Access 數據庫基礎與應用項目式教程（Access 2019）（微課版）課件 工作任務2 創(chuàng)建和管理數據表

Access數據庫基礎與應用

項目式教程（Access2019）（微課版）工作任務2創(chuàng)建和管理數據表主要內容2.5任務拓展2.6任務檢測2.4任務實施2.2任務目標2.1任務描述2.7任務總結2.3知識儲備

2.1任務描述表是數據庫中存儲數據的對象，Access允許一個數據庫包含多個表。本任務將在“商品管理系統(tǒng)”中創(chuàng)建“商品”“類別”和“供應商”3個數據表，實現(xiàn)對商品類別的建立與維護、對商品基本信息和供貨商信息的管理。本任務還包括數據表的輸入、刪除、修改、篩選等操作。2.2任務目標

了解Access數據庫的對象，理解表的基本概念。

熟練運用多種方法創(chuàng)建數據表。

熟練進行表結構的修改。

掌握表記錄的編輯、篩選和排序等操作。

能通過關聯(lián)字段創(chuàng)建表間關系。2.3知識儲備2.3.1Access2019數據庫對象Access2019數據庫中有表、查詢、窗體、報表、宏和模塊6種對象，通過這6種對象對數據進行管理。用戶可以在數據庫中創(chuàng)建所需的對象，每一種數據庫對象將實現(xiàn)不同的數據庫功能。1．表表是數據庫中用來存儲數據的對象。它是整個數據庫系統(tǒng)的數據源，也是數據庫中其他對象的基礎。2．查詢查詢也是一個“表”。它是以表為基礎數據源的“虛表”。查詢可以作為表加工處理后的結果，也可以作為數據庫其他對象的數據來源。3．窗體窗體是Access的工作窗口。在操作數據庫的過程中，窗體是無時不在的數據庫對象。窗體可以用來控制數據庫應用系統(tǒng)的流程，可以接收用戶信息，也可以完成數據表或查詢中數據的輸入、編輯、刪除等操作。4．報表報表是數據庫中數據輸出的一種形式。它不僅可以將數據庫中數據分析和處理后的結果通過打印機輸出，還可以對要輸出的數據進行分類小計和分組匯總等操作。在數據庫管理系統(tǒng)中，使用報表會使數據處理的結果多樣化。5．宏宏是一個或多個操作命令的集合，其中每個命令都可以實現(xiàn)特定的功能。通過將這些命令組合起來，可以自動完成某些經常重復的操作。6．模塊模塊是用VisualBasic（簡稱VB）程序設計語言編寫的程序集合或一個函數過程。它通過嵌入Access中的VB程序設計語言編輯器和編譯器實現(xiàn)與Access的結合。2.3.2表的概念1．表表是用于存儲有關特定主題（如商品或供應商）的數據的數據庫對象。表是以行和列的形式組織起來的數據的集合。一個數據庫包括一個或多個表，每個表說明一個特定的主題。利用表對象來存儲各種數據是數據庫的基礎用途。在Access中，表（Table）對象是數據庫的6個對象之首，是整個數據庫系統(tǒng)的基礎，其他數據庫對象（如查詢、窗體、報表等）是表的不同形式的“視圖”。因此，在創(chuàng)建其他數據庫對象之前，必須先創(chuàng)建表。2．數據在表中的組織方式表將數據組織成列（稱為字段）和行（稱為記錄）的形式，一個行可以包含一個或多個列，每個列都有其數據類型與所存儲的值，該值為字段值，如圖1.12所示。圖1.12表的組成每條記錄包含有關表主題的一個實例（如特定商品）的數據。記錄還通常稱作行或實例。每個字段包含有關表主題的一個方面（如商品名稱或規(guī)格型號）的數據。字段還通常稱作列或屬性。記錄包含字段值，如內存條或移動硬盤等。字段值還通常稱作事實。通常將表理解成由多條（行）具有多個特征（列）的數據組成的二維表。3．表的約定每個表都有一個表名。表名可以是包含字母、漢字、數字和除了句號以外的特殊字符、感嘆號、重音符號和方括號的任何組合。Access規(guī)定，一個數據庫中不能有重名的表，表名的最大長度不超過64個字符。一個二維表可以由多列組成，每一列有一個名稱，且每列存放的數據的類型相同。在Access中，表的列稱為字段。列的名稱稱為字段名，每列存放的數據的類型稱為字段的數據類型。Access規(guī)定，一個表中不能有重名的字段。一個表由兩部分組成，即表的結構和表的數據。表的結構由字段的定義確定，表的數據按表的結構的規(guī)定有序地存放在這些由字段搭建好的表中。2.3.3表的結構字段的定義主要包括以下內容。1．字段名稱字段是表的基本存儲單元，為字段命名可以方便用戶使用和識別字段。字段名稱在表中應是唯一的，最好使用便于理解的字段名稱。字段名稱應遵循以下命名規(guī)則。（1）字段名稱的長度不能超過64個字符（包含空格）。（2）字段名稱可以是字母、數字、空格和特殊字符（除

