如何組織一次高效的溝通會(huì)議培訓(xùn)課件

如何組織一次高效的溝通會(huì)議HAVEANEFFICIENTMEETINGLOGO培訓(xùn)師：小1知職場(chǎng)人必備技能之一當(dāng)今社會(huì)越來越追求高效，每個(gè)人都恨不得自己每天48個(gè)小時(shí)，然而我們卻觀察到絕大多數(shù)職場(chǎng)人在花時(shí)間在一些曠日持久、卻毫無成效的會(huì)議上，如何組織一個(gè)高效會(huì)議應(yīng)該成為每一個(gè)有追求的職場(chǎng)人必備的技能有效的會(huì)議是中國(guó)企業(yè)和組織中的一個(gè)最大的難題，是職場(chǎng)人都需要去掌握的技能之一會(huì)議經(jīng)常出現(xiàn)問題時(shí)間太浪費(fèi)沒有專門的會(huì)議議程或者議程很差，大家都是想到哪說到哪浪費(fèi)時(shí)間信息不對(duì)稱會(huì)議前沒有做好充分的溝通，就導(dǎo)致會(huì)議開始后大家的信息存在差異主持能力差主持能力差或者沒有人主導(dǎo)，無法通過高效行動(dòng)推動(dòng)會(huì)議的順暢溝通高效會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)EFFICIENTSTANDARD會(huì)議成效評(píng)估EFFICIENTRESULTS會(huì)議準(zhǔn)備工作EFFICIENTPREPARATION高效會(huì)議技巧EFFICIENTSKILLS目錄CONTENTS高效會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)01高效會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)角色主持人作為主持人，有流程管理的會(huì)議功能，需要作開場(chǎng)白、把控會(huì)議節(jié)奏、推進(jìn)會(huì)議高效進(jìn)行記錄人作為記錄人，有著信息管理的會(huì)議功能，需要全程記錄會(huì)議中產(chǎn)出的行動(dòng)、負(fù)責(zé)人及時(shí)間決策者作為決策者，對(duì)會(huì)議最終能否達(dá)成指導(dǎo)后續(xù)工作的共識(shí)起著至關(guān)重要的作用，負(fù)責(zé)明確決策與會(huì)者作為與會(huì)者/引導(dǎo)者，其會(huì)議中的功能就是參加會(huì)議，會(huì)議過程中需要發(fā)表意見以及建議明確會(huì)議目標(biāo)，使討論的內(nèi)容更有針對(duì)性，令會(huì)議高度系統(tǒng)化進(jìn)行作為會(huì)議的組織方，主持討論，讓討論或會(huì)議按照理想的方向推進(jìn)任何沒有結(jié)果輸出的會(huì)議都在浪費(fèi)時(shí)間，推動(dòng)行動(dòng)節(jié)奏以交付成果高效會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)流程明確目標(biāo)主持舉行落地實(shí)施氣氛活躍高效的會(huì)議參與度很高，討論氣氛很活躍，大家依序表達(dá)自己的觀點(diǎn)，但不產(chǎn)生沖突高效會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)特征相互尊重高效會(huì)議的參與者們會(huì)包容他人的觀點(diǎn)，先反思自己再表達(dá)不同意見，不會(huì)一味反對(duì)表述具體高效的會(huì)議不存在大概、可能、也許、幾乎、基本、似乎…這些含糊不清的表達(dá)詞匯反饋及時(shí)高效會(huì)議中講述者總能得到及時(shí)的反饋，或肯定性語(yǔ)言稱贊，或不同意見觀點(diǎn)表述會(huì)議準(zhǔn)備工作02不開無準(zhǔn)備的會(huì)議會(huì)議成功的80%在于準(zhǔn)備即便是細(xì)小的事情也需要毫無遺漏地進(jìn)行準(zhǔn)備，需要正視會(huì)議的提前準(zhǔn)備充分的會(huì)議準(zhǔn)備給召集并主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者帶來召開會(huì)