干部人事檔案管理崗位培訓(xùn)講義

干部人事檔案管理

崗位培訓(xùn)講義干部人事檔案整理工作干部人事檔案整理工作的概念、類型、要求干部人事檔案材料鑒別的意義、原那么和要求干部人事檔案的分類和干部人事檔案材料的歸類干部人事檔案材料的排序與編目干部檔案材料的復(fù)制與加工干部人事檔案材料的裝訂與入庫向外傳遞、報送干部人事檔案的要求第一節(jié)干部人事檔案整理工作的概念、類型、要求干部人事檔案的整理工作是檔案建設(shè)的根底工作檔案建設(shè)是一項(xiàng)大工程，它包括三項(xiàng)內(nèi)容：一是檔案的自身建設(shè)，如體制、機(jī)構(gòu)、工作原那么、領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系、規(guī)章制度、管理方法等；二是物質(zhì)建設(shè)，如庫房設(shè)施、“六防〞措施等。其中檔案的整理工作，就是一項(xiàng)重要的根底性工作，為什么這樣說？這是因?yàn)闄n案的整理工作，是整個檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，它是干部人事文件材料轉(zhuǎn)化為干部人事檔案材料的重要條件，又是人事檔案利用工作的前提，可以說沒有干部人事檔案的整理，就談不上檔案的科學(xué)管理和利用。干部人事檔案的整理，是按照一定的規(guī)那么方法和程

序，把收集來的干部人事檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)化條理

化的加工過程。我們平常通過各渠道收集上來的干部人事檔案材料，是分散的和零星的，要想把它轉(zhuǎn)化為成檔案，必須按照一定的規(guī)那么方法和程序進(jìn)行整理，中組部公布的?干部檔案工作條例?和?干部檔案整理工作細(xì)那么?等，就是我們干部檔案整理工作的依據(jù)與準(zhǔn)繩。干部人事檔案整理的程序一般分為以下八個步驟：只有經(jīng)過這些步驟，才能使收集來的材料從分散到集中，從零星到系統(tǒng)，從而使之系統(tǒng)化、條理化。干部人事檔案材料的整理，并不是一次性整理之后就一勞永逸，而是要隨著新材料的不斷補(bǔ)充要經(jīng)常性地進(jìn)行續(xù)整。二、干部人事檔案整理的類型常規(guī)整理，就是對新建檔案的整理。新建檔案是指本單位新吸收進(jìn)來的干部檔案，它的來源一般有以下幾個渠道：

干部人事檔案整理的類型就其范圍來說，可分為常規(guī)整理和局部整理。大中專畢業(yè)分配當(dāng)干部，從學(xué)校寄來的學(xué)生檔案。國家人事部門按方案在社會上招錄的干部，這些一般是電大、自學(xué)考試、業(yè)大等畢業(yè)生，他們的檔案是從人才流動中心轉(zhuǎn)遞來的。從外單位調(diào)來的干部，檔案隨人寄來。從工人中提拔來的干部，其檔案從工人檔案轉(zhuǎn)為干部檔案。從部隊(duì)復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)的干部，檔案從部隊(duì)轉(zhuǎn)來。局部整理，也叫續(xù)整。所謂續(xù)整就是因補(bǔ)充新材料而對原有整理過的檔案進(jìn)行局部整理，其特點(diǎn)是：針對性強(qiáng)〔哪份檔案有新材料就整理哪份，是第幾類的材料，就續(xù)在第幾類后面〕；有根底〔在原已整理好的根底上作局部的整理〕；但很麻煩〔這是因?yàn)槔m(xù)整時要拆卷，參加新材料，補(bǔ)登目錄，再裝卷，因反復(fù)拆卷，使裝訂孔增大、移位，裝訂不整齊〕。三、整理工作的根本要求四、干部人事檔案整理前的準(zhǔn)備工作主要有以下幾個方面的內(nèi)容：經(jīng)費(fèi)的準(zhǔn)備。整理工作需要一定的費(fèi)用，購置工具、用品，在整理工作前要申請解決專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。物資準(zhǔn)備五、整理工作應(yīng)注意的事項(xiàng)必須認(rèn)真做到以下幾點(diǎn)：在整理檔案時，嚴(yán)禁抽煙，以確保檔案平安。不得私自涂改、抽取或偽造材料。不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，需進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分情況予以處理。在整理檔案的過程中，要加強(qiáng)對檔案材料的管理，防止喪失檔案材料和泄露干部人事檔案內(nèi)容。第二節(jié)干部人事檔案材料鑒別的意義、原那么和要求干部檔案材料的鑒別，是干部檔案管理部門對收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價值，確定是否歸入干部檔案的工作。鑒別工作的意義鑒別工作的原那么首先必須根據(jù)中央有關(guān)文件精神，以?干部檔案工作條例?和?關(guān)于干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定?等有關(guān)文件，作為鑒別工作的根底標(biāo)準(zhǔn)。歸入的干部人事檔案材料，必須符合真實(shí)標(biāo)準(zhǔn)，手續(xù)完備的要求。材料要真實(shí)準(zhǔn)確。凡誣蔑不實(shí)和虛假的材料，模棱兩可、模糊其辭、自相矛盾的材料，一律不得歸檔。準(zhǔn)確是指材料的歸屬要準(zhǔn)確。首先，要判定是否屬于所管干部的材料，其實(shí)，要判定是否屬于歸檔范圍，發(fā)現(xiàn)同名異人，張冠李戴的，或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來。對其有保存價值的文件可交文書檔案保存，不屬于干部檔案的內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織還需要保存的，退還本人。無保存價值又不能退還本人的，應(yīng)登記報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。鑒別工作的要求材料要完整、齊全。一個干部人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系，互相依存，互相補(bǔ)充，構(gòu)成一個完整的有機(jī)體。如：