句號、感嘆號和方括號）的任意組合。（3）字段名稱不能以空格開頭。（4）字段名稱不能包含控制字符（即0～31的ASCII碼）。2．數據類型（1）短文本?！岸涛谋尽睌祿愋涂梢越邮芪谋绢愋突驍底诸愋偷慕M合，包括分隔項目列表。短文本型字段的主要屬性為“字段大小”，字段大小的范圍為0～255個字符，默認為255個字符。（2）長文本。長文本類型的字段用于存儲長度超過255個字符且為格式文本的文本塊。長文本字段最多可存儲65

536個字符。（3）數字。數字型字段主要用于存放需要進行數學計算的數值數據，如長度、重量、人數、分數等。數字型字段的主要屬性是“字段大小”，Access為了提高存儲效率和運行速度，把數字型字段按大小進行了細分，數字型字段按字段大小分為字節(jié)、整型、長整型、單精度型、雙精度型等類型，如表1.1所示，默認字段大小為長整型。在實際使用時，應根據數據的取值范圍確定其字段大小。類型說明小數位數存儲量字節(jié)0～225（無小數位）的數字無1字節(jié)整型?32768～32767（無小數位）的整數無2字節(jié)長整型?2147483648～2147483647的整數（無小數位）無4字節(jié)單精度型?3.402823E308～?1.401298E45的負值1.401298E45～3.402823E38的正值74字節(jié)雙精度型?1.79769313486231E308～4.94065645841247E?324的負值，1.79769313486231E308～4.94065645841247E?324的正值158字節(jié)同步復制ID全局唯一標識符（GloballyUnigueIdentifier，GUID）不適用16字節(jié)小數?1028?1～1028?1的數字2812字節(jié)表1.1數字型字段的主要類型及相關屬性（4）大數。大數型字段的取值范圍為-263～263-1。Access增加該類型的主要目的是與其他數據庫兼容，特別是SQLServer。Access2019前的版本不支持這種數據類型，如果要使用此數據類型的數據庫或從其中導入數據，需要在Access“選項”的“當前數據庫”選項卡中勾選“支持導入表的大型數字（Bigint）數據類型”復選框。（5）日期/時間。日期/時間型字段用于存放日期和時間，可以表示100—9999年的日期與時間值。Access的日期/時間型字段的存儲空間默認為8字節(jié)，用戶可以通過“格式”和“輸入掩碼”屬性來設置日期和時間顯示形式。（6）貨幣。貨幣型字段用于存放貨幣值。Access的貨幣型字段的存儲空間默認為8字節(jié)，精確到小數點左邊15位和小數點右邊4位。（7）自動編號。若將表中某一字段的數據類型設為自動編號型，則當向表中添加一條新記錄時，Access將自動產生一個唯一的順序號并存入該字段，任何時候都無法在此類型字段中輸入或更改數據。（8）是/否。該類型用于只可能是兩個值中的一個（如“是/否”“真/假”“開/關”）的數據。不允許為Null值，存儲空間默認為1位。（9）OLE對象。鏈接或嵌入Access數據庫中的對象，可以是MicrosoftWord文檔、MicrosoftExcel電子表格、圖片、聲音或其他二進制數據。（10）超鏈接。該類型用于存儲超鏈接地址，以文本形式存儲。超鏈接地址是指向對象、文檔或Web頁面等目標的一個路徑。（11）附件。該類型用于存儲附加到數據庫中記錄的圖像、電子表格文件、文檔、圖表以及支持的其他類型文件，類似于將文件附加到電子郵件。附件數據類型僅適用于.accdb文件格式數據庫。（12）計算。該類型用于存儲計算的結果。計算時必須引用同一張表中的其他字段，可以使用表達式生成器創(chuàng)建計算。（13）查閱向導。通過該字段可以使用列表框或組合框從另一個表或值列表中選擇值。3．說明用戶可以將設計某字段時要注意或強調的說明文字放于“說明”中，起到提醒、解釋和強調的作用。4．字段常規(guī)屬性每種類型的字段都具有多種屬性，如字段大小、格式、輸入掩碼、標題、默認值、驗證規(guī)則、索引等。（1）字段大小。“文本”“數字”或“自動編號”字段中存儲的最大數據。（2）格式。使用“格式”屬性可自定義數字、日期、時間和文本的顯示和打印方式。（3）輸入掩碼。

