合同審查及審批工作指導(dǎo)書與記錄

合同審查及審批工作指導(dǎo)書與記錄一、合同審查及審批工作流程1.1合同接收與登記合同接收是合同審查及審批工作的起始環(huán)節(jié)。當(dāng)收到合同文本后，首先要進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄合同的基本信息，如合同編號、簽訂雙方、合同類型、簽訂日期等。這一過程保證了合同的可追溯性，方便后續(xù)的審查和管理。登記工作要準(zhǔn)確、及時，避免遺漏或錯誤。同時要對合同的完整性進(jìn)行檢查，保證合同文本齊全，沒有缺失頁或字跡模糊等問題。如果發(fā)覺合同存在問題，應(yīng)及時與合同提交方溝通，要求其補(bǔ)充或修正。登記完成后，將合同放入相應(yīng)的審查流程中，為后續(xù)的審查工作做好準(zhǔn)備。1.2合同初步審查合同初步審查是對合同文本的初步梳理和分析。審查人員要對合同的整體結(jié)構(gòu)、條款邏輯進(jìn)行檢查，看是否符合公司的合同模板和相關(guān)法律法規(guī)的要求。同時要對合同的主要內(nèi)容進(jìn)行概括，了解合同的交易背景、雙方的權(quán)利義務(wù)等。在初步審查過程中，要重點關(guān)注合同的主體是否適格，合同的標(biāo)的是否明確，合同的價格、付款方式等條款是否合理等。對于發(fā)覺的問題，要及時記錄下來，并與合同提交方進(jìn)行溝通，要求其進(jìn)行修改或解釋。初步審查為后續(xù)的會審與審批工作提供了基礎(chǔ)和依據(jù)。1.3合同會審與審批合同會審是多個部門或人員對合同進(jìn)行聯(lián)合審查的過程。會審人員包括法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)等相關(guān)部門的人員，他們從各自的專業(yè)角度對合同進(jìn)行審查，提出意見和建議。會審過程中，要充分溝通和協(xié)商，對合同的各個條款進(jìn)行細(xì)致的討論和分析。對于會審中提出的問題，合同提交方要及時進(jìn)行修改和回復(fù)。審批是對會審?fù)ㄟ^的合同進(jìn)行最終的決策和批準(zhǔn)。審批人員要根據(jù)公司的審批權(quán)限和流程，對合同進(jìn)行審核，保證合同的合法性、合規(guī)性和合理性。審批通過后，合同方可正式簽訂。1.4合同修改與完善合同修改是根據(jù)會審和審批過程中提出的意見和建議，對合同文本進(jìn)行修改和完善的過程。修改工作要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行，保證修改后的合同符合公司的要求和法律法規(guī)的規(guī)定。在修改過程中，要及時跟蹤修改進(jìn)度，保證修改工作按時完成。修改完成后，要對修改后的合同進(jìn)行再次審查和確認(rèn)，保證修改結(jié)果準(zhǔn)確無誤。合同修改與完善是合同審查及審批工作的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到合同的質(zhì)量和公司的利益。二、合同文本審查要點2.1合同主體審查合同主體審查是合同審查的重要內(nèi)容之一。首先要審查合同主體的資格和資質(zhì)，保證其具有簽訂合同的合法身份和能力。對于法人單位，要審查其營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證件；對于自然人，要審查其身份證等有效證件。其次要審查合同主體的信用狀況，了解其過往的履約情況和信用記錄，避免與信用不良的主體簽訂合同。還要審查合同主體的經(jīng)營范圍和經(jīng)營權(quán)限，保證其簽訂的合同在其經(jīng)營范圍之內(nèi)，避免超出權(quán)限簽訂合同。合同主體審查要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，保證合同主體的合法性和可靠性。2.2合同條款審查合同條款審查是合同審查的核心內(nèi)容。要對合同的各個條款進(jìn)行逐一審查，保證條款的完整性、準(zhǔn)確性和合理性。首先要審查合同的基本條款，如合同的名稱、編號、簽訂日期、雙方當(dāng)事人等。其次要審查合同的權(quán)利義務(wù)條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免條款模糊或歧義。還要審查合同的違約責(zé)任條款，明確違約的情形和責(zé)任承擔(dān)方式，為合同的履行提供保障。還要審查合同的爭議解決條款，選擇合適的爭議解決方式和管轄法院，以便在發(fā)生爭議時能夠及時有效地解決。合同條款審查要全面細(xì)致，保證合同條款的合法性和有效性。2.3合同風(fēng)險評估合同風(fēng)險評估是對合同可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估的過程。要對合同的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險分析，包括合同主體風(fēng)險、合同條款風(fēng)險、合同履行風(fēng)險等。通過風(fēng)險評估，確定合同可能存在的風(fēng)險點，并制定相應(yīng)的風(fēng)險控制措施。對于高風(fēng)險的合同，要采取更加嚴(yán)格的審查和審批程序，保證合同的安全和穩(wěn)定。