采購(gòu)合同與供應(yīng)商審核制度

采購(gòu)合同與供應(yīng)商審核制度一、背景與目的為保障企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行、規(guī)范供應(yīng)商的選擇與管理，確保采購(gòu)合同的有效性和供應(yīng)商的可靠性，訂立本規(guī)章制度。本制度旨在確立采購(gòu)合同與供應(yīng)商審核的流程和要求，明確責(zé)任人的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范采購(gòu)活動(dòng)，提高采購(gòu)品質(zhì)與效率。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部采購(gòu)合同的簽訂與供應(yīng)商的審核工作。全部相關(guān)部門及人員均應(yīng)遵守本制度的規(guī)定。三、術(shù)語(yǔ)解釋采購(gòu)合同：指企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的、明確產(chǎn)品或服務(wù)交付細(xì)節(jié)、數(shù)量、價(jià)格等關(guān)鍵信息的法律文件。供應(yīng)商：指向企業(yè)供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)的外部實(shí)體。供應(yīng)商評(píng)估：對(duì)潛在或已有供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，以確定其本領(lǐng)、信譽(yù)、質(zhì)量等方面是否與企業(yè)的需求相符。供應(yīng)商審核：對(duì)供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)、信用、方案等進(jìn)行審核，以驗(yàn)證其符合企業(yè)采購(gòu)要求。供應(yīng)商管理：對(duì)已合作的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、合同管理、績(jī)效監(jiān)控等工作。四、采購(gòu)合同管理流程1.采購(gòu)需求確認(rèn)采購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)需求、市場(chǎng)分析等，確認(rèn)采購(gòu)需求，并填寫《采購(gòu)需求確認(rèn)表》。采購(gòu)部門與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，明確采購(gòu)項(xiàng)目所需品類、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間等具體要求。2.供應(yīng)商評(píng)估與篩選采購(gòu)部門依據(jù)采購(gòu)需求，對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行篩選，評(píng)估其綜合本領(lǐng)。若現(xiàn)有供應(yīng)商無法滿足需求，采購(gòu)部門可通過市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)等方式找尋新的供應(yīng)商。評(píng)估結(jié)果應(yīng)記錄在《供應(yīng)商評(píng)估表》中，包含但不限于供應(yīng)商信用、交貨本領(lǐng)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等指標(biāo)。3.供應(yīng)商審核與選擇采購(gòu)部門應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商審核申請(qǐng)表》，要求供應(yīng)商供應(yīng)相關(guān)資質(zhì)、質(zhì)量證明、生產(chǎn)本領(lǐng)等證明料子。供應(yīng)商應(yīng)供應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確的資料，并保證其合法性。采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，并填寫《供應(yīng)商審核記錄表》。審核結(jié)果應(yīng)以書面形式通知供應(yīng)商，明確其是否通過審核，以及是否進(jìn)入下一階段評(píng)估與選擇。4.供應(yīng)商評(píng)估與選擇采購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)審核結(jié)果，對(duì)通過審核的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包含但不限于產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、供貨本領(lǐng)、售后服務(wù)等。采購(gòu)部門可邀請(qǐng)相關(guān)部門或?qū)＜覅⒓釉u(píng)估工作，以確保評(píng)估結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。評(píng)估結(jié)果應(yīng)以書面形式記錄，并填寫《供應(yīng)商評(píng)估記錄表》。依據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門可選定供應(yīng)商，并開始合同洽談。5.合同簽訂與管理采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行合同洽談，明確雙方責(zé)任與權(quán)益。采購(gòu)部門應(yīng)編制《采購(gòu)合同草案》，并與法務(wù)部門進(jìn)行審查。經(jīng)法務(wù)部門確認(rèn)無異議后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同應(yīng)明確產(chǎn)品或服務(wù)細(xì)節(jié)、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、付款方式等關(guān)鍵內(nèi)容。合同應(yīng)存檔，并定期進(jìn)行檢查與更新。五、供應(yīng)商管理1.綜合評(píng)估與分類采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)已合作的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，并在《供應(yīng)商評(píng)估記錄表》中記錄評(píng)估結(jié)果。依據(jù)評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、合格、待改進(jìn)、淘汰等不同類別。評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并與其共同訂立改進(jìn)計(jì)劃或淘汰方案。2.績(jī)效監(jiān)控與考核采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)已合作的供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)控，包含但不限于產(chǎn)品質(zhì)量、交貨按時(shí)率、售后服務(wù)等指標(biāo)。采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商績(jī)效考核協(xié)議》，明確考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)?？己私Y(jié)果應(yīng)以書面形式通知供應(yīng)商，并與其共同訂立改進(jìn)措施。依據(jù)考核結(jié)果，采購(gòu)部門可決議連續(xù)合作、改進(jìn)合作關(guān)系或停止合作。3.更改管理與停止合同采購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)需求，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，更改合同內(nèi)容。更改合同前，應(yīng)與法務(wù)部門進(jìn)行溝通，并編制《采購(gòu)合同更改申請(qǐng)表》。經(jīng)法務(wù)部門確認(rèn)無異議后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商進(jìn)行合同更改，更改內(nèi)容應(yīng)明確記錄。如供應(yīng)商多次未實(shí)現(xiàn)合同要求或存在重點(diǎn)違約行為，采購(gòu)部門可決議停止合同，但應(yīng)提前通知供應(yīng)商，并訂立停止方案。六、責(zé)任與權(quán)限采購(gòu)部門負(fù)責(zé)訂立采購(gòu)合同與供應(yīng)商審核的具體流程和標(biāo)準(zhǔn)。各部門負(fù)責(zé)依照制度要求執(zhí)行采購(gòu)合同簽訂與供應(yīng)商審核工作。相關(guān)人員應(yīng)保證供應(yīng)的資料真實(shí)、準(zhǔn)確，并對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)。法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同的審查、更改確認(rèn)，并供應(yīng)法律咨詢支持。供應(yīng)商應(yīng)如實(shí)供應(yīng)相關(guān)資料，保證合作過程的誠(chéng)信與合法性。七、附則本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理層全部，并可依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整或修改。本制