四大直轄市檔案網(wǎng)站建設(shè)的調(diào)查報告

四大直轄市檔案網(wǎng)站建設(shè)的調(diào)查報告作者：王灝田紅范俊霞楊晶晶楊青

單位：河北大學(xué)管理學(xué)院06檔案網(wǎng)絡(luò)作為一個新興的媒體，以迅猛的速度向前發(fā)展，引起了全球的極大關(guān)注。檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案部門和社會帶來巨大的機遇，隨著國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)在世界范圍的迅速發(fā)展，信息資源的全球交流與共享正在變成現(xiàn)實，人們可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)終端隨意、方便地查詢分布于世界各地的各種信息。相對西方發(fā)達(dá)國家，我國的信息化產(chǎn)業(yè)還相當(dāng)落后，在這種大氣候下，作為檔案館，一方面要緊跟發(fā)展的步伐，另一方面要以冷靜的頭腦來面對創(chuàng)建檔案館網(wǎng)站。由于電子技術(shù)的迅猛發(fā)展，各檔案部門也緊跟時代步伐建立了自己的網(wǎng)站，力求通過網(wǎng)絡(luò)為用戶的在線利用，查詢檔案提供便利。本報告通過對北京市，天津市，上海市，重慶市的四大檔案館網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查分析。一、檔案類網(wǎng)站的用戶分析1.1誰是用戶通過分析我國四大直轄市的檔案信息網(wǎng)，我們可以看出，作為職能機關(guān)網(wǎng)站，我國檔案類網(wǎng)站的用戶主要來自職能活動的對象，包括：檔案工作者、社會公眾、歷史研究者、政府機構(gòu)、教師與學(xué)生、家庭立檔者、休閑利用者等，這些構(gòu)成了檔案類網(wǎng)站的主要服務(wù)對象。大部分的用戶受教育程度高,文化程度較高，，為中高收入階層。由此可見，學(xué)歷越高，年齡越大，收入越多，訪問檔案類網(wǎng)站的比例越高，檔案的研究學(xué)者和工作者對檔案網(wǎng)站的興趣明顯大于社會公眾。1.2用戶為什么訪問網(wǎng)站據(jù)網(wǎng)上調(diào)查，用戶訪問檔案網(wǎng)的目的比例分別為，了解檔案工作（29.84%），查詢政策法規(guī)（36.29%），教學(xué)科研研究（19.35%），休閑瀏覽（14.52%）。在檔案網(wǎng)站訪問欄目排行榜中，排在前三位的分別是：業(yè)界動態(tài)、開發(fā)利用、學(xué)術(shù)園地。另外,公眾認(rèn)為應(yīng)該作為職能機關(guān)網(wǎng)站,檔案類網(wǎng)站還應(yīng)該具備的其獨有的檔案目錄檢索,檔案全文閱讀,專題展覽,書刊出版,行政規(guī)范性文件查閱,網(wǎng)上辦公,文件下載,網(wǎng)上咨詢等功能.調(diào)查中我們看到了大部分的網(wǎng)站也都能做到用戶的來館利用,網(wǎng)上查檔,書刊出版,參觀展覽,檔案征集,館藏介紹等頁面的設(shè)計.1.3用戶如何訪問網(wǎng)站用戶了解網(wǎng)站網(wǎng)址的途徑主要為通過搜索引擎和門戶網(wǎng)站鏈接,而且他們也認(rèn)為了解檔案網(wǎng)站網(wǎng)址的最好方式是從主要的搜索引擎檢索.另外,用戶知道本網(wǎng)站的途徑也包括從報紙,電視,檔案刊物,檔案網(wǎng)站,廣播等其他方式.從調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)大多數(shù)用戶并不閱讀網(wǎng)頁，他們只是在掃描尋找自己的有用信息，用戶閱讀習(xí)慣的意味著網(wǎng)站需要用簡潔的和凝練的關(guān)鍵詞,副標(biāo)題,列表，來吸引用戶,而且每段的主題不易多，不宜使用過多的圖片.1.4用戶的顧慮用戶在使用網(wǎng)站本類網(wǎng)站時有其獨特的顧慮.除了顧慮到此網(wǎng)站是否會保存好自己的個人信息,數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全性能否得到保證,是否會及時處理受到的投訴等,他們還會考慮到網(wǎng)上查閱檔案的收費情況,要查閱檔案的保密和開放情況,檔案如何做到保密和國家信息公開的結(jié)合情況.二、網(wǎng)站內(nèi)容分析2.1網(wǎng)站信息情況調(diào)查顯示，這四大網(wǎng)站都提供了多種的信息形式，即文字，圖像和視頻。在主頁上設(shè)置的一級類目中，涵蓋了檔案工作介紹，檔案查詢，在線展廳，辦事指南等項目，能夠較為全面的概括該網(wǎng)站的內(nèi)容。此外，四大網(wǎng)站都設(shè)置了具有地區(qū)特色的一級類目。如下圖所示：特色類目表網(wǎng)站名稱一級類目二級類目表現(xiàn)形式北京檔案信息網(wǎng)古都尋蹤京城講壇古建民居圖說北京燕都風(fēng)情京華之旅古都滄桑圖文天津檔案網(wǎng)津沽史料沽上風(fēng)情天津新貌老天津衛(wèi)歷史博覽圖文上海檔案信息網(wǎng)上海歷史圖說上海上海之最申城變遷上海故事海上人物圖文重慶檔案信息網(wǎng)巴渝大地史海沉鉤昔日渝郡巴山渝水重慶名人圖文網(wǎng)站的信息內(nèi)容日益豐富。但具體而言，或過分注重反映機構(gòu)職能方面的內(nèi)容，或?qū)I(yè)內(nèi)容層次過淺，在信息源的選擇、開發(fā)深度、展示方式等方面還做得遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。各檔案網(wǎng)站要朝著既重視信息數(shù)量又注重提供信息的內(nèi)容乃至更高層次的專題服務(wù)(如定題服務(wù)和推送服務(wù))的方向改進(jìn)。

