行政前臺崗位職責(zé)

行政前臺崗位職責(zé)1.崗位背景和職責(zé)概述行政前臺作為公司的門面和形象代表，承當(dāng)著對外客人和員工的接待和管理工作。本規(guī)章制度旨在規(guī)范行政前臺的職責(zé)，確保公司的形象和工作秩序得到有效維護(hù)。2.崗位職責(zé)2.1接待來訪者負(fù)責(zé)接待公司來訪的客戶、合作伙伴、供應(yīng)商和其他訪客；禮貌待客，熱誠接待，并依據(jù)不同人員的身份和要求供應(yīng)必需的幫忙和引導(dǎo)；維護(hù)來訪者登記冊，準(zhǔn)確記錄來訪者的基本信息，并及時通知被訪人員；給來訪者供應(yīng)必需的公司介紹和參觀布置。2.2電話接聽與轉(zhuǎn)接負(fù)責(zé)接聽公司的電話，準(zhǔn)確記錄電話內(nèi)容和緊要信息，并及時轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人員；依據(jù)訪客的需求，正確轉(zhuǎn)接電話，并確保電話接通率和轉(zhuǎn)接準(zhǔn)確率；依據(jù)公司規(guī)定，處理來電咨詢、投訴和建議，并及時反饋給相關(guān)部門；維護(hù)公司電話系統(tǒng)的正常運行，及時報修和處理電話故障。2.3郵件和快遞管理負(fù)責(zé)管理公司的收發(fā)郵件和快遞，確保及時送達(dá)和歸檔；依據(jù)公司規(guī)定，簽收和分發(fā)郵件和快遞，并將緊要文件送達(dá)相關(guān)人員；確保郵件和快遞的安全和機(jī)密性，不得私自打開他人信件或包裹；維護(hù)公司的郵件和快遞登記冊，準(zhǔn)確記錄郵件和快遞的信息和狀態(tài)。2.4會議室管理負(fù)責(zé)會議室的預(yù)約和布置，依據(jù)需要提前布置好會議室；接待會議參加人員，供應(yīng)必需的會議服務(wù)和支持；確保會議室的衛(wèi)生和設(shè)備的正常運行，及時報修和處理設(shè)備故障；維護(hù)會議室秩序，及時清理垃圾和飲料食品殘留物。2.5辦公用品和設(shè)備管理負(fù)責(zé)辦公用品的采購和管理，及時增補和更新辦公用品；管理公司的辦公設(shè)備，及時報修和處理設(shè)備故障；對辦公區(qū)域的設(shè)備和用品進(jìn)行定期檢查和維護(hù)和修理，確保正常使用；維護(hù)公司辦公區(qū)域的乾凈和環(huán)境衛(wèi)生，定期清理和消毒。2.6安全和保安管理負(fù)責(zé)公司內(nèi)外的安全管理，加強(qiáng)對人員出入的監(jiān)控和檢查；搭配保安人員，做好公司的安全防范工作，及時報告異常情況；幫助處理突發(fā)事件和緊急情況，保障員工和資產(chǎn)的安全；確保公司門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備的正常運行，及時報修和處理故障。2.7行政文檔管理負(fù)責(zé)行政文檔的收發(fā)、傳遞、存檔和整理，確保文檔信息的準(zhǔn)確性和完整性；依據(jù)需要，幫助編輯和制作行政相關(guān)報告、文件和簡報；維護(hù)公司文檔和資料的機(jī)密性，不得私自外泄或泄露任何機(jī)密信息；定期歸類和整理行政文檔，建立完善的文檔管理系統(tǒng)。3.行政前臺職責(zé)要求和素養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)3.1專業(yè)技能要求具備肯定的接待禮儀和溝通技巧；熟識辦公自動化設(shè)備的操作；具備基本的電話接聽和轉(zhuǎn)接本領(lǐng)；具備郵件和快遞管理的相關(guān)知識。3.2職業(yè)素養(yǎng)要求具有良好的溝通和服務(wù)意識，態(tài)度友好、熱誠；具備肯定的應(yīng)變本領(lǐng)和解決問題的本領(lǐng)；具有良好的團(tuán)隊合作精神和協(xié)調(diào)本領(lǐng)；保持良好的形象和儀表，嚴(yán)守機(jī)密和保密規(guī)定。3.3工作態(tài)度要求樂觀自動，勤奮努力，工作認(rèn)真細(xì)致，責(zé)任心強(qiáng)；保持工作地方的乾凈和衛(wèi)生，營造良好的工作環(huán)境；遵守公司的規(guī)章制度和安全操作規(guī)程；自動關(guān)注工作動態(tài)，不絕學(xué)習(xí)和提升本身的專業(yè)本領(lǐng)。4.行政前臺職責(zé)的履行及考核4.1履行要求行政前臺應(yīng)依照規(guī)章制度和公司相關(guān)要求履行各項職責(zé)；團(tuán)隊經(jīng)理應(yīng)對行政前臺的工作進(jìn)行定期檢查和引導(dǎo)；行政前臺應(yīng)及時報告工作進(jìn)展和存在的問題。4.2考核方法公司將定期進(jìn)行行政前臺的績效考核；考核內(nèi)容包含工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作效率等方面；依據(jù)考核結(jié)果，公司將予以相應(yīng)的嘉獎和激勵措施。5.附則本制度自發(fā)布