企業(yè)綜合管理部工作手冊

綜

合

信

息

中

心

經(jīng)

理

工

作

細

則

附件1:

綜合信息中心經(jīng)理工作流程

附件2:

崗位職責(zé)

□職務(wù)

（一）在分管副總領(lǐng)導(dǎo)下，貫徹政府善于“開發(fā)信息資源，服務(wù)

社會建設(shè)”的精神，有目的地組織收集、整理、分析、傳遞、研究、

處理、貯存企業(yè)內(nèi)外有關(guān)改革和經(jīng)營管理管控科技進步、群眾生活，

思想工作等方面的綜合信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各部門應(yīng)用服務(wù)。

（二）負責(zé)組織開展經(jīng)濟技術(shù)情報工作，為企業(yè)制定經(jīng)營決策和

產(chǎn)品開發(fā)合適的方案提供依據(jù)。

（三）負責(zé)組織協(xié)調(diào)企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的工作。

（四）負責(zé)組織訂綜合信息管理管控制度。

（五）積極組織開展重大信息的調(diào)研，努力辦good信息刊物，不

定期召開信息發(fā)布會，及時企業(yè)內(nèi)外傳遞、發(fā)布有關(guān)信息。

（六）積極參加行業(yè)，地區(qū)及國家經(jīng)濟技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)活動，搞good

信息的協(xié)作和交流，不斷提高企業(yè)信息管理管控水平,

（七）逐步開展對外有償信息咨詢服務(wù)活動。

（八）逐步發(fā)展與國際上的信息聯(lián)系。

（九）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

□職權(quán)

（-）有權(quán)組織信息員收集企業(yè)內(nèi)外各方面的信息。

（二）對所轄信息工作崗位有檢查督促權(quán)。

（三）有權(quán)代表企業(yè)參加行業(yè)和地區(qū)經(jīng)濟技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)活動。

（四）有權(quán)組織開展綜合信息調(diào)研活動，組織召開企業(yè)內(nèi)信息發(fā)

表會，主持編撰刊物。

（五）有權(quán)向各相關(guān)部門索取有關(guān)信息資料，督促按期整理交繳

檔案。

□職權(quán)

（一）對收集、整理、傳遞、貯存發(fā)布的信息的準(zhǔn)確性、及時性

負責(zé)。

（二）對所轄信息崗位工作的質(zhì)量和安全負責(zé)。

（三）對檔案住處資料保管不善，造成丟失、損壞和失、泄密現(xiàn)

象負責(zé)。

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附件3：

信息服務(wù)委員會

與信息服務(wù)有關(guān)的委員會可以分為兩類，第一類包括管理管控信

息服務(wù)業(yè)務(wù)的委員會，例如，高級管理管控信息系統(tǒng)指導(dǎo)委員會;另

一類包括在信息服務(wù)部門內(nèi)部機構(gòu)中設(shè)立并盡職的委員會。信息服務(wù)

委員會有兩種形式:常設(shè)的和特設(shè)的。常設(shè)委員會是永久設(shè)立的，通

常是定期召開會議。特設(shè)委員會是為了達到更直接的目的(例如，調(diào)

查和可行性研究)而特別設(shè)立的。

1?公司信息服務(wù)委員會

(1)名稱不一的信息服務(wù)委員會。

在信息服務(wù)發(fā)展初期，公司的信息服務(wù)委員會就是高級信息服務(wù)

指導(dǎo)委員會。從此公司到彼公司，委員會的名稱和職責(zé)相差很大。通

常的名稱有:計算機咨詢委員會，執(zhí)行數(shù)據(jù)處理的指導(dǎo)委員會，管理

管控信息系統(tǒng)咨詢理事會，信息服務(wù)優(yōu)先權(quán)決定委員會，信息系統(tǒng)政

策

委員會。為了保持一致性，這個高級指導(dǎo)委員會被稱為信息系統(tǒng)政策

委員會。其成員一般是用戶管理管控人員和行政領(lǐng)導(dǎo)。一個高級的信

息系統(tǒng)政策委員會是一個公司成功地進行信息服務(wù)必不可少的組成

部分。

在過去的十年中，信息系統(tǒng)政策委員會已成為許多公司組織機構(gòu)

流行的部門。不幸的是，許多這樣的委員會的創(chuàng)建是因為要處理內(nèi)部

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事務(wù)，并不給定明確的職責(zé)，因此，這些委員會還不如不建立。在這

種情況下，委員會的建立以及委員會的義務(wù)和職責(zé)通常是在錯誤方向

上發(fā)展。為建立稱職的信息系統(tǒng)政策委員會，公司政策制定者必須提

出關(guān)于委員職責(zé)、會員資格、會晤次數(shù)、涉及的范圍和（在某種情況

下）出席者等問題。

（2）信息系統(tǒng)政策委員會的職責(zé)。

信息系統(tǒng)政策委員會的職責(zé)應(yīng)明確定義，并應(yīng)系統(tǒng)地進行書面闡

述，然后分送給那些需要知道的人員。下面規(guī)定的這些信息系統(tǒng)政策

委員會的職責(zé)己證明在許多組織中是行之有效的：

0為使公司高效地運轉(zhuǎn)，必須有信息服務(wù)，顯然，信息系統(tǒng)政

策委員會一定能促進信息服務(wù)。

。定期地向總裁和董事會報告信息服務(wù)情況和提出有關(guān)建議。

0批準(zhǔn)和否決信息服務(wù)請求。公司的政策應(yīng)該根據(jù)估算的資源

條件（通常是人力、成本），能夠描述出主要的和次要的服務(wù)請求的輪

廓。

0在批準(zhǔn)的信息系統(tǒng)開發(fā)相關(guān)項目中負責(zé)建立優(yōu)先權(quán)。委員會

一般都會遇到一系列的批準(zhǔn)相關(guān)項目，依據(jù)公司需要，這些相關(guān)項目

的優(yōu)先權(quán)要不斷地調(diào)整和更新。

0負責(zé)監(jiān)督信息服務(wù)相關(guān)項目的進行和正在運行的生產(chǎn)系統(tǒng)的

性能。必要時，委員會必須估計分配給相關(guān)項目的追加資源的價值，

它通常是超過預(yù)算的。當(dāng)完成相關(guān)項目明顯地不如所望時，委員會可

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以作出繼續(xù)進行還是停止進行的決定。許多公司不會采取強迫一個注

定要失敗的相關(guān)項目盡快地完成的政策（想補償損失反而損失更多）。

信息系統(tǒng)政策委員會還應(yīng)監(jiān)督正在運行的生產(chǎn)系統(tǒng)的性能，以便能估

計他們?yōu)楣灸繕?biāo)所作的貢獻。一般來說，委員會還要負責(zé)簽署那些

陳舊而無用的信息系統(tǒng)的死亡證。

0調(diào)停用戶部門之間的爭論和由信息服務(wù)工作與指定的工作所

引起的矛盾。多年來，數(shù)據(jù)處理領(lǐng)導(dǎo)者處于必須在兩個或更多的業(yè)務(wù)

領(lǐng)域中作選擇的處境。重要的過程沖突應(yīng)該由信息系統(tǒng)政策委員會和

那些受此決定影響最大的部門解決，而不是由信息管理管控部門解

決。

0制定與信息服務(wù)有關(guān)的并且涉及所有部門的政策。

0制定信息服務(wù)發(fā)展的短期和長期的規(guī)劃。信息服務(wù)的規(guī)劃工

作是項冗長乏味的任務(wù)。通常，必須指派一名信息服務(wù)人員來完成規(guī)

