物業(yè)管理企業(yè)行政工作手冊(cè)范本

目錄

一、前言

二、管理管控處行政部的工作職去

三、公司資源部與管理管控處行政部在行政管理管控方面的角色和職責(zé)

四、管理管控處行政制度及流程

1保密規(guī)定

2廉潔守則

3收發(fā)文及檔案管理管控

4月報(bào)制度

5表格格式的管理管控規(guī)定

6文件格式的管理管控規(guī)定

7管理管控處印章使用管理管控規(guī)定

8資產(chǎn)管理管控規(guī)定

9采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)管理管控規(guī)定

10物品領(lǐng)用制度

11集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理管控規(guī)定

12對(duì)講機(jī)使用管理管控規(guī)定

13工作任務(wù)單使用辦法

14圖書(shū)借閱管理管控規(guī)定

15制服管理管控規(guī)定

16年輛使用和管理管控制度

17宿舍管理管控制度

18電話(huà)接聽(tīng)制度

19電話(huà)管理管控制度

20節(jié)約用紙、使用二:次用紙的規(guī)定

21辦公區(qū)域的管理管控規(guī)定

22辦公行政管理管控規(guī)定

22.1員工證

22.2更衣柜、鑰匙的管理管控

22.3電腦使用與管理管控

22.4復(fù)印使用管理管控

22.5傳真機(jī)使用管理管控

22.6辦公費(fèi)用控制

六、相關(guān)表格

(-)模版

1公文模版

2信函模版

3傳真模版

4備忘錄模版

5會(huì)議紀(jì)要模版

6內(nèi)部工作聯(lián)系中.模版

(二)表格

I請(qǐng)購(gòu)單

2工作任務(wù)單

3公司車(chē)輛使用申請(qǐng)表

4車(chē)輛維修中請(qǐng)表

5固定資產(chǎn)申請(qǐng)表

6非固定資產(chǎn)申請(qǐng)表

7實(shí)物資產(chǎn)處理申請(qǐng)表

8實(shí)物資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)表

9合同合約審批流程表

10名片印制申請(qǐng)表

11報(bào)價(jià)分析報(bào)告

12事務(wù)應(yīng)酬費(fèi)用申請(qǐng)及報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表

13行政費(fèi)用分析表

前言

本《行政工作指引手冊(cè)》為新世界物業(yè)管理管控有限公司資源部及轄下各管理管控處在行政管理管控

方面的業(yè)務(wù)指引橋梁，管理管控處行政負(fù)責(zé)人為主要聯(lián)絡(luò)人，具體負(fù)責(zé)與公司資源部進(jìn)行行政業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)和

溝通°

物管公司資源部對(duì)本手冊(cè)具有修改權(quán)和解釋權(quán).

資源部

管理管控處行政的工作職責(zé)

1、貫徹落實(shí)物管公司制定的行政管理管控制度，在做好管理管控處行政后勃支持的同時(shí)，控制及節(jié)

約行政成本：

2、組織和監(jiān)督辦公行為規(guī)范的執(zhí)行，維護(hù)辦公環(huán)境的整潔、衛(wèi)生及安全；

3、負(fù)責(zé)管理管控處的各類(lèi)物品采購(gòu)和固定資產(chǎn)管理管控：

4、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，負(fù)責(zé)管理管控處文件、資料、檔案、圖書(shū)等管理管控。

1）管理管控體系文件的發(fā)放管理管控。

2）行政文件的收集、發(fā)放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷(xiāo)及檔窠資料的立卷歸檔。

3）管理管控處合同合約、協(xié)議、評(píng)審記錄、業(yè)務(wù)信息等其它文件的整理。

4）指導(dǎo)管理管控處各部門(mén)的文件資料管理管控。

5）管理管控處各類(lèi)書(shū)籍的購(gòu)置、分類(lèi)、保管、借閱、管理管控。

5、負(fù)貢管理管控處會(huì)議的組次、安排、記求及跟蹤落實(shí)：

6、根據(jù)公司規(guī)定，協(xié)助管理管控處主任進(jìn)行管理管控處印章管理管控：

7、按照公司指引編制管理管控處行政辦公預(yù)算，并嚴(yán)格按照經(jīng)審批預(yù)算執(zhí)行及復(fù)核管理管控處日常

辦公費(fèi)用的支出。

8、完成其他日常行政事務(wù)性工作：

物管公司資源部與管理管控處行政在行政管理管控方面的角色和職責(zé)

一、資源部與管理管控處行政的定位和角色:

資源部管理管控處行政

規(guī)章制度的草擬者規(guī)章制度的執(zhí)行者

業(yè)務(wù)的支持者業(yè)務(wù)的優(yōu)化者

業(yè)務(wù)的監(jiān)督者業(yè)務(wù)的實(shí)踐者

業(yè)務(wù)咨詢(xún)顧問(wèn)基層信息的提供者

1、行政規(guī)章制度起草公司及管理管控處行政管理管控制度；執(zhí)行物管公司行政管理管控制度；

執(zhí)行公司行政管理管控制度：匯報(bào)管理管控處行政手冊(cè)的執(zhí)行情

監(jiān)督管理管控處執(zhí)行公司行政管理管控制度況及提出改進(jìn)建議。

檢查、完善現(xiàn)行各項(xiàng)行政管理管控制度。

2、預(yù)算管理管控編制公司行政預(yù)算的責(zé)用指標(biāo)：編制管理管控處行政預(yù)算；

編制公司木部的行政偵算：執(zhí)行公司批準(zhǔn)后的行政傾算：

協(xié)助管理管控處完成行政偵算：定期檢查匯報(bào)管理管控處行政偵算

執(zhí)行公司的行政預(yù)算，對(duì)預(yù)算13標(biāo)負(fù)貢：的執(zhí)行情況。

監(jiān)督管理管控處執(zhí)行行政預(yù)算；

對(duì)公司及管理管控處的行政預(yù)算執(zhí)行情況做

定期檢討。

3、收發(fā)文管理管控制定公司及管理管控處的收發(fā)文管理管控規(guī)執(zhí)行公司的收發(fā)文管理管控規(guī)范：

范：負(fù)責(zé)管理管控處所有的收發(fā)文事

負(fù)責(zé)公司木部所有的收發(fā)文事務(wù)：務(wù)：

監(jiān)督管理管控處的收發(fā)文管理管控情況。匯報(bào)管理管控處的收發(fā)文執(zhí)行情

況，并提出優(yōu)化改進(jìn)建議。

4、文檔管理管控制定公司文檔管理管控標(biāo)準(zhǔn)文件，并統(tǒng)籌實(shí)按公司文檔管理管控標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的細(xì)

施，包括統(tǒng)?發(fā)文格式、統(tǒng)?表格格式等；則，實(shí)施文檔管理管控工作；

草擬、公布、完善公司的文本和表格模式。正確使用公司文本和表格模式。

5、檔案管理管控制定公司及管理管控處的《檔案管理管控制依照公司?檔案管理管控制度》建

度》：立管理管控處檔案管理管控工作程

負(fù)責(zé)公司及管理管控處的證照、合同合約、文序：

件等重要檔案的集中管理管控；管理管控好物管公司的所有文檔資

發(fā)揮檔案價(jià)值，保障檔案安全完整；料：

監(jiān)督管理管控處檔案管理管控工作；匯報(bào)管理管控處的檔案管理管控情

組織實(shí)施公司本部檔案室盤(pán)點(diǎn)工作。況，并提出優(yōu)化改進(jìn)建議：

6、印章/用章管理管控制定公司《印章管理管控規(guī)定》、《申請(qǐng)蓋章管?chē)?yán)格執(zhí)行《印章管理管控規(guī)定》、《申

理管控規(guī)定》及其他相關(guān)制度和流程：請(qǐng)蓋章:管理管控規(guī)定》及其他相關(guān)