五類政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報告、上級批復(fù)、主要證明材料、本人交待材料等。上述材料，屬于成套的，必須齊全，每份歸檔材料，必須完整，對頭尾不清，來源不明的材料，要查清注明后再歸檔，否那么，不能歸檔。材料手續(xù)要完備。凡規(guī)定需要由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時間和文號。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔。第三節(jié)干部人事檔案的分類和材料的歸類一、干部人事檔案內(nèi)容的分類概念干部人事檔案材料的分類，是將反映一個干部情況的材料集中起來，經(jīng)過鑒別，按照材料的內(nèi)容、性質(zhì)以及材料互相之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)別類別，相對集中，進(jìn)行組合排列。干部檔案內(nèi)容分類的意義對干部檔案進(jìn)行分類，是使干部人事檔案內(nèi)容、系統(tǒng)的一個重要手段。是整理干部檔案材料的一個重要工序，整理過檔案的同志知道，干部人事檔案的內(nèi)容十分浩繁，它包括幾十種甚至更多，如果不將它們劃分成統(tǒng)一的假設(shè)干類別，仍是一堆雜亂無章的集合體，那么，利用起來，就相當(dāng)困難。另外，再從整理檔案的整個過程來看，對內(nèi)容進(jìn)行分類，是繼材料鑒別之后必須先進(jìn)行的一道工序，這道工序不但直接決定著以后幾道工序的進(jìn)展，而且又直接決定著整個整理工作的質(zhì)量。如果不預(yù)先對檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，那么以后的歸類、排列和目錄登記就很難做到系統(tǒng)條理。干部檔案分類的要求干部檔案內(nèi)容的分類，必須符合實(shí)際，不能照搬其它檔案的分類方法。首先，要符合干部檔案本身的特點(diǎn)和規(guī)律，其顯著特點(diǎn)，是以人頭為單位進(jìn)行立卷；其次，要符合干部檔案內(nèi)容的實(shí)際，不同時期，有不同的構(gòu)成，因而不同時期的分類方法也不盡相同，比方：中組部56年規(guī)定的內(nèi)容分類是九類，80年又規(guī)定為十類，到了91年雖然規(guī)定內(nèi)容分類還是十類，但各類所包含的內(nèi)容都有所調(diào)整。干部檔案分類必須科學(xué)科學(xué)的分類方法，是按照干部檔案的特點(diǎn)和規(guī)定進(jìn)行分類，它有利于保持干部檔案的完整性和檔案材料之間的聯(lián)系，方便保管利用。干部人事檔案的分類必須統(tǒng)一要做到這一點(diǎn)，必須是按照中組部?干部檔案工作條例?中頒發(fā)的統(tǒng)一分類，不能各分其類，這樣全國就都統(tǒng)一。干部檔案分類的方法中組部1991年制定的?干部檔案工作條例?，把干部人事檔案材料按其內(nèi)容性質(zhì)分為十大類：