劃過程中的技術(shù)工作。委員會提供規(guī)劃所需的主要輸入信息并作出最

終的批準(zhǔn)。

以上建議的職責(zé)范圍根據(jù)工業(yè)的種類和委員會的重點會有很

大變化。信息系統(tǒng)政策委員會可以利用信息服務(wù)部門來幫助履行這些

職責(zé)。

信息系統(tǒng)政策委員會是公司的（而不是信息服務(wù)部門的）重耍助

手。讀委員會應(yīng)該由董事長和董事會授予特許的職權(quán)。委員會通常要

向董事長匯報，委員會與信息服務(wù)部門的聯(lián)絡(luò)靠信息服務(wù)部門的負責(zé)

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人。

(3)信息服務(wù)委員會委員的資格問題。

信息服務(wù)政策委員會的委員資格應(yīng)由公司政策委員會規(guī)定。要

作到這一點，董事長、執(zhí)行委員會和董事會必須回答如下問題：

0誰適合在委員會中任職？如何選擇他們？

為了使信息系統(tǒng)政策委員會具有較高的工作效率，它的成員

應(yīng)具備制定政策的水平。這些成員可以是專業(yè)領(lǐng)域的高級管理管控人

員，也可以是公司其他高級管理管控人員，副總裁或更高級的人員則

更gOOdo在歷史上，信息服務(wù)指導(dǎo)委員會還沒有取得真正成功的經(jīng)

驗。在最good的

情況下，充其量是沒有引起過分的麻煩;在最壞的情況下，他們已影

響了生產(chǎn)力的發(fā)展。為了更good地工作，委員會必須擁有決策權(quán)力

并且能保證這些決策貫徹到底。任何一級的信息系統(tǒng)委員會需要開發(fā)

大量的信息服務(wù)資源來支持該委員會。如果沒有果斷采取行動的職

權(quán)，較低一級的委員會的工作只在那里兜圈子，這樣不但浪費了有價

值的資源，而且還浪費了每個成員的時間。

0應(yīng)該有多少人在委員會里工作？

一個處理如此復(fù)雜和政策性很強的課題的委員會，如果超過了

八、九個人，那就可能變得很呆滯，太多的成員會使決策過程帶來不

必要的困難，因此建議有六、七個參加表決的成員就行了。

0每一個成員的任期應(yīng)該多長?

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因為大多數(shù)主要相關(guān)項目需花費一年多時間，所以任期最短也得

一年，兩年或更長一點更goodo如果公司只有六個到九個可能勝任

的成員，則永久性任職也是可以的。其它較大的或更多的同行業(yè)組織

起來的公司需要輪換這一重要的職責(zé)。這種任職應(yīng)該以這樣的方式來

輪換，即委員會的核心人物必須在每個任職周期到期后留任。

0負責(zé)信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)是信息系統(tǒng)政策委員會的一員嗎？

關(guān)于負責(zé)信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人是否應(yīng)是信息系統(tǒng)政策委員會的成

員這一問題，是公司應(yīng)首先考慮的?？尚Φ氖?，某些人認(rèn)為信息服務(wù)

的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)是其中一員，而另一些人則認(rèn)為提出這個問題是荒謬

的。指派信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人進入信息系統(tǒng)政策委員會的基本思想是這樣

的:信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人一股情況下是由副總裁兼任的，如果他是信息系

統(tǒng)政策委員會的成員，就很容易使信息系統(tǒng)政策委員會成為有權(quán)力的

機構(gòu)。也許最能使人信服的理由是因為數(shù)據(jù)中心和信息服務(wù)部門本身

是服務(wù)的主要用戶，并且認(rèn)為應(yīng)該掌握遠景方面、相關(guān)項目開發(fā)和優(yōu)

先權(quán)的輸入信息，所以信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該是該委員會成員。

那些認(rèn)為信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人不應(yīng)該是委員會的成員的主要理由是：

信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人的出席會在決策過程中帶進很多偏見。執(zhí)委會如不能

解決這個爭論，就可以選擇一項折衷的辦法，那就是使信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)

人成為一個無表決權(quán)的成員。甚至有些人建議信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人成為一

個無表決權(quán)的主席。

0誰能擔(dān)任主席?

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也許選擇信息系統(tǒng)政策委員會主席的最good辦法是允許全體成

員提名并選舉他們自己所喜歡的主席。主席的最短任期為兩年。當(dāng)主

席由總裁任命時，委員會要保持中立就很困難了。事實上，這種中立

往往受到來自上級管理管控部門壓力的影響。另一個可供選擇的合適

的方案是在公司的高級職員（例如，總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、信息服務(wù)

領(lǐng)導(dǎo)人、審計員等等）中物色合適的人選來擔(dān)任主席。

0主席的職位應(yīng)該輪換嗎？

如果主席是選舉產(chǎn)生的，則讀職位應(yīng)該在全體委員中輪換。如果

是指派的，只有當(dāng)占據(jù)該主席職位的人被提升，或者是調(diào)任時才能更

換。

0委員會應(yīng)該多長時間碰頭一次？

委員會應(yīng)經(jīng)常碰頭以保持與相關(guān)項目進展同步，并履行信息系統(tǒng)

政策委員會的職責(zé)。信息服務(wù)的使用和發(fā)展是隨公司的不同而不同

的。一般建議:委員會的碰頭每兩個月至少一次，而每個月不超過一

次。這個碰頭次數(shù)的限度已被證明是有效的。在信息服務(wù)活動的非常

時期，應(yīng)安排專門的會議。

0應(yīng)該有一個鼓勵出席會議的政策嗎？

為使信息系統(tǒng)政策委員會成為一個有效的工作團體，每個有投票

權(quán)的成員必須積極地參加其活動。建議由總裁制定鼓勵出席會議的政

策。舉一個例子，政策可以要求一個投票成員保持至少75%的出席次

數(shù)，而指定為代表的成員保持至少％%的出席次數(shù)。如果參加次數(shù)不

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足，就失去委員會的席位?？梢灾贫ㄟ@樣的政策，當(dāng)一個成員累計出

席次數(shù)低于最低要求限度時，就自動地任命新的委員會成員。信息系

統(tǒng)政策委員會會員職務(wù)應(yīng)該由具有特殊興趣的愿接受此職位的高水

平的人擔(dān)任。任何關(guān)于出席政策的建議都不完全是可取的，但是過去

的經(jīng)驗表明:這個不積極的成員必然造成委員會的惰性，所以，必須

不惜代價來避免這樣的成員參加委員會。

2?用戶委員會

另一個與信息服務(wù)有關(guān)的公司委員會是用戶委員會，這個委員會

的目的就是促進在信息服務(wù)和用戶團體之間不斷地積極聯(lián)絡(luò)。這個委

員會是由專業(yè)領(lǐng)域的管理管控人員所組成的，他們與以計算機為基礎(chǔ)

的信息系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系。這個委員會定期碰頭以便能提供關(guān)于信

息系統(tǒng)的運行的口頭和書面反饋。

3?信息服務(wù)部門里的常設(shè)或特設(shè)委員會

常設(shè)或特設(shè)委員會在公司信息服務(wù)部門的暫時性R常工作中起

主要的作用。在某些機構(gòu)中，非正式聯(lián)系網(wǎng)是獲得集中意見和請求外

部輸人的唯一工具。相比之下，而其它部門則可自由地利用這種委員

會。下面介紹信息服務(wù)中典型的常設(shè)或特設(shè)委員會。

⑴硬件選擇委員會負責(zé)評價和挑選所有計算機硬件。在挑選過程

中常常邀請有經(jīng)驗的用戶參加，尤其是當(dāng)用戶要付款時，更應(yīng)該邀清

他們參加。

(2)軟件選擇委員會負責(zé)評價和挑選所有的軟件產(chǎn)品(系統(tǒng)軟件和

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應(yīng)用軟件）。專業(yè)領(lǐng)域的代表參加應(yīng)用軟件包（專用軟件）的選擇。