①使用“輸入掩碼”屬性可以創(chuàng)建輸入掩碼（有時也稱為“字段模板”）。輸入掩碼使用字面顯示的字符來控制字段或控件（控件是允許用戶控制程序的圖形用戶界面對象，如文本框、復選框、滾動條和按鈕等。用戶可使用控件顯示數據或選項、執(zhí)行操作或使用戶界面更易閱讀）的數據輸入。例如，在圖1.13中，輸入掩碼要求所有的電話號碼輸入項必須包含足夠的數字，以表示中國的區(qū)號和電話號碼，并且只能輸入數字。用戶向表中輸入該字段的數據時，只需輸入數字即可。圖1.13電話號碼的掩碼設置

②有效的輸入掩碼字符。Access按照表1.2所示的字符轉譯“輸入掩碼”屬性定義的字符。若要定義字面字符，則輸入該表以外的其他字符，包括空格和符號；若要將表1.2中的字符定義為字面字符，則在字符前面加反斜線“\”。字符說

明0數字（0～9，必須輸入，不允許使用加號[+]與減號[–]）9數字或空格（非必須輸入，不允許使用加號和減號）#數字或空格（非必須輸入；在“編輯”模式下空格顯示為空白，但是在保存數據時空白將刪除；允許加號和減號）L字母（A～Z，必須輸入）?字母（A～Z，可選輸入）A字母或數字（必須輸入）a字母或數字（可選輸入）&任一字符或空格（必須輸入）

C任一字符或空格（可選輸入）.,:;-/小數點占位符及千位、日期與時間的分隔符（分隔符是用來分隔文本或數字單元的字符，實際使用的字符將由Windows“控制面板”中“區(qū)域設置屬性”對話框中的設置而定）<將所有字母轉換為小寫>將所有字母轉換為大寫表1.2輸入掩碼字符字符說