監(jiān)督、實(shí)施公司印章、蓋率及其他相關(guān)制度和制度和流程：

流程：按工作需要申請(qǐng)刻制管理管控處卬

審批各管理管控處刻制管理管控處卬章申請(qǐng)；章，并妥善保管；

8,資產(chǎn)采購(gòu)及管理管控制定公司《資產(chǎn)管理管控制度上嚴(yán)格要求實(shí)按公司《資產(chǎn)管理管控制度》、的職

施資產(chǎn)管理管控和資產(chǎn)保全工作：責(zé)要求，嚴(yán)格實(shí)施資產(chǎn)管理管控和

指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各管理管控處的資產(chǎn)管理管資產(chǎn)保全工作。

控工作；對(duì)資產(chǎn)管理管控過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的

在各管理管控處之間合理調(diào)配各類(lèi)資產(chǎn)，組織及時(shí)匯總、上報(bào)：

執(zhí)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作；配合執(zhí)行公司資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作：

制定資產(chǎn)采購(gòu)流程及相關(guān)應(yīng)用表格：嚴(yán)格按照公司資產(chǎn)采購(gòu)流程和權(quán)限

按照行政采購(gòu)審批權(quán)限實(shí)施物管公司的資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)施采購(gòu)：

采購(gòu)工作：管理管控處資產(chǎn)的日常維護(hù)管理管

公司本部資產(chǎn)的日常維護(hù)管理管控?？亍?/p>

9、各類(lèi)口常行政事務(wù)（飲負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)供應(yīng)商的甄選、評(píng)價(jià)、反饋、負(fù)責(zé)本管理管控處各類(lèi)辦公設(shè)備、

用水、用等、快遞、車(chē)輛適時(shí)更換等事務(wù)。設(shè)施維護(hù)、調(diào)配等工作；

調(diào)度、辦公用品采購(gòu)/分制定日常事務(wù)操作規(guī)范，并監(jiān)督實(shí)施情況，提按公司的要求與有關(guān)供應(yīng)商合作，

發(fā)、辦公設(shè)備的維護(hù)、指出意見(jiàn)和改進(jìn)建議：并及時(shí)反餓對(duì)供應(yīng)商的械許/意見(jiàn)/

定供應(yīng)商的意見(jiàn)反饋等）優(yōu)化公司日常行政工作，提高工作效率。建議：

優(yōu)化本管理管控處日常行政工作，

提高工作效率。

11、報(bào)告關(guān)系/類(lèi)別：1、行政月報(bào)匯總：1、行政月報(bào)

2、半年度行政工作報(bào)告：2、半年度行政工作報(bào)告；

3、年度工作報(bào)告；3,年度工作報(bào)告：

4、各類(lèi)會(huì)以紀(jì)要：4、各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要：

5、審核管理管控處年度行政預(yù)算。申報(bào)管理管控處年度行政預(yù)算

行政工作制度及流程

1保密規(guī)定

為了加強(qiáng)對(duì)公司/管理管控處信息資料的綜合保護(hù)，完善公司辦公室/管理管控處工作規(guī)程管理管

控，現(xiàn)根據(jù)國(guó)家布?關(guān)保密管理管控規(guī)定及勞動(dòng)法規(guī)，結(jié)合公司/管理管控處運(yùn)作之實(shí)際，特制定本

規(guī)定。

1.1保密的范圍

1.1.1本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司/管理管控處各方面運(yùn)作的所

有信息資料，包括商業(yè)秘密、技術(shù)信息、業(yè)主資料、經(jīng)營(yíng)信息及公司/管理管控處認(rèn)定為秘密的

其他資料。

1.1.2商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，具有實(shí)用性的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息：

或者是因被泄露而引致公司/管理管控處權(quán)益受損的合適的內(nèi)容，技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息包括但不限

于客戶(hù)/業(yè)主資料、合同合約資料、推廣相關(guān)計(jì)劃、管理管控策略、預(yù)算、薪酬制度、人事資料、

財(cái)務(wù)相關(guān)計(jì)劃、會(huì)計(jì)資料、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、合適的方案及相關(guān)i劃、程序軟件、技術(shù)參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)

信息以及與公可/管埋管控處業(yè)務(wù)自美的資料。

1.2保密文件的控制

1.2.1保密文件的界定

1.2.1.1由物管公司經(jīng)理/管理管控處主任根據(jù)文件的合適的內(nèi)容與時(shí)效性，界定木公司/管埋管控處

文件是否屬保密文件。

1.2.2保密文件的保管

1.2.2.1所有保密文件必須由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。

1.2.2.2保密文件派發(fā)時(shí)，須在文件上注明“密件，不得旦印''字樣。任何人如紅印或抄錄保密文件，

公司有權(quán)根據(jù)本規(guī)定追究其泄密責(zé)任。

1.2.2.3對(duì)于尚在草擬或討論中的、未經(jīng)最后確定及公布的合適的方案或相關(guān)計(jì)劃，草案人必須在有

關(guān)的討論會(huì)議后立即回收，以避免草案或相關(guān)計(jì)劃外泄，造成公司方面不必要的負(fù)面影響。

1.2.3保密文件的傳遞

1.2.3.1保密文件須以密封形式分發(fā)至接收人，并須廣佰封面注明發(fā)件人及收件人姓名，交由公司/

管理管控處內(nèi)的特別指定人送往。

1.2.3.2對(duì)于需分別簽署審批的保密文件資料，經(jīng)辦人可按簽署的先后順序在同一份文件中傳簽，無(wú)

須復(fù)印多份，以減低密件外泄的風(fēng)險(xiǎn)。

1.2.4保密文件的使用

1.2,4.1保密文件原則上不得借閱，如因特殊情況需內(nèi)部借閱，須獲首理管控處主任/物管公司總經(jīng)理

批準(zhǔn)并于指定地點(diǎn)方可查閱，不得超出指定參閱范圍及指定地點(diǎn)，更不允許擅自進(jìn)行熨?。汗?/p>

理管控處/部門(mén)間的借閱，須經(jīng)被借部門(mén)主管/管理管控處主任批準(zhǔn)，并指定主管或以上職級(jí)的

人員方可參閱，被借部門(mén)/管理管控處如有正當(dāng)?shù)睦碛?，有?quán)謝絕相關(guān)密件的借閱。

1.2.5保密文件的銷(xiāo)毀

1.2.b.1如因特殊股因須任印密件，經(jīng)辦人須嚴(yán)格控制史印的份數(shù)，如更印鉗誤或有多印份數(shù)，須立

即作銷(xiāo)毀處理，不得用作二次紙循環(huán)再用。

1.2.6網(wǎng)絡(luò)保密文件的控制

1.2.6.1對(duì)于在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)谋Ｃ芪募?，員工必須加具密碼儲(chǔ)存，并將有關(guān)的密碼告知主管。

1.2.6.2通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送的保密文件，在接收后須立即進(jìn)行保密存放，并確保存放安全后，馬上進(jìn)行網(wǎng)

