供電 會議管理制度

供電會議管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范供電公司會議的管理，提高會議效率，確保會議決策的科學(xué)性、民主性和有效性。會議應(yīng)遵循高效、節(jié)儉、務(wù)實、有序的原則。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、專題協(xié)調(diào)會、部門例會等。

第三條會議類型

根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容，會議分為以下幾類：

1.決策性會議：對公司的重大事項進(jìn)行討論、決策。

2.協(xié)調(diào)性會議：協(xié)調(diào)解決各部門之間的協(xié)作問題。

3.報告性會議：匯報工作、交流經(jīng)驗、分析問題。

4.培訓(xùn)性會議：提升員工業(yè)務(wù)能力、素質(zhì)培訓(xùn)等。

第四條會議組織

會議的組織分為三個階段：會前準(zhǔn)備、會議召開、會后落實。各階段工作應(yīng)明確責(zé)任人，確保會議的順利進(jìn)行。

第五條參會人員

1.與會議議題相關(guān)的各部門負(fù)責(zé)人及員工應(yīng)參加會議。

2.特殊情況下，可邀請外部專家、顧問參會。

3.參會人員應(yīng)按時到會，不得無故缺席、遲到或早退。

第六條會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)。

2.會議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給未授權(quán)人員。

3.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持會場秩序，不得隨意離場。

第七條會議記錄

會議記錄應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確地反映會議內(nèi)容。會議記錄由專人負(fù)責(zé)整理、歸檔，并按需分發(fā)。

第八條制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要適時修訂，修訂后的制度報公司董事會審批后生效。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議主持人或組織者應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際需要，提前征集會議議題，明確議題的性質(zhì)、目標(biāo)和預(yù)期成果。

2.制定議程：將征集到的議題進(jìn)行整理，制定會議議程，明確會議時間、地點、參會人員、議題順序等。

3.發(fā)送通知：會議組織者應(yīng)至少提前3個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程、參會人員、準(zhǔn)備材料等。

4.準(zhǔn)備材料：會議組織者負(fù)責(zé)收集、整理與會議議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)、報告等，并于會議召開前1個工作日分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負(fù)責(zé)簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人介紹議題：會議主持人簡要介紹會議背景、目的和主要議題，明確會議預(yù)期目標(biāo)。

3.討論與發(fā)言：根據(jù)會議議程，參會人員依次對議題進(jìn)行發(fā)言，發(fā)表觀點、提出建議或解決方案。

4.決策與表決：對于決策性會議，會議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，組織參會人員進(jìn)行表決，形成會議決策。

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任分工。

三、會議紀(jì)要

1.會議記錄：會議期間，指定專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果、責(zé)任分工等。

2.整理會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在2個工作日內(nèi)整理出會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員。

3.會議紀(jì)要歸檔：會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備查閱。

四、會后落實

1.任務(wù)分解：根據(jù)會議紀(jì)要，將工作任務(wù)分解到相關(guān)部門和人員，明確完成時間、質(zhì)量要求等。

2.跟蹤與反饋：會議組織者應(yīng)定期跟蹤任務(wù)完成情況，了解存在問題，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。

3.評估與改進(jìn)：會議結(jié)束后，組織相關(guān)人員對會議效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后會議提供改進(jìn)方向。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

會議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)由會議主持人審核批準(zhǔn)，并在一個工作日內(nèi)通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或電子郵件形式發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。參會人員需在收到會議紀(jì)要后的兩個工作日內(nèi)確認(rèn)收到，并對紀(jì)要內(nèi)容提出意見或建議。

二、任務(wù)分配與執(zhí)行

1.根據(jù)會議紀(jì)要，明確各任務(wù)的責(zé)任人、完成期限和具體要求。

2.責(zé)任人接到任務(wù)后，應(yīng)立即制定詳細(xì)的工作計劃，并按計劃執(zhí)行。

3.如任務(wù)執(zhí)行中遇到問題，責(zé)任人應(yīng)及時向會議組織者或相關(guān)部門匯報，尋求支持和幫助。

三、進(jìn)度監(jiān)控與報告

1.會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)定期檢查任務(wù)進(jìn)度，確保各項任務(wù)按計劃推進(jìn)。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者報告任務(wù)進(jìn)展情況，包括已完成的任務(wù)、正在進(jìn)行中的任務(wù)和存在的問題。

