醫(yī)療機構檔案管理制度及流程

醫(yī)療機構檔案管理制度及流程一、制定目的及范圍為提高醫(yī)療機構檔案管理的規(guī)范性和有效性，確保檔案信息的安全、完整和可追溯性，特制定本制度。本制度適用于醫(yī)療機構內所有檔案的管理，包括病歷檔案、財務檔案、行政檔案及其他相關資料。二、檔案管理原則1.檔案管理應遵循“真實、完整、安全、便捷”的原則，確保檔案信息的真實性和完整性。2.所有檔案必須按照相關法律法規(guī)進行管理，確?；颊唠[私和機構信息的安全。3.各部門應指定專人負責檔案管理，確保檔案的及時更新和維護。三、檔案分類與編碼1.檔案分類1.1病歷檔案：包括門診病歷、住院病歷、檢查報告等。1.2財務檔案：包括財務報表、收支憑證、預算文件等。1.3行政檔案：包括人事檔案、政策文件、會議記錄等。1.4其他檔案：包括宣傳資料、科研成果等。2.檔案編碼2.1每類檔案應制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。2.2編碼應包含檔案類別、年份、序號等信息，確保唯一性。四、檔案收集與整理1.檔案收集1.1各科室應定期收集相關檔案，確保信息的及時性。1.2收集的檔案應進行初步審核，確保信息的完整性和準確性。2.檔案整理2.1收集的檔案應按照分類標準進行整理，確保檔案的有序存放。2.2整理后的檔案應填寫檔案目錄，便于后續(xù)查閱。五、檔案存儲與保管1.檔案存儲1.1檔案應存放在專門的檔案室，確保環(huán)境適宜，防止潮濕、陽光直射等影響。1.2電子檔案應存儲在安全的服務器上，定期備份，防止數據丟失。2.檔案保管2.1檔案室應設專人負責日常管理，定期檢查檔案的完好性。2.2對于重要檔案，應制定專門的保管措施，確保其安全。六、檔案查閱與使用1.查閱申請1.1需要查閱檔案的人員應填寫查閱申請表，說明查閱目的。1.2申請表需經相關部門負責人審批后方可查閱。2.查閱流程2.1審批通過后，檔案管理人員應提供所需檔案，并做好登記。2.2查閱人員應遵守檔案查閱規(guī)定，確保檔案的完整性和安全性。七、檔案銷毀與移交1.檔案銷毀1.1對于超過保存期限的檔案，應按照相關規(guī)定進行銷毀。1.2銷毀前需進行審核，確保檔案不再需要保存。2.檔案移交2.1機構合并、變更等情況需移交檔案時，應制定移交清單，確保檔案的完整性。2.2移交后應做好登記，確保檔案的去向可追溯。八、檔案管理的監(jiān)督與評估1.監(jiān)督機制1.1定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現問題及時整改。1.2建立檔案管理責任制，明確各部門的職責。2.評估機制