絡(luò)密件的刪除處理。

I.2.6.3為加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保密文件的安全，加具的密碼應(yīng)避免告知其他無(wú)關(guān)人員。

1.2.6.4網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)打印輸出的保密文件，應(yīng)當(dāng)即時(shí)取回和保管好文件。

1.3員工保密的義務(wù)

1.3.1員工負(fù)有對(duì)公司/管理管控處上述信息及資料保密的義務(wù)，不得以任何手段或方式向笫三方披雨

公司/管理管控處有關(guān)保密資料。

1.3.2員工在使用保密范圍內(nèi)的信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)取得公司/管理管控處的許可，并應(yīng)妥善保存有關(guān)資料,

以保證不被外泄。

1.3.3員工應(yīng)當(dāng)遵守公司/管理管控處的保密制度，不得違反公司/管理管控處有關(guān)的保密規(guī)定；不得

以盜竊、利誘、協(xié)迫或其他不正當(dāng)手段獲取公司/管理管控處的保密資料；不得披成、使用或幫

助他人獲取公司/管理管控處的保密資料。

1.3.1員工有責(zé)任對(duì)?工作過(guò)程中所接觸到的敏感資料或保密文件做出特別處理與控制，以避免保密文

件的泄露甚至流失。

1.3.5員工不論是以何種原因離開(kāi)公司/管理管控處的，以后必須對(duì)公司/管理管控處的保密資料承擔(dān)

保密義務(wù)。

1.3.6員工不得在公眾場(chǎng)合談?wù)撚嘘P(guān)屬公司/管理管控處保密信息或資料的合適的內(nèi)容。

1.4員工泄密的后果與處理

1.4.1若因員工泄密而造成公司/管理管控處損失的，該員工須承擔(dān)連帶責(zé)任，公司/管理管控處同時(shí)

有權(quán)追繳其違法所得。

L4.2對(duì)「涉及互聯(lián)網(wǎng)的泄密行為，公司/管理管控處有權(quán)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理與追究。

1.4.3在職員工如違反本保密規(guī)定，公司/管理管控處有權(quán)依據(jù)勞動(dòng)法?有關(guān)規(guī)定即時(shí)解除與員工的勞動(dòng)

合同合約，且不給予任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償：造成公司損失的，公司/管理管控處有權(quán)要求員1賠償。

1.4.4對(duì)于泄露公司/管理管控處資料，無(wú)論員工是否有意，公司/管理管控處同樣會(huì)對(duì)員工做出紀(jì)律

處分或保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

2廉潔守則

2.1公司任何員工個(gè)人不得以任何形式收受有關(guān)業(yè)務(wù)單位（施工單位、供應(yīng)商等）的紅包及禮物，若因

節(jié)慶之故，難以推卻的，應(yīng)繳交公司資源部登記，由公司統(tǒng)一處理，

2.2公司任何員工個(gè)人不得要求和盡量避免受請(qǐng)參加業(yè)務(wù)單位的請(qǐng)吃。若因工作需要應(yīng)事前向部門(mén)經(jīng)理

報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后始可赴約。

2.3公司任何員工嚴(yán)禁損害公司利前向業(yè)務(wù)單位收取好處或回扣。

2.4公司設(shè)立總經(jīng)理伯箱，接受員工及業(yè)務(wù)單位的，對(duì)在廉潔紀(jì)律執(zhí)行時(shí)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，若金額或物品價(jià)

值較大的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。

2.5員工因謀求私利，參加業(yè)務(wù)單位請(qǐng)吃.影響公司形象者，將予警告的通報(bào)批評(píng)處理，屢犯者，將予

辭退。

3收發(fā)文及檔案管理管控

3.1文件定義

3.1.1本規(guī)定所提的文件是指：證照、合同合約、國(guó)件、圖紙、傳真、以部門(mén)/管理管控處/物管公司

名義發(fā)出的電子郵件等文件.

3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞，即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。

3.2收發(fā)文管理管控

3.2.1收文

3.2.1.1收到的文件（包括通過(guò)前臺(tái)之外來(lái)文件，以及內(nèi)部各部,1/管理管控處文件（密件除外），

由物管公司秘書(shū)或各管理管控處行政人員負(fù)貢收文登記；另物管公司秘書(shū)必須在相關(guān)項(xiàng)目管

理管控中心內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行收文登記。無(wú)具體收文部門(mén)的文件，由資源部負(fù)責(zé)收文登記。

3.2.1.2收文登記后，及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理管控處主任或授權(quán)人簽署意見(jiàn)，再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)

人處理。無(wú)總經(jīng)理/管理管控處主任簽署意見(jiàn)的文件，可不予處理。

3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后，由收件物管公司秘書(shū)/管理管控處行政人員存檔，重要的文件正

文（如有）物管公司秘書(shū)須定期交到檔案室歸檔。

3.2.1.4管理管控處行政人員負(fù)費(fèi)每月填寫(xiě)《收文登記表譏

3.3發(fā)件

3.3.1起草：由需要發(fā)件的部門(mén)/管理管控處起草文件。

3.3.2編號(hào)：對(duì)外公文由物管公司秘書(shū)上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。管理管控處內(nèi)部發(fā)文由管理管控處

行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一-編號(hào)及填寫(xiě)《發(fā)文登記表譏

3.3.3打卬：山發(fā)文部門(mén)/管理管控處負(fù)責(zé)。

3.3.4校對(duì)、簽署

由發(fā)文部門(mén)/管理管控處負(fù)責(zé)，部門(mén)/管理管控處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理管控

處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名：以管理管控處名義發(fā)出的電了郵件，則打印后由管理管控處主任

簽名，留作歸檔。

3.3.5申請(qǐng)蓋章

由物管公司秘書(shū)負(fù)資申請(qǐng)蓋物管公司公章，按相關(guān)項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理管控規(guī)定執(zhí)行，

文件的審批件由相關(guān)項(xiàng)目中心行政及信息管理管控部負(fù)責(zé)歸檔。

3.3.6發(fā)出：由發(fā)件部門(mén)/管理管控處負(fù)賁，并作出發(fā)文、簽收登記。

3.3.7內(nèi)部傳閱

收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應(yīng)拖延。傳閱開(kāi)簽名后的義件，交回歸檔。

3.3.8歸檔

具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書(shū)應(yīng)及時(shí)移交給相關(guān)項(xiàng)目中心資源部檔案室：其他文件由物

管公司秘書(shū)和各管理管控處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理，做好文件類(lèi)別、保存份數(shù)、存放方式

和存放地址等情況的登記。

3.3.9管理管控處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫(xiě)管理管控處的《發(fā)文登i己衣譏

3.4文件保管及處理

3.4.1物管公司秘書(shū)及各管理管控處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。

3.4.2管理管控處秘書(shū)/各管理管控處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，具體類(lèi)

別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便合閱和處理。并需將各自的文件分類(lèi)的類(lèi)

別規(guī)則，抵年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。

3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。

3.4.4定期組織清理文件（每年的6月和12月）。由各管理管控處指定專(zhuān)人負(fù)貨，根據(jù)文件的合適

的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如：

3.4.4.1對(duì)于保管期限已到的文件，集中捎毀，并做好注銷(xiāo)的登記手續(xù)，包括文件名稱(chēng)、文件日期、

來(lái)文單位/收文單位、文件編號(hào)、存放期限、注銷(xiāo)日期、注銷(xiāo)負(fù)責(zé)人、注銷(xiāo)批準(zhǔn)人（管理管

