合同簽訂與管理制度

合同簽訂與管理制度合同編號：__________甲方（單位名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________乙方（單位名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________一、總則1.目的和依據(jù)為了規(guī)范合同的簽訂與管理，維護合同當事人的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位對外簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等。3.基本原則（1）平等自愿原則：合同當事人在法律地位上是平等的，應(yīng)遵循自愿原則，協(xié)商一致訂立合同。（2）公平原則：合同的內(nèi)容應(yīng)公平合理，不得損害合同當事人的合法權(quán)益。（3）誠實信用原則：合同當事人應(yīng)誠實守信，履行合同約定的義務(wù)。（4）合法性原則：合同的簽訂和履行應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定。二、合同簽訂流程1.合同需求提出（1）業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要，提出合同需求，并填寫《合同需求申請表》，詳細說明合同的目的、內(nèi)容、要求等。（2）《合同需求申請表》經(jīng)部門負責人審核后，提交給合同管理部門。2.合同對方的選擇與審查（1）合同管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門的需求，進行市場調(diào)研，選擇合適的合同對方。（2）對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行審查，要求對方提供相關(guān)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、財務(wù)報表等。（3）對合同對方進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、管理水平等。（4）根據(jù)審查結(jié)果，編制《合同對方審查報告》，經(jīng)相關(guān)部門審核后，確定合同對方。3.合同談判與起草（1）由業(yè)務(wù)部門和合同管理部門組成談判小組，與合同對方進行談判，確定合同的主要條款。（2）根據(jù)談判結(jié)果，由合同管理部門起草合同文本，合同文本應(yīng)包括合同的名稱、當事人的名稱或者姓名和住所、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等內(nèi)容。（3）合同文本起草完成后，經(jīng)業(yè)務(wù)部門審核后，提交給法律部門進行審核。4.合同審核與審批（1）法律部門對合同文本進行審核，審核合同的合法性、完整性、有效性等，提出審核意見。（2）業(yè)務(wù)部門根據(jù)法律部門的審核意見，對合同文本進行修改完善，再次提交給法律部門審核。（3）經(jīng)法律部門審核通過的合同文本，提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。（4）合同審批通過后，方可正式簽訂合同。三、合同內(nèi)容與形式1.合同的主要條款（1）當事人的名稱或者姓名和住所：明確合同當事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等信息。（2）標的：明確合同的標的，即合同當事人權(quán)利和義務(wù)所指向的對象，如貨物、服務(wù)等。（3）數(shù)量：明確合同標的的數(shù)量。（4）質(zhì)量：明確合同標的的質(zhì)量標準和要求。（5）價款或者報酬：明確合同標的的價格或報酬及支付方式。（6）履行期限、地點和方式：明確合同的履行期限、履行地點和履行方式。（7）違約責任：明確合同當事人違反合同約定應(yīng)承擔的責任。（8）解決爭議的方法：明確合同當事人在發(fā)生爭議時的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟。2.合同的語言和格式（1）合同應(yīng)使用中文書寫，如需要使用外文的，應(yīng)同時提供中文譯本。（2）合同的格式應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一，包括字體、字號、行距、頁邊距等。（3）合同應(yīng)按照本單位的合同模板進行起草，保證合同的格式和內(nèi)容符合本單位的要求。3.合同的附件（1）合同的附件是合同的組成部分，與合同具有同等法律效力。（2）合同附件應(yīng)包括與合同相關(guān)的證明文件、技術(shù)文件、圖紙等。（3）合同附件應(yīng)在合同中明確列出，并注明附件的名稱、份數(shù)、頁數(shù)等信息。四、合同履行與監(jiān)控1.合同履行的責任分配（1）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門負責合同的履行，保證合同的順利實施。（2）合同管理部門負責對合同履行情況進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)覺和解決問題。（3）財務(wù)部門負責按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。2.合同履行的跟蹤與監(jiān)督（1）業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤，了解合同的執(zhí)行情況，及時向合同管理部門反饋。（2）合同管理部門應(yīng)建立合同履行臺賬，對合同的履行情況進行記錄和管理。（3）對重大合同或履行期限較長的合同，應(yīng)定期進行檢查，保證合同的履行符合要求。3.