明!使輸入掩碼從右向左顯示，而不是從左向右顯示。輸入掩碼中的字符始終都是從左向右輸入?？梢栽谳斎胙诖a中的任何地方包括感嘆號\使接下來的字符以字面字符顯示（例如，\A只顯示為A）密碼將“輸入掩碼”屬性設置為“密碼”，以創(chuàng)建密碼項文本框。文本框中鍵入的任何字符都按字面字符保存，但顯示為星號（*）續(xù)表（4）標題。在定義表結構的過程中，并不要求表中的字段必須為漢字，也可以使用簡單的符號（如英文字母等），以便于以后編寫程序（使用簡單）。但為了在表的顯示過程中識讀方便，顯示時通常需要用漢字，這時可以使用“標題”屬性來為英文字段指定漢字別名。如果未輸入標題，則將字段名作為列標簽。（5）默認值。默認值是指向表中插入新記錄時，即使不輸入，字段也會自動產生的默認取值。設置默認值的目的是減少數據的輸入量。（6）驗證規(guī)則和驗證文本。驗證規(guī)則用于限定輸入當前字段中的數據必須滿足一定的簡單條件，以保證數據的正確性。驗證文本是當輸入的數據不滿足該驗證規(guī)則時，系統(tǒng)出現(xiàn)的提示。例如，設置商品的“單價”字段為：“驗證規(guī)則”為“>0”，“驗證文本”為“您必須輸入一個正數”，在輸入數據時，若輸入了符合規(guī)則的正數，可以繼續(xù)進行下面的輸入，若輸入了不符合規(guī)則的數，則會彈出圖1.14所示提示框，顯示“您必須輸入一個正數”的提示信息。圖1.14輸入錯誤數據時的提示框（7）必需和允許空字符串。在輸入數據時，這兩個屬性控制字段是否必須填入內容，是否能為空值以及是否允許空字符串作為一個內容填入。圖1.15必填字段的出錯提示（8）索引。使用索引可以加速根據鍵值在表中進行的搜索和排序，提高查找記錄的效率。利用索引屬性可以設置單一字段的索引，如在本任務的操作中將“商品名稱”字段設置成“有（有重復）”的索引。5．主鍵用來唯一標識表中所存儲的每一條記錄的這些字段稱作表的主鍵。每個表都應該包含一個或一組這樣的字段。指定表的主鍵之后，Access將阻止在主鍵字段中輸入重復值或Null值。在Access中可以定義3種主鍵，分別為自動編號主鍵、單字段主鍵和多字段主鍵。2.4任務實施2.4.1打開數據庫（1）啟動Access，在啟動界面中單擊【打開其他文件】，在彈出的菜單中選擇【打開】命令，再單擊【瀏覽】按鈕，如圖1.16所示，打開“打開”對話框。圖1.16選擇“打開”命令（2）在“打開”對話框左側的導航窗格中選擇“D:\數據庫”文件夾，然后在右側的窗格中選定要打開的數據庫文件“商品管理系統(tǒng)”。（3）單擊【打開】按鈕，出現(xiàn)圖1.17所示的“安全警告”提示框。單擊【啟用內容】按鈕后，將打開創(chuàng)建的“商品管理系統(tǒng)”數據庫。圖1.17“安全警告”提示框圖1.18所示的下拉列表。該下拉列表提供了4種打開數據庫文件的方式。圖1.18“打開”下拉列表2.4.2創(chuàng)建“供應商”表Access提供了多種創(chuàng)建數據表的方法，分別為使用表設計器、通過數據表、導入表、鏈接表以及使用SharePpoint列表等方法。這里，采用通過數據表創(chuàng)建表的方式來創(chuàng)建“供應商”表，該表的結構如表1.3所示。（1）在Access窗口中，單擊【創(chuàng)建】→【表格】→【表】按鈕，將創(chuàng)建名為“表1”的新表，圖1.19所示為數據表視圖。圖1.19數據表視圖字段名稱數據類型字段大小供應商編號短文本4公司名稱短文本10地址短文本30城市短文本5電話短文本15銀行賬號短文本18表1.3“供應商”表的結構（2）創(chuàng)建“供應商編號”字段。

