公司年會活動承辦合同協(xié)議書范本

公司年會活動承辦合同協(xié)議書范本合同編號：__________甲方（委托方）：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：乙方（承辦方）：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：一、前言與背景1.年會活動背景概述甲方為[公司行業(yè)類型]的企業(yè)，為總結(jié)年度工作成果、激勵員工、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部交流以及提升企業(yè)形象，計劃舉辦年度公司年會活動。本次年會旨在為員工提供一個放松、交流和慶祝的平臺，同時也是向合作伙伴展示公司實(shí)力與文化的機(jī)會。2.合同目的陳述甲方委托乙方承辦此次公司年會活動，乙方負(fù)責(zé)按照甲方要求策劃、組織和執(zhí)行年會的各項(xiàng)事宜，保證活動順利進(jìn)行并達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。二、活動基本信息1.年會主題本次年會主題為“共創(chuàng)輝煌，展望未來”，該主題體現(xiàn)了公司在過去一年取得的成績以及對未來發(fā)展的期望，希望通過年會激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力，共同為公司的發(fā)展努力。2.活動時間與地點(diǎn)活動時間：[具體日期]，活動時長預(yù)計為[X]小時，從[開始時間]至[結(jié)束時間]。活動地點(diǎn)：[詳細(xì)地址]，該場地應(yīng)交通便利，可容納預(yù)計參與人數(shù)，且具備舉辦年會所需的設(shè)施條件。3.活動規(guī)模（預(yù)計參與人數(shù)等）預(yù)計參與人數(shù)為[X]人，包括公司員工、部分合作伙伴及特邀嘉賓等。三、服務(wù)內(nèi)容與要求1.整體策劃服務(wù)乙方應(yīng)根據(jù)甲方要求和年會主題，制定詳細(xì)的活動策劃方案，包括活動流程安排、各個環(huán)節(jié)的創(chuàng)意設(shè)計、活動的整體風(fēng)格定位等。策劃方案應(yīng)在合同簽訂后的[X]個工作日內(nèi)提交給甲方審核，經(jīng)甲方書面認(rèn)可后方可執(zhí)行。2.場地布置要求場地布置應(yīng)圍繞年會主題進(jìn)行設(shè)計，包括但不限于舞臺搭建、背景布置、燈光音響效果、座位安排、裝飾物品的擺放等。乙方應(yīng)保證場地布置符合甲方的審美和企業(yè)文化要求，營造出熱烈、喜慶、專業(yè)的氛圍。3.節(jié)目安排與表演乙方負(fù)責(zé)安排豐富多樣的節(jié)目表演，如歌舞、小品、魔術(shù)等，節(jié)目內(nèi)容應(yīng)積極向上、富有創(chuàng)意且具有觀賞性。乙方需組織演員進(jìn)行排練，并保證節(jié)目質(zhì)量。節(jié)目單應(yīng)提前[X]天提交給甲方審核，甲方有權(quán)對節(jié)目內(nèi)容提出修改意見。4.餐飲服務(wù)要求乙方應(yīng)提供符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和甲方預(yù)算的餐飲服務(wù)，包括正餐、點(diǎn)心、飲料等。餐飲菜單應(yīng)提前[X]天提供給甲方確認(rèn)，保證菜品豐富、口味多樣，能夠滿足不同人群的飲食需求。同時乙方要負(fù)責(zé)餐飲區(qū)域的布置和服務(wù)人員的安排。5.活動設(shè)備與物資提供乙方需提供活動所需的各種設(shè)備和物資，如舞臺設(shè)備、音響設(shè)備、燈光設(shè)備、攝影攝像設(shè)備、活動道具等。乙方應(yīng)保證設(shè)備正常運(yùn)行，物資充足且質(zhì)量良好。在活動前[X]天，乙方應(yīng)對設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，并向甲方展示設(shè)備的運(yùn)行情況。6.交通安排（如有）如果甲方有交通方面的需求，乙方應(yīng)負(fù)責(zé)安排車輛接送參會人員。車輛的數(shù)量、類型和行程安排應(yīng)根據(jù)甲方的要求確定，乙方要保證車輛的安全性和舒適性，安排經(jīng)驗(yàn)豐富的司機(jī)駕駛。7.人員服務(wù)（如禮儀、主持人等）乙方應(yīng)提供專業(yè)的禮儀人員和主持人。