（3）相關(guān)項目指導(dǎo)和審查委員會負責(zé)監(jiān)督和審查主要的、正在進行

中的信息服務(wù)相關(guān)項目進展情況。這項任務(wù)與信息系統(tǒng)政策委員會的

職責(zé)有些重疊，但相關(guān)項目指導(dǎo)和審查委員會能更詳細地審查相關(guān)項

目。這個委員會并不負責(zé)相關(guān)項目的管理管控;但是，該委員會主要

任務(wù)之一是為了相關(guān)項目經(jīng)理提供有意義的反饋信息。

（4）信息服務(wù)遠景規(guī)劃委員會可以由信息服務(wù)管理管控組、一名懂

技術(shù)的職工（也許是一個高級系統(tǒng)分析員兼信息服務(wù)遠景規(guī)劃員）、一

個或兩個有經(jīng)驗的用戶（不一定要管理管控人員）組成。該委員會的目

的是提供關(guān)于信息服務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃的價值和可行性以及一般規(guī)劃進程

的反饋信息。

附件4：

綜合信息網(wǎng)絡(luò)體系

數(shù)據(jù)通信：

一、數(shù)據(jù)通信及有關(guān)概念

數(shù)據(jù)通信是指從遠程設(shè)備之間收發(fā)數(shù)據(jù)。盡管遠程通信一詞有更

廣泛的含義，但是人僅還是經(jīng)常把它與數(shù)據(jù)通信交替使用。通常與數(shù)

據(jù)通信相關(guān)的另一個術(shù)語是遠程處理（簡寫為TP）O遠程處理比數(shù)據(jù)通

信的含義更加廣泛，它意味著利用數(shù)據(jù)通信來進行數(shù)據(jù)處理。聯(lián)機系

統(tǒng)和基于通信的系統(tǒng)這兩個術(shù)語交替地用來描述利用數(shù)據(jù)通信的信

息系統(tǒng)。

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二、基于通信的系統(tǒng)的影響

如上文所述，信息服務(wù)的趨勢正朝著分散和分布式數(shù)據(jù)處理

(DDP)方向發(fā)展。分散的信息服務(wù)工作并不意味著數(shù)據(jù)通信，但是多

數(shù)是基于通信的。依照定義，所有分布式數(shù)據(jù)處理(DDp)系統(tǒng)都是基

于通信的。對于所有實際應(yīng)用而言。分布式數(shù)據(jù)處理和分散的信息服

務(wù)是可以交換使用的。那些跟隨著脫離集中式成批處理系統(tǒng)這一趨勢

的公司應(yīng)該了解基于通信的技術(shù)和系統(tǒng)將對公司的組織結(jié)構(gòu)、人員、

管理管控、預(yù)算以及質(zhì)量保證和控制產(chǎn)生重大的影響。

□對組織結(jié)構(gòu)方面的影響

在集中式環(huán)境里，信息服務(wù)業(yè)務(wù)在實際上和組織上都從專業(yè)領(lǐng)域

移走了。分布式數(shù)據(jù)處理的目標(biāo)是使用戶團體更加直接參與信息服務(wù)

工作。維護計算機硬件以及提供信息服務(wù)的人員安排最終成為用戶的

責(zé)任。為了容納這些人員，必須在現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)中增加專門的機構(gòu)

和部門。這種增加機構(gòu)的作法通常將引起對公司和部門原有的組織結(jié)

構(gòu)作重大的改變。

□對人員方面的影響

遠程設(shè)備可以是一至二臺用來進行管理管控查詢的終端，也可以

是支持若干數(shù)據(jù)錄入和查詢終端的中型計算機系統(tǒng)。對用戶人員的影

響將體現(xiàn)在培訓(xùn)方面，而且很可能耍改變用戶人員的業(yè)務(wù)經(jīng)歷。可能

要重新訓(xùn)練行政助理使用某種查詢語言來進行特定的管理管控查詢。

另外一些用戶人員可能要作為程序員、分析員、操作員等，從而專門

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從事信息服務(wù)業(yè)。

那些為進行分布式數(shù)據(jù)處理而安裝硬件設(shè)備的用戶部門很可能

全部接受來自外部的信息服務(wù)專門人程序員、分析員、操作員等，這

些人員將成為業(yè)務(wù)領(lǐng)域組織的一部分。

□對管理管控方面的影響

用戶管理管控人員的職責(zé)范圍將擴大到分布式數(shù)據(jù)處理環(huán)境。按

照傳統(tǒng)，這種職責(zé)包括人員管理管控和詳盡的專業(yè)方面的知識。在分

布式數(shù)據(jù)處理環(huán)境中，用戶管理管控人員必須掌握某些有關(guān)信息服務(wù)

的技術(shù)（例如，系統(tǒng)分析、程序設(shè)計、硬件操作、信息服務(wù)規(guī)劃等等），

以便能管理管控那些主要參與信息服務(wù)活動的人員。

□對預(yù)算方面的影響

用戶經(jīng)理有可能需要在部門的預(yù)算中增加兒個重要的專項（例

如，為信息服務(wù)人員廳增加的工資、采購和維護計算機硬件的費用）、

與計算機有關(guān)的消耗品費用等等

□在質(zhì)量保證和控制方面的影響

在集中式的信息服務(wù)環(huán)境中，用戶管理管控人員在很大程度上是

依賴于信息服務(wù)部門來進行質(zhì)量保證和控制的。而在分布式數(shù)據(jù)處理

環(huán)境中，業(yè)務(wù)部門負責(zé)所輸人的數(shù)據(jù)的一致性，信息系統(tǒng)的質(zhì)量，輸

出的精確性，分散的控制以及所有在集中式環(huán)境下所能保證的那些數(shù)

據(jù)

處理的各個方面。

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三、遠程處理

□遠程處理應(yīng)田

可以想象，遠程處理的應(yīng)用種類是很有限的。多數(shù)公司將利用現(xiàn)

有的通信網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)幾種不同的應(yīng)用。為了突出通信網(wǎng)的應(yīng)用潛力，

我們對一般的遠程處理應(yīng)用作如下分類。

1?電子郵件。電子郵件通常與辦公自動化相聯(lián)系。在電子郵件

應(yīng)用中，計算機是給公司內(nèi)、外人員發(fā)送消息的一個工具。對整個單

位的每個人員都分配一個電子郵政信箱，用以接收和存放消息。一個

典型的應(yīng)用例子是全國性銷售經(jīng)理和區(qū)域性經(jīng)理之間的業(yè)務(wù)往來。為

了直接響應(yīng)競爭性的降價，全國性經(jīng)理可能要通過電子郵件通知區(qū)域

性經(jīng)理一個商業(yè)上的降價比率。他將通過一個終端輸入這些信息，然

后發(fā)送到區(qū)域性經(jīng)理們的各自電子郵政信箱。通過一個電子“標(biāo)志”來

通知區(qū)域性經(jīng)理有關(guān)的消息。區(qū)域性經(jīng)理可以要求將有關(guān)消息顯示在

視頻終端的顯示屏上，如果需要，還可以打印一份硬拷貝。

2?查詢，回答。在查詢，回答這類應(yīng)用中，操作員（也可能是用

戶經(jīng)理）進行某種查詢，然后計算機（經(jīng)由信息系統(tǒng)）作出回答。例如，

人事經(jīng)理可能要求查詢某個特定職工的培訓(xùn)記錄。一個百貨公司銷售

員可能要求查詢某個顧客的賒帳限度。

3,字處理。在字處理應(yīng)用中，操作員利用軟件來進行正文處理。

盡管當(dāng)前多數(shù)的宇處理是用一臺單獨的設(shè)備來完成的，但是也有許多

公司為了充分利用數(shù)據(jù)庫而使用功能更強的主處理機的軟件來進行

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宇處理。例如，一位秘書需要發(fā)送同樣合適的內(nèi)容的信件給公司所有