合同風(fēng)險評估要客觀準(zhǔn)確，為合同的簽訂和履行提供科學(xué)的依據(jù)。三、合同審批權(quán)限與流程3.1審批權(quán)限劃分合同審批權(quán)限的劃分是根據(jù)公司的組織架構(gòu)和管理要求進(jìn)行的。一般來說，公司會將合同審批權(quán)限分為不同的級別，如部門經(jīng)理、總經(jīng)理、董事會等。不同級別的審批人員具有不同的審批權(quán)限，能夠?qū)Σ煌痤~、不同類型的合同進(jìn)行審批。審批權(quán)限的劃分要明確清晰，避免權(quán)限重疊或模糊不清。同時要根據(jù)公司的發(fā)展情況和管理需求，適時調(diào)整審批權(quán)限的劃分，保證審批工作的高效和準(zhǔn)確。3.2審批流程規(guī)范合同審批流程是合同審批工作的具體操作流程。一般來說，合同審批流程包括合同接收、初步審查、會審、審批、簽訂等環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)都有明確的操作要求和時間節(jié)點，保證審批工作的有序進(jìn)行。在審批流程中，要嚴(yán)格按照審批權(quán)限和流程進(jìn)行審批，不得擅自越級審批或簡化審批程序。同時要加強(qiáng)對審批流程的監(jiān)督和管理，及時發(fā)覺和解決審批過程中出現(xiàn)的問題，保證審批工作的質(zhì)量和效率。3.3審批節(jié)點把控審批節(jié)點把控是合同審批工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要對每個審批節(jié)點進(jìn)行嚴(yán)格把控，保證審批工作的及時、準(zhǔn)確和有效。在審批過程中，審批人員要認(rèn)真履行職責(zé)，對合同進(jìn)行仔細(xì)審查，提出合理的意見和建議。對于存在問題的合同，要及時與合同提交方溝通，要求其進(jìn)行修改和完善。同時要加強(qiáng)對審批節(jié)點的跟蹤和管理，及時了解審批進(jìn)度，保證審批工作按時完成。審批節(jié)點把控要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，為合同的簽訂和履行提供有力的保障。四、合同修改與完善4.1提出修改意見在合同會審和審批過程中，會審人員和審批人員會提出各種修改意見和建議。這些意見和建議是對合同文本的進(jìn)一步完善和優(yōu)化，對于合同的簽訂和履行具有重要的指導(dǎo)意義。提出修改意見要客觀、準(zhǔn)確、具體，明確指出合同中存在的問題和需要修改的地方。同時要考慮到合同的實際情況和雙方的利益，提出合理的修改方案。提出修改意見要與合同提交方進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，聽取其意見和建議，共同推動合同的修改和完善。4.2跟蹤修改進(jìn)度合同修改工作完成后，要及時跟蹤修改進(jìn)度，保證修改工作按時完成。要與合同提交方保持密切聯(lián)系，了解修改工作的進(jìn)展情況，及時解決修改過程中出現(xiàn)的問題。對于需要多次修改的合同，要制定詳細(xì)的修改計劃，明確每個修改階段的時間節(jié)點和責(zé)任人，保證修改工作的有序進(jìn)行。跟蹤修改進(jìn)度要及時、準(zhǔn)確，為合同的簽訂和履行提供可靠的保障。4.3確認(rèn)修改結(jié)果合同修改完成后，要對修改結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，保證修改后的合同符合公司的要求和法律法規(guī)的規(guī)定。確認(rèn)修改結(jié)果要認(rèn)真細(xì)致，對合同的各個條款進(jìn)行逐一核對，保證修改后的合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。同時要與合同提交方進(jìn)行溝通和確認(rèn)，保證雙方對修改結(jié)果達(dá)成一致意見。確認(rèn)修改結(jié)果是合同修改與完善工作的最后一個環(huán)節(jié)，對于合同的簽訂和履行具有重要的意義。五、合同簽訂與歸檔5.1合同簽訂準(zhǔn)備合同簽訂前，要做好充分的準(zhǔn)備工作。首先要對合同文本進(jìn)行最后的審核和確認(rèn)，保證合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。其次要準(zhǔn)備好合同簽訂所需的相關(guān)資料，如雙方的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明等。還要確定合同簽訂的時間、地點和方式等，保證合同簽訂的順利進(jìn)行。合同簽訂準(zhǔn)備工作要細(xì)致周到，為合同的簽訂提供良好的基礎(chǔ)。5.2合同簽訂流程合同簽訂流程是合同簽訂工作的具體操作流程。一般來說，合同簽訂流程包括合同文本的簽署、蓋章、備案等環(huán)節(jié)。在合同簽訂過程中，要嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行操作，保證合同的合法性和有效性。簽署合同文本時，要保證雙方當(dāng)事人的簽字真實有效，并加蓋雙方的公章或合同專用章。備案合同要按照規(guī)定的程序進(jìn)行，及時將合同備案信息錄入合同管理系統(tǒng)，方便后續(xù)的管理和查詢。