干部人事檔案材料內(nèi)容復(fù)雜，名稱繁多，要想做到分類準(zhǔn)確，不但要熟悉有關(guān)分類的要求和規(guī)那么，而且還要掌握和正確運(yùn)用分類的方法。常見的有：1.按材料的名稱分類。這是一個比較簡單而又快速的分類方法。材料的名稱，也叫材料的標(biāo)題。一般地說，材料的名稱是材料內(nèi)容的概括和反映，只要看材料名稱，就根本上能判斷出它屬于哪一類。比方：“鑒定書〞，就歸三類；干部任免表，就歸九類，但是在實(shí)際工作中，我們常常會遇到一些材料沒有名稱或一種名稱的材料內(nèi)記載著幾種不同的內(nèi)容，遇到這種情況如何分類呢？2.材料內(nèi)容分類。這是最根本的分類方法，它是把材料所記載的內(nèi)容作為分類標(biāo)準(zhǔn)的，這種方法雖然比名稱分類法復(fù)雜點(diǎn)，但卻比較準(zhǔn)確，而且適用面廣，幾乎所有材料都可以采取這種方法，當(dāng)我們整理檔案時碰到?jīng)]有標(biāo)題的材料或一種標(biāo)題的材料內(nèi)記載著兩種以上不同的內(nèi)容時，注意掌握兩條原那么：一條是，看材料內(nèi)所記載的內(nèi)容，以哪一類為主，就歸那一類，比方說有的材料標(biāo)題是“學(xué)生鑒定表〞，如看標(biāo)題應(yīng)歸三類，但看其內(nèi)容，里面除了鑒定評語外，還包括學(xué)習(xí)各科科目的成績，從內(nèi)容上分析，學(xué)習(xí)成績占的比重大，那就應(yīng)歸四類；第二條原那么是，看整個檔案材料的分布情況，哪一類材料薄弱，就歸哪一類。比方，有的學(xué)生登記表，里面即有個人簡歷，還有各學(xué)期的評語和鑒定，這種材料可歸一類，也可歸三類，到底歸哪一類更妥當(dāng)呢？這時就看一類和三類材料的多少來決定。如果一類已有了簡歷表，而三類中缺少鑒定材料，那就歸入三類，相反，如果三類中已有了鑒定，而一類中材料太少，那就歸一類為好，總之，以平衡檔案內(nèi)容，提高材料利用率為原那么。二、干部檔案材料的歸類干部人事檔案材料歸類的概念干部人事檔案材料的歸類，就是按照分類的規(guī)定，將經(jīng)過鑒別的檔案材料歸入所屬類別，通俗地說，就是將材料“對號入座〞。歸類是按照每份干部檔案材料的內(nèi)容或其名稱歸入相應(yīng)的類別。分類的對象是干部檔案內(nèi)容，而歸類的對象那么是干部檔案材料；分類帶有法規(guī)性、依據(jù)性〔干部檔案工作條例〕，而歸類是把分類的規(guī)定和原理運(yùn)用于具體材料的一項(xiàng)實(shí)際工作。干部人事檔案材料歸類的一般原那么和方法怎樣按照各類材料的范圍和有關(guān)規(guī)定，做好每份干部檔案材料歸類的判定工作呢？一般的方法和步驟是：首先看材料的名稱，其次看材料的內(nèi)容，這兩種方法和前面講過的干局部類方法根本一致，不再解釋了。第三種方法是看材料的價值作用，一方面是參考作用。那么表達(dá)在檔案的價值上也是兩種，一種是具有憑證價值的材料，另一種是具有參考價值的材料，因此在進(jìn)行干部檔案材料歸類時，不可無視檔案材料的價值因素。干部檔案的第九類都是具有憑證價值的材料，第十類是具有參考價值的材料，比方死亡生平、殘疾鑒定表等。常見的干部檔案歸類第二類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料第三類鑒定〔含自我鑒定〕、考察、考核材料：以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料，作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察材料；年終考核登記表〔工作總結(jié)可不歸檔〕，公務(wù)員考評表，干部考核和審計(jì)考核的綜合材料。第十類其他可供組織參考有保存價值的材料：有殘疾的體檢表、殘廢等級材料；干部逝世后報紙報道的消息或訃告，悼詞〔生平〕，非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書，大、中專分配報到證等。必須要注意，十類材料必須精煉和確有參考價值，不能把十類當(dāng)作“回收站〞。一般性體檢表和超過五年以上的體檢表、結(jié)婚證明、探親報告表、干部調(diào)動介紹信、工資調(diào)動介紹信不歸檔。第四節(jié)干部人事檔案材料的排序與編目干部檔案材料的排序其含義是指每類所含材料的排列順序。排序要求檔案材料的排序，必須遵循干部檔案本身自然形成的規(guī)律，保持材料之間的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接。檔案材料的排序，是固定卷內(nèi)材料的一種手段，必須以方便利用為原那么。