①選中“ID”字段列，單擊【表格工具】→【字段】→【屬性】→【名稱和標題】按鈕，打開圖1.20所示的“輸入字段屬性”對話框。圖1.20“輸入字段屬性”對話框

②在“名稱”文本框中將“ID”修改為“供應商編號”，單擊【確定】按鈕。

③選中“供應商編號”列，單擊【表格工具】→【字段】→【格式】→【數據類型】下拉按鈕，將數據類型由“自動編號”修改為“短文本”。

④在【表格工具】→【字段】→【屬性】→【字段大小】文本框中設置字段大小為“4”。

⑤在“供應商編號”字段名下方的單元格中輸入“1001”的供應商編號。（3）創(chuàng)建“公司名稱”字段。

①在“單擊以添加”下面的單元格中輸入“天宇數

碼”。此時，Access自動將新字段命名為“字段1”。

②選中“字段1”列，單擊【表格工具】→【字段】→【屬性】→【名稱和標題】按鈕，在打開的“輸入字段屬性”對話框將“名稱”修改為“公司名稱”。

③在【表格工具】→【字段】→【屬性】→【字段大小】文本框中設置字段大小為“10”。

默認情況下，短文本類型的字段大小為255，將字段大小減小時，系統(tǒng)將彈出圖1.21所示的提示框。

添加兩個字段后的“表1”的效果如圖1.22所示。圖1.21“數據可能丟失”的提示框圖1.22添加兩個字段后的“表1”效（4）添加“地址”字段。圖1.23“數據類型”列表（5）用類似的方式，按表1.3所示的結構，繼續(xù)添加“城市”“電話”和“銀行賬號”字段。（6）保存“供應商”表。單擊【快速訪問工具欄】中的【保存】按鈕，顯示圖1.24所示的“另存為”對話框，輸入表名稱“供應商”，單擊【確定】按鈕。（7）按圖1.25所示的信息完善“供應商”表中的記錄。圖1.24“另存為”對話框圖1.25“供應商”表（8）單擊數據表視圖右上角的【關閉】按鈕

，表中的記錄將自動保存。2.4.3創(chuàng)建“類別”表使用“導入數據”的方式，可以將一個已有的外部表導入本數據庫中來快速創(chuàng)建新表。外部數據源可以是Access數據庫和其他格式的數據庫中的數據，如XML、HTML等。該方法常用于將已有表格轉換為Access數據庫中的表對象。1．查看已有的Excel數據表“類別”

打開“D:\數據庫”中已建好的Excel“類別.xlsx”工作簿中的“類別”工作表，如圖1.26所示，查看內容無誤后，關閉該表。圖1.26“類別”工作簿中的“類別”工作表2．打開數據庫

打開“D:\數據庫”中需要導入數據的數據庫“商品管理系統(tǒng)”。3．導入數據（1）單擊【外部數據】→【導入并鏈接】→【Excel】按鈕，彈出“獲取外部數據-Excel電子表格”對話框。（2）選擇數據源和目標。單擊【瀏覽】按鈕，選擇要導入的文件“D:\數據庫\類別.xlsx”。在“指定數據在當前數據庫中的存儲方式和存儲位置”選項區(qū)中選擇【將源數據導入當前數據庫的新表中】單選按鈕。“獲取外部數據-Excel電子表格”對話框（3）單擊【確定】按鈕，彈出“導入數據表向導”對話框。“導入數據表向導”第1步對話框（4）選擇“類別”工作表，單擊【下一步】按鈕，彈出圖1.30所示的對話框。圖1.30“導入數據表向導”第2步對話框（5）選中“第一行包含列標題”復選框，使Excel表中的列標題成為導入表的字段名，而不是數據行。（6）單擊【下一步】按鈕，彈出圖1.31所示的對話框，確定表中需要導入的字段，若不需導入字段，則選中【不導入字段（跳過）】復選框；同時可以設置字段的索引。這里為“類別編號”字段設置“有（無重復）”索引。圖1.31“導入數據表向導”第3步對話框（7）單擊【下一步】按鈕，彈出圖1.32所示的對話框。設置導入表的主鍵，這里選擇【我自己選擇主鍵】單選按鈕，然后從右側的下拉列表中選擇“類別編號”字段。圖1.32“導入數據表向導”第4步對話框（8）單擊【下一步】按鈕，彈出圖1.33所示的對話框，設置導入表的名稱為“類別”。圖1.33“導入數據表向導”第5步對話框（9）單擊【完成】按鈕，單擊【關閉】按鈕完成“類別”表的導入。完成導入表的提示2.4.4創(chuàng)建“商品”表表設計器是創(chuàng)建和修改表結構的有用工具。利用表設計器能直接按照設計需求，逐一設計和修改表結構。建議用戶熟練掌握這種方法。下面使用表設計器創(chuàng)建“商品”表?！吧唐贰北?．根據表內容分析表結構“商品”表用于記錄在編商品基本信息。分析“商品”表的記錄中各字段的數據特點，結合實際工作和生活常識、規(guī)律及特殊要求，確定表中各字段的基本屬性，如表1.4所示。字段名稱數據類型字段大小字段屬性說明商品編號短文本4主鍵、必填字段、有（無重復）索引4位文本型數字的商品編號商品名稱短文本10必填字段，有（有重復）索引類別編號查閱向導默認有（有重復）索引引用類別表中的類別編號規(guī)格型號短文本30供應商編號查閱向導默認有（有重復）索引引用“供應商”表中的“供應商編號”單價貨幣必須輸入>0的數字，輸入無效數據時提示“單價應為正數！”數量數字整型常規(guī)數字，小數位數為0，默認值為0，必須輸入≥0的數字，輸入無效數據時提示“數量應為正整數！”表1.4“商品”表的結構2．使用表設計器創(chuàng)建“商品”表的結構（1）打開“商品管理系統(tǒng)”數據庫。（2）單擊【創(chuàng)建】→【表格】→【表設計】按鈕，打開表設計器。表設計器（3）設置“商品編號”字段。（4）按表1.4所示的結構設置“商品名稱”字段。（5）設置“類別編號”字段。設置“商品編號”字段“查閱向導”對話框選擇“類別”表作為數據源選擇“類別編號”作為查閱字段的數據源選擇“類別編號”作為排序依據指定查閱列的寬度為查閱列指定標簽保存表的提示框（6）按表1.4所示的結構設置“規(guī)格型號”字段。（7）按表1.4所示的結構設置“供應商編號”字段。查閱字段引用“供應商”表中的“供應商編號”，設置方法同“類別編號”。（8）設置“單價”字段。設置查閱向導后的效果設置“單價”字段設置“數量”字段（10）單擊快速訪問工具欄上的【保存】按鈕，保存“商品”表的結構。單擊【關閉】按鈕

