議程規(guī)劃與會(huì)議管理制度

議程規(guī)劃與會(huì)議管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本規(guī)章制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)各級(jí)會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，保障決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況訂立。第二條適用范圍本規(guī)章制度適用于企業(yè)內(nèi)部各級(jí)會(huì)議的組織與管理。第三條定義會(huì)議：是指為了解決企業(yè)緊要事務(wù)、實(shí)施管理決策而組織的一種高效溝通方式。召開(kāi)單位：是指發(fā)起并組織會(huì)議的部門(mén)或人員。召集人：是指會(huì)議的組織者或秘書(shū)處負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)會(huì)議的召集、籌辦與跟進(jìn)工作。第二章會(huì)議的類型和級(jí)別第四條會(huì)議的類型依據(jù)會(huì)議目的和參加人員的不同，企業(yè)內(nèi)部會(huì)議分為常規(guī)會(huì)議和特殊會(huì)議兩種類型。常規(guī)會(huì)議：定期召開(kāi)，如每周例會(huì)、月度匯報(bào)會(huì)等。特殊會(huì)議：不定期召開(kāi)，如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、總結(jié)會(huì)等。第五條會(huì)議的級(jí)別會(huì)議的級(jí)別由會(huì)議的緊要性和影響范圍決議，分為三個(gè)級(jí)別：總部級(jí)會(huì)議、區(qū)域級(jí)會(huì)議和部門(mén)級(jí)會(huì)議?？偛考?jí)會(huì)議：緊要決策事項(xiàng)、戰(zhàn)略規(guī)劃、重點(diǎn)項(xiàng)目部署等，由企業(yè)總部召集，參會(huì)人員為高級(jí)管理層及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人。區(qū)域級(jí)會(huì)議：區(qū)域業(yè)務(wù)決策、市場(chǎng)推廣計(jì)劃、區(qū)域銷售業(yè)績(jī)等，由區(qū)域總經(jīng)理召集，參會(huì)人員為區(qū)域各部門(mén)負(fù)責(zé)人。部門(mén)級(jí)會(huì)議：部門(mén)日常工作布置、進(jìn)度匯報(bào)、問(wèn)題解決等，由部門(mén)負(fù)責(zé)人召集，參會(huì)人員為部門(mén)相關(guān)人員。第三章會(huì)議的組織與準(zhǔn)備第六條會(huì)議的召集常規(guī)會(huì)議：由召集人依據(jù)會(huì)議周期，提前確定會(huì)議時(shí)間、地方和議題，書(shū)面通知會(huì)議參加人員。特殊會(huì)議：依據(jù)會(huì)議目的和參加人員的布置，由召集人書(shū)面通知會(huì)議參加人員，提前確定會(huì)議時(shí)間、地方和議題。第七條會(huì)議文件的準(zhǔn)備召集人應(yīng)依據(jù)會(huì)議議題和目的，訂立會(huì)議文件，并在會(huì)議召開(kāi)前向參會(huì)人員發(fā)送。會(huì)議文件應(yīng)包含會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要模板、相關(guān)資料和報(bào)告等。第八條會(huì)議提示和確認(rèn)召集人應(yīng)在會(huì)議前一天提示參會(huì)人員按時(shí)參會(huì)，并確認(rèn)參會(huì)意向。參會(huì)人員應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，并在會(huì)議前做好相關(guān)準(zhǔn)備。第九條會(huì)議場(chǎng)合與設(shè)備召集人應(yīng)提前預(yù)定會(huì)議室，并確保會(huì)議室設(shè)備齊全、通訊設(shè)備暢通。召集人應(yīng)檢查會(huì)議設(shè)備的正常運(yùn)行，如投影儀、音響等，并對(duì)故障設(shè)備及時(shí)報(bào)修或更換。第十條會(huì)議資料管理會(huì)議資料應(yīng)妥當(dāng)管理，保密性要求高的資料應(yīng)加密存放。對(duì)于緊要資料，應(yīng)備份，以防丟失。第四章會(huì)議的組織和進(jìn)行第十一條會(huì)議秩序參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參會(huì)，依照會(huì)議布置就座。參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，敬重發(fā)言者的權(quán)威和發(fā)言秩序。會(huì)議期間，參會(huì)人員不得擅自離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，如需離開(kāi)應(yīng)提前請(qǐng)假。第十二條會(huì)議議程召集人應(yīng)依據(jù)會(huì)議目的，在會(huì)議開(kāi)始前向參會(huì)人員分發(fā)議程，確保會(huì)議主題的明確性。開(kāi)會(huì)前，召集人應(yīng)總結(jié)過(guò)去會(huì)議的執(zhí)行情況，并對(duì)整個(gè)會(huì)議進(jìn)行布置和調(diào)度。第十三條會(huì)議記錄召集人應(yīng)指定會(huì)議秘書(shū)，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容和討論結(jié)果，并及時(shí)整理成會(huì)議紀(jì)要，并抄送給參會(huì)人員。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包含會(huì)議時(shí)間、地方、與會(huì)人員、議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。第十四條會(huì)議決策會(huì)議決策應(yīng)基于充分的討論和研究，確保決策科學(xué)、準(zhǔn)確、可行。緊要決策應(yīng)按程序記錄，并由負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。第五章會(huì)議的跟蹤和評(píng)估第十五條會(huì)議執(zhí)行情況跟蹤召集人應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)會(huì)議決策和任務(wù)的執(zhí)行情況，對(duì)未完成的任務(wù)和問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)解決和跟蹤。第十六條會(huì)議效果評(píng)估定期評(píng)估各級(jí)會(huì)議的效果和改進(jìn)的必需性，針對(duì)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整會(huì)議組織方式和流程。第十七條會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔會(huì)議紀(jì)要應(yīng)歸檔保管，作為企業(yè)決策的依據(jù)和歷史記錄。第六章附則第十八條自查與整改依據(jù)實(shí)際需要，每年至少開(kāi)展一次會(huì)議管理制度的自查，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行整改并形成整改報(bào)告。第十九條本制度的解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)負(fù)責(zé)人擁有，并有權(quán)進(jìn)行修改和完善。第二十條本制度的執(zhí)行與違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的行為，將依據(jù)企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，包含但不限于口頭警告、書(shū)面警告、責(zé)令整改、經(jīng)濟(jì)懲罰、停職或解除勞動(dòng)合同等。第二十一條本制度的效力和修訂本制度經(jīng)企業(yè)負(fù)