會(huì)議組織管理辦法

會(huì)議組織管理辦法第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)會(huì)議的組織管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、民主性和權(quán)威性，依據(jù)《中華人民共和國公司法》及公司相關(guān)管理制度，特制定本辦法。

第二條適用范圍

本辦法適用于公司召開的各類董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)及其他必要會(huì)議。

第三條會(huì)議原則

（一）會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持精簡、高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則。

（二）會(huì)議內(nèi)容應(yīng)圍繞公司戰(zhàn)略發(fā)展、經(jīng)營管理、問題解決等關(guān)鍵事項(xiàng)進(jìn)行。

（三）會(huì)議組織應(yīng)注重保密、安全、環(huán)保等相關(guān)要求。

第四條會(huì)議分類

（一）定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間周期召開的會(huì)議。

（二）臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)決定召開的會(huì)議。

（三）專題會(huì)議：針對(duì)某一特定議題召開的會(huì)議。

第五條會(huì)議參與人員

（一）會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)組織、引導(dǎo)和總結(jié)會(huì)議內(nèi)容。

（二）參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和職責(zé)范圍，參與討論、決策和執(zhí)行。

（三）記錄人員：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要。

第六條會(huì)議通知

會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前，通過適當(dāng)方式通知參會(huì)人員，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

第七條會(huì)議紀(jì)律

（一）參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到會(huì)，不得無故缺席、遲到、早退。

（二）會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)需離場，應(yīng)向主持人請(qǐng)假。

（三）會(huì)議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露。

第八條本辦法的解釋權(quán)與修訂

本辦法的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)，修訂權(quán)歸公司經(jīng)理辦公會(huì)。如遇本辦法與國家法律法規(guī)、公司其他管理制度相沖突，以國家法律法規(guī)和公司其他管理制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目的，明確會(huì)議的必要性和預(yù)期成果。

2.制定會(huì)議議程，包括各議題的討論順序和預(yù)計(jì)時(shí)間。

3.確定會(huì)議日期、時(shí)間和地點(diǎn)，避免與重要活動(dòng)沖突，確保會(huì)議室設(shè)施齊全。

4.確定參會(huì)人員名單，包括主要參會(huì)者、嘉賓和必要的支持人員。

5.準(zhǔn)備會(huì)議資料，包括背景資料、報(bào)告、提案等，并提前分發(fā)給參會(huì)人員。

第二條會(huì)議通知與確認(rèn)

1.通過電子郵件、電話或內(nèi)部通訊系統(tǒng)發(fā)布會(huì)議通知，通知應(yīng)包含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程和參會(huì)要求。

2.收集參會(huì)人員的回復(fù)，確認(rèn)能否出席以及是否有特殊需求。

3.對(duì)于未能及時(shí)確認(rèn)的參會(huì)人員，進(jìn)行跟蹤提醒。

第三條會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹參會(huì)人員，明確會(huì)議目的和議程。

2.按照議程順序進(jìn)行議題討論，每個(gè)議題的討論應(yīng)限定時(shí)間，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

3.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)討論，確保每個(gè)參會(huì)人員都有發(fā)言機(jī)會(huì)，同時(shí)控制會(huì)議節(jié)奏，避免偏題。

第四條會(huì)議記錄

1.指定專門的記錄人員，記錄會(huì)議的討論要點(diǎn)、決策結(jié)果和待辦事項(xiàng)。

2.記錄人員應(yīng)在會(huì)議期間保持專注，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

3.會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成紀(jì)要的初稿。

第五條會(huì)議決策

1.對(duì)于需要決策的議題，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行充分討論，確保決策的科學(xué)性和民主性。

2.決策應(yīng)遵循公司相關(guān)決策程序，必要時(shí)進(jìn)行投票表決。

3.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要中明確記錄，并由主持人宣布。

第六條會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議接近尾聲時(shí)，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策結(jié)果和下一步行動(dòng)計(jì)劃。

2.鼓勵(lì)參會(huì)人員提出意見和建議，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。

第七條會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要、決策文件、討論資料等進(jìn)行歸檔，便于后續(xù)查詢和跟蹤。

2.歸檔資料應(yīng)符合公司保密規(guī)定，確保信息安全。

第八條會(huì)后溝通與反饋

1.記錄人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給所有參會(huì)人員，以便于大家對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行回顧和執(zhí)行。

