通訊及信息管理制度

通訊及信息管理制度1.前言1.1本制度是為了規(guī)范企業(yè)內(nèi)部和外部的通訊和信息管理，確保信息的安全性、準(zhǔn)確性和機(jī)密性，提高內(nèi)部溝通效率，避開(kāi)信息泄露和誤傳等問(wèn)題。1.2本制度適用于企業(yè)內(nèi)部全部員工和外部合作伙伴，在企業(yè)內(nèi)部和外部的通訊和信息管理過(guò)程中必需遵守。1.3本制度的違反行為將依照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并可能會(huì)面對(duì)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.通訊規(guī)定2.1內(nèi)部通訊2.1.1內(nèi)部通訊重要通過(guò)企業(yè)內(nèi)部通訊工具進(jìn)行，包含但不限于企業(yè)即時(shí)通訊軟件、電子郵件、內(nèi)部網(wǎng)站等。2.1.2內(nèi)部通訊應(yīng)注意以下事項(xiàng)：信息準(zhǔn)確和明確，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明白；不得以惡意、貶低、攻擊性的方式進(jìn)行溝通；保持禮貌和文明，不得使用羞辱性的言辭；內(nèi)部通訊僅限于工作相關(guān)內(nèi)容，不得私自傳播公司機(jī)密或他人隱私信息。2.1.3內(nèi)部通訊的記錄和歸檔應(yīng)依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，不得任意刪除或修改。2.2外部通訊2.2.1外部通訊重要通過(guò)企業(yè)電子郵件、電話、傳真等方式進(jìn)行。2.2.2外部通訊應(yīng)注意以下事項(xiàng)：以正式、專業(yè)、禮貌的方式進(jìn)行溝通；不得透露公司機(jī)密和他人隱私信息；遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，不得發(fā)送非法、違反道德規(guī)范的信息。2.2.3外部通訊的記錄和歸檔應(yīng)依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，不得任意刪除或修改。3.信息管理規(guī)定3.1信息安全3.1.1全部員工應(yīng)加強(qiáng)信息安全意識(shí)，切勿泄露公司和他人的機(jī)密信息。3.1.2緊要信息（包含但不限于客戶信息、財(cái)務(wù)信息、合同信息等）在手記、傳輸、存儲(chǔ)和處理過(guò)程中應(yīng)加密、備份和防護(hù)，確保信息的完整性和保密性。3.1.3員工不得私自復(fù)制、竄改、刪除或外傳公司信息，包含但不限于文件、文檔、圖像、視頻等。3.2信息準(zhǔn)確性3.2.1全部員工在撰寫(xiě)和傳遞信息時(shí)，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，不得有意虛假和誤導(dǎo)性敘述。3.2.2信息發(fā)布人應(yīng)對(duì)發(fā)布的信息負(fù)責(zé)，確保信息的真實(shí)性、完整性和時(shí)效性。3.3信息歸檔與管理3.3.1企業(yè)對(duì)于緊要的信息應(yīng)建立有效的歸檔和管理制度，確保信息的有序存儲(chǔ)和查找。3.3.2員工應(yīng)依照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行信息歸檔，不得隨便刪除或竄改已歸檔的信息。3.4信息傳遞和傳播3.4.1企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞和傳播應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得超出權(quán)限和范圍傳遞信息。3.4.2企業(yè)外部信息的傳遞和傳播應(yīng)經(jīng)過(guò)合法授權(quán)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，并遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)。3.4.3企業(yè)不得利用信息傳遞和傳播渠道進(jìn)行營(yíng)銷(xiāo)、宣傳等商業(yè)活動(dòng)，除非經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)或授權(quán)。4.監(jiān)督與違規(guī)處理4.1企業(yè)將建立信息管理監(jiān)督機(jī)制，負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查通訊和信息管理的執(zhí)行情況。4.2對(duì)于違反通訊及信息管理制度的行為，將依照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，包含但不限于口頭警告、書(shū)面警告、紀(jì)律處分等。4.3違反通訊及信息管理制度且涉及法律問(wèn)題的，將依法追究法律責(zé)任。5.核心要求5.1全部員工應(yīng)加強(qiáng)信息安全意識(shí)，嚴(yán)守公司機(jī)密以及他人隱私。5.2內(nèi)部和外部通訊應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，確保信息的準(zhǔn)確性、安全性和機(jī)密性。5.3信息管理應(yīng)遵從歸檔和管理規(guī)定，確保信息的有序存儲(chǔ)和查找。5.4信息傳遞和傳播應(yīng)合法、準(zhǔn)確和完整，遵守法律法規(guī)。5.5違反通訊及信息管理制度將受到相應(yīng)的處理，且涉及法律問(wèn)題將依法追究責(zé)任。6.結(jié)束語(yǔ)通訊及信息管理制度的訂立旨在保障企業(yè)內(nèi)部和外部通訊的安全、準(zhǔn)確和機(jī)密，促進(jìn)信息