，關閉表設計器。2.4.5修改“供應商”表對于通過輸入數據表的方式創(chuàng)建的表，如果需要進一步修改表結構，需要通過表設計器按照實際需要對表進行一定的修改?！肮獭北斫Y構的其他屬性如表1.5所示。字段名稱字

段

屬

性供應商編號主鍵、必填字段、有（無重復）索引公司名稱必填字段、有（有重復）索引表1.5“供應商”表結構的其他屬性（1）在左側的導航窗口中，用鼠標右鍵單擊“供應商”表，在圖1.47所示的快捷菜單中選擇【設計視圖】命令，打開“供應商”表的設計視圖?！氨怼钡目旖莶藛巍肮獭北淼脑O計視圖（2）參考表1.5所示的表結構，修改“供應商編號”字段屬性。（3）參考表1.5所示的表結構，修改“公司名稱”字段的屬性。（4）修改完畢，單擊快速訪問工具欄中的【保存】按鈕保存表結構，此時，彈出數據完整性規(guī)則已經更改的提示框。單擊【是】按鈕，完成“供應商”表結構的修改。（5）單擊表設計的【關閉】按鈕，關閉“供應商”表。數據完整性規(guī)則已經更改的提示框2.4.6修改“類別”表由于“類別”表是采用導入方式創(chuàng)建的，所有字段均為默認數據類型和字段屬性，因此必須適當修改，才能滿足數據存儲的需要?！邦悇e”表的結構如表1.6所示。字段名稱數據類型字段大小其他設置說明類別編號短文本3主鍵、必填字段、有（無重復）索引類別名稱短文本15必填字段、有（有重復）索引商品類別名稱說明長文本圖片OLE對象描繪商品類別的圖片表1.6“類別”表的結構（1）打開“類別”表的設計視圖?？梢园l(fā)現(xiàn)，表中有4個字段，主鍵設置是合理的。但是，所有字段的數據類型均是“文本”，且大小均是255個字符。（2）參照表1.6所示的表結構，修改“類別編號”字段?！邦悇e”表的設計視圖不能修改字段大小的提示框“關系”窗口刪除關系提示框（3）參考表1.6所示的表結構，修改其余字段的數據類型、字段大小和字段屬性。（4）修改完畢，保存表結構時，彈出提示框，警告由于改變了字段的大小，也許會造成數據丟失，詢問是否繼續(xù)。詢問是否繼續(xù)（5）單擊【是】按鈕，彈出數據完整性規(guī)則已經更改的提示框。單擊【是】按鈕，完成“類別”表結構的修改。數據完整性規(guī)則已經更改的提示框 2.4.7編輯“商品”表和“類別”表的記錄