3.對于重大或緊急事項，會議組織者應(yīng)隨時向公司領(lǐng)導(dǎo)層匯報，以便及時決策和協(xié)調(diào)資源。

四、問題解決與調(diào)整

1.在任務(wù)執(zhí)行過程中，如遇到困難和問題，責(zé)任人應(yīng)主動協(xié)調(diào)資源，尋找解決方案。

2.如任務(wù)執(zhí)行中需調(diào)整計劃或變更責(zé)任分工，需經(jīng)會議組織者同意，并及時更新會議紀(jì)要，通知相關(guān)人員和部門。

五、成果評估與反饋

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)對成果進(jìn)行自我評估，并向會議組織者提交成果報告。

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)任務(wù)完成情況和成果報告，進(jìn)行總體評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。

3.評估結(jié)果和反饋意見應(yīng)記錄在案，作為今后類似會議管理的參考。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.會議組織者應(yīng)定期收集會議紀(jì)要的執(zhí)行情況和評估反饋，分析存在的問題，并提出改進(jìn)措施。

2.根據(jù)實際執(zhí)行情況，適時調(diào)整會議管理制度，提高會議效率和決策執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

一、預(yù)訂與使用

1.會議室預(yù)訂：各部門需提前至少3個工作日向行政管理部門預(yù)訂會議室，并提供會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.使用原則：會議室使用應(yīng)遵循“先預(yù)訂、先使用”的原則，行政管理部門有權(quán)根據(jù)實際情況調(diào)整會議室分配。

3.臨時使用：如遇緊急會議，可向行政管理部門申請臨時使用會議室，行政管理部門將根據(jù)實際情況予以安排。

二、會議室配置

1.設(shè)備配置：會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板、會議電話等。

2.環(huán)境布置：會議室應(yīng)保持整潔、安靜、舒適，室內(nèi)溫度、照明、通風(fēng)等應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。

3.安全設(shè)施：會議室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、緊急疏散指示等。

三、會議室維護(hù)與管理

1.日常維護(hù)：行政管理部門負(fù)責(zé)會議室的日常維護(hù)，確保設(shè)備正常運行、環(huán)境整潔。

2.定期檢查：行政管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

3.使用規(guī)定：參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，遵守使用規(guī)定，不得隨意損壞或搬離設(shè)備。

四、會議室服務(wù)

1.會前準(zhǔn)備：行政管理部門根據(jù)會議需求，提前做好會議室布置、設(shè)備調(diào)試等工作。

2.會中服務(wù)：會議期間，行政管理部門指派專人負(fù)責(zé)會議服務(wù)，包括茶水供應(yīng)、設(shè)備操作等。

3.會后整理：會議結(jié)束后，行政管理部門應(yīng)及時整理會議室，確保場地恢復(fù)正常使用。

五、會議室使用費用

1.費用承擔(dān)：會議室使用產(chǎn)生的費用，按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，各部門應(yīng)合理控制會議成本。

2.費用報銷：參會人員按照公司財務(wù)制度，憑會議通知和相關(guān)單據(jù)報銷會議費用。

六、違規(guī)處理

1.違規(guī)預(yù)訂：對未經(jīng)批準(zhǔn)擅自預(yù)訂會議室、惡意占用會議室等行為，行政管理部門有權(quán)取消其預(yù)訂資格，并追究相關(guān)責(zé)任。

2.違規(guī)使用：對違反會議室使用規(guī)定、損壞設(shè)施等行為，行政管理部門將視情節(jié)嚴(yán)重程度，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，并要求賠償損失。

第五章附則