禮儀人員應(yīng)形象良好、舉止得體，負(fù)責(zé)接待嘉賓、引導(dǎo)就座等工作；主持人應(yīng)具備良好的主持能力和應(yīng)變能力，能夠掌控活動現(xiàn)場的節(jié)奏和氣氛。乙方應(yīng)在活動前[X]天向甲方提供禮儀人員和主持人的相關(guān)資料，供甲方審核。四、活動費(fèi)用與支付方式1.活動總費(fèi)用明細(xì)活動總費(fèi)用為人民幣[X]元，具體費(fèi)用明細(xì)如下：整體策劃費(fèi)用：[X]元場地布置費(fèi)用：[X]元節(jié)目表演費(fèi)用：[X]元餐飲服務(wù)費(fèi)用：[X]元設(shè)備與物資租賃費(fèi)用：[X]元交通安排費(fèi)用（如有）：[X]元人員服務(wù)費(fèi)用：[X]元其他費(fèi)用（如雜費(fèi)、稅費(fèi)等）：[X]元2.費(fèi)用支付進(jìn)度預(yù)付款：合同簽訂后的[X]個工作日內(nèi)，甲方支付活動總費(fèi)用的[X]%，即人民幣[X]元作為預(yù)付款。中期款：在活動籌備工作完成[X]%，經(jīng)甲方驗(yàn)收合格后，甲方支付活動總費(fèi)用的[X]%，即人民幣[X]元。尾款：活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，甲方支付活動總費(fèi)用的剩余部分，即人民幣[X]元。3.支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬等）甲方將通過[具體支付方式]向乙方支付活動費(fèi)用，乙方應(yīng)在收到款項(xiàng)后及時向甲方提供相應(yīng)的收款憑證。4.發(fā)票開具要求乙方應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，為甲方開具合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與活動費(fèi)用明細(xì)相符，在甲方支付每筆款項(xiàng)后的[X]個工作日內(nèi)提供給甲方。五、雙方權(quán)利與義務(wù)1.甲方權(quán)利與義務(wù)甲方權(quán)利有權(quán)對乙方的策劃方案、節(jié)目安排、場地布置等各項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審核，并提出修改意見。有權(quán)對活動的籌備和執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)督，要求乙方按照合同約定履行義務(wù)。在乙方未能按照合同約定提供服務(wù)時，有權(quán)要求乙方采取補(bǔ)救措施或追究乙方的違約責(zé)任。甲方義務(wù)按照合同約定的支付進(jìn)度向乙方支付活動費(fèi)用。向乙方提供與活動相關(guān)的必要信息，如參會人員名單、特殊要求等，協(xié)助乙方順利開展工作。在活動期間，配合乙方的安排，保證活動現(xiàn)場秩序良好。2.乙方權(quán)利與義務(wù)乙方權(quán)利有權(quán)按照合同約定收取甲方支付的活動費(fèi)用。在甲方未能按照合同約定支付費(fèi)用時，有權(quán)暫停活動籌備或執(zhí)行工作，并要求甲方承擔(dān)違約責(zé)任。在活動籌備和執(zhí)行過程中，根據(jù)實(shí)際情況對策劃方案等進(jìn)行合理調(diào)整，但需提前通知甲方并獲得甲方書面同意。乙方義務(wù)按照合同約定的服務(wù)內(nèi)容和要求，精心策劃、組織和執(zhí)行年會活動，保證活動質(zhì)量和效果。負(fù)責(zé)活動相關(guān)的所有審批、備案等手續(xù)的辦理，承擔(dān)因手續(xù)不全導(dǎo)致的法律責(zé)任。保證活動期間的安全，包括場地安全、人員安全、食品安全等，如發(fā)生安全，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。對甲方提供的信息予以保密，不得泄露給第三方。六、活動籌備與執(zhí)行1.籌備階段的工作安排與協(xié)調(diào)在合同簽訂后的[X]個工作日內(nèi)，乙方應(yīng)成立活動籌備小組，明確小組成員的職責(zé)分工，并將人員名單和聯(lián)系方式提供給甲方。乙方應(yīng)按照合同約定的時間節(jié)點(diǎn)，完成各項(xiàng)籌備工作，如策劃方案的制定、場地的預(yù)訂、演員的招募與排練、設(shè)備物資的采購或租賃等。在籌備過程中，乙方應(yīng)定期向甲方匯報工作進(jìn)展情況，每周至少提供一次書面報告，如有重要事項(xiàng)應(yīng)及時通知甲方。