醫(yī)療機構會務服務主管崗位職責

醫(yī)療機構會務服務主管崗位職責一、崗位概述會務服務主管在醫(yī)療機構中扮演著重要的角色，主要負責組織和協調各類會議、培訓及相關活動，確保會議的順利進行和服務質量的提升。該崗位需要具備良好的溝通能力、組織能力和協調能力，以滿足醫(yī)療機構在會務服務方面的需求。二、核心職責1.會議組織與策劃負責制定會議的整體計劃，包括會議的主題、時間、地點、參與人員及議程安排。根據會議的性質和目標，合理安排會議內容，確保會議的有效性和針對性。2.資源協調與管理與各部門溝通，協調會議所需的資源，包括場地、設備、材料及人員。確保會議所需的各項資源及時到位，滿足會議的需求。3.預算編制與控制根據會議的規(guī)模和需求，編制會議預算，合理控制會議費用。對會議支出進行跟蹤和管理，確保在預算范圍內完成各項支出。4.會議宣傳與通知負責會議的宣傳工作，包括制作會議通知、宣傳材料及相關文檔。確保所有參與人員及時收到會議通知，并了解會議的相關信息。5.現場管理與服務在會議進行期間，負責現場的管理與服務工作，確保會議的順利進行。處理現場突發(fā)情況，協調各方人員的工作，確保會議秩序良好。6.會議記錄與總結負責會議的記錄工作，整理會議紀要，確保會議決策和討論內容的準確記錄。會后及時總結會議成果，提出改進建議，為后續(xù)會議提供參考。7.培訓與指導對會務服務團隊進行培訓與指導，提升團隊的專業(yè)素養(yǎng)和服務能力。定期組織團隊建設活動，增強團隊凝聚力。8.客戶關系維護與外部合作單位、供應商及其他相關方保持良好的溝通與合作，維護客戶關系。根據客戶反饋，持續(xù)改進會務服務質量。9.信息管理與檔案維護負責會議相關信息的管理與檔案維護，確保會議資料的完整性和可追溯性。定期對檔案進行整理和歸檔，確保信息的安全和保密。10.政策與流程優(yōu)化根據實際工作情況，定期評估會務服務的政策與流程，提出優(yōu)化建議。確保會務服務的高效運作，提升服務質量。三、崗位要求1.教育背景具備相關專業(yè)的本科及以上學歷，具有會務管理、行政管理等相關工作經驗者優(yōu)先。2.專業(yè)技能具備良好的組織協調能力，能夠獨立策劃和組織各類會議。熟悉會議管理流程，具備一定的財務管理知識。3.溝通能力具備良好的溝通能力和人際交往能力，能夠有效協調各方關系，處理突發(fā)情況。4.團隊合作具備團隊合作精神，能夠與團隊成員密切配合，共同完成各項工作任務。5.抗壓能力具備較強的抗壓能力，能夠在高強度的工作環(huán)境中保持良好的工作狀態(tài)。四、工作流程1.會議需求分析與相關部門溝通，了解會議的具體需求，明確會議的目標和預期效果。2.會議計劃制定根據需求分析結果，制定詳細的會議計劃，包括時間、地點、參與人員及議程安排。3.資源協調與確認與各部門及外部供應商溝通，確認會議所需的資源，確保各項準備工作按時完成。4.會議宣傳與通知制作會議通知及宣傳材料，及時向參與人員發(fā)送會議通知，確保信息傳達準確。5.現場管理與服務在會議進行期間，負責現場的管理與服務，確保會議的順利進行，處理現場突發(fā)情況。6.會議記錄與總結負責會議的記錄工作，整理會議紀要，及時總結會議成果，提出改進建議。7.后續(xù)跟進與反饋對會議的后續(xù)工作進行跟進，收集參與人員的反