顧客，那么她可以結(jié)合公司數(shù)據(jù)庫進行字處理，從而將來自顧客主文

件的顧客名字和地址填寫到預(yù)先格式化的信件中。

4?數(shù)據(jù)錄入。經(jīng)由通信網(wǎng)絡(luò)可以從遠程地點直接將數(shù)據(jù)錄入到

系統(tǒng)中。例如，銀行分行的出納員可以在每項銀行事務(wù)出現(xiàn)時，直接

將它錄入系統(tǒng)。

5?數(shù)據(jù)收集。在有些情況下，將利用通信網(wǎng)絡(luò)來收集數(shù)據(jù)。一

個典型的例子是在一家百貨公司銷售網(wǎng)上各銷售點(POS)終端。在整

個工作日中，每個銷售事務(wù)被自動記人一個計算機文件。數(shù)據(jù)被收集

和分批以供處理。

6?過程控制。數(shù)據(jù)通信也被用在過程控制上。例如，遍及整個

城市所有街道上的傳感器連續(xù)地監(jiān)視車輛的方向和流量，同時通過控

制交通信號來優(yōu)化車輛的流量。

7?遠程計算。通信網(wǎng)絡(luò)給最終用戶提供了利用計算機進行計算

的機會。在一個大公司的研究中心里，通常有400個以上的工程師和

科學(xué)家使用約150臺遠程終端進行科學(xué)或工程計算。

8?交互式程序設(shè)計。應(yīng)用程序員或系統(tǒng)程序員以及用戶利用遠

程終端直接訪問計算機來編寫他們的程序。利用聯(lián)機調(diào)試輔助軟件和

直接診斷程序?qū)⒏菀走M行程序的開發(fā)。

9?診斷估計。用戶工程師(那些對計算機硬件進行修復(fù)和預(yù)防

性維護的人員的頭銜)在遠程設(shè)備上定期使用診斷軟件來查出軟件或

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機器錯誤的根源。

□建立遠程處理系統(tǒng)的理由

建立一個遠程處理系統(tǒng)的實際的理由是依具體的應(yīng)用而異的。

但是，下述兒個考慮的要點將為這種評價提供一些補充。用戶經(jīng)理選

擇”轉(zhuǎn)向聯(lián)機系統(tǒng)”的主要原因是因為該系統(tǒng)的響應(yīng)。用戶能進行查詢

并立即得到回答。用戶還能直接錄人數(shù)據(jù)、發(fā)送消息等，而不像成

批處理系統(tǒng)那樣，得到結(jié)果典型周轉(zhuǎn)期要一天。

在一聯(lián)機環(huán)境中的數(shù)據(jù)庫反映了當(dāng)前的狀態(tài)。例如，當(dāng)在甲城

和乙城的推銷員同時銷售乙城某倉庫的產(chǎn)品時，他們不可能許諾在同

一天交付庫存中唯一的一件貨物到兩地。一旦其中一個推銷員將訂貨

單輸入到中央系統(tǒng)，該件貨物立即被打上標(biāo)記并被銷售出去。

遠程處理在不同程度上提供了集中式的文件和分散的操作。與其

把數(shù)據(jù)送到信息服務(wù)部門，還不如由業(yè)務(wù)領(lǐng)域的人員來運行整個系

統(tǒng)。

聯(lián)機系統(tǒng)不僅僅提高了系統(tǒng)的能力的靈活性，而且還降低了運

行的費用。在成批處理環(huán)境中，信息服務(wù)人員重復(fù)了許多用戶工作。

例如，用戶將訂貨要求書寫在訂貨單上，然后，信息服務(wù)部的數(shù)據(jù)錄

人員錄制這些數(shù)據(jù)。這樣做，不僅包含了不必要的轉(zhuǎn)錄步驟，而且還

增加了出錯的概率。聯(lián)機系統(tǒng)還給用戶管理管控人員提供了進行他們

自己的即時查詢的機會，從而節(jié)省了雇用程序員和分析員進行服務(wù)的

費用。

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四數(shù)據(jù)通信硬件配置

□數(shù)據(jù)通信硬件配置的基本模式

可以從下述的基本模式來配置二個計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng):點到點式、

星形、層次或樹形、環(huán)形和網(wǎng)絡(luò)形。

1?點到點式配置

點到點式配置是指兩臺遠程計算機之間的通信。

2、星形配置

若干個小型計算機系統(tǒng)被連接到一臺大型中央計算機上，這些

小型計算機系統(tǒng)可以通過主計算機彼此通信，而且通常共享主計算機

上公司級的數(shù)據(jù)庫。

3、層次形配置

層次形配置把在某一層計算機與其下一層的計算機相連接。在

某給定層上的各計算機之間的通信是這樣的：將信息先發(fā)送到上一層

的一臺計算機，然后再經(jīng)過連接鏈路將信息送到該給定層上的另外一

臺計算機。層次形配置能夠反映出公司的組織結(jié)構(gòu)。

4、環(huán)形配置

環(huán)形配置最適合于希望在鄰近的計算機之間進行通信的情況。

而且當(dāng)租用額外的線路來連接所有的計算機而帶來的處理上的不便

時，它是一種可接受的變通變法。

5、網(wǎng)絡(luò)形配置

網(wǎng)絡(luò)形配置將按需要提供數(shù)據(jù)鏈路。

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6、混合配置

在現(xiàn)實中很少能找到純粹是上述某一種類型的配置。多數(shù)的通

信網(wǎng)絡(luò)是混合配置的。究竟將一個混合配置看成是環(huán)形、星形還是其

他類型主要取決于該配置中占主要支配地位的配置特征。一個分布式

數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)將使用最適合于其公司情況的配置。

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五、通信信道

□迎信信道的組成

遠程設(shè)備之點間的數(shù)據(jù)鏈路稱為通信信道、通信線路或通信鏈

路。一條通信信道提供了在兩至多間傳送數(shù)據(jù)的通道通信信道可以由

下述傳輸設(shè)備之一或它們的某種組合所組成

1.電話線路

2?電報線路

3?衛(wèi)星

4?激光

5?同軸電纜

6?微波

7?光纖

數(shù)據(jù)是按位（0、1信號）存儲和傳送的，信道速度是指每秒鐘可以

傳輸?shù)奈粩?shù)，又稱它為波特率。位，秒與波特率并不完全等同，但在

實際使用時二者是通用的。根據(jù)波特率二般可以將信道分成三類:次

聲級、聲級和寬頻帶級。

1?次聲級。次聲級線路比電話線還低一級。通常，因硬件技術(shù)的限

制使得每秒鐘只能輸出7個字符時才使用這種線路，但是目前已經(jīng)很

少，甚至沒有這種需要了。

2?聲級。這是常規(guī)的電話線路，其速率在600波特（位，秒）到9600

波特之間。一條常規(guī)的電話線可以被調(diào)節(jié)高達9600波特的速率傳送

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數(shù)據(jù)，而且相當(dāng)準(zhǔn)確。當(dāng)然隨著這種能力的增加而必然帶來用戶成本