2.2網(wǎng)站服務(wù)情況網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷應(yīng)用，人們對網(wǎng)絡(luò)的依賴日益增強，這就需要網(wǎng)站為用戶提供各種服務(wù)，以滿足用戶需求。本文所調(diào)查的四大檔案網(wǎng)站，在信息服務(wù)方面建設(shè)的較為成熟。2.2.1信息的查詢檢索服務(wù)

信息查詢檢索的實際效果依賴于兩個條件：一是庫存大量可供用戶查詢的數(shù)字信息,二是有合理的查詢工具供用戶查詢利用。從檢索類型上看，分為三大類，即站內(nèi)檢索、復(fù)合式檢索和站外檢索。站內(nèi)檢索提供對本站后臺數(shù)據(jù)庫的查詢利用；復(fù)合式檢索是站內(nèi)檢索的延伸，它可以提供對本專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)其他檔案網(wǎng)站后臺數(shù)據(jù)庫的信息查詢；站外檢索主要是提供一些專業(yè)的搜索引擎入口(如Baidu、Google等)，使用戶在利用本站信息之余，可以方便地從互聯(lián)網(wǎng)上得到相關(guān)的背景信息和輔助材料。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，這四大站點支持站內(nèi)檢索，檢索的信息類型包括檔案／現(xiàn)行文件信息檢索，站內(nèi)其他信息，如新聞等信息的檢索。從檢索方式來看，多數(shù)網(wǎng)站提供條件式檢索。天津檔案網(wǎng)提供了瀏覽式檢索和條件式檢索兩種檢索方式。

檢索深度分為著錄信息和全文信息兩大類，在兩大類中再細(xì)分成若干小類。調(diào)查結(jié)果顯示提供著錄信息的網(wǎng)站仍為主流。目錄檢索只能告訴用戶，館藏有哪些全宗，案卷放在哪個庫房，最終仍需用戶親自來館查閱。對于異地查檔者來說是相當(dāng)困難的?，F(xiàn)有的檔案目錄檢索仍然沒有擺脫傳統(tǒng)檔案服務(wù)的‘路數(shù)’。檔案全文檢索可以使用戶直接在網(wǎng)上查詢數(shù)字化的檔案信息資源，使檔案網(wǎng)站不再充當(dāng)利用中介，具有質(zhì)的改變?！币虼?，能否提供檔案全文應(yīng)成為衡量檔案網(wǎng)站優(yōu)劣的重要指標(biāo)。對于現(xiàn)今的大多數(shù)檔案網(wǎng)站來說，主要不是檢索技術(shù)上的問題，而是后臺數(shù)字化館藏匱乏的問題。