控處主任/物管公司經(jīng)理）等；

3.4.4.2對(duì)于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件，按類(lèi)別進(jìn)行釘裝、打包，集中存放到另外指

定的位置上：

3.5檔案管理管控

3.5.1文件的移交

3.5.1.1對(duì)于名部門(mén)/管理管控處在工作中形成的、乂有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物

管公司秘書(shū)移交至相關(guān)項(xiàng)目管理管控中心檔案室，具體移交期限如F：

3.5,1.2重要文件如公司/管理管控處證書(shū)、合同合約、及其他法律文件，應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物

管公司秘書(shū)移交相關(guān)項(xiàng)目管理管控中心檔案室。

3.5.1.3一般工作性文件，可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。

3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫(xiě)申請(qǐng)，交到相關(guān)項(xiàng)目管理管控中心檔案

管理管控員處，檔案管理管控員清點(diǎn)無(wú)誤后，予以簽名確認(rèn)。

3.5.2檔案的保管

公司的檔案由資源部指定專(zhuān)人進(jìn)行保管，一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的

規(guī)則，將文件進(jìn)行編號(hào)，分類(lèi)存放.

3.5.3檔案信息的使用

3.5.3.1復(fù)印檔案

公司規(guī)定可按量定的權(quán)限進(jìn)行免印檔案，但必須填寫(xiě)《檔案更汨記錄表譏如所且印的文件屬公

司證照類(lèi)，由物管公司秘書(shū)統(tǒng)一向相關(guān)項(xiàng)目中心行政及信息管理管控部辦理。

3.5.3.2檔案原件的借用

1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例如辦理公司年審所需資料

等），可憑政府部門(mén)的通知填寫(xiě)《檔案原件借用申請(qǐng)表》，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘？

向相關(guān)項(xiàng)目中心行政及信息管理管控部借出。

2）檔案原件外借期一般不得超過(guò)一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的，須將其原因和檔案的存

放地點(diǎn)知會(huì)相關(guān)項(xiàng)目中心檔案管理管控員，并由檔案管理管控員作出追蹤。

3）檔案借用人應(yīng)有高度貢任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。

3.5.3.3檔案原件的歸還

1）借用人將檔案歸還時(shí)，須經(jīng)相關(guān)項(xiàng)目中心檔案管理管控員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名

確認(rèn)。

2）檔案管理管控員將《檔案原件借用申請(qǐng)表》第印件退回借用人，證明己歸還檔案，完

檔案歸還手續(xù)。

3.5.3.4檔案原件的處理

由物管公司秘書(shū)統(tǒng)一交相關(guān)項(xiàng)目中心檔案室存檔。

4月報(bào)制度

4.1月報(bào)制度：每月25H前，各管理管控處以規(guī)定書(shū)面格式上報(bào)該管理管控處各部門(mén)工作情況至物管公

司秘書(shū)。

4.2香港月報(bào)制度：每月28H前，各管理管控處以規(guī)定書(shū)面格式上報(bào)該管理管控處工作狀況至物管公司

秘書(shū)及相關(guān)項(xiàng)目。

5表格格式的管理管控規(guī)定

5.1適用范圍

5.1.1公司（“廣州新世界物業(yè)管理管控有限公司”）及公司轄卜各管理管控處、各部門(mén)所使用的表格。

5.1.2不包括只在部門(mén)內(nèi)部使用的表格。

5.2表格格式

5.2.1表頭

5.2.L1合適的內(nèi)容：公司標(biāo)志，加“廣州新世界物業(yè)管理管控有限公司”，下款是表格名稱(chēng)。

5.2.1.2位置：公司標(biāo)志在表頭的最左邊，其右邊為“廣州新世界物業(yè)管理管控有?限公司”和表格

名稱(chēng)（兩行上下排列、緊泥標(biāo)志的右邊）。

例：

5.2.1.3字體：“廣州新世界物業(yè)管理管控有限公司”用隸書(shū)，字號(hào)為三號(hào)：表格名稱(chēng)用華文楷體，

字號(hào)為小三號(hào)。

5.2.2表尾

5.2.2.1合適的內(nèi)容：表格編號(hào)和頁(yè)號(hào)數(shù)

5.2.2.2表格編號(hào)的規(guī)則：

1）表格編號(hào)由：制表部門(mén)'表格編號(hào)（以用途分類(lèi)）'版次'生效日期組成

例如：資源'人事08',版1\20050718

2）編號(hào)的字體：宋體，3號(hào)。

3）表格編號(hào)的位置：在衣尾的左邊。

5.2.2.3頁(yè)號(hào)數(shù)的規(guī)則（適用于總頁(yè)數(shù)在1頁(yè)以上的表格；對(duì)于只有1頁(yè)的表格，不需加頁(yè)號(hào)數(shù)）:

1）頁(yè)號(hào)數(shù)合適的內(nèi)容：第一頁(yè)，共一頁(yè)。

2）頁(yè)號(hào)數(shù)的字體：宋體，9號(hào)。

3）頁(yè)號(hào)數(shù)的位置：在表尾的中間。

b.2.3表格的正文

5.2.3.1字體版：華文楷體。

5.2.3.2字體大?。焊鶕?jù)具體表格的排版而自行確定。

5.3表格管理管控

5.3.1表格的編制

各部門(mén)負(fù)貢編制相應(yīng)的表格，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)貢，并將編制好的表格報(bào)資源部，如有更新，應(yīng)

及時(shí)告知資源部。

5.3.2表格的管理管控

資源部負(fù)責(zé)表格編號(hào)分類(lèi)、登記及檢查、督促等管理管控工作。

5.3.3所有表格均由資源部統(tǒng)一公布適用。凡未經(jīng)資源部公布的表格，均不發(fā)生效力。

6文件格式的管理管控規(guī)定

6.1適用對(duì)象

本規(guī)定適用于公司/管理管控處所有對(duì)內(nèi)和對(duì)外文件，包括打印版本和手寫(xiě)版本的文件。

6.2.公司標(biāo)志

公司標(biāo)志在文件上端的最左邊,具體如下：

6.3文件編號(hào)的規(guī)則：

1）文件編號(hào)由：物管公司/相關(guān)項(xiàng)目物管處/發(fā)文部門(mén)/文件種類(lèi)/檔號(hào)組成

例如:

詮釋:

物管公司G80內(nèi)部工作聯(lián)系單W

時(shí)代RMA備忘錄M

相關(guān)項(xiàng)目物管

嶺南RMS會(huì)議紀(jì)要MU

處

逸彩RMY電子郵件E

資源部ZY傳真F

文件類(lèi)型

財(cái)務(wù)部CW物管公司0

相關(guān)項(xiàng)目管理管控中

工程部GC1

發(fā)文部門(mén)心

客服部KF合作公司2

保安部BA往來(lái)公司3

檔號(hào)'0001始

也3日期的格式統(tǒng)一有以下兩種

6.3.1中文式XXX年X月X日，例如：二零零五年一月三十一日（以下簡(jiǎn)稱(chēng)為中文

文字口期）、或2005年I月31口（簡(jiǎn)稱(chēng)為中文式數(shù)字日期）。

6.2.2英文式一—年/月/日,例如：2005/1/31o

6.3使用規(guī)定

6.3.1對(duì)外的公文、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件，其最后落款的文件日期，統(tǒng)一使用上述之中文

式文字日期：正文合適的內(nèi)容提及到的日期，則可選擇上述格式中的任-?種。

6.3.2其他種類(lèi)文件（包括電子郵件），其正文合適的內(nèi)容提及的日期和文件的日期，則可選擇上述格

式中的一種。

7管理管控處印章使用管理管控規(guī)定

7.1目的：

規(guī)范管理管控處印章使用管理管控，確保公司利益不受損害。

7.2使用范圍：

新世界物業(yè)管理管控有限公司下屬各管理管控處印章管理管控。

7.3職責(zé)：

7.3.1管理管控處主任為印章的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)印章日常保管、使用審批，并在休息時(shí)以面授權(quán)

形式，將印章指定專(zhuān)人（人事行政）保管、使用審批。

7.3.2管理管控處行政人員按《印章申請(qǐng)使用流程》辦理蓋章手續(xù).