相應(yīng)提高。如果具體看聲級線路速度，那么，一條具有1200波特速

率的線路每秒鐘大約可以傳送120個字符。聲級線路主要用于計算機

與群控器之間的高速鏈路，但是它也能用于低運的、計算機到計算機

的通信。

3?寬頻帶級。寬頻帶級信道具有超出1兆波特的容量，而且主要用

于計算機到計算機的通信上。

□信道的種類

一個公司要為自己在費城與紐約之間架設(shè)二條同軸電纜線是不

切實際的，更不用說是不合法的。同樣，要建立自己的微波中繼站或

發(fā)衛(wèi)星也是不切實際的。鑒于這些原因，大多數(shù)公司都轉(zhuǎn)向去租用公

用的載波線路，例如，去租用美國電話電報公司（AT&-T）和西方聯(lián)

盟為他們的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)提供的信道。

一個公司可以在傳輸設(shè)備間租用一種永久的或半永久的連接線

路（租用線）。永久線路是一天24小時都可使用的專用線。半永久的連

線只給公司在每天的某9個小時使用權(quán)。租用線路的公司付費的多少

取決于波特率的大小、距離的長短以及是永久的還是半永久的等因

素。

撥號線路（又稱為公用線或交換線路）是嚴(yán)格按時間和距離來記帳

的。這跟打長途電話的收費辦法一樣。

私用線路由使用者自己安裝、維護，而且其所有權(quán)也是屬于使用

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者的。私用線是局部網(wǎng)的一部分，有時也稱為一個“局部網(wǎng)”。一個局

部網(wǎng)只限于一個大樓內(nèi)或公司范圍內(nèi)的幾座大樓之間。有時把一條完

全專用的租用線也稱為私用線。

另一種公司載波線路是增值網(wǎng)絡(luò)(VAN),VAN是一種“特殊的“公

用載波。它可以使用也可以不使用公用載波設(shè)備，在每種情況下都對

網(wǎng)絡(luò)起“增值”作用。在公用載波線路的標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)之外，VAN還能進行

電子郵件業(yè)務(wù)并允許在彼此不兼容的計算機之間進行通信。VAN不

僅增加了服務(wù)相關(guān)項目，而且是以低速率來完成這些服務(wù)相關(guān)項目

的。為了說明這一點，我們來考察下面的實例，美國廣播公司(ABC)

從公用載波線路中租用了一條從紐約到費城的速率為9600波特的專

用線路。ABC只使用大約15%的線路容量。一個增值網(wǎng)絡(luò)可以從同

一個公用載波線路中租用同一條線路，并使用余下的(85%)的線路容

量來為幾個公司傳輸數(shù)據(jù)(這幾個公司都要求建立紐約與費城之間的

聯(lián)系)。VAN在線路的每一端都使用數(shù)據(jù)傳輸?shù)穆?lián)系在計算機網(wǎng)絡(luò)中，

串二進制位(稱為比特每臺終端和計算機系統(tǒng)都被指定一個地址。包

含數(shù)據(jù)的信息都用一流)來編碼信息從網(wǎng)絡(luò)中的一個地址發(fā)送到一

個或多個地址。信息有合適的內(nèi)容是任意的，它可以是一個程序的指

令，也可以是公司的總裁發(fā)給所有副總裁的“電子”便函。發(fā)出信息的

人稱作發(fā)送者。發(fā)送信息的終端或“算機稱作信息源。接收信息的人

或部門稱作接受者，而接收信息的終端或計算機稱作目的地。

七、數(shù)據(jù)通信的有關(guān)術(shù)語

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在日常交談中經(jīng)常用到一些與通信有關(guān)的術(shù)語，應(yīng)該將它們放到

用戶管理管控人員的詞典中去。我們首先討論與遠程數(shù)據(jù)傳輸有關(guān)的

術(shù)語，然后再討論與系統(tǒng)相關(guān)的那些術(shù)語。

1?通信量。通信雖涉及到詢問次數(shù)、所輸入的數(shù)據(jù)量、所發(fā)送

的信息昨等。簡言之，通信量是數(shù)據(jù)的流量。在數(shù)據(jù)通信里，通信雖

類似于汽車（比特）和商速公路（信道）的關(guān)系。也可以用一般的定雖描

述（如時經(jīng)，喊“重”）來給出通信中的通信雖。

2?端口。具有有限數(shù)量進入點的一臺計算機稱作為一個端口，

通過端口可以接收和發(fā)送數(shù)據(jù)。端口的數(shù)目受到可以連接到一臺計算

機的遠程信道數(shù)目的限制。

3?輪詢。輪詢是一種線路控制方法，它允許幾臺遠程終端通過

同一條通信線路與一臺計算機通信。為了替這些終端服務(wù)，計算機”

輪詢”或連續(xù)的對每臺終端輪流發(fā)出詢問，以確定是否已準(zhǔn)備發(fā)送一

條信息C如果某臺終端有一條待發(fā)送的信息而且線路是可用的，那么

計算機就接收滾條信息，然后輪詢下一臺終端。輪詢的過程對用戶來

說是透明的（無須詳細知道的）。

4?響應(yīng)時間。從發(fā)送一條信息到收到回答之間的時間稱作響應(yīng)

時間。例如，有關(guān)更新名字一地址文件中一個記錄的請求就是一條信

息，而在終端顯示屏上顯示更新后的一記錄則是一個回答。根據(jù)查詢

的復(fù)雜性、分享處理機的終端數(shù)目、主計算機的速度以及通道速度的

不同，響應(yīng)時間有很大的差別。在設(shè)計一個聯(lián)機信息系統(tǒng)時，響應(yīng)時

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間是一個重要的因素。盡管在幾乎所有的信息系統(tǒng)中都可以使響應(yīng)時

間達到最短（幾乎是直接響應(yīng)），但是隨之而來的是成本也商到不可接

受的程度。因此，用戶經(jīng)理和信息服務(wù)經(jīng)理必須確定對一個特定的應(yīng)

用什么樣的響應(yīng)時間是可以接受的。通常，除了在峰值工作負荷的情

況下，超過二秒鐘的響應(yīng)時間將是不可接受的。

5?排隊的長度。等待某操作員或一臺遠程終端（例如，航空公司

訂栗處）服務(wù)的人數(shù)稱作為排隊的長度。排隊的長度也描述了己經(jīng)被

發(fā)送但必須“排除”處理的信息條數(shù)。

6?事務(wù)日記。事務(wù)日記是所有聯(lián)機事務(wù)的記錄，通常以一天為

一個周期。例如，當(dāng)更新了某職工主文件上的一個地址時，讀事務(wù)就

被記在輔助存儲器（通常是磁帶）上。如果在一天工作結(jié)束前，由干某

種原因職工主文件遭到破壞，則事務(wù)日記就可以作為當(dāng)天處理的一個

備份。

7?連接時間。連接時間是指從最終用戶的終端與計算機系統(tǒng)連

接上（或該終端與計算機之間建立起一條鏈路）這個時刻開始，到用

戶“注銷”或鏈路中斷時為止所經(jīng)歷的時間。

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辦公室自動化和字處理

一、辦公室自動化和字處理的概念

□展望中的辦公室自動化

每年白領(lǐng)工人都有較大的工作強度;然而，僅在最近強調(diào)利用計

算機以來才使他們眼前的工作環(huán)境變得更有實際效果。白領(lǐng)工人的工

作效率還沒有趕上藍領(lǐng)工人的生產(chǎn)效率。意想不到的是，專業(yè)人員費

了他們時間的10%—75%擠在書寫工作上,而文書人員則多費了10%

一50%的時間在很容易就能實現(xiàn)自動化的工作上。具有專職秘書的任

-公司或辦公室都能證明，購買計算機和支援軟件是合算的。辦公室

白動化，特別是數(shù)據(jù)處理，在許多辦公環(huán)境里大大地提高了辦公效率。

在辦公室自動化方面，投資的回收周期通常不超過兩年的時間。

行政首腦和文書人員都能同等地認(rèn)識到辦公室自動化的效益。例

如，按照慣例，秘書要用打字機印出由經(jīng)理通過口述或手寫的文件。

而現(xiàn)在，秘書可以利用字處理設(shè)備采簡化這個抄錄過程;而且，經(jīng)理

能在視頻顯示器(VDU)上產(chǎn)生較短的修改稿，這比起向秘書說明修改

稿的合適的內(nèi)容來要更快。然而，要指望提高50%的打字效率，即使

不提及輸出質(zhì)量要有同等的提高，也不是一件過分樂觀的事。

□什么是辦公室自動化和字處理

宇處理(即wp)這個術(shù)語是由IBM公司在60年代中期提出的，而

且適合該公司的磁卡片和帶打印機產(chǎn)品的應(yīng)用范圍。字處理這個術(shù)語

花70年代中期就成了非常流行的術(shù)語，那時專門用于正文處理的小

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型計算機已在商業(yè)上得到了應(yīng)用。辦公室自動化在最近10年中得到

