應(yīng)用文寫作-電子商務(wù)信函寫作

應(yīng)用文寫作

主講老師：###

2020年2月學(xué)習(xí)項目二：

日常文書

學(xué)習(xí)任務(wù)五：電子商務(wù)信函寫作課程導(dǎo)入：信件問題診斷違背了商務(wù)信函的禮貌（Courtesy)原則。書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情的表達(dá)。措辭上多選用些禮貌婉轉(zhuǎn)詞語，像would,could,may,please,thankyou等。一、電子信函的概念

電子信函即電子郵件，簡稱E-mail，它是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行信息溝通聯(lián)系的一種形式，是現(xiàn)代科學(xué)時代一種新型的信函方式。二、例文電子信函正文XXX先生：您好！現(xiàn)把我廠最近新設(shè)計出來的產(chǎn)品圖片（尤其是童鞋）展示給你們，如果感興趣的話，請于百忙中回音，我們希望貴公司能夠繼續(xù)與我廠合作愉快，多年的良好信譽(yù)使我廠對此充滿信心。盼盡早回復(fù)XX市皮鞋廠外貿(mào)科張遠(yuǎn)XX年XX月XX日

此文為貿(mào)易合作電子信函三、寫作要點1

收件人E-mail信箱地址正確。2

主題提示信息內(nèi)容。3正文寫清楚陳述的事項。4語言簡明扼要。

（一）關(guān)于主題?主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性

1.一定不要空白標(biāo)題，?這是最失禮的。

2.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。?

3.標(biāo)題要能真實反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。?

4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理。???5.可適當(dāng)用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度。

（二）關(guān)于稱呼與問候??

1．郵件的開頭要稱呼收件人，稱呼是第一行頂格寫。???恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度：如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。???2．?Email開頭、結(jié)尾最好要有問候語、祝頌語，：???開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。英文郵件最簡單的開頭寫一個“HI”，中文郵件的寫個“您好”或者“你好”；英文郵件結(jié)尾常見的寫個Best?Regards，中文郵件的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。（三）正文?Email正文應(yīng)要簡明扼要，行文通順。

1.若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱，以示對對方的尊重。

2.宜簡明扼要的說清楚事情，如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述；最好不要讓對方拉滾動條才能看完你的郵件?。

3.注意行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句準(zhǔn)確清晰地表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。4.注意email的論述語氣，須尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查?。6.?Business?Email?不要動不動使用?:)?之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。（四）附件??

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。??2.附件文件的命名最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。???3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。4.?附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文檔。（五）結(jié)尾簽名?

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。??

1.?簽名信息不宜過多??

電子郵件消息末尾加上簽名文件是必要的。簽名文件可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。

2.引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。（六）回復(fù)技巧

1.及時回復(fù)Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是24小時內(nèi)；??如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”，不要讓對方苦苦等待。?如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2.?進(jìn)行針對性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。3.?回復(fù)不得少于10個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你卻只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。（七）正確使用發(fā)送，抄送，密送?

要區(qū)分To、CC、BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）?1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了。這個可能用在非常規(guī)場合。4.TO、CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以，適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的職場形象。5.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。張先生：

您好！我是北京雅致人生管理顧問有限公司的王艷。很高興能夠認(rèn)識您，并有幸將我們公司介紹給您。我們公司培訓(xùn)主要以素質(zhì)技能技巧為主，曾經(jīng)成功的為IBM/HP/SUMSUNG/微軟、中海油、大唐移動、北京移動、信息產(chǎn)業(yè)部電信研究院服務(wù)過，歡迎您訪問我們公司的網(wǎng)址，對我們公司有更多的了解。附件是我們公司擅長的培訓(xùn)課程及講師簡歷，請您查收。如有任何問題或者建議請您隨時與我聯(lián)系!

希望我們能達(dá)成互補(bǔ)，在未來有合作的機(jī)會!感謝您對我工作的支持!

祝您工作開心快樂!

北京雅致人生管理顧問有限公司王艷2019年12月12日商務(wù)信函范文（一）四、實操體驗啦?。?！

××公司：貴方有關(guān)保險事宜的20xx年x月x日來函知悉，特郵件函告如下：一、綜合險。在沒有得到我們顧客的明確指示的情況下，我們一般投保水漬險和戰(zhàn)爭險。如貴方愿投保綜合險，我方可以稍高的保費(fèi)代保此險。二、破碎險。破碎險是一種特別保險，需收取額外保費(fèi)。該險現(xiàn)行保險費(fèi)率為2%，損失只賠超過5%的部分。三、保險金額。我方注意到貴方欲為裝運(yùn)給貴方的貨物按發(fā)票金額另加10%投保，我方當(dāng)照此辦理。我方希望上述答復(fù)將滿足貴方的要求，并等候貴方的答復(fù)。

××公司××年×月×日商務(wù)信函范文（二）×經(jīng)理/總：

新年好！?值此20××新年來臨之際，xxxx（公司）向貴公司表示最衷心的感謝和最誠摯的祝福，感謝您長期以來對我們的支持和信任！?在過去的一年中，我們的團(tuán)隊在您的支持、鼓勵、批評下得到了一定的成長。未來的中國是服務(wù)的王國，得服務(wù)真諦者得天下，你我攜手共同為車主創(chuàng)造出體驗更加溫馨、融洽、激情的消費(fèi)天空！您的標(biāo)準(zhǔn)就是我們努力的方向，在私下直言批評的是我們的真朋友，請?zhí)岣吣鷮ξ覀兊臉?biāo)準(zhǔn)！讓我們共同攜手創(chuàng)造明天、后天，我們的團(tuán)隊還很幼稚，需要指點、批評、鼓勵等各種成長的“營養(yǎng)素”，這是您賜予我們最有價值的禮物。愿我們成為您生命中的禮物，雖然不期而至闖入您的世界，但從此為您打開全新的一扇窗——那一片天空下，生命真摯而溫暖，彼此尊重、呵護(hù)，彼此溫暖。這是我們共同的愿景，這是我們共同的理想！新春來臨，萬象更新，xxxx全體員工衷心祝愿貴公司大展宏圖、事業(yè)興旺！順祝您春節(jié)愉快，身體健康，闔家歡樂！

××××公司××年×月×日商務(wù)信函范文（三）×經(jīng)理/總：??您好！生活是一種態(tài)度，拼搏奮斗之間自由來去，才是生活的真諦！生活是一種心境，慢慢體會了才會有溫馨浪漫的甜蜜……今晨陽光燦爛，空氣清爽怡人，我愿將這人間最美的時刻送給您。祝您生活愉快，事業(yè)蒸蒸日上！

××××公司：×××敬上××年×月×日商務(wù)信函范文（四）×經(jīng)理/總：??您好！?一份真誠，能勝萬兩黃金；一縷溫暖，能抵萬里寒霜；一句真心的問候，送來我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘記照顧自己的身體！祝您身體健康，工作順利！