因此，材料的排序要有一定的規(guī)律性。鑒于檔案立卷后仍處于動態(tài)性管理，因此材料的排序，還必須考慮到以后有利于新材料的補(bǔ)充。干部檔案排序的根本方式按材料形成時間的先后進(jìn)行排序。適合這種排列方式的有第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類。以第一類材料形成時間排列登記目錄為例〔見附表一〕按材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排列這種排列方式是：一個類中有幾個問題的材料，按主次及材料之間的聯(lián)系進(jìn)行排序，這種排列方式的特點(diǎn)是脈絡(luò)清楚，干部檔案材料中的第五類、第六類、第八類就是按照這種方式。以第六類材料登記目錄排序順序?yàn)槔惨姼奖矶车谖孱悺⒌诎祟惖呐帕懈鞠嗤?，排列順序?yàn)椋荷霞壟鷱?fù)、結(jié)論〔處分決定〕，本人對結(jié)論的意見，調(diào)查報告，本人檢討或交代，證明材料等。以第五類為例〔見附表三〕同一問題屢次審查材料的排序順序以第五類、八類為例〔見附表四〕類號材料名稱材料形成時間一履歷材料1中學(xué)生登記表1976年7月3日2招工登記表1976年9月1日3應(yīng)征公民登記表1977年12月3日4退伍軍人登記表1980年11月2日5職工登記表1981年1月5日6干部履歷表1986年10月2日7附表一第一類材料排序編目登記類號材料名稱材料形成時間份數(shù)頁數(shù)六加入黨團(tuán)材料1入團(tuán)志愿書1974年5月1日132入團(tuán)申請書1972年4月1日123退團(tuán)登記表1980年5月1日114入黨志愿書1986年7月1日1125入黨申請書1987年7月1日156積極分子培養(yǎng)登記1988年7月1日157個人申請轉(zhuǎn)正報告1991年7月1日148組織對轉(zhuǎn)正意見1991年7月1日12附表二以第六類材料登記目錄順序排序類號材料名稱五政審材料1上級批復(fù)2結(jié)論3本人對結(jié)論的意見4調(diào)查報告5調(diào)查證明材料6本人交代材料附表三一次性審查材料排序編目登記類號材料名稱五政審材料最后一次審查（復(fù)查）材料1批復(fù)2結(jié)論處分或甄別結(jié)論3本人對結(jié)論或處分意見4其他問題的結(jié)論性材料第二次審查材料6（材料的排序內(nèi)容同上）7附表四同一問題的屢次審查材料目錄排序登記按問題結(jié)合時間進(jìn)行順序排序一個類內(nèi)有幾個問題的材料，先按問題分開，在一個問題內(nèi)按材料的形成時間順序由遠(yuǎn)及近排列，這種排列方式特點(diǎn)是：眉目清楚，層次清楚，干部檔案材料中第四類、第九類就是用這種方式進(jìn)行排序。第四類、第九類包括的內(nèi)容較多，我們可以采取二級分類排列方式進(jìn)行排序編目?！惨姼奖砦?、附表六〕類號材料名稱四學(xué)歷、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)材料4—11初中畢業(yè)生登記表2高中畢業(yè)生登記表3大、中專院校報考登記表4入學(xué)通知書54—21短期培訓(xùn)登記表2結(jié)業(yè)證明材料4—31專業(yè)技術(shù)推薦表2專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審表（初級）3專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任通知（初級）附表五以第四類為例目錄登記排序類號材料名稱九工資、任免、軍銜、出國等材料9—11工人工資登記表（以下按材料時間排序）2轉(zhuǎn)正定級工資表3干部工資定級表9—21聘用干部登記表（按材料形成時間排序）2聘用合同書9—31授予軍銜審批報告表（按材料時間排序）2軍隊(duì)專業(yè)干部登記表9—41出國（境）人員登記表（按材料時間排序）2出國（境）人員備案表附表六以第九類為例編目登記干部材料的編目分好類別、編好類號、頁數(shù)號后，先要進(jìn)行目錄登記。目錄登記的作用介紹作用固定作用索引作用檢查作用目錄登記的方法目錄登記，必須按“干部檔案登記目錄〞個格式里所列的工程逐欄進(jìn)行登記?！邦惸卡暀冢禾顚戭惸刻柡兔糠莶牧系捻樞蛱?。類目號用漢字?jǐn)?shù)字寫，順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字寫。為了使類目號和類目名稱醒目、美觀，都把類目號和類目名稱刻成印章，這個印章叫條章，用時蘸上紅色印油蓋在類目的位置上即可。每類條章蓋在每類的卷首，暫時沒有材料的也要蓋上類