議的自信感，且提高了會(huì)議參加者的滿足感和滿意度，從而輕而易舉地達(dá)成團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)會(huì)議準(zhǔn)備的流程明確主題根據(jù)會(huì)議議題詳細(xì)規(guī)劃會(huì)議流程，為每個(gè)階段分配時(shí)間確定人員確定參加會(huì)議的相關(guān)人員，事先分發(fā)會(huì)議資料給參會(huì)人搜集資料搜集主題相關(guān)的文字、圖片、數(shù)據(jù)等，如必要提前打印通知確認(rèn)謹(jǐn)慎起見，會(huì)議開始前可通過郵件方式確保所有人明確會(huì)議全面的籌劃運(yùn)用5W1H框架分析會(huì)議主題，為什么要開，議題是什么，什么地點(diǎn)什么時(shí)間開，怎樣的方式開會(huì)議籌劃的5W1HwhywherewhatwhenwhoHow會(huì)議成效評(píng)估03原因未查明項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題未查明原因時(shí)不放過會(huì)議四不放過原則利用此四大原則，開會(huì)時(shí)繪制一張表格，用電腦在表格中直接填寫每一個(gè)部門發(fā)生的問題、原因、結(jié)果、責(zé)任人，有沒有橫向展開教育給其他群眾，改善措施是什么，每次開例會(huì)時(shí)就將幾個(gè)問題一一列出01020304責(zé)任未明確項(xiàng)目分工未明確責(zé)任人是哪些時(shí)不放過宣貫不徹底會(huì)議中產(chǎn)生的結(jié)論未徹底宣貫時(shí)不放過方案未落地會(huì)議中未達(dá)成一致的項(xiàng)目方案時(shí)不放過通過跟蹤項(xiàng)目延誤次數(shù)評(píng)估行動(dòng)項(xiàng)目預(yù)計(jì)完成日期實(shí)際完成日期延誤天數(shù)1.增加一線數(shù)量2020/05/012020/05/01//2.提高生產(chǎn)效率2020/05/022020/05/01//3.提升銷售額2020/05/152020/05/2712D4.優(yōu)化接線工具2020/06/012020/06/076D5.啟動(dòng)新線路2020/06/052020/06/01//6.設(shè)計(jì)新清單2020/07/012020/07/1110D7.制定接線標(biāo)準(zhǔn)2020/07/01仍未完成≥15D在本例中，多個(gè)行動(dòng)項(xiàng)目被延誤了，如果行動(dòng)被延誤，即使已列入會(huì)議紀(jì)要，很可能會(huì)議沒有對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估，或者會(huì)議沒有提及解決行動(dòng)延誤問題等候，15min本例中只是把整個(gè)會(huì)議簡(jiǎn)單拆分成了四個(gè)階段，為盡可能準(zhǔn)確地量化評(píng)估會(huì)議，實(shí)際執(zhí)行可以拆分出更多細(xì)分階段，通過會(huì)議階段的時(shí)間量化拆分能夠很直觀地發(fā)現(xiàn)會(huì)議中存在的問題通過量化會(huì)議時(shí)間評(píng)估開始結(jié)束關(guān)聯(lián)度低的議題，25min冗長(zhǎng)的匯報(bào)及討論，50min確認(rèn)落地方案，25min會(huì)議總時(shí)間高效會(huì)議技巧04高效技巧關(guān)鍵詞自信熱情請(qǐng)教工具高效進(jìn)行小貼士以上只是基于過往大量參與會(huì)議的經(jīng)歷及總結(jié)，給出了一些組織高效會(huì)議的最佳做法，相信在座的各位也都有適合自己的高效會(huì)議小貼士，也仍有一部分未列出來的小貼士需要大家自我探索準(zhǔn)時(shí)開始準(zhǔn)點(diǎn)開始是對(duì)準(zhǔn)時(shí)參會(huì)人的基本尊重介紹背景讓每位參會(huì)人在會(huì)議開始站同一水平依序討論按照議程一項(xiàng)一項(xiàng)過議題并確認(rèn)完成準(zhǔn)時(shí)結(jié)束議程未及時(shí)完成可另組織后續(xù)的會(huì)議