7.4工作程序：見(jiàn)《印章申請(qǐng)使用流程》

不

同

意

不

同

甚

人事行政助理代簽（管理管控處主任在申請(qǐng)表上簽字

上班后一天內(nèi)補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)）

7.5使用規(guī)定：

7.5.1管理管控處印章只限于發(fā)布管理管控處內(nèi)部文件、對(duì)業(yè)主的通告、管理管控處內(nèi)部制度及與物管

公司各管理管控處之間文件往來(lái)：不得用于發(fā)往外部單位、政府部門(mén)及個(gè)人等的對(duì)外發(fā)文，及有

關(guān)合同合約、協(xié)議、擔(dān)保、證明等事項(xiàng)。

7.5.2使用印章應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)集》，經(jīng)管理管控處主任批準(zhǔn)后再加蓋公章。

7.5.3加蓋的印章應(yīng)端正、清晰，加印位置應(yīng)“齊年蓋月”。

7.5.4不得在白紙或空白介紹信上加蓋印章。

7.5.5行政助理要嚴(yán)格遵守印章管理管控規(guī)定，嚴(yán)格核對(duì)《印章使用申請(qǐng)集》上注明的文件合適的內(nèi)容、

份數(shù)，對(duì)不符合管理管控處印章使用范囤的要予以指正。

8資產(chǎn)管理管控規(guī)定

8.1本文件的適用范圍

適用于對(duì)公司及公司轄下各管理管控處之全部相關(guān)資產(chǎn)的管理管控。

8.2資產(chǎn)的定義

泛指使用期為1年以上（含1年）在公司及公司轄下各管理管控處使用的資產(chǎn)。其中，單位價(jià)值在RMB2000

以上（含RMB2000元）的資產(chǎn)，屬固定資產(chǎn)類(lèi)，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為A類(lèi)資產(chǎn)；單位價(jià)值在RMB2000

元以卜.的資產(chǎn)，屬非固定資產(chǎn)類(lèi)，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為H類(lèi)資產(chǎn)。

8.3資產(chǎn)的分類(lèi)

所有的資產(chǎn)是根據(jù)與財(cái)務(wù)賬相一致的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)的，具體為：

8.31辦公設(shè)備類(lèi)（包括家私、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)、碎紙機(jī)、繪圖儀、音像器材、電器、

畫(huà)具、電話(huà)等）：

8.3.2電腦網(wǎng)絡(luò)類(lèi)（包括服務(wù)脛、PC、外設(shè)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電腦軟件等以

8.3..3交通設(shè)備類(lèi)（包括汽車(chē)、摩托車(chē)、電池車(chē)等）：

8.3.4房屋類(lèi)：

8.4資產(chǎn)管理管控和主管部門(mén)

8.4.1管理管控處行政部為管理管控處的資產(chǎn)管理管控部門(mén)。負(fù)貢按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、調(diào)配、

轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、喊少、盤(pán)點(diǎn)和資產(chǎn)系統(tǒng)的登記等I:作，并對(duì)資產(chǎn)安排適當(dāng)?shù)木S護(hù)，以保證公司資產(chǎn)

的實(shí)物和資產(chǎn)的記錄統(tǒng)一i致。

8.4.1資源部為公司所有資產(chǎn)主管部門(mén)。負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)管理管控處的資產(chǎn)管理管控工作。

8.5資產(chǎn)使用部門(mén)

資產(chǎn)使用部門(mén)是指具體貫徹執(zhí)行公司資產(chǎn)管理管控和使用的有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)部門(mén)資產(chǎn)H常維護(hù)工作的

執(zhí)行部門(mén)。

8.6資產(chǎn)所有權(quán)及相關(guān)責(zé)任

8.6.1資產(chǎn)所有權(quán)

資產(chǎn)所有權(quán)歸屬于負(fù)擔(dān)其成本費(fèi)用的物管公司或管理管控處。在廣州新世界物業(yè)管理管控有限

公司及轄下各管理管控處范圍內(nèi)，資產(chǎn)位置的改變并不構(gòu)成所有權(quán)的改變。

8.6.2資產(chǎn)管理管控部門(mén)責(zé)任

負(fù)貢按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、減少、盤(pán)點(diǎn)等組織、登記手續(xù)，并對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行必要

的維護(hù)安排。

8.6.3資產(chǎn)使用部門(mén)責(zé)任

8.6.3.1資產(chǎn)作用部門(mén)應(yīng)清楚本部門(mén)所屬下的資產(chǎn)所處的位置，并確保該固定資產(chǎn)處于正常的使用中：

8.6.3.2如發(fā)現(xiàn)使用人變更、或使用地點(diǎn)變更、或損壞、或遺失等，應(yīng)及時(shí)通知該資產(chǎn)管理管控部門(mén)，

以便于更改資產(chǎn)的登記資料和作相應(yīng)的處理；

8.6.3.3資產(chǎn)管理管控部門(mén)已對(duì)管理管控處所有資產(chǎn)及其使用人進(jìn)行了編號(hào)并登記，各資產(chǎn)使用部門(mén)

及資產(chǎn)的具體使用權(quán)人須對(duì)應(yīng)使用，并妥善保管、愛(ài)惜使用。

8.6.3.4負(fù)責(zé)本部門(mén)的資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作。

8.7固定資產(chǎn)的折舊

固定資產(chǎn)每月折舊費(fèi)用最終由該固定資產(chǎn)的使用部門(mén)/管理管控處承擔(dān)。

8.8資產(chǎn)的取得

8.8.1申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)資產(chǎn)

作購(gòu)買(mǎi)前的準(zhǔn)備，填寫(xiě)“固定資產(chǎn)申芾表”（所申購(gòu)的資產(chǎn)屬固定資產(chǎn)類(lèi)時(shí)適用）、或填寫(xiě)“非固定

資產(chǎn)/責(zé)用申請(qǐng)表”（所申明的資產(chǎn)屬非固定資產(chǎn)類(lèi)時(shí)適用），然后將

申請(qǐng)表匯總到資源部審核，由資源部進(jìn)行調(diào)配，無(wú)庫(kù)存則再由資源部組織購(gòu)買(mǎi)。

8.8.2資產(chǎn)購(gòu)入后的驗(yàn)收

資產(chǎn)管理管控的公司責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)資產(chǎn)到達(dá)后的質(zhì)量確認(rèn)，保證其今后的正常使用。

當(dāng)物品送到時(shí)，申請(qǐng)人或接收人應(yīng)檢查該物品以確保以下幾點(diǎn)：

8.8.2.1物品與資產(chǎn)申請(qǐng)單上物品一致。

8.8.2.2來(lái)的物品與送貨單上物品一致.

