公司采購審批與合同簽訂管理制度

公司采購審批與合同簽訂管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)1.1為確保公司采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟性和風險掌控本領，有效管理采購審批與合同簽訂流程，訂立本制度。1.2本制度的內(nèi)容及適用范圍適用于公司內(nèi)部各類采購項目的審批與合同簽訂流程。1.3本制度的訂立依據(jù)為公司相關法律法規(guī)和規(guī)章制度，并結(jié)合實際情況訂立。第二條定義2.1采購審批：指對公司內(nèi)部各類采購項目提出申請，經(jīng)過相關部門審批后，獲得采購活動合法性和經(jīng)濟性確實認的過程。2.2合同簽訂：指采購活動中擬定采購合同，經(jīng)過相關部門審批后，與供應商正式簽署合同的過程。第二章采購審批管理第三條采購申請要求3.1采購需求方應填寫《采購申請表》，明確詳盡的采購需求并注明緊急程度、合理需求的理由等。3.2采購申請表應包含采購物品名稱、數(shù)量、規(guī)格、時間要求、預算金額等必需信息。3.3采購申請表應由需求方經(jīng)理審批簽字，并附上相關附件，如報價單、技術要求等。第四條采購審批流程4.1采購審批流程應包含采購申請、部門負責人審批、財務審批、法務審批等環(huán)節(jié)。4.2采購申請?zhí)峤缓?，相關部門負責人應在規(guī)定時間內(nèi)審批，審批結(jié)果應明確填寫在《采購審批表》中。4.3財務審批環(huán)節(jié)應審核采購預算、合規(guī)性、采購方式等，并確保審批結(jié)果的合理性和準確性。4.4法務審批環(huán)節(jié)應審核采購合同的合法性、風險評估等，并及時提出法律看法。4.5假如采購項目涉及較大金額、風險等特殊情況，需依照公司相關規(guī)定進行高層領導層級的審批。第五條采購審批結(jié)果與通知5.1經(jīng)過采購審批流程的申請，應在規(guī)定時間內(nèi)獲得審批結(jié)果。5.2采購申請被批準后，需及時通知采購部門進行后續(xù)采購程序。5.3采購申請被駁回的，需說明具體理由，并通知申請人。第六條采購審批記錄與歸檔6.1審批過程中產(chǎn)生的相關文件、表格等應進行記錄并歸檔，確保審批過程的可查性和可追溯性。6.2審批記錄應包含審批內(nèi)容、審批人、審批時間等信息，并由相關部門負責人確認。6.3歸檔的文件應依照文件分類進行存檔，并訂立合理的文件保管期限。第三章合同簽訂管理第七條合同擬定要求7.1采購部門依據(jù)審批結(jié)果，編制《采購合同草案》，明確合同的基本條款和采購物品的認真描述。7.2采購合同草案應包含采購物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、交付期限、支出方式等緊要條款。7.3采購合同草案應由法務部門進行法律審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。第八條合同審批流程8.1采購合同草案經(jīng)法務部門審核通過后，提交相關部門負責人審批。8.2相關部門負責人應依據(jù)合同草案的內(nèi)容進行審批，并在《采購合同審批表》中填寫審批看法。8.3高風險、高金額的合同應提交高層領導層級審批，并在《采購合同審批表》中注明審批結(jié)果。第九條合同簽訂與存檔9.1經(jīng)過合同審批流程的采購合同，在審批通過后，由采購部門與供應商進行正式簽署。9.2簽署合同時，應確保關鍵條款的準確填寫，并由雙方簽字確認。9.3簽署后的采購合同應進行存檔，并在公司內(nèi)部建立合同檔案系統(tǒng)，確保管檔的完整性和可檢索性。第四章審計與追溯第十條采購審計10.1公司應定期進行采購審計，對采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟性進行評估和審查。10.2采購審計應由內(nèi)部審計部門或獨立的審計機構(gòu)進行，并形成審計報告。第十一條違規(guī)追責11.1對于違反本制度的相關人員，依據(jù)公司相關規(guī)定進行相應追責處理，包含但不限于警告、紀律處分、行政懲罰等。11.2對于有意違規(guī)、造成重點經(jīng)濟損失或其他嚴重后果的人員，將追究其法律責任。第五章附則第十二條本制度的解釋與修訂12.1本制度的解釋權歸公司最高管理機構(gòu)全部。12.2本制度的修訂應經(jīng)公司最高管理機構(gòu)批準，并通知全體員工。第十三條本制度的施行與備案13.1本制度自頒布之日起施行。13.2本制度的修訂或廢止，須重新備案。以上為公司采購審批與合同簽訂管理制度，自最高管理機構(gòu)批準后執(zhí)行。各部門及員工應嚴格依照本制度的要求