶來不必要的風(fēng)險(xiǎn)。6.3合同風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)急預(yù)案為了應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的合同風(fēng)險(xiǎn)，股份制企業(yè)會(huì)制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)急預(yù)案會(huì)明確在合同風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)的應(yīng)對(duì)措施和責(zé)任分工，如及時(shí)采取措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制、與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通和協(xié)商、尋求法律幫助等。同時(shí)企業(yè)還會(huì)定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和評(píng)估，保證應(yīng)急預(yù)案的有效性和可操作性。七、合同的培訓(xùn)與教育7.1合同相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)內(nèi)容合同相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)內(nèi)容包括合同的基本概念、合同的簽訂流程、合同的條款內(nèi)容、合同的履行與變更、合同的糾紛處理等方面。通過培訓(xùn)，使員工了解合同的相關(guān)知識(shí)和法律法規(guī)，提高員工的合同意識(shí)和法律意識(shí)，為企業(yè)的合同管理工作提供有力的支持。7.2合同培訓(xùn)的組織與實(shí)施合同培訓(xùn)的組織與實(shí)施需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行安排。一般來說，企業(yè)會(huì)由法律部門或人力資源部門負(fù)責(zé)合同培訓(xùn)的組織和實(shí)施工作，制定培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)內(nèi)容，并邀請(qǐng)專業(yè)的律師或合同管理專家進(jìn)行授課。在培訓(xùn)過程中，會(huì)采用多種培訓(xùn)方式，如課堂講授、案例分析、模擬演練等，以提高培訓(xùn)的效果。7.3合同教育的宣傳與推廣合同教育的宣傳與推廣是提高員工合同意識(shí)和法律意識(shí)的重要手段。企業(yè)會(huì)通過內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、培訓(xùn)手冊(cè)等多種形式，對(duì)合同教育進(jìn)行宣傳和推廣，使員工了解合同教育的重要性和必要性，積極參與合同教育活動(dòng)。同時(shí)企業(yè)還會(huì)將合同教育納入員工的績(jī)效考核體系，對(duì)積極參與合同教育活動(dòng)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反合同教育規(guī)定的員工進(jìn)行處罰。八、合同的監(jiān)督與檢查8.1合同監(jiān)督與檢查的職責(zé)與范圍合同監(jiān)督與檢查的職責(zé)與范圍包括對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和檢查，保證合同的簽訂、履行等行為符合法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)章制度。合同監(jiān)督與檢查的范圍包括合同的內(nèi)容、合同的履行情況、合同的變更和解除情況等方面。8.2合同監(jiān)督與檢查的方法與頻率合同監(jiān)督與檢查的方法包括定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等。定期檢查是指按照一定的時(shí)間間隔對(duì)合同進(jìn)行全面檢查，不定期抽查是指根據(jù)需要對(duì)合同進(jìn)行隨機(jī)檢查，專項(xiàng)檢查是指針對(duì)特定的合同或合同事項(xiàng)進(jìn)行檢查。合同監(jiān)督與檢