甲方應(yīng)積極配合乙方的籌備工作，在收到乙方提交的相關(guān)文件（如策劃方案、菜單、節(jié)目單等）后的[X]個工作日內(nèi)給予反饋意見。如甲方未能按時反饋，視為對乙方提交內(nèi)容無異議。在籌備過程中，如遇到不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的因素導(dǎo)致籌備工作無法按計劃進(jìn)行，乙方應(yīng)及時通知甲方，并提出解決方案，經(jīng)甲方書面同意后調(diào)整籌備計劃。2.執(zhí)行過程中的溝通機(jī)制在活動執(zhí)行當(dāng)天，乙方應(yīng)提前到達(dá)活動現(xiàn)場進(jìn)行最后的準(zhǔn)備工作，保證活動按時開始?；顒悠陂g，乙方應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)與甲方的溝通協(xié)調(diào)，及時處理甲方提出的問題和要求。甲方有權(quán)在活動現(xiàn)場對乙方的服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，如發(fā)覺問題，乙方應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改。乙方應(yīng)建立應(yīng)急溝通機(jī)制，保證在遇到突發(fā)情況（如設(shè)備故障、演員缺席等）時，能夠迅速與甲方溝通，并采取有效的應(yīng)對措施。同時乙方應(yīng)在活動結(jié)束后及時向甲方提交活動執(zhí)行報告，總結(jié)活動的優(yōu)點(diǎn)和不足之處。3.應(yīng)急預(yù)案與應(yīng)對措施乙方應(yīng)制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況（如惡劣天氣、火災(zāi)、電力故障、人員突發(fā)疾病等）進(jìn)行預(yù)演和準(zhǔn)備。在遇到惡劣天氣時，如果活動在室內(nèi)進(jìn)行，乙方應(yīng)保證場地的防雨、防風(fēng)等設(shè)施完好，保障活動正常進(jìn)行；如果活動在室外進(jìn)行，乙方應(yīng)提前準(zhǔn)備雨具、備用場地等應(yīng)對措施，在保證安全的前提下盡量減少對活動的影響。針對火災(zāi)隱患，乙方應(yīng)在活動現(xiàn)場配備足夠的滅火設(shè)備，并保證場地的消防通道暢通?；顒悠陂g，安排專人負(fù)責(zé)消防安全檢查，一旦發(fā)覺火災(zāi)隱患，立即采取措施消除隱患；如發(fā)生火災(zāi)，應(yīng)按照消防應(yīng)急預(yù)案迅速組織人員疏散，并及時報警。對于電力故障，乙方應(yīng)準(zhǔn)備備用發(fā)電機(jī)或與場地提供方協(xié)商好電力保障措施，保證活動期間電力供應(yīng)穩(wěn)定。如果發(fā)生電力故障，應(yīng)在最短時間內(nèi)恢復(fù)電力供應(yīng)，如無法及時恢復(fù)，應(yīng)采取其他應(yīng)急照明和音響設(shè)備，保證活動能夠繼續(xù)進(jìn)行。在人員突發(fā)疾病方面，乙方應(yīng)在活動現(xiàn)場配備基本的醫(yī)療急救設(shè)備和藥品，并安排具有急救知識的工作人員。一旦發(fā)生人員突發(fā)疾病情況，應(yīng)立即進(jìn)行急救處理，并及時呼叫急救車輛送往附近醫(yī)院。七、活動質(zhì)量與驗(yàn)收1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)活動應(yīng)按照乙方提交并經(jīng)甲方認(rèn)可的策劃方案順利進(jìn)行，各個環(huán)節(jié)的執(zhí)行應(yīng)符合合同約定的服務(wù)內(nèi)容和要求。場地布置應(yīng)美觀、整潔、符合主題要求，設(shè)備運(yùn)行正常，音響燈光效果良好，能夠?yàn)閰藛T提供舒適的活動環(huán)境。節(jié)目表演應(yīng)精彩、富有創(chuàng)意，演員表演水平高，能夠吸引觀眾的注意力并引起共鳴。餐飲服務(wù)應(yīng)衛(wèi)生、可口，菜品供應(yīng)及時，服務(wù)人員態(tài)度熱情、周到。人員服務(wù)（禮儀、主持人等）應(yīng)專業(yè)、規(guī)范，能夠滿足活動的需求并提升活動的整體品質(zhì)。2.驗(yàn)收方式與時間節(jié)點(diǎn)甲方將在活動籌備階段對乙方的各項(xiàng)籌備工作進(jìn)行階段性驗(yàn)收，如策劃方案、場地布置、節(jié)目排練等。