電子文件與記錄管理制度

電子文件與記錄管理制度一、總則為規(guī)范企業(yè)電子文件與記錄的管理，提高信息化管理水平，提升工作效率和信息安全性，訂立本制度。本制度適用于企業(yè)全部部門及全體員工，包含電子文件的創(chuàng)建、保管、傳輸、利用以及電子記錄的管理等方面。二、電子文件的創(chuàng)建與保管1.電子文件的創(chuàng)建1.1全部部門使用電子設(shè)備（如電腦、移動(dòng)電話、平板等）進(jìn)行文件創(chuàng)建，應(yīng)確保安裝正版、合法、經(jīng)過安全認(rèn)證的軟件。1.2電子文件的創(chuàng)建應(yīng)遵從規(guī)范化的命名規(guī)定，包含文件類型、日期和簡要內(nèi)容，如“年份月份部門文件名稱”。1.3在創(chuàng)建電子文件時(shí)，應(yīng)注意內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和合法性，禁止編寫、傳播和存儲(chǔ)違反法律法規(guī)、國家政策及企業(yè)規(guī)定的內(nèi)容。2.電子文件的保管2.1全部電子文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)位置應(yīng)符合信息安全管理要求，并備份至不同的物理介質(zhì)或云存儲(chǔ)平臺(tái)。2.2電子文件的存儲(chǔ)應(yīng)依照文件類型、緊要性和保密級別分類管理，確保易查找、易訪問。2.3對于涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的電子文件，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，并定期進(jìn)行安全檢查與管理。三、電子文件的傳輸與利用1.電子文件的傳輸1.1在傳輸電子文件過程中，應(yīng)采取安全可靠的方式，避開信息泄露、竄改和丟失。如涉及緊要信息的傳輸，應(yīng)使用加密技術(shù)和安全通道。1.2傳輸電子文件時(shí)，必需明確文件的接收方和傳輸目的，并經(jīng)過雙方確認(rèn)后再進(jìn)行傳輸。1.3對于外部溝通中的電子文件，應(yīng)注意文本的準(zhǔn)確性和合理性，避開發(fā)送錯(cuò)誤信息或引發(fā)誤會(huì)。2.電子文件的利用2.1利用電子文件進(jìn)行工作時(shí)，應(yīng)確保文件的合法性、準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員核實(shí)并進(jìn)行處理。2.2嚴(yán)禁私自刪除、竄改、復(fù)制或傳播電子文件，如需進(jìn)行操作，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)權(quán)限人員的審批，并按規(guī)定的流程操作。2.3對于電子文件的利用，應(yīng)遵守企業(yè)訂立的各項(xiàng)規(guī)定和流程，嚴(yán)禁濫用、泄露或其他違反企業(yè)規(guī)定的行為。四、電子記錄的管理1.電子記錄的定義1.1電子記錄是指在企業(yè)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類電子信息，包含但不限于合同、報(bào)告、會(huì)議記錄、郵箱通信、日程布置等。1.2電子記錄的管理應(yīng)包含記錄的創(chuàng)建、保管、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)。2.電子記錄的創(chuàng)建和保管2.1電子記錄的創(chuàng)建應(yīng)符合規(guī)范化的格式和要求，確保記錄的準(zhǔn)確性和可讀性。2.2電子記錄的保管期限應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)、相關(guān)部門的要求以及企業(yè)規(guī)定進(jìn)行確定，并按規(guī)定進(jìn)行保管。2.3對于有特殊要求的電子記錄，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字簽名或時(shí)間戳等驗(yàn)證措施，以保證記錄的真實(shí)性和完整性。3.電子記錄的歸檔和銷毀3.1電子記錄的歸檔應(yīng)依據(jù)分類和緊要性進(jìn)行歸類，并存儲(chǔ)于特地的電子檔案庫中，確保易查找和長期保管。3.2對于不再需要保存的電子記錄，應(yīng)依照企業(yè)規(guī)定的流程和要求進(jìn)行銷毀，避開信息泄露和濫用。3.3對于具有法律保存期限的電子記錄，應(yīng)依照規(guī)定的期限進(jìn)行妥當(dāng)保管，并在期滿后進(jìn)行銷毀。五、責(zé)任與監(jiān)督1.部門負(fù)責(zé)人責(zé)任1.1各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織員工熟識(shí)和執(zhí)行本制度的相關(guān)要求，并定期進(jìn)行培訓(xùn)和督導(dǎo)。1.2部門負(fù)責(zé)人對本部門電子文件和記錄的管理負(fù)有直接責(zé)任，應(yīng)監(jiān)督和檢查部門內(nèi)部的電子文件和記錄管理工作。2.信息管理部門責(zé)任2.1信息管理部門負(fù)責(zé)訂立、修訂和推廣本制度，解決電子文件和記錄管理中的技術(shù)問題和風(fēng)險(xiǎn)。2.2信息管理部門應(yīng)建設(shè)和維護(hù)電子文件和記錄的管理系統(tǒng)，定期進(jìn)行安全審計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)評估。3.員工責(zé)任3.1員工應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定，正確、規(guī)范地處理電子文件和記錄，確保信息的安全和合規(guī)。3.2員工應(yīng)保管好個(gè)人的電子設(shè)備，并妥當(dāng)保護(hù)個(gè)人賬號(hào)和密碼，避開信息泄露和濫用。六、附則6.1如本制度與國家法律法規(guī)或其他企業(yè)制度沖突，以法律法規(guī)或其他企業(yè)制度為準(zhǔn)。6.2本制度由企業(yè)信息管理部門負(fù)責(zé)解釋并進(jìn)行修訂。6.3本制度自發(fā)布之