2.對(duì)于未能參加會(huì)議的人員，應(yīng)通過適當(dāng)方式傳達(dá)會(huì)議精神和關(guān)鍵決策。

3.鼓勵(lì)參會(huì)人員就會(huì)議紀(jì)要和后續(xù)執(zhí)行情況進(jìn)行反饋，確保信息暢通和決策落地。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會(huì)議紀(jì)要的編制與審批

1.記錄人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，并提交給會(huì)議主持人審核。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后48小時(shí)內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.記錄人員根據(jù)主持人的意見進(jìn)行修改，形成最終版會(huì)議紀(jì)要。

4.最終版會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)過主持人簽字確認(rèn)后，方能正式發(fā)布。

第二條會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.最終版會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、電子郵件等方式，及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

2.對(duì)于涉及重要決策和行動(dòng)計(jì)劃的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)抄送給公司高層管理人員，確保信息透明。

第三條會(huì)議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的待辦事項(xiàng)和決策，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，并按計(jì)劃執(zhí)行。

3.相關(guān)部門應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，確保工作按期完成。

第四條執(zhí)行情況的反饋與報(bào)告

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議主持人或相關(guān)部門報(bào)告工作進(jìn)展和待辦事項(xiàng)的完成情況。

2.對(duì)于遇到的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)反饋，尋求支持和幫助。

3.會(huì)議主持人或相關(guān)部門應(yīng)對(duì)反饋情況進(jìn)行評(píng)估，提供必要的資源和支持。

第五條會(huì)議紀(jì)要的存檔與查詢

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.建立會(huì)議紀(jì)要查詢制度，便于公司員工根據(jù)需要查詢相關(guān)會(huì)議內(nèi)容和決策。

3.存檔資料在符合保密規(guī)定的前提下，應(yīng)提供便捷的查詢途徑，如電子檔案管理系統(tǒng)。

第六條跟蹤落實(shí)的監(jiān)督與評(píng)估

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估，確保會(huì)議決策得到有效落實(shí)。

2.對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)措施。

3.通過定期的會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行評(píng)估，不斷提高會(huì)議的組織管理和決策實(shí)施效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前通過公司內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、日期和時(shí)間等信息，以確保會(huì)議室規(guī)模和設(shè)備滿足需求。

3.會(huì)議室預(yù)訂需遵守先到先得的原則，對(duì)于沖突的預(yù)訂，由行政管理部門協(xié)調(diào)解決。

第二條會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的信息技術(shù)設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)等。

2.定期檢查和維護(hù)會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)，避免會(huì)議期間出現(xiàn)故障。

3.會(huì)議室布置應(yīng)簡潔、實(shí)用，保持良好的通風(fēng)和照明。

第三條會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議組織者應(yīng)按時(shí)使用會(huì)議室，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還，不得占用會(huì)議室進(jìn)行非會(huì)議活動(dòng)。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)備，遵守使用規(guī)范，不得隨意調(diào)整或損壞設(shè)備。

3.會(huì)議室使用期間，應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食或有其他不文明行為。

第四條會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)采取適當(dāng)?shù)陌踩胧绨惭b監(jiān)控設(shè)備、限制出入權(quán)限等，確保會(huì)議安全。

2.對(duì)于涉及敏感信息的會(huì)議，應(yīng)采取額外保密措施，如使用加密通訊工具、簽訂保密協(xié)議等。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)確保帶走所有敏感資料，防止信息泄露。

第五條會(huì)議室服務(wù)與支持

1.行政管理部門應(yīng)提供會(huì)議室預(yù)訂、布置、設(shè)備操作等服務(wù)支持。

2.會(huì)議期間，應(yīng)配備必要的服務(wù)人員，提供茶水、資料分發(fā)等后勤保障。

3.對(duì)于特殊需求的會(huì)議，如外語翻譯、專業(yè)設(shè)備支持等，會(huì)議組織者應(yīng)提前通知行政管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。

第六條會(huì)議室使用費(fèi)用

1.會(huì)議室使用可能涉及的費(fèi)用，如設(shè)備租賃、額外服務(wù)人員等，應(yīng)由會(huì)議組織者承擔(dān)。

2.行政管理部門應(yīng)制定會(huì)議室使用費(fèi)用的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并定期公布，以便會(huì)議組織者進(jìn)行預(yù)算管理。

第五章附則

第一條本辦法的施行

本辦法自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本辦法不符的，以本辦法為準(zhǔn)。

第二條特殊情況的處理

對(duì)于本辦法未能涵蓋的特殊情況，由公司董事會(huì)或經(jīng)理辦公會(huì)根據(jù)實(shí)際情況予以決定