合同簽訂流程要規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，保證合同的簽訂工作順利完成。5.3合同歸檔管理合同簽訂后，要及時進(jìn)行歸檔管理。合同歸檔管理是合同管理工作的重要組成部分，對于合同的后續(xù)查詢、使用和保管具有重要的意義。要按照合同的類別和編號進(jìn)行分類歸檔，建立完善的合同檔案管理制度。合同檔案要妥善保管，防止檔案的丟失、損壞或泄露。同時要加強(qiáng)對合同檔案的查閱和使用管理，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱和使用，保證合同檔案的安全和保密。合同歸檔管理要規(guī)范有序，為合同的管理和使用提供有力的支持。六、合同履行監(jiān)督與風(fēng)險控制6.1合同履行跟蹤合同履行跟蹤是對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督和管理的過程。要定期對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，了解合同的履行進(jìn)度、履行質(zhì)量等情況。通過合同履行跟蹤，及時發(fā)覺合同履行中存在的問題和風(fēng)險，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決和控制。合同履行跟蹤要及時、準(zhǔn)確，為合同的順利履行提供保障。6.2風(fēng)險預(yù)警與處理合同履行過程中，可能會出現(xiàn)各種風(fēng)險和問題，如合同主體違約、市場變化等。要建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)覺和識別合同履行中的風(fēng)險，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對于可能出現(xiàn)的風(fēng)險，要提前制定應(yīng)急預(yù)案，保證在風(fēng)險發(fā)生時能夠及時有效地進(jìn)行應(yīng)對。風(fēng)險預(yù)警與處理要及時、果斷，為合同的履行提供安全保障。6.3糾紛處理機(jī)制合同履行過程中，可能會發(fā)生糾紛和爭議。要建立完善的糾紛處理機(jī)制，明確糾紛處理的程序和方式。在發(fā)生糾紛時，要及時與對方進(jìn)行溝通和協(xié)商，盡量通過友好協(xié)商的方式解決糾紛。如果協(xié)商不成，要及時采取法律手段進(jìn)行解決，維護(hù)公司的合法權(quán)益。糾紛處理機(jī)制要健全有效，為合同的履行提供法律保障。七、合同管理系統(tǒng)使用7.1系統(tǒng)登錄與操作合同管理系統(tǒng)是合同審查及審批工作的重要工具，要熟練掌握系統(tǒng)的登錄和操作方法。登錄合同管理系統(tǒng)時，要輸入正確的用戶名和密碼，保證登錄的安全性。在系統(tǒng)操作過程中，要按照系統(tǒng)的操作流程和要求進(jìn)行操作，避免誤操作或違規(guī)操作。同時要及時更新系統(tǒng)中的合同信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。7.2數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)合同管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)是合同管理工作的基礎(chǔ)。要嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。在數(shù)據(jù)維護(hù)過程中，要及時更新合同的相關(guān)信息，如合同簽訂日期、履行情況等。同時要對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)要認(rèn)真細(xì)致，為合同管理工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持。7.3系統(tǒng)報表合同管理系統(tǒng)可以各種報表，如合同簽訂報表、合同履行報表、合同風(fēng)險報表等。這些報表對于合同管理工作具有重要的參考價值，可以幫助管理人員及時了解合同的簽訂、履行和風(fēng)險情況，為決策提供依據(jù)。要熟練掌握系統(tǒng)報表的方法和技巧，根據(jù)需要相應(yīng)的報表，并對報表進(jìn)行分析和解讀，為合同管理工作提供有力的支持。八、合同審查及審批記錄與檔案管理8.1記錄格式與內(nèi)容合同審查及審批記錄是合同審查及審批工作的重要依據(jù)，要按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行記錄。記錄格式要統(tǒng)一規(guī)范，包括記錄的編號、日期、審查人員、審批人員、審查意見、審批意見等內(nèi)容。記錄內(nèi)容要詳細(xì)準(zhǔn)確，如實反映合同審查及審批的過程和結(jié)果。同時要對記錄進(jìn)行分類歸檔，方便后續(xù)的查詢和使用。8.2檔案分類與保管合同審查及審批檔案是公司的重要檔案之一，要按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行分類保管。檔案分類要科學(xué)合理，便于查找和使用。合同檔案要妥善保管，