乙方應(yīng)在完成每個階段的工作后及時通知甲方進(jìn)行驗(yàn)收，甲方應(yīng)在收到通知后的[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行驗(yàn)收。在活動結(jié)束后，甲方將對活動的整體質(zhì)量進(jìn)行最終驗(yàn)收。如果甲方在活動過程中發(fā)覺問題，應(yīng)及時通知乙方進(jìn)行整改；如果乙方未能在甲方要求的時間內(nèi)完成整改，視為乙方未通過驗(yàn)收。八、知識產(chǎn)權(quán)與保密條款1.知識產(chǎn)權(quán)歸屬乙方為本次活動創(chuàng)作的策劃方案、節(jié)目內(nèi)容（如原創(chuàng)節(jié)目腳本、表演形式等）、場地布置設(shè)計等知識產(chǎn)權(quán)歸乙方所有，但乙方應(yīng)授予甲方在本次活動范圍內(nèi)的使用權(quán)。甲方提供的公司標(biāo)志、宣傳資料等知識產(chǎn)權(quán)歸甲方所有，乙方在活動中使用時應(yīng)遵循甲方的要求，不得擅自修改或用于其他目的。2.保密信息范圍雙方在合同履行過程中知悉的對方商業(yè)秘密、活動策劃方案、參會人員名單、財務(wù)信息等均屬于保密信息范圍。3.雙方保密義務(wù)雙方應(yīng)采取必要的保密措施，保證保密信息不被泄露給第三方。未經(jīng)對方書面同意，任何一方不得將保密信息用于與本合同無關(guān)的其他目的。本條款的保密期限自合同簽訂之日起[X]年。九、違約責(zé)任與爭議解決1.違約責(zé)任甲方違約責(zé)任如果甲方未能按照合同約定的支付進(jìn)度支付活動費(fèi)用，每逾期一天，應(yīng)按照未支付金額的[X]%向乙方支付違約金。逾期超過[X]天的，乙方有權(quán)解除合同，并要求甲方支付已完成工作對應(yīng)的費(fèi)用以及違約金。如果甲方未能履行合同約定的其他義務(wù)（如提供必要信息、配合籌備工作等），導(dǎo)致活動無法按計劃進(jìn)行或給乙方造成損失的，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。乙方違約責(zé)任如果乙方未能按照合同約定的服務(wù)內(nèi)容和要求提供服務(wù)，如策劃方案不符合要求、場地布置不達(dá)標(biāo)、節(jié)目表演質(zhì)量差、餐飲服務(wù)出現(xiàn)問題等，乙方應(yīng)采取補(bǔ)救措施，保證活動達(dá)到合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如果乙方未能在甲方要求的時間內(nèi)完成補(bǔ)救措施，甲方有權(quán)扣除活動總費(fèi)用的[X]%作為違約金，并要求乙方賠償因此給甲方造成的損失。如果乙方未能按照合同約定的時間節(jié)點(diǎn)完成籌備工作或活動執(zhí)行工作，每逾期一天，應(yīng)按照活動總費(fèi)用的[X]%向甲方支付違約金。逾期超過[X]天的，甲方有權(quán)解除合同，并要求乙方返還已支付的款項(xiàng)，同時乙方應(yīng)承擔(dān)因此給甲方造成的全部損失。如果乙方泄露甲方的保密信息，應(yīng)向甲方支付違約金人民幣[X]元，并賠償甲方因此遭受的全部損失。2.爭議解決方式（如仲裁或訴訟等）本合同在履行過程中如發(fā)生爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。在爭議解決期間，除涉及爭議的部分外，雙方應(yīng)繼續(xù)履行合同的其他條款。十、其他條款1.合同變更與解除本合同的任何變更或補(bǔ)充需經(jīng)雙方書面協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。在合同履行過程中，如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的因素導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行，雙方可以協(xié)商解除合同，互不承擔(dān)違約責(zé)任。2.合同附件說明本合同的附件包括但不限于活動策劃方案、節(jié)目單、菜單、費(fèi)用明細(xì)清單等，附件與本合同具有同等法律效力。3.合同生效與終止本合同自雙方簽字（蓋章）之日起生效，至活動結(jié)束且雙方權(quán)利義務(wù)履行完畢之日終止。4.不可抗力條款本合同所稱不可抗力是指不能預(yù)見、不能避免并不能克服的客觀情況，如自然災(zāi)害、行為、社