合同履行中的問題處理（1）在合同履行過程中，如發(fā)覺問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方進行溝通，協(xié)商解決。（2）如協(xié)商不成，應(yīng)及時向合同管理部門報告，由合同管理部門組織相關(guān)部門進行研究，提出解決方案。（3）對因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行的，應(yīng)按照法律法規(guī)的規(guī)定和合同的約定，及時處理。五、合同變更與解除1.合同變更的條件與程序（1）合同變更應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定和合同的約定。（2）合同變更應(yīng)由合同當事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。（3）變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、時間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門審核后，按照合同審批程序進行審批。2.合同解除的條件與程序（1）合同解除應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定和合同的約定。（2）合同解除應(yīng)由合同當事人協(xié)商一致，或者根據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定解除。（3）解除合同應(yīng)書面通知對方，并說明解除的原因和依據(jù)。（4）解除合同后，應(yīng)按照法律法規(guī)的規(guī)定和合同的約定，處理好合同解除后的相關(guān)事宜。3.合同變更與解除的法律后果（1）合同變更后，原合同的部分內(nèi)容被變更后的內(nèi)容所取代，未變更的部分仍然有效。（2）合同解除后，合同的權(quán)利義務(wù)終止，尚未履行的部分不再履行，已經(jīng)履行的部分，根據(jù)履行情況和合同的性質(zhì)，當事人可以要求恢復(fù)原狀、采取其他補救措施，并有權(quán)要求賠償損失。六、合同糾紛處理1.糾紛的預(yù)防與預(yù)警（1）在合同簽訂和履行過程中，合同當事人應(yīng)嚴格遵守法律法規(guī)和合同的約定，避免糾紛的發(fā)生。（2）合同管理部門應(yīng)加強對合同的管理和監(jiān)督，及時發(fā)覺和解決問題，預(yù)防糾紛的發(fā)生。（3）如發(fā)覺可能引發(fā)糾紛的情況，應(yīng)及時向相關(guān)部門報告，并采取相應(yīng)的措施，避免糾紛的擴大。2.糾紛的協(xié)商解決（1）發(fā)生合同糾紛后，合同當事人應(yīng)首先通過協(xié)商解決糾紛。（2）協(xié)商應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上進行，力求達成雙方都能接受的解決方案。（3）協(xié)商達成一致后，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確解決糾紛的方案和雙方的權(quán)利義務(wù)。3.糾紛的仲裁與訴訟（1）如協(xié)商不成，合同當事人可以根據(jù)合同的約定，選擇仲裁或訴訟的方式解決糾紛。（2）選擇仲裁的，應(yīng)向約定的仲裁機構(gòu)申請仲裁；選擇訴訟的，應(yīng)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。（3）在仲裁或訴訟過程中，合同當事人應(yīng)積極配合仲裁機構(gòu)或人民法院的工作，提供相關(guān)證據(jù)和材料，維護自己的合法權(quán)益。七、合同檔案管理1.合同檔案的收集與整理（1）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)材料移交合同管理部門。（2）合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對合同檔案進行收集、整理，包括合同文本、審批文件、履行記錄、變更協(xié)議、解除通知等。（3）合同檔案應(yīng)按照合同編號進行分類整理，保證檔案的完整性和準確性。2.合同檔案的保管與利用（1）合同檔案應(yīng)妥善保管，防止檔案的丟失、損壞和泄露。（2）合同檔案的保管期限應(yīng)按照法律法規(guī)的規(guī)定和本單位的檔案管理制度執(zhí)行。（3）合同管理部門應(yīng)建立合同檔案查閱制度，明確查閱的程序和要求，為合同當事人和相關(guān)部門提供查閱服務(wù)。3.合同檔案的銷毀與處置（1）對超過保管期限的合同檔案，應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定進行銷毀。（2）銷毀合同檔案應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門審核后，進行銷毀處理。（3）銷毀后的合同檔案應(yīng)進行登記，注明銷毀的時間、方式、數(shù)量等信息。八、合同風(fēng)險管理1.風(fēng)險評估與識別（1）在合同簽訂前，應(yīng)對合同可能面臨的風(fēng)險進行評估和識別，包括市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、法律風(fēng)險等。（2）風(fēng)險評估和識別應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、標的、履行期限等因素進行，采用定性和定量相結(jié)合的方法，評估風(fēng)險的可能性和影響程度。2.風(fēng)險防范措施（1）根據(jù)風(fēng)險評估和識別的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如選擇合適的合同對方、明確合同條款、設(shè)置擔保條款等。