8.8.2.3物品質(zhì)后是合格的。

注：如發(fā)生物品與要求不符或質(zhì)量不合格，該接收人或資產(chǎn)管理管控的部門(mén)/管理管控處擊任人必須通

知資源部，并作有關(guān)的協(xié)調(diào)，保證對(duì)資產(chǎn)情況的及時(shí)了解。

8.9資產(chǎn)的編號(hào)

8.9.1資產(chǎn)轉(zhuǎn)移

所申請(qǐng)的資產(chǎn)是從庫(kù)存中調(diào)配的，則屬使用者的變更，不產(chǎn)生新的資產(chǎn)編號(hào)，資源部作相應(yīng)的變更

使用人登記。

8.9.2當(dāng)一項(xiàng)物品被認(rèn)定為資產(chǎn)后，由資源部登記，給予其一個(gè)新的資產(chǎn)編號(hào)，技統(tǒng)一的位置將資產(chǎn)

編號(hào)的標(biāo)簽粘貼在該物品上。

8.10資產(chǎn)的簽收

資源部將該資產(chǎn)編號(hào)填寫(xiě)在申請(qǐng)表的“取得登記欄”中，再由申請(qǐng)人或使用人在“取得登記欄”上

簽收。

8.11資產(chǎn)資料的存檔

資產(chǎn)管理管控的公司責(zé)任人，將該資產(chǎn)的申諳表、購(gòu)買(mǎi)合同合約、產(chǎn)品介紹書(shū)、保廢書(shū)、發(fā)票發(fā)印

件、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單等資料存檔。

8.12資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)款的支付

由資源部負(fù)責(zé)辦理資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)款的支付手續(xù)，并將已填寫(xiě)“取得登記欄”的申請(qǐng)表原件、資產(chǎn)卡片、

發(fā)票等資料交財(cái)務(wù)部。

8.13資產(chǎn)的處理

資產(chǎn)的處理應(yīng)填寫(xiě)《實(shí)物資產(chǎn)處理申請(qǐng)表》，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；如屬固定資產(chǎn)

批準(zhǔn)后交由財(cái)務(wù)部操作。

8.13.1由于使用中損壞而處理件，在歸檔時(shí)必須附有損壞報(bào)告。

8.13.2由于遺失（或被盜）而處理的，在歸檔時(shí)必須附有遺失（或被盜）報(bào)告。

8.13.3需廢棄而處理的，應(yīng)須附有該物品的照片，以作處理參考。

8.13.4固定資產(chǎn)的變賣(mài)，必須附Tj?變賣(mài)的書(shū)?美資料，包括變賣(mài)報(bào)告、手續(xù)、票據(jù)狂印件等。

8.13.5其它

8.14定期資產(chǎn)檢查

兩種周期性的維護(hù)來(lái)保持記錄的精確、真實(shí)：

8.14.1資產(chǎn)的年報(bào)（由資源部負(fù)責(zé)）

8.14.2周期性盤(pán)點(diǎn)（由資源部主持各部門(mén)配合）

8.14.3資產(chǎn)的年報(bào)

資源部「每年12月31H前，根據(jù)當(dāng)年二次資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)的情況，調(diào)整好資產(chǎn)登記后，打印出公司/

管理管控處資產(chǎn)的年報(bào)，交檔案室歸檔；同時(shí)將各部門(mén)/管理管控處的資產(chǎn)年報(bào)發(fā)給各資產(chǎn)管理

管控的部門(mén)責(zé)任人。

8.14.4周期性的盤(pán)點(diǎn)

周期性的盤(pán)點(diǎn)為每年的3月和9月。

9采購(gòu)管理管控規(guī)定

9.1月的

規(guī)范物管公司各管理管控處物品采購(gòu)，物品入倉(cāng)、出倉(cāng)的程序，確保采購(gòu)物品符合規(guī)定要求。

9.2適用范圍

適用「物管公司各管理管控處有形產(chǎn)品采購(gòu)工作，供應(yīng)商管理管控及倉(cāng)庫(kù)管理管控等。

9.3職責(zé)

9.3.1各管理管控處行政助理負(fù)責(zé)編制管理管控處的月資金使用相關(guān)H劃及采購(gòu)清單，并負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)管理

管控

作及貨款報(bào)銷(xiāo)、采購(gòu)資料存檔管理管控工作。

9.3.2各管理管控處主任負(fù)責(zé)審核本管理管控處的月資金使用相關(guān)計(jì)劃及采購(gòu)清單.1）

9.3.3公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料，負(fù)責(zé)審核各管理管控處的月資金使用相關(guān)計(jì)劃及采

購(gòu)清單.,并匯總編制物管公司的月資金使用相關(guān)計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理審批，負(fù)責(zé)落實(shí)供應(yīng)商的評(píng)審

管理管控工作。

9.3.4財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金審核及調(diào)撥.

9.3.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批備管理管控處及物管公司的月資金使用相關(guān)計(jì)劃及采購(gòu)清單。

9.3.6倉(cāng)管員負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收、頷用，庫(kù)存物品的管理管控。

9.4采購(gòu)制度要點(diǎn)

9.4.1維修物料的采購(gòu)原則：實(shí)行補(bǔ)倉(cāng)制,由各管理管控處行政助理與會(huì)管員核準(zhǔn)倉(cāng)庫(kù)最高庫(kù)存:量及最

低庫(kù)存量。每月保持物品庫(kù)存量:在倉(cāng)庫(kù)最桶庫(kù)存量及最低庫(kù)存量之間。倉(cāng)存金額最高限額在10.000

元內(nèi),零星或補(bǔ)儲(chǔ)備倉(cāng)的采購(gòu)每月的次數(shù)不超過(guò)（含）三次。

9.4.2采購(gòu)行為分類(lèi)

9.4.2.1固定資產(chǎn)類(lèi)

指單位價(jià)值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的、在廣州新世界物業(yè)管理

管控有限公司及轄下各管理管控處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)

備、車(chē)輛、工程設(shè)備、電機(jī)等物品。

9.4.2.2非固定資產(chǎn)物品/費(fèi)比類(lèi)

括單位價(jià)值在1000元以下（物品的使用期不限）的物品/贄用。包括低值易耗品、工程零

星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費(fèi)、辦公室綠化費(fèi)、公務(wù)交通游、飲用水費(fèi)、郵遞費(fèi)及其它

雜項(xiàng)品。

9.4.3采購(gòu)方式

9.4.3.1長(zhǎng)期協(xié)議范圍：

員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)（協(xié)議期限一般為一年）等。

9.4.3.2固定供應(yīng)商范圍：

文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對(duì)講機(jī)購(gòu)省維保、電腦設(shè)備購(gòu)置及維保、消防保安

用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。

9.4.3.3一股供應(yīng)商

經(jīng)市場(chǎng)調(diào)僉，固定供應(yīng)商無(wú)法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價(jià)格高時(shí)，臨時(shí)尋找的供

應(yīng)商，采購(gòu)品單價(jià)在300元（含）以上，或總價(jià)值在1,000元:含），要求有3家或3家以上供

應(yīng)商來(lái)進(jìn)行比較、核價(jià)。

9.4.4采購(gòu)審批權(quán)限按《廣州新世界物業(yè)管理管控有限公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。

9.5其他采購(gòu)要求：

9.5.1盡量要求按時(shí)送貨，如箱外出采購(gòu)，行政助理應(yīng)安排集中物品采購(gòu)。

9.5.2采購(gòu)物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷(xiāo)售發(fā)票。

9.5.3對(duì)于批量貨品或大宗物均要求供應(yīng)商送貨上門(mén).