360°領(lǐng)導(dǎo)力領(lǐng)導(dǎo)者影響力、運(yùn)營(yíng)力、管理力智慧CONTENTSPAGE

第2頁(yè)如何塑造你在團(tuán)隊(duì)中的影響力？如何激發(fā)和使用員工的智慧？如何提升管理的基本功？這是一個(gè)人本管理的時(shí)代,也是需要智慧管理的時(shí)代。

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第2頁(yè)人類三個(gè)時(shí)代管理的變遷領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧領(lǐng)導(dǎo)者的運(yùn)營(yíng)力智慧領(lǐng)導(dǎo)者的管理力智慧01020304目

錄

人類三個(gè)時(shí)代管理的變遷農(nóng)業(yè)時(shí)代的管理模式——經(jīng)驗(yàn)管理工業(yè)時(shí)代的管理——流程與品質(zhì)管理知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理——人本管理第4頁(yè)1PART1PART人類三個(gè)時(shí)代管理的變遷農(nóng)業(yè)時(shí)代——經(jīng)驗(yàn)管理

工業(yè)時(shí)代——流程與品質(zhì)管理

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代——人本管理領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧第4頁(yè)2PART對(duì)你的下屬有用包容力有結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)者的影響力就是個(gè)人修養(yǎng)與內(nèi)在品格的結(jié)晶，也是激勵(lì)團(tuán)隊(duì)號(hào)召團(tuán)隊(duì)的一面旗幟，更是凝聚團(tuán)隊(duì)的核心力量。2PART領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧令人折服的遠(yuǎn)見要讓別人跟你走,就要讓你比他看的遠(yuǎn)！眼界決定境界2PART領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧人愿意跟隨一個(gè)人，核心點(diǎn)就是對(duì)自己有用。激勵(lì)你的下屬，成為團(tuán)隊(duì)的精神領(lǐng)袖幫助你的下屬不斷成長(zhǎng)，成為團(tuán)隊(duì)成長(zhǎng)的導(dǎo)師善于挖掘下屬潛能，成為團(tuán)隊(duì)走向卓越的教練成大事者不在于誰(shuí)會(huì)駕馭君子,而在于誰(shuí)會(huì)經(jīng)營(yíng)小人！2PART領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧包容力容人之長(zhǎng)容人之短容人之異容人之錯(cuò)一個(gè)人心里頭能裝多少人進(jìn)來，就能成就多大的事業(yè)。容人之錯(cuò)，鼓勵(lì)員工冒險(xiǎn)創(chuàng)新容人之異，接納不同意見與觀點(diǎn)；容人之短，用人之長(zhǎng)，對(duì)人之短不挑剔，不吹毛求疵；容人之長(zhǎng)，內(nèi)心謙恭，接納和尊重優(yōu)秀的人才；負(fù)責(zé)任

衡量一個(gè)人是否成熟的核心標(biāo)準(zhǔn)就是看他是否學(xué)會(huì)負(fù)責(zé)任！公司有問題,根就在于沒有人負(fù)責(zé)任.解決問題就是負(fù)責(zé)任.2PART領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧共贏就是你好\我好\世界好!2PART領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧幫助員工厘清目標(biāo)給員工想要的幫員工補(bǔ)齊能力幫助員工實(shí)現(xiàn)有結(jié)果你的部屬不聽你說什么,只看你怎么做!團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力的最大殺手就是領(lǐng)導(dǎo)者說了不做!2PART領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧取信于人，你說什么不重要，重要的是你怎么做。創(chuàng)造成果，讓下屬看到你的努力和成就；以身作則，身先士卒，身體力行，己所不能勿施于人；兌現(xiàn)承諾，一諾千金，勢(shì)必達(dá)成；領(lǐng)導(dǎo)者的運(yùn)營(yíng)力智慧第4頁(yè)3PART選人的智慧用人的智慧教化人的智慧3PART領(lǐng)導(dǎo)者的運(yùn)營(yíng)力智慧

運(yùn)營(yíng)力就是選人、用人、教化人的能力。是領(lǐng)導(dǎo)者最重要的能力之一。選認(rèn)可企業(yè)文化、戰(zhàn)略以及行為和企業(yè)一條心的人；選認(rèn)可企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的理念、工作作風(fēng)并能保持一致的人；選認(rèn)可團(tuán)隊(duì)能夠融入團(tuán)隊(duì)的人；選有企圖心、有想法、性格圓融的人；3PART領(lǐng)導(dǎo)者的運(yùn)營(yíng)力智慧01020304領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范注重結(jié)果，過程授權(quán)不制造對(duì)立，減少內(nèi)耗多提問，啟迪員工智慧不輕易給答案，共商標(biāo)準(zhǔn)3PART領(lǐng)導(dǎo)者的運(yùn)營(yíng)力智慧01及時(shí)教育，耐心教化，訓(xùn)練下屬是領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任。02不輕易發(fā)火，讓員工學(xué)會(huì)為錯(cuò)誤承擔(dān)責(zé)任。03用正確的思想武裝大腦，占領(lǐng)高地，引導(dǎo)行為3PART領(lǐng)導(dǎo)者的運(yùn)營(yíng)力智慧不輕易發(fā)火員工犯錯(cuò)是讓員工承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，不是批評(píng)。員工說我錯(cuò)了就是在推卸責(zé)任！只會(huì)“叫”的領(lǐng)導(dǎo)是在告訴身邊的人他沒有辦法，宣告自己無能！3PART3PART領(lǐng)導(dǎo)者的運(yùn)營(yíng)力智慧領(lǐng)導(dǎo)者的管理力智慧第4頁(yè)4PART兩講三做會(huì)議管理溝通能力

管理力就是用最有效的管理工具和技術(shù)創(chuàng)造績(jī)效，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。4PART領(lǐng)導(dǎo)者的管理力智慧※講清楚結(jié)果，讓人知道我們想要的是什么；※講清楚后果，讓人知道沒有結(jié)果將要面對(duì)的是什么；※做流程，讓人知道該怎么行動(dòng)；※做制度，讓人知道在什么游戲規(guī)則下行動(dòng)；※做檢查，讓人知道自始至終都有人在關(guān)注；4PART領(lǐng)導(dǎo)者的管理力智慧※會(huì)議是用來群策群力找答案解決問題的；※每次會(huì)議只解決一個(gè)問題；※每次會(huì)議只需相關(guān)人士參加；※主持人提前準(zhǔn)備會(huì)議提綱以及會(huì)議規(guī)則；※主持