表設計完成后，需要對表的數據進行操作，也就是對記錄進行操作，涉及記錄的添加、刪除、修改、復制等。對表進行的操作，是通過數據表視圖來完成的。1．輸入“商品”表的記錄（1）打開“商品”表。在左側的導航窗格中雙擊“商品”表，打開數據表視圖。（2）參照圖1.35所示的信息錄入數據。輸入完畢關閉表，系統(tǒng)將自動保存記錄。2．完善“類別”表的數據查閱列的下拉列表

下面補充完善“類別”表中的“圖片”字段數據。該字段的數據類型為“OLE對象”，為其添加bmp格式的圖片。（1）在數據表視圖中打開“類別”表。（2）在“說明”與“圖片”字段的字段名分隔線處雙擊，讓“說明”字段以最合適的列寬顯示。在每個字段右側的分隔線處均雙擊，可獲得每個字段最合適的列寬。調整“類別”表中各字段的列寬（3）在第一條記錄的“圖片”字段處雙擊，彈出圖1.59所示的提示框。可見，該字段還沒有插入任何對象。單擊【確定】按鈕，返回表中。OLE對象編輯提示（4）用鼠標右鍵單擊該字段，從彈出的快捷菜單中選擇【插入對象】命令，彈出圖1.59所示的對話框。選擇【由文件創(chuàng)建】單選按鈕，單擊【瀏覽】按鈕，彈出“瀏覽”對話框。指定圖片文件的存放位置為“D:\數據庫\類別圖片”，選擇圖片文件，單擊【打開】按鈕，返回“插入對象”對話框，選中的文件會顯示在圖1.62所示的文件名文本框中，單擊【確定】按鈕?！安迦雽ο蟆睂υ捒蜻x擇要插入的對象插入的圖片對象（5）加入圖片后，“圖片”字段會出現(xiàn)“位圖圖像”字樣。加入圖片對象后的“類別”表（6）將所需圖片文件插入對應記錄的字段中。（7）關閉表，系統(tǒng)將自動保存修改的記錄。2.4.8建立表關系

數據庫是相關數據的集合。一般一個數據庫由若干個表組成，每一個表反映數據庫某一方面的信息，要使這些表聯(lián)系起來反映數據庫的整體信息，需要為這些表建立應有的關系。建立表關系的前提是兩個表必須擁有共同字段。在“商品管理系統(tǒng)”中，“商品”表和“供應商”表間存在共同字段“供應商編號”，“商品”表和“類別”表的共同字段為“類別編號”。（1）關閉所有打開的表。（2）單擊【數據庫工具】→【關系】按鈕，打開圖1.63所示的“關系”窗口。（3）建立“類別”表和“商品”表的關系?！瓣P系”窗口“顯示表”對話框圖1.65“編輯關系”對話框“關系”窗口各表間的關系（4）設置參照完整性。（5）保存后，關閉“關系”窗口?！熬庉嬯P系”對話框表之間的關系2.5任務拓展2.5.1通過復制“商品”表創(chuàng)建“商品_格式化”表（1）在“商品管理系統(tǒng)”數據庫左側的導航窗格中選擇“商品”表。（2）先單擊【開始】→【剪貼板】→【復制】按鈕，再單擊【開始】→【剪貼板】→【粘貼】按鈕，彈出圖1.69所示的“粘貼表方式”對話框。“粘貼表方式”對話框（3）在“表名稱”文本框中輸入“商品_格式化”，在“粘貼選項”欄中選擇【結構和數據】單選按鈕。（4）單擊【確定】按鈕，即在數據庫中創(chuàng)建“商品_格式化”表。2.5.2調整“商品_格式化”表的外觀

（1）打開“商品_格式化”表的數據表視圖。（2）設置文本格式。（3）設置表格的背景和網格線。（4）調整字段顯示寬度和高度。

“設置數據表格式”對話框“背景色”列表記錄的其他設置菜單

“行高”對話框

“列寬”對話框調整外觀后的“商品_格式化”表（5）隱藏“規(guī)格型號”字段?！耙?guī)格型號”字段被隱藏“取消隱藏列”對話框2.5.3按“單價”對“商品_格式化”表排序

在查看數據表的記錄時，可根據需要將記錄排序顯示。例如，要使“商品_