了發(fā)展，總起來說，它指的就是涉及一般辦公室工作的計算機應(yīng)用。

雖然字處理和辦公室自動化這兩個術(shù)語?？梢越粨Q使用，但是字處理

是包含辦公室自動化的一部分合適的內(nèi)容。實際上，對于信息服務(wù)人

員、用戶管理管控人員和文書人員來說，這兩個術(shù)語所指的范圍稱意

義一直是混淆不清的。辦公室自動化包括像字處理、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)

輸入、電子郵件、傳真和聲音處理等這樣的一些方面的應(yīng)用。假定這

些應(yīng)用準(zhǔn)確地反映了辦公室自動化的范圍，那么人們可能會問，為什

么所有這一切會引起辦公室自動化的注意呢?實際上，辦公室自動化

只不過是采用了計算機系統(tǒng)的另一應(yīng)用領(lǐng)域。創(chuàng)造這兩個術(shù)語是為了

銷售支持辦公室自動比的獨立硬件，然而，字處理和辦公室自動化都

不討是信息服務(wù)業(yè)務(wù)的延伸。

辦公室自動化是計算機的一種有效的、而且成本合理的應(yīng)用，但

是它會過量出售（被貨商）、廉價出售（被信息服務(wù)部門）、以及錯賣（被

所有人）結(jié)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理管控人員。

□辦公室自動化的應(yīng)用

1*字處理

字處理是辦公室自動化的基礎(chǔ)。因此，后面專門論述字處理這個

面。字處理指的是利用計算機來輸入正文;把正文存儲在磁存儲介質(zhì)

上;在準(zhǔn)備輸出的過程中操縱正文;以及打印輸出正文。正文處理包括

像把姓名和地址文件同相應(yīng)的格式信件歸并在一起這樣的任務(wù)，無論

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怎么樣的更復(fù)雜的數(shù)據(jù)操縱都將歸人數(shù)據(jù)處理這個應(yīng)用方面。

2?數(shù)據(jù)處理

某些數(shù)據(jù)處理（DP）應(yīng)用已與辦公室自動化結(jié)合在一起。最普通的

系統(tǒng)包括事務(wù)調(diào)度、日程安排、人事安排、設(shè)施管理管控、以及旅行

安排等。

3?數(shù)據(jù)錄入

數(shù)據(jù)錄入業(yè)務(wù)通常更多的包含佳數(shù)據(jù)處理或信息系統(tǒng)的內(nèi)部，但

是由于它是一種傳統(tǒng)的辦公業(yè)務(wù)，所以數(shù)據(jù)錄入多少總與辦公室自動

化聯(lián)系在一起。

4?電子郵件

在電子郵件應(yīng)用方面，通過計算機就能把文電發(fā)送給公司內(nèi)部的

人；在某些情況下，能發(fā)送給公司外面的人。

5?傳真

傳真設(shè)備能夠把影像（硬拷貝資料）經(jīng)由電話線路傳遞給另一個辦

公室。這些傳真設(shè)備能夠獨立于宇處理或數(shù)據(jù)處理計算機而工作。

6?聲音處理

聲音處理包括舉行電信會議和聲音信息轉(zhuǎn)換。舉行電信會議的聲

音和影像是電話網(wǎng)絡(luò)支持傳遞的。除不能得到硬拷貝之外，聲音信息

較按（一種能存儲并遞送的“聲音郵箱”系統(tǒng)）達到了像數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)接或

電子郵件一樣的目的”把發(fā)送人的聲音數(shù)字化并行儲在磁盤上供以后

檢索用。在指定的接收入請求時，就把這些數(shù)字化了的信息發(fā)送給指

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定的目的地。在這兩個方面的應(yīng)用中沒有一個是要由字處理計算機或

主計算機來支持的。

二、字處理系統(tǒng)

□字處理系統(tǒng)就是計算機系統(tǒng)

不管什么原因，銷貨商和字處理專家都已選用“邏輯“和“智能”這

樣的詞來描述字處理的能力?！庇嬎銠C”在字處理的所有詞匯中占很少

的部分?；蛟S，這是一種要使字處理脫離計算機和信息系統(tǒng)的企圖。

不要摘錯了，字處理系統(tǒng)就是計算機系統(tǒng)!大多數(shù)獨立字處理系統(tǒng)的

配置類似于小型商用計算機系統(tǒng)，唯一的差別是軟件不同。

□字處理系統(tǒng)的種類

公司能夠從各種各樣的字處理系統(tǒng)中挑選合適的系統(tǒng)。這些可供

選擇的字處理系統(tǒng)將在下列段落里描述。

1?獨立字處理系統(tǒng)

獨立字處理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)變比較小，它包括一臺計算機、視頻顯示

器、軟盤磁存儲器用一臺高質(zhì)量打印機（或許包含一個自動送紙裝置）

計算機通常安放在視步員顯示器的裝置里。磁盤驅(qū)動器通常是獨立的裝

置，似有時候與計算機及視頻顯示器在同一裝置里。雖然打印機通常

是一個單獨的裝置，但有一些貨商卻出售包含了所有部件的單個袋

置。

2.共用邏輯的宇處理系統(tǒng)

共用邏輯的字處理系統(tǒng)能夠比作埋形通信網(wǎng)絡(luò)。多個工作站（即

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多個視頻顯示器）可連接到小型計算機上，而操作員可共享磁盤存儲

器空間和打印機。能夠連接到計算機上去的工作站、打印機和磁盤的

數(shù)目取決于計算機的規(guī)模。這些共用邏輯的宇處理系統(tǒng)使用“硬“磁

盤，而不是軟磁盤。共用邏輯字處理系統(tǒng)的主要缺點是，當(dāng)計算機出

現(xiàn)故障時，一切字處理工作都得停止。

3.共享資源的字處理系統(tǒng)

共享資源的字處理系統(tǒng)比共用邏輯系統(tǒng)又進了一步。每個工作站

都有自己的智能（小型計算機）和“本地的“磁盤驅(qū)動器（軟磁盤）。

實際上，每個工作站就是一個不包含打印機在內(nèi)的獨立字處理系統(tǒng)。

在正常情況下，工作站?？晒蚕泶疟P空間、打印機和計算機。倘若任

一共享設(shè)備出了故障，那么每一個工作站的操作員能以本地方式繼續(xù)

工作。

4?主機支持的字處理系統(tǒng)

用來支持公司的信息服務(wù)業(yè)務(wù)的計算機系統(tǒng)也能用來支持字處

理功能。這叫做主機支持的字處理系統(tǒng)。在用戶辦公室里平常用作數(shù)