（2）風(fēng)險防范措施應(yīng)具有針對性和可操作性，能夠有效降低合同風(fēng)險。3.風(fēng)險監(jiān)控與應(yīng)對（1）在合同履行過程中，應(yīng)對合同風(fēng)險進行監(jiān)控，及時發(fā)覺和評估風(fēng)險的變化。（2）對發(fā)覺的風(fēng)險，應(yīng)及時采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，如調(diào)整合同履行計劃、與合同對方協(xié)商解決、尋求法律幫助等。九、合同信息化管理1.信息化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用（1）建立合同信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的簽訂、審批、履行、變更、解除等全過程的信息化管理。（2）信息化系統(tǒng)應(yīng)具備合同信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高合同管理的效率和準確性。2.信息安全與保密（1）加強合同信息化管理系統(tǒng)的信息安全防護，采取加密、備份、訪問控制等措施，防止信息泄露和丟失。（2）對合同信息的查詢和使用應(yīng)進行嚴格的權(quán)限管理，保證信息的安全和保密。3.信息化管理的流程與規(guī)范（1）制定合同信息化管理的流程和規(guī)范，明確合同信息的錄入、審批、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)的操作要求。（2）加強對合同信息化管理系統(tǒng)的培訓(xùn)和推廣，提高合同管理人員的信息化應(yīng)用水平。十、合同培訓(xùn)與教育1.培訓(xùn)計劃與內(nèi)容（1）制定合同培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)的目標、內(nèi)容、對象、時間和方式等。（2）培訓(xùn)內(nèi)容包括合同法律法規(guī)、合同管理制度、合同簽訂與履行技巧、合同風(fēng)險防范等。2.培訓(xùn)對象與方式（1）培訓(xùn)對象包括合同管理人員、業(yè)務(wù)人員、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等。（2）培訓(xùn)方式包括集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析、模擬演練等。3.培訓(xùn)效果評估（1）對培訓(xùn)效果進行評估，了解培訓(xùn)對象對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和應(yīng)用能力。（2）根據(jù)評估結(jié)果，及時調(diào)整培訓(xùn)計劃和內(nèi)容，提高培訓(xùn)效果。十一、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查的主體與職責（1）合同管理部門負責對合同簽訂與管理工作進行監(jiān)督檢查。（2）監(jiān)督檢查的職責包括檢查合同簽訂流程的執(zhí)行情況、合同內(nèi)容的合法性和完整性、合同履行情況等。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容與方式（1）監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括合同的簽訂、審批、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)。（2）監(jiān)督檢查的方式包括定期檢查、不定期抽查、專項檢查等。3.監(jiān)督檢查結(jié)果的處理（1）對監(jiān)督檢查中發(fā)覺的問題，應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門和人員限期整改。（2）對違反合同簽訂與管理制度的行為，應(yīng)按照本單位的相關(guān)規(guī)定進行處理。十二、獎勵與懲罰1.獎勵的情形與方式（1）對在合同簽訂與管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。（2）獎勵的情形包括嚴格執(zhí)行合同簽訂與管理制度、有效防范合同風(fēng)險、為單位挽回經(jīng)濟損失等。（3）獎勵的方式包括通報表揚、物質(zhì)獎勵、晉升等。2.懲罰的情形與方式（1）對違反合同簽訂與管理制度的部門和個人，給予批評和處罰。（2）懲罰的情形包括未按照規(guī)定簽訂合同、未履行合同義務(wù)、泄露合同機密等。（3）懲罰的方式包括警告、罰款、降職、解除勞動合同等。3.獎懲的實施程序（1）獎勵和懲罰的實施應(yīng)按照本單位的相關(guān)規(guī)定進行，遵循公正、公平、公開的原則。（2）對擬給予獎勵或懲罰的部門和個人，應(yīng)進行調(diào)查核實，聽取當事人的陳述和申辯。（3）根據(jù)調(diào)查核實的結(jié)果，作出獎勵或懲罰的決定，并予以公布。十三、附則1.術(shù)語定義本制度中涉及的術(shù)語定義如下：（1）合同：指本單位與其他單位或個人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。（2）合同管理部門：指本單位負責合同簽訂與管理工作的部門。（3）業(yè)務(wù)部門：指本單位負責具體業(yè)務(wù)工作的部門。2.解釋權(quán)與修訂權(quán)本制度的解釋權(quán)歸本單位所有。本單位有權(quán)根據(jù)實際情況對本制度進行修訂，修訂后的制度自發(fā)布之日起生效。3.生效日期本制度自發(fā)布之日起生效。十四、附件1.相關(guān)表單與模板（1）《合同需求申請表》（2）《合同對方審查報告》（3）《合同履行臺賬》（4）《合同變更協(xié)議》（5）《合同解除通知》（