采購談判與合同簽訂制度

采購談判與合同簽訂制度1.前言本制度旨在規(guī)范企業(yè)采購談判與合同簽訂的流程和要求，確保采購活動的合法、規(guī)范和高效進行，提升企業(yè)與供應商之間的合作質(zhì)量和效果。2.范圍本制度適用于企業(yè)全部部門、員工以及與企業(yè)進行采購談判與合同簽訂的供應商。3.術(shù)語定義采購：指企業(yè)為滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要而購買物品、設(shè)備、服務(wù)等活動。供應商：指向企業(yè)供應物品、設(shè)備、服務(wù)等的外部單位或個人。采購談判：指企業(yè)與供應商之間就采購事宜進行的討論、商酌和協(xié)商等活動。合同簽訂：指采購談判達成共識后，雙方簽署正式合同的行為。4.采購談判流程4.1初步選定供應商依據(jù)采購需要，采購部門對供應商進行初步篩選，綜合考慮供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等因素。采購部門與選定的供應商進行初步溝通，了解供應商的本領(lǐng)和合作意向。4.2篩選供應商采購部門組織相關(guān)部門參加供應商的評審和篩選，訂立評審標準和評審方法。評審標準包含供應商的信譽、經(jīng)驗、質(zhì)量管理體系、交貨本領(lǐng)、價格等。評審小組對供應商進行評分和排名，并綜合考慮評審結(jié)果做出最終的選擇。4.3采購談判采購部門與選定的供應商開展談判，明確雙方的需求、條件和期望。談判內(nèi)容包含產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量要求、交貨期、價格、付款方式、售后服務(wù)等。4.4合同起草與審批采購部門依據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，并對合同內(nèi)容進行審核，確保與談判結(jié)果全都并符合法律法規(guī)的要求。合同審批流程包含內(nèi)部審核、相關(guān)部門看法征詢、法務(wù)審核等環(huán)節(jié)，相關(guān)人員應及時完成審核任務(wù)。4.5合同簽訂與備案供應商與采購部門進行正式的合同簽署，雙方確認合同的內(nèi)容和義務(wù)。簽訂后，采購部門應及時將合同備案，歸檔存檔，確保合同的安全保管和隨時查閱。5.合同簽訂要求5.1合同格式采購合同應使用公司規(guī)定的合同格式，包含合同編號、合同標題、雙方當事人信息、合同條款等內(nèi)容。合同格式應清楚簡潔，內(nèi)容全面準確，便于理解和操作。5.2合同條款合同條款應包含但不限于以下內(nèi)容：采購物品描述、數(shù)量和規(guī)格、交貨方式和期限、質(zhì)量要求、驗收標準、價格、付款方式和期限、違約責任、保證和售后服務(wù)等。合同條款應充分考慮雙方的利益，明確各項權(quán)利和義務(wù)，以避開合同執(zhí)行過程中的爭議和糾紛。5.3法律合規(guī)合同的起草和執(zhí)行應符合國家法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定。在合同簽訂前，采購部門應與法務(wù)部門進行溝通和確認，確保合同內(nèi)容的合法性和合規(guī)性。5.4合同更改和解除如遇采購需求更改或特殊情況，雙方可以通過協(xié)商全都的方式進行合同更改或解除。合同更改或解除應經(jīng)過合同雙方的書面確認，并在更改或解除后及時通知相關(guān)部門和人員。6.監(jiān)督與績效評估6.1監(jiān)督機制企業(yè)應建立相應的監(jiān)督機制，對采購談判和合同簽訂過程進行監(jiān)督，確保合規(guī)性和規(guī)范性。監(jiān)督機制可以包含內(nèi)部審計、風險評估、業(yè)務(wù)流程管理等方式。6.2績效評估企業(yè)應定期對采購談判和合同簽訂的績效進行評估，包含供應商履約情況、合同執(zhí)行過程中的問題和糾紛處理情況等。依據(jù)評估結(jié)果，企業(yè)可以采取相應的措施，提升采購績效和合作效果。7.審查與修訂7.1審查周期本制度應每年至少進行一次審查，依據(jù)實際情況進行必需的調(diào)整和修訂。7.2修訂程序任何對本制度的修訂需經(jīng)過評審和批準程序，包含制度起草部門、相關(guān)部門看法征詢、管理層審核等。7.3修訂通知制度修訂后，企業(yè)應通知全體員工，并對修訂后的內(nèi)容進行解讀和培訓，以確保員工能夠正確理解和遵守修訂后的制度。8.違規(guī)處理對于違反本制度的行為，將依照企業(yè)相關(guān)制度和規(guī)定進行處理，并承當相應的法律責任。9.附則本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，并隨時依照企業(yè)需要進行修訂和完善。對于采購談判與合同簽訂問題，如涉及特殊情況和多而雜情形，相關(guān)部門可依據(jù)實際情況訂立相應的