產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會(huì)議管理規(guī)定

產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會(huì)議管理規(guī)定第一章總則

為確保產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)作，提高決策效率，制定本規(guī)定。

一、目的與原則

1.本規(guī)定旨在明確產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會(huì)議的組織形式、流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)等，以促進(jìn)各部門(mén)間的信息交流，協(xié)調(diào)產(chǎn)銷矛盾，提升整體運(yùn)營(yíng)效率。

2.會(huì)議應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，尊重事實(shí)，確保會(huì)議決策的科學(xué)性和正確性。

二、適用范圍

1.本規(guī)定適用于公司內(nèi)產(chǎn)、供、銷相關(guān)部門(mén)及人員參加的產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會(huì)議。

2.會(huì)議類型包括定期會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議和專題會(huì)議。

三、組織架構(gòu)

1.產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會(huì)議設(shè)立會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。

2.會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。

3.會(huì)議秘書(shū)處設(shè)在生產(chǎn)管理部門(mén)，負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織、記錄和紀(jì)要的發(fā)放等工作。

四、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或缺席。

2.與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議秩序，尊重發(fā)言者，不得隨意打斷他人發(fā)言。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)接打電話或進(jìn)行其他與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)。

4.會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部敏感信息，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)充分討論，形成共識(shí)。

2.會(huì)議決策應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

3.會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)納入會(huì)議紀(jì)要，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)。

六、本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。

七、本規(guī)定的解釋權(quán)歸公司生產(chǎn)管理部門(mén)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議秘書(shū)處根據(jù)公司運(yùn)營(yíng)需要，提前制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等內(nèi)容，并通知相關(guān)部門(mén)。

2.會(huì)議計(jì)劃應(yīng)包括會(huì)議議程，如有需要，可附上相關(guān)背景資料、研究報(bào)告等，以便與會(huì)人員提前準(zhǔn)備。

3.會(huì)議秘書(shū)處負(fù)責(zé)收集會(huì)議議題，并對(duì)議題進(jìn)行篩選、整理，確保會(huì)議內(nèi)容的針對(duì)性和實(shí)用性。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

2.會(huì)議通知應(yīng)采用書(shū)面形式，可通過(guò)電子郵件、企業(yè)內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)送。

三、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議開(kāi)始時(shí)，由會(huì)議主持人宣布會(huì)議主題、議程和會(huì)議紀(jì)律。

2.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)與會(huì)人員按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，確保會(huì)議內(nèi)容的全面和深入。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)圍繞議題充分發(fā)表意見(jiàn)，展開(kāi)討論。

四、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，組織與會(huì)人員進(jìn)行表決或共識(shí)形成。

2.會(huì)議決策應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等要素，確保決策具有可操作性和執(zhí)行力。

3.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)記錄在會(huì)議紀(jì)要中，由會(huì)議秘書(shū)處負(fù)責(zé)整理。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)對(duì)會(huì)議過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括會(huì)議主題、與會(huì)人員、發(fā)言內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、客觀、全面，不得遺漏重要信息。

六、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束時(shí)，由會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的執(zhí)行和落實(shí)。

2.會(huì)議主持人應(yīng)征求與會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、流程等方面的意見(jiàn)和建議，以便不斷優(yōu)化會(huì)議管理。

七、會(huì)議資料歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等資料，并進(jìn)行歸檔。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給與會(huì)人員，以便于跟蹤落實(shí)和執(zhí)行。

八、會(huì)議后續(xù)跟蹤

1.會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。

2.對(duì)于未按期完成的決策事項(xiàng)，會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并提出整改措施。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議秘書(shū)處負(fù)責(zé)編制，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)完成初稿，并提交給會(huì)議主持人審核。

3.會(huì)議主持人審核通過(guò)后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書(shū)面形式發(fā)布，通過(guò)電子郵件、企業(yè)內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)送給所有與會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)和完成時(shí)限，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并立即付諸實(shí)施。

2.會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行跟蹤機(jī)制，定期檢查決策事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度，并及時(shí)向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)予以解決。

三、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋

1.各責(zé)任部門(mén)在執(zhí)行會(huì)議紀(jì)要過(guò)程中，應(yīng)定期向會(huì)議秘書(shū)處反饋執(zhí)行情況，包括進(jìn)度、遇到的問(wèn)題及解決方案等。

2.會(huì)議秘書(shū)處匯總各責(zé)任部門(mén)的反饋信息，形成會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況報(bào)告，提交給會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組。

四、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行結(jié)果的評(píng)估

1.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行完畢后，會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)組織對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，確保決策事項(xiàng)得到有效落實(shí)。

2.評(píng)估結(jié)果作為相關(guān)部門(mén)和人員工作績(jī)效的參考依據(jù)，對(duì)未完成或執(zhí)行不力的部門(mén)和個(gè)人，應(yīng)提出整改要求或追究責(zé)任。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要及其執(zhí)行情況的資料，應(yīng)由會(huì)議秘書(shū)處進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，以便于日后查詢和審計(jì)。

2.會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問(wèn)題，為改進(jìn)會(huì)議管理提供依據(jù)。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋和評(píng)估結(jié)果，不斷優(yōu)化會(huì)議管理流程，提高會(huì)議決策的執(zhí)行力和效果。

2.對(duì)于反復(fù)出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)深入分析原因，制定針對(duì)性的解決方案，并納入會(huì)議管理制度中，以實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議秘書(shū)處負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

2.需要使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)提前向會(huì)議秘書(shū)處提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.會(huì)議秘書(shū)處根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議資源的高效利用。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會(huì)議桌椅等。

2.會(huì)議秘書(shū)處負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)維修或更換損壞的設(shè)備。

3.會(huì)議室應(yīng)根據(jù)參會(huì)人數(shù)合理布置座位，保證與會(huì)人員舒適參會(huì)。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議召開(kāi)前，使用部門(mén)應(yīng)提前到場(chǎng)檢查會(huì)議室設(shè)施，確認(rèn)無(wú)誤后開(kāi)始使用。

2.會(huì)議期間，使用部門(mén)應(yīng)保持會(huì)議室整潔，不得損壞設(shè)施，并在會(huì)議結(jié)束后將會(huì)議室恢復(fù)原狀。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，遵守會(huì)議室的各項(xiàng)規(guī)定。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，使用部門(mén)應(yīng)確保消防安全，了解消防設(shè)施位置，掌握消防逃生路線。

2.會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保會(huì)議室的安全設(shè)施完好。

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議，與會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得在會(huì)議室內(nèi)隨意談?wù)撁舾行畔ⅰ?/p>

五、會(huì)議室維護(hù)與保潔

1.會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，確保會(huì)議室環(huán)境整潔。

2.對(duì)于會(huì)議室的設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門(mén)應(yīng)協(xié)助保潔人員清理會(huì)議室，保持會(huì)議室衛(wèi)生。

六、會(huì)議室資源調(diào)配

1.會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，合理調(diào)配會(huì)議室資源，提高會(huì)議室利用率。

2.在會(huì)議室需求高峰期，會(huì)議秘書(shū)處可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室預(yù)訂順序，確保重要會(huì)議的順利進(jìn)行。

七、會(huì)議室管理規(guī)定監(jiān)督與處罰

1.會(huì)議秘書(shū)處應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定的監(jiān)督，對(duì)違反規(guī)定的部門(mén)或個(gè)人進(jìn)行記錄，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

2.對(duì)于嚴(yán)重違反會(huì)議室管理規(guī)定的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任，確保會(huì)議室管理規(guī)定的嚴(yán)肅性和執(zhí)行力。