從檢索工具的易用性來看，提供檢索幫助的檔案網(wǎng)站僅有北京市檔案信息網(wǎng)l家。各檔案網(wǎng)站的檢索工具普遍缺乏幫助系統(tǒng)。檔案網(wǎng)站的服務(wù)對象分為檔案工作者、檔案學(xué)者、政府人員、政策制訂者、歷史學(xué)家、人文學(xué)者等研究人員、一般公眾等幾類。在知識層次、能力水平方面存在較大差異，不一定都掌握專業(yè)的檢索知識，因而檢索工具要難度越低越好，幫助系統(tǒng)也要健全。2.2.2網(wǎng)上辦公

網(wǎng)上辦公屬于事務(wù)服務(wù)，既包括行政事務(wù)的網(wǎng)上辦理，如網(wǎng)上收發(fā)文、行政許可、審批等，還包括用戶事務(wù)的處理，如預(yù)約調(diào)卷受理、檔案寄存受理等。

被調(diào)查的四個網(wǎng)站中，網(wǎng)上辦公內(nèi)容涉及網(wǎng)上預(yù)約調(diào)卷受理、網(wǎng)上收發(fā)文、檔案寄存、行政許可、審批等。雖然網(wǎng)上辦公項目較少，功能并不完善，但是畢竟開了個好頭，實行網(wǎng)上辦公是趨勢所在，是今后努力的方向。

2.2.3公共服務(wù)

公共服務(wù)項目增多，成為檔案網(wǎng)站吸引網(wǎng)上用戶的新手段。如提供生活服務(wù)、檔案軟件下載、郵箱服務(wù)、特色服務(wù)等。重慶檔案信息網(wǎng)提供天氣預(yù)報的公共信息的服務(wù)。上海檔案信息網(wǎng)具有用戶注冊服務(wù)功能。用戶注冊服務(wù)是進(jìn)行用戶管理和改進(jìn)服務(wù)的新途徑。這樣，檔案網(wǎng)站不僅僅將注意力放在訪問量上，更要通過專業(yè)化和深度化的服務(wù)取勝。