9.6采購(gòu)程序一般分清購(gòu)、詢(xún)/比/議價(jià)、呈核訂購(gòu)、驗(yàn)收、報(bào)銷(xiāo)及存檔跟蹤管理管控六個(gè)階段。

9.6.1詁購(gòu)

9.6.1.1倉(cāng)管員于每月月底編制好倉(cāng)庫(kù)存呈報(bào)表，以便審核各部門(mén)提交的請(qǐng)購(gòu)相關(guān)計(jì)劃，并于每月

25日前匯總本管理管控處下月的資金使用相關(guān)計(jì)劃（附請(qǐng)購(gòu)清單），依權(quán)限逐線(xiàn)報(bào)批。

9.6.1.2資源部匯總審核各管理管控處的資金使用相關(guān)計(jì)劃，并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9.6.1.3急需及臨時(shí)需采購(gòu)的小件物品價(jià)位在人民幣五百元以下，由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《請(qǐng)購(gòu)表》交行

政助理審核，經(jīng)管理管控處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌采購(gòu)，價(jià)位在人民幣五百元以上，一律

報(bào)公司資源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9.6.1.4大件貴重物品除按照資金使用程序報(bào)批外，仍需由使用管理管控處擬寫(xiě)書(shū)面詳細(xì)申請(qǐng)報(bào)告

報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9.6.1.5固定資產(chǎn)（1000元以上）采購(gòu)需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表譏

9.6.2詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)

9.6.2.1行政助理按月資金使用相美計(jì)劃中的采購(gòu)清單或《請(qǐng)購(gòu)表》的緩急，參考巾場(chǎng)行情及過(guò)去

采購(gòu)記錄進(jìn)行詢(xún)價(jià)作業(yè)，若因特殊情況（獨(dú)家制造或代理等原因）應(yīng)于《請(qǐng)購(gòu)上注明并填

報(bào)《獨(dú)家特約委托方/供應(yīng)商市批表》外，原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)，或經(jīng)分析

后議價(jià)。

9.6.2.2行政助理應(yīng)獲取正式書(shū)面的報(bào)價(jià)資料，合適的內(nèi)容須詳細(xì)、真實(shí)，除包括產(chǎn)品的必要信息

外（如貨號(hào)、規(guī)格、產(chǎn)地、價(jià)格、貨期等），還須顯示供應(yīng)商的詳細(xì)資料，必要時(shí)要有蓋章確認(rèn)，

并附上公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。

9.6.3呈核、訂購(gòu)

9.6.3.1行政助理須將經(jīng)議價(jià)后的報(bào)價(jià)資料匯總，歸納整理報(bào)價(jià)分折，并將擬選定的產(chǎn)品、最終價(jià)

格及供應(yīng)商資料填制于（清購(gòu)單》上，依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。

9.6.3.2于議價(jià)后商定的貨品規(guī)格與采購(gòu)消削上載明的有出入或?qū)俅闷?，行政助理?yīng)在《請(qǐng)購(gòu)單》

上注明并附上詳細(xì)資料，一同呈報(bào)使用部門(mén)核準(zhǔn)后，再依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。

9.6.3.3采購(gòu)材料較專(zhuān)業(yè)復(fù)雜時(shí)，行政助理需密切聯(lián)系使用部門(mén)，并先把《請(qǐng)購(gòu)單》交使用部門(mén)確

認(rèn)無(wú)誤后，才依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。

9.6.3.4《請(qǐng)購(gòu)“1》經(jīng)核準(zhǔn)后，如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時(shí)，行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報(bào)批。

9.6.3.5行政助理接到核準(zhǔn)后的《請(qǐng)購(gòu)的》后，應(yīng)密切跟進(jìn)交貨事宜，并及早做好相關(guān)的收貨準(zhǔn)備

工作。

9.6.4驗(yàn)收

9.6.1.1驗(yàn)收原則上應(yīng)有行政助理和倉(cāng)管員會(huì)同使用部門(mén)人員共同檢驗(yàn)，專(zhuān)業(yè)產(chǎn)品還需要專(zhuān)業(yè)人員

陪同驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后驗(yàn)貨人需在《送貨單》上簽名確認(rèn)收貨，如不合格，由驗(yàn)貨人填寫(xiě)《不

合格產(chǎn)品驗(yàn)收表》要求供貨商簽名，交人事資源部存檔備案，月底總結(jié)，如g不合格產(chǎn)品驗(yàn)

收單?》超過(guò)一定數(shù)量，取消供貨資格，另?yè)Q其它供貨商。

9.6.4.2倉(cāng)管員須及時(shí)做好貨品的入倉(cāng)進(jìn)帳紀(jì)錄，對(duì)退換及分批交貨產(chǎn)品需及時(shí)反饋使用部門(mén)，并

作出跟進(jìn)。

9.6.4.3行政助理持手續(xù)完備的《請(qǐng)購(gòu)表》、《入倉(cāng)單.》、相關(guān)申請(qǐng)報(bào)告及發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)。

9.6.5存檔跟蹤管理管控

9.6.5.1購(gòu)相關(guān)項(xiàng)目應(yīng)設(shè)立檔案.便于查閱，以及做好跟蹤管理管控工作。

9.6.5.2貨品的保修、使用說(shuō)明等相關(guān)資料?，須由行政助理統(tǒng)一管理管控。

9.6.5.3行政助理應(yīng)定期整理資料，做好歸類(lèi)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，隨時(shí)為管理管控處提供準(zhǔn)確的記錄

信息。

9.6.5.，1采購(gòu)記求及規(guī)程須按受各部門(mén)、財(cái)務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。

9.7倉(cāng)庫(kù)管理管控

9.7.1.物品出倉(cāng)

9.7.1.1各部門(mén)出倉(cāng)物品范圍：《請(qǐng)購(gòu)單》中申購(gòu)的物品：必需的辦公用品。

9.7.1.2各部門(mén)根據(jù)出倉(cāng)物品范圍憑G工作任務(wù)單?》向行政助理辦理材料出倉(cāng)手續(xù)。

9.7.L3行政助理將每天出倉(cāng)的物品數(shù)量登記在《庫(kù)存物品盤(pán)點(diǎn)表》上。

9.7.2物品盤(pán)點(diǎn)

9.7.2.1每月25日前，人事行政助理對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。由財(cái)務(wù)部豆核。

9.7.2.2根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果，填寫(xiě)《庫(kù)存物品盤(pán)點(diǎn)表譏

9.7.2.3將庫(kù)存物品明細(xì)賬的庫(kù)存物品額和盤(pán)點(diǎn)表上的實(shí)物余額進(jìn)行核對(duì)\

9.7.2.4在次月1日前將前月《庫(kù)存物品盤(pán)點(diǎn)表》、《入倉(cāng)單.》、《出倉(cāng)單?》交人事資源部主任審核。

9.7.3倉(cāng)庫(kù)管理管控

9.7.3.1倉(cāng)庫(kù)物品應(yīng)接放整齊，由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次換放：