目名稱，以固定類目的位置，待以后再有新材料時“對

號入座〞。順序號書寫的位置，每份材料從1號開始往下

編寫，有多少份材料，就編多少號碼。需要注意的是，

每類后面都要留出適當(dāng)?shù)目崭?。一般來說，年齡小的多

留些，年齡大的多留些。要求每一類約占目錄一面，注

意三類、四類、九類可適當(dāng)多留出一面，每人至少要留

6-7頁目錄。材料形成的時間欄：材料形成的時間，一般采用材料落款說明的最后時間。材料最后末簽署時間的，如無可靠依據(jù)，一般不再注明。材料時間的填寫上應(yīng)注意，年份必須寫全稱“1998，2021〞，而不能簡寫成“98，08〞。份數(shù)欄：材料份數(shù)，以每份完整的材料為一份。頁數(shù)欄：按材料右下角鉛筆書寫的總頁數(shù)填寫。備注欄：需要說明的事項(xiàng)。目錄登記的要求書寫目錄要工整、正確、清楚，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色或純藍(lán)墨水書寫目錄。目錄登記要逐項(xiàng)認(rèn)真填寫，做到登記與實(shí)際材料的內(nèi)容、時間、份數(shù)、頁數(shù)相符，準(zhǔn)確無誤。目錄卷面要整潔，不得勾畫、涂改。目錄登記完畢，應(yīng)該和干部檔案材料進(jìn)行認(rèn)真地核對，做到數(shù)量、位置、形成時間、類屬號相一致。一般每份檔案卷都有好幾張目錄，幾頁目錄放在一起不能分開。第五節(jié)干部檔案材料的復(fù)制與加工一、干部檔案材料的復(fù)制干部檔案材料的復(fù)制，就是用一定的手段，按照檔案材料原件內(nèi)容和外形重新制作一份或數(shù)份材料。復(fù)制的范圍哪些干部檔案材料需要復(fù)制呢？建立副本所需要的材料，建立副本各單位可根據(jù)具體情況自行決定。字跡不清的材料。由于年久紙張變質(zhì)，墨水褪色，唯以識別，影響使用價值，這種材料需及時進(jìn)行搶救。圓珠筆、復(fù)印紙、鉛筆等書寫的材料。按規(guī)定圓珠筆、復(fù)印紙、鉛筆書寫的材料不能歸檔，但是由于受歷史和其他方面的原因，檔案中已歸入了一些不合格的材料，為使這些材料長期保存，就必須對其進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的方法靜電復(fù)制打印復(fù)制抄寫復(fù)制手描復(fù)制裱糊。對損壞、卷角、折疊和小于16開規(guī)格的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。主要方法：單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、梯形裱糊等。裱糊用的紙必須是采用白紙。加邊與包邊。所謂加邊是指對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，在裝訂線一邊加一條白紙邊，拓寬材料的裝訂位置，保證打眼、裝訂不壓字和損傷材料內(nèi)容。所謂包邊是指對一些破損、多頁零散的材料在裝訂線一邊用白紙包邊。撤除檔案上的大頭針、曲別針、訂書針等金屬物品，以防氧化銹蝕材料。第六節(jié)干部人事檔案材料的裝訂與入庫裝訂具體做法是：將目錄與材料核對無誤，防止出現(xiàn)缺份、缺頁、錯頁，把過失消滅在裝訂之前。把全卷材料理齊，材料條件好的應(yīng)做到四面整齊，材料條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊，其余兩邊根本整齊。材料左側(cè)豎直打孔?？站嘁?guī)格應(yīng)符合