據(jù)輸人和詢問遠程終端機（視頻顯示器）恰good就能容易地用作字

處理。其它唯一的硬件要求是一臺高質(zhì)量的字符打印機。按一般配置，

每個工作站都有一臺視頻顯示器，而操作員要共享使用高質(zhì)量打印

機。

在有了幾乎無限的磁盤存儲空間和更強的處理機能力的情況下，

主機支持的宇處理系統(tǒng)提供全面的、比其它字處理系統(tǒng)更大的能力。

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隨著處理機功能的增強也就增強了字處理系統(tǒng)的能力。在一般的辦公

室內(nèi)，從來不會使用這些更高一級的數(shù)據(jù)處理。主機支持的字處理系

統(tǒng)最適用于那些場所，在那里，用戶就是正文的創(chuàng)作者，而不是秘書。

例如，這些系統(tǒng)特別適合在大學(xué)和研究中心使用，在那里研究人員和

學(xué)生日常要產(chǎn)生很多的文件資料。這些用戶需要更復(fù)雜的字處理功

能，像自動腳注、目錄表和索引生成。主機支持的系統(tǒng)還為用戶提供

綜合圖形和字處理能力的選擇。

□字處理軟件

字處理軟件對于從個人計算機到大型計算機的各種計算機系統(tǒng)

都是通用的，事實上，在整個字處理軟件方面的設(shè)計特點足要維持用

戶對它的good感。就是說，只有很少或者完全沒有上機經(jīng)驗的終端

用戶就能毫無困難地同系統(tǒng)打交道。適當(dāng)?shù)奶崾竞汀扒笾泵羁墒棺?/p>

處理軟件的使用很容易，對于新手也是如此。字處理軟件不足菜單驅(qū)

動式的就是語句驅(qū)動式的。下面討論這些設(shè)計方法。

1.菜單驅(qū)動式字處理軟件

菜單驅(qū)動式字處理軟件對于所有用往字處理方面的系統(tǒng)都是標(biāo)

準(zhǔn)的，這些系統(tǒng)包括獨立的、共用邏輯的和共享資源的字處理系統(tǒng)，

就其作用來說，每個這樣的系統(tǒng)都面向作為終端用戶的秘書，對于這

一批終端用戶，菜單驅(qū)動式軟件是更受歡迎的，因為它容易學(xué)會并容

易使用。

終端用戶通過從“菜單”上選擇操作就可輸入并操縱正文。對正文

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的操縱一直是在視頻顯示器上進行的，直到完成所要求的輸出格式為

止。具有代表性的是，原菜單列出了全部的基本功能，終端用戶選擇

想要的功能，則更詳細的菜單就會出現(xiàn)，然后，從詳細的菜單中選擇

想要的操作。

某些視頻顯示器鋌盤具有專門的功能鍵，這些功能鍵可幫助終端

用戶與系統(tǒng)打交道。

2?語句驅(qū)動式字處理軟件

語句驅(qū)動式字處理軟件是設(shè)計成在終端用戶輸入正文的同時可

插人格式命令。這種軟件是像程序一般的，而且主要在主計算機支持

的字處理系統(tǒng)上，由更富有經(jīng)驗的終端用戶使用。學(xué)習(xí)這種軟件，尤

其對于那些沒有程序設(shè)計經(jīng)驗的人來說是較困難的。但是，這種軟件

具有更大范圍的能力。

一旦輸入了正文和命令，終端用戶便能請求按照插入的命令對正

文進行格式編排。只在那時，格式化了的輸出才出現(xiàn)在視頻顯示器上。

如果終端用戶想要改變正文或著改變格式，那末系統(tǒng)必須返回到”編

輯”方式。這個過程可多次反復(fù)直到達到所想要的輸出為止，此過程

類似于“調(diào)試"程序。

3.典型的字處理軟件功能

(1)編輯。終端用戶能夠使用編輯功能來添加、刪除、改變和

移動字、詞組、段落以及整節(jié)正文。例如，能夠刪除一個句子;把字

母加到拼寫錯的字中;交換兩個段落的位置；添加額外的形容詞等等。

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（2）格式。終端用戶可以用格式選擇功能去建立文件的格式，

正文的邊界可加以調(diào)整，終端用戶選擇像單空格或雙空格這樣的格式

選擇功能。其至正文能夠有對齊。終端用戶可以用某個專用命令去建

立“注解”的格式，此格式不同于正文主體部分的格式。另一命令可以

使條約條款目錄實現(xiàn)自動編號。雙列式打印是許多字處理系統(tǒng)上的選

擇功能。

（3）拼寫，有了自動的拼寫核對功能就能消除排印錯誤。字處

理軟件通常常有30萬到100萬個字的字典文件。這些字可與正文內(nèi)

的字進行對照:任何拼錯的字都會被指出來，引起終端用戶的注意。

（4）全面檢索和替換。終端用戶可利用這個功能來為某個字或詞組

而檢索全文，而且可用其它的字或詞組來替換槍索到的字或詞組。例

如，為了節(jié)省敲打鍵盤的時間，終端用戶可在一個報告的全文中，凡

是應(yīng)打入“信息服務(wù)”的地方打入“ISX”（一個唯一的字符串），并且

在產(chǎn)生硬拷貝之前，在整篇全文中把“iSX“更換成“信息服務(wù)「這功

能還能用來直接到達到正文的某一特殊的部分，而不需明顯地掃描正

文。

（5）標(biāo)記頁數(shù)。字處理軟件可自動地給文件的頁編號。如果正

文增加或刪除了一部分，則頁號應(yīng)作相應(yīng)的修改、編排和合并。簡單

的文件能夠自動地與正文合并。例如，一個包含預(yù)定接收同樣信件的

人員的姓名和地址文件可以與正文合并，使不要再用鍵盤打入姓名和

地址或者重新打印信件。在輸入的正文除幾項外都是標(biāo)準(zhǔn)的情況下

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（例如，標(biāo)準(zhǔn)的無爭論的意向意見），這功能是有用的。

（6）強調(diào)。終端用戶能夠請求在輸出時把某些字或詞組加重打

印作為強調(diào)。那些加重打印的部分表現(xiàn)為更深、更醒目的字母。這功

能可用作打印標(biāo)題和小標(biāo)題，以及強調(diào)關(guān)鍵的字。

（7）附注。把附注輸進正文里并自動地出現(xiàn)在適當(dāng)?shù)捻撋稀?/p>

（8）索引。要終端用戶注意的關(guān)鍵字都將按字母順序表的次序包

括進去，并通過頁號可對出現(xiàn)關(guān)鍵字的所有地方進行相互參照。

（9）目錄。當(dāng)編纂報告、論文或書籍時，這個功能是有用的。目

錄可按主要的標(biāo)題自動地進行編纂。

（10）計算。某些字處理系統(tǒng)為終端用戶提供了執(zhí)行某些基本的數(shù)

學(xué)計算的能力。

（11）排序。數(shù)據(jù)處理的表格（或文件）可以進行排序。例如，可

對姓名和地址文件進行排序，然后按郵區(qū)編碼進行處理。

三、辦公室自動化的宇處理的管理管控

□辦公室自動化的管理管控

正如任何其它的采用計算機的系統(tǒng)一樣，應(yīng)由最終將使用該系統(tǒng)

的人或部門來管理管控辦公室自動化。在同一公司里，適合于其它采

用計算機的系統(tǒng)的政策也應(yīng)該適合于字處理系統(tǒng)。在正常情況下，要

求實現(xiàn)一個字處理系統(tǒng)的用戶管理管控人員將通過適當(dāng)?shù)那捞峤?/p>

服務(wù)請求。這樣就能在全公司保證系統(tǒng)的一致性。

某些公司提倡建立專門的“辦公室自動化”小組去管理管控字處

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理?；蛟S對于字處理來說，這甚至是阻礙生產(chǎn)力的方法，所以最good