9.7.3.2物品應(yīng)分名別類(lèi)，在物品前掛上物品標(biāo)簽卡：

9.7.3.3倉(cāng)庫(kù)除倉(cāng)管員外，無(wú)特殊情況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi)：

9.7.3.4倉(cāng)庫(kù)應(yīng)通風(fēng)良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠藥，對(duì)易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期

晾曬：

9.7.3.5倉(cāng)座內(nèi)的機(jī)械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油，

9.7.3.6倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)投放足夠的滅火器：

9.7.3.7倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理管控，不準(zhǔn)在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行加工、烹調(diào)等作業(yè)，必須做到人走燈

關(guān)：

9.7.3.8倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好防范措施，門(mén)、窗、鎖保持完好：

9.7.3.9倉(cāng)管員休息或不在崗位時(shí)，應(yīng)將倉(cāng)庫(kù)房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管,

在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往，并做好登記記錄。

9.8物品供應(yīng)商評(píng)審管理管控

9.8.1評(píng)審范圍

9.8.1.1長(zhǎng)期供貨合作的供應(yīng)商/委托方：

9.8.1.2成交標(biāo)的大額的供應(yīng)商/委托方

9.9行政助理應(yīng)當(dāng)對(duì)合格供應(yīng)商及時(shí)建檔，包括以下合適的內(nèi)容：

9.9.1供應(yīng)商/委托方的名稱(chēng)、注冊(cè)地址

9.9.2營(yíng)業(yè)執(zhí)照曳印件

9.9.3資質(zhì)等級(jí)證書(shū)

9.9.4評(píng)審結(jié)果和記錄

9.9.5其他證明材料

9.10物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對(duì)各管理管控處所管理管控的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評(píng)

市一次，并編制成一覽表報(bào)總經(jīng)理閱示。具體要求：

9.10.1掌握委托方/供應(yīng)商內(nèi)部管理管控的狀況

9.10.2委托方/供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格的變化

9.10.3社會(huì)信譽(yù)的變化

9.10.4同本管理管控處合作的情況跟蹤

9.10.5其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理管控的要素

9.11跟蹤評(píng)審結(jié)果的處置

9.11.1資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟蹤評(píng)審結(jié)果將委托方/供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。

9.1L2委托方/供應(yīng)商將作為管理管控處對(duì)外采購(gòu)的優(yōu)先合作對(duì)象，可在合作時(shí)享受付款方式、評(píng)審

條件、貨品驗(yàn)收方面的優(yōu)惠和方便。

9.12物品采購(gòu)流程

采購(gòu)流程

預(yù)第內(nèi)預(yù)算外

否

備注：每月22H前各管理管控處提交下月采購(gòu)物品相關(guān)計(jì)劃（注明到貨時(shí)間），并填寫(xiě)好物品采購(gòu)單。

10物品領(lǐng)用制度

10.I物品領(lǐng)用前先填寫(xiě)《工作任務(wù)單》或《用料單》，確部門(mén)主管審核審核后方可領(lǐng)取，各部門(mén)主管

須踉進(jìn)物料使用情況。

10.2對(duì)用戶(hù)維修由相關(guān)部門(mén)卜單，工程部領(lǐng)料，完成維修后，客服中心在進(jìn)行驗(yàn)收的同時(shí)，監(jiān)管材

料是否得到合理使用。

10.3各部門(mén)內(nèi)部需領(lǐng)用物品時(shí)，由部門(mén)提出申請(qǐng)，報(bào)人事行政經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。

10.4每月25日工程部各班組須將剩余和回收材料填寫(xiě)退料單、領(lǐng)郎單，交倉(cāng)管員入賬，工程部、

管理管控處行政人員每月不定期抽查并核實(shí)用料。

管理管控處主任

審核后簽名

否

備注：1物料領(lǐng)用審伽憫需在當(dāng)天內(nèi)完成，遇審」比人d濃時(shí)，可通過(guò)電話(huà)請(qǐng)批，后木樓名。

11集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理管控規(guī)定

11.1手機(jī)所有

手機(jī)為聯(lián)通公司送給新世界物管公司，所有權(quán)為新世界物管公司所有，手機(jī)與手機(jī)號(hào)碼統(tǒng)一由資源部

配于新世界物管公司主管級(jí)以上員工使用。

U.2手機(jī)使用管理管控

11.2.1CDMA手機(jī)由新世界公司配于主管級(jí)以上員工使用，是屬于員工福利的一種，在使用CDMA手機(jī)

時(shí)，同時(shí)享有公司手機(jī)補(bǔ)助。

11.2.2MA手機(jī)統(tǒng)一由資源部管理管控，由資源部統(tǒng)一調(diào)配，員工不能干涉。

11.2.3員工在使用CDMA手機(jī)時(shí)，必須保證在工作時(shí)間內(nèi)開(kāi)機(jī)，如果發(fā)現(xiàn)在工作時(shí)間內(nèi)無(wú)故關(guān)機(jī)，無(wú)法

聯(lián)系的情況，資源部有權(quán)做出處理。

U.3手機(jī)費(fèi)用管理管控

11.3.1CDMA手機(jī)交由員工使用的當(dāng)月起，員工相應(yīng)享有與其職位相應(yīng)的手機(jī)報(bào)銷(xiāo)。具體參照“手機(jī)

通信贄用管理管控規(guī)定

11.3.2CDMA手機(jī)話(huà)費(fèi)每月日使用者白行到營(yíng)業(yè)廳繳費(fèi)，索取話(huà)費(fèi)發(fā)票交行政核準(zhǔn)，在限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實(shí)

報(bào)實(shí)銷(xiāo)，超過(guò)報(bào)銷(xiāo)限額的話(huà)費(fèi)由持機(jī)人自行承擔(dān)。

1L4其他

11.4.1員工在領(lǐng)取CDWA手機(jī)時(shí)，需和公司簽定一份公司內(nèi)部手機(jī)管理管控協(xié)議：

11.4.2員工在領(lǐng)取CDMA手機(jī)后，在使用過(guò)程中，如果出現(xiàn)手機(jī)損壞、遺失等情況，由員工負(fù)責(zé)賠償：

11.4.3員工在離職后，需把干?機(jī)交還公司，如果私自帶走手機(jī)者，當(dāng)在其當(dāng)月工資里扣除其中贄用，

同時(shí)公司有權(quán)追究其法律責(zé)任；

11.4.4如員工在領(lǐng)取手機(jī)后，在公司工作滿(mǎn)兩年（從領(lǐng)取手機(jī)后開(kāi)始算），公司把其使用的手機(jī)及號(hào)

碼送于該員工。

11.4.5如享有報(bào)銷(xiāo)補(bǔ)助員工現(xiàn)使用中的CDMA手機(jī)，想加入集團(tuán)網(wǎng)，可把手機(jī)號(hào)碼及身份證第印件交

給資源部，由資源部代為辦理。加入后，手機(jī)號(hào)碼屬員工不變，超出話(huà)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)部分自行繳納。

不享有報(bào)梢補(bǔ)助的員工，如想把自己使用的CDMA手機(jī)加入綣團(tuán)網(wǎng)，亦可把號(hào)碼及身份證交于

資源部代為辦理。話(huà)費(fèi)方面由員工白已以預(yù)存話(huà)費(fèi)方式繳費(fèi)。公司不承擔(dān)任何責(zé)任。