是短期的。當(dāng)字處理（以及辦公室自動化，普遍存在時，每個工作站

都將并入公司的計算機網(wǎng)絡(luò)。作為綜合網(wǎng)絡(luò)的一部分，字處理系統(tǒng)能

夠充分利用公司數(shù)據(jù)庫和主機的能力，而且甚至能起電子信箱區(qū)的作

用，任何支持獨立的自治字處理系統(tǒng)的組織機構(gòu)都直接與信息資源管

理管控己（IRM）的概念相抵觸。

□字處理系統(tǒng)的實現(xiàn)

在公司范圍內(nèi)，成功地實現(xiàn)字處理和辦公室自動化應(yīng)用的關(guān)鍵是

把初始的相關(guān)計劃集中在一個辦公室并使其成功。由于沒有其它的計

算機應(yīng)用，所以變革的阻力是較大的。大批地實現(xiàn)字處理不僅可能導(dǎo)

致失敗，而且可能造成混亂。一般地說，全面實現(xiàn)字處理系統(tǒng)的最

good方法是經(jīng)過一個成功的試驗性相關(guān)項目和以后的示范證明。試

驗的部門應(yīng)該按照明顯程度（有許多部門受其影響，或知道它的輸出

合適的內(nèi)容）、成功的可能性和可能承認(rèn)的經(jīng)濟效益來加以選擇C

與大多數(shù)信息系統(tǒng)比較起來，字處理的技術(shù)實現(xiàn)起來并不困難。

實現(xiàn)的主要障礙是幾十年的習(xí)慣努力，這幾十年已經(jīng)形成了秘書本身

也就是打字員的這樣一種習(xí)慣，這種阻力一定會繼續(xù)存在下去，直到

終端用戶學(xué)會如何操作字處理系統(tǒng)為止。一旦掌握了這個系統(tǒng)，就

只有極少數(shù)的秘書還想用他們的工作站去換打字機。

有了成功的試驗相關(guān)項目作示范，才能把初期的阻力減到最小，

并且能促進其他的管理管控人員了解字處理的效益。

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□未來的辦公室

關(guān)于”未來的辦公室”，人們已經(jīng)敘述討許多許多。它被描述得

good像必須等待管理管控人員去實現(xiàn)奇跡一樣。事實上，關(guān)于這些

所謂”未來的辦公室”的技術(shù)現(xiàn)和就可以采用。辦公室自動化的整個領(lǐng)

域正處在實現(xiàn)的初期階段。有興趣的信息服務(wù)人員和用戶管理管控人

員都能夠在現(xiàn)有的技術(shù)范圍內(nèi)完成這些應(yīng)用系統(tǒng)。

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附件5：

綜合信息服務(wù)制度

信息服務(wù)策略和規(guī)程

按照定義，信息服務(wù)部門屬于服務(wù)機構(gòu)，這種服務(wù)機構(gòu)必須有與

公司各部門以及其他信息服務(wù)部門之間建立書面正式聯(lián)系。信息服務(wù)

策略和規(guī)程的重要性突出地反映存系統(tǒng)綜合和協(xié)調(diào)信息系統(tǒng)規(guī)劃的

需求方面，以及不包含在信息服務(wù)本身業(yè)務(wù)內(nèi)的其他潛在的方面。信

息服務(wù)專業(yè)人員和用戶管理管控人員以及信息系統(tǒng)政策委員會負責(zé)

建立信息服務(wù)策略和規(guī)程。

所有與信息服務(wù)有關(guān)的策略和規(guī)程在本章中討論，這些策略和規(guī)

程涉及或影響各業(yè)務(wù)領(lǐng)域。一個典型的信息服務(wù)部門有許多書面的策

略和規(guī)程，這些策略和規(guī)程對用戶團體來說是透明的，因此不需要作

詳細的解釋。

--信息服務(wù)策略的合理性

每個公司實際上都面臨兩種情況:正常情況和異常情況。一般說

來，大多數(shù)用戶與信息服務(wù)的聯(lián)系只涉及到正常情況。令人滿意的信

息服務(wù)策略可直接適用于正常情況而間接通用于異常情況。通過建立

適用于大多數(shù)正常情況的準(zhǔn)則，信息服務(wù)部門將設(shè)立一個機構(gòu)，借此

機構(gòu)，信息服務(wù)專業(yè)人員和用戶管理管控人員能夠更good地應(yīng)付異

常情況。

多數(shù)情況下，信息服務(wù)決策取決于個人的準(zhǔn)則而不是公司的準(zhǔn)

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則。要求四名業(yè)務(wù)領(lǐng)域的經(jīng)理人員為公司利益而評定所提出的信息服

務(wù)相關(guān)項目時，就可能使用不能被其他三個人接受的個人準(zhǔn)則。為了

公司的利益，制定準(zhǔn)則和策略應(yīng)該建立決策過程公司管理管控人員，

尤其是處于危急環(huán)境中的管理管控人員，必須能夠在收集足夠的信息

之后迅速決策。合適的信息服務(wù)策略的制定能最大限度地減少管理管

控人員作出錯誤決策的可能性。

不準(zhǔn)確的信息服務(wù)策略為用戶和信息服務(wù)管理管控人員按他們

理解的信息服務(wù)策略作出他們自己的解釋敞開了大門。如果沒有信息

服務(wù)策略，那么在信息服務(wù)專業(yè)人員和用戶人員之間、用戶之間、信

息服務(wù)內(nèi)部必然會產(chǎn)生矛盾。

二、有關(guān)策略的幾個方面

□信息服務(wù)的特許權(quán)

作為一種服務(wù)機構(gòu)的信息服務(wù)部門，它通常執(zhí)行來自上級管理管

控部門和它所服務(wù)的業(yè)務(wù)部門或個人的指示和諧求。隨著信息服務(wù)范

圍的擴大和趨于分散化;用戶和信息服務(wù)的職責(zé)界限被混淆了，因此，

必須細致地Dnu區(qū)分。信息服務(wù)的特許權(quán)通常情況下有如下幾方面

的職責(zé):輸入，輸出控制、硬件選擇和采用、數(shù)據(jù)庫綜合、字處理等

等。當(dāng)公司批準(zhǔn)的信息服務(wù)特許權(quán)不起作用時，信息服務(wù)和其它領(lǐng)域

的職責(zé)就會發(fā)生矛盾。

當(dāng)信息服務(wù)職責(zé)受到破壞時，可能發(fā)生的典型例子就是小型機和

字處理設(shè)備的失控擴散，這種擴散能夠?qū)е录嫒菪院途C合性方面的問

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題。信息服務(wù)的特許權(quán)有時同既定的信息服務(wù)策略相重疊，這對于行

使特許權(quán)沒有妨礙。行使特許權(quán)時應(yīng)對用戶管理管控部門和信息服務(wù)

部門的職責(zé)書面說明。

1?信息服務(wù)部門的職責(zé)。一個典型公司的信息服務(wù)部門可能要

承擔(dān)下列職責(zé)：

（1）信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程的制定

（2）數(shù)據(jù)庫管理管控

（3）負責(zé)信息系統(tǒng)的開發(fā)、操作、改進和維護

（4）對硬件設(shè)備的維護和保養(yǎng)

（5）精度控制（在完成原始文件之后）

（6）物理和邏輯的安全性

（7）向公司提出有關(guān)計算機信息系統(tǒng)使用的建議

（8）信息服務(wù)的遠景規(guī)劃和信息系統(tǒng)的綜合

（9）用戶培訓(xùn)

（10）硬件，軟件的評價和選擇（包括考慮用戶的裙要）

（11）包括計算機設(shè)備（用戶