2.2.4交流功能

被調(diào)查的檔案網(wǎng)站當(dāng)中都具有交流功能。一般采用電子郵件(局長信箱)、留言板、在線答疑、論壇、在線調(diào)查等形式。通過與用戶的交流溝通，可以為用戶答疑解惑解決實際問題，了解用戶的需求，及時發(fā)現(xiàn)問題，使網(wǎng)站和服務(wù)的質(zhì)量得以完善。調(diào)查結(jié)果顯示，這四大網(wǎng)站的用戶答疑較為及時，用戶反映較為滿意。登記信息是否合格？提交登記信息網(wǎng)上登記三、網(wǎng)上業(yè)務(wù)流程分析登記信息是否合格？提交登記信息網(wǎng)上登記3.1天津檔案館 否進(jìn)入網(wǎng)站中的網(wǎng)上申報登錄頁面結(jié)束進(jìn)入網(wǎng)站中的網(wǎng)上申報登錄頁面結(jié)束通過用戶名,個人密碼及登錄確認(rèn)碼登錄該頁面通過用戶名,個人密碼及登錄確認(rèn)碼登錄該頁面提交申報信息通過用戶名,個人密碼及登錄確認(rèn)碼查看辦理的反饋信息3.2北京檔案館在線填表否?申請用戶在線填表否?申請用戶查詢需要審批的項目是否在目錄上?否結(jié)束提交審批信息,上傳數(shù)據(jù)在線填表在結(jié)果公示中查看審批結(jié)果3.3上海檔案館提交審批信息,上傳數(shù)據(jù)在線填表在結(jié)果公示中查看審批結(jié)果沒有專門的網(wǎng)上辦公欄目,設(shè)置了政務(wù)公開欄目公開了政府政務(wù)信息,,檔案利用欄目提供了檔案查閱服務(wù),站內(nèi)檢索服務(wù),通過珍檔薈粹、館藏指南、網(wǎng)上展覽等欄目使用戶了解了上海檔案館館藏情況并加以利用.3.4重慶檔案館也沒有專門的網(wǎng)上辦公欄目,只是提供了Off-line辦事指南,用戶可以了解行政許可項目、規(guī)定及其辦理程序,也可以通過下載專區(qū)進(jìn)行離線填表,通過政府公開信箱查看辦理結(jié)果.同時也提供了檔案檢索、館藏展覽及編研成果利用等服務(wù).通過對這四個直轄市檔案館網(wǎng)上辦公流程的比較,不難看出:天津市檔案館在保護(hù)用戶信息安全方面是做的最到位的;北京檔案館和重慶檔案館都提供了可以審批的行政許可項目和表格下載服務(wù),只不過北京檔案館是以O(shè)n-line的形式而重慶檔案館是以O(shè)ff-line的形式;上海檔案館和重慶檔案館沒有專門的網(wǎng)上辦公欄目,但是重慶檔案館提供了Off-line形式的辦事指南.四、數(shù)據(jù)分析對于提供數(shù)據(jù)信息檢索和服務(wù)的檔案網(wǎng)站來說，往往要建立數(shù)據(jù)庫。可以提供專門網(wǎng)站用戶查找信息，提供檢索的途徑。綜合這幾個直轄市檔案館的網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫建設(shè)，主要從以下幾個方面進(jìn)行分析：4.1從網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫建設(shè)的形式和內(nèi)容來看來看在綜合運用是否建立后臺專題數(shù)據(jù)庫方面，各個檔案館都基本達(dá)到信息內(nèi)容的及時更新。在信息數(shù)據(jù)記錄總量方面，例如天津市檔案館在首頁設(shè)有“網(wǎng)站訪問量”用來統(tǒng)計網(wǎng)站的數(shù)量。綜合運用全文，圖片，聲像，目錄，其他等多種形式，內(nèi)容涉及多個方面，包括網(wǎng)上查檔和政府公開信息查詢，行政規(guī)范性文件查詢等例如上海市檔案館的“視頻點播”。此外還帶有與全國重點檔案館的連接，國外檔案網(wǎng)站的連接，期刊的連接，省市縣檔案館的連接。數(shù)據(jù)庫連接的內(nèi)容非常廣泛。4.2在檢索類型方面包括：信息全文閱覽和信息目錄檢索，輸入主題或關(guān)鍵詞或是主要內(nèi)容，就能找到站內(nèi)范圍內(nèi)的信息。4.3在分級檢索方面，都有站內(nèi)檢索，關(guān)于欄目檢索，天津市檔案館特地設(shè)立了這個模塊。而其他三個檔案館雖沒有設(shè)立，但是都有自己的單獨模塊，帶有連接。相比之下，天津市檔案館的檢索更方便用戶對信息的查找。數(shù)據(jù)分析內(nèi)容網(wǎng)站數(shù)比重1.網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫建設(shè)1）是否建立后臺專題數(shù)據(jù)庫4100%2）信息數(shù)據(jù)記錄總量：25%3）全文：100%4）圖片：100%5）聲像：25%6）目錄：100%2.檢索類型1）信息全文閱覽4100%2）信息目錄檢索100%3.分級檢索1）站內(nèi)檢索4100%2）欄目檢索25%五、網(wǎng)站功能模塊分析各直轄市檔案館均設(shè)有政務(wù)信息，專題檔案和史料研究，網(wǎng)上展覽和檔案檢索，檔案相關(guān)知識和利用實例，并設(shè)有下載專區(qū)，通過友情鏈接可以訪問其他省市檔案館的情況，及時了解各地檔案館建設(shè)現(xiàn)狀，此外還設(shè)有網(wǎng)上信箱進(jìn)行留言和答疑等模塊。其中政務(wù)信息模塊包括檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，局館概況和指南，業(yè)界動態(tài)等內(nèi)容，主要是為用戶提供局館信息，及時了解檔案館的最新動態(tài)，為進(jìn)一步查詢和利用信息奠定基礎(chǔ)。專題檔案和史料研究模塊主要是將檔案信息進(jìn)行分類和整合，使相關(guān)檔案信息的聯(lián)系更為緊密，以便于研究和利用。網(wǎng)上展覽生動的展示了館藏珍品，用戶可以通過檔案檢索進(jìn)行網(wǎng)上查檔，并通過網(wǎng)上信箱進(jìn)行留言和答疑。各檔案館會提供在線服務(wù)，充分發(fā)揮檔案館提供利用的功能，滿足用戶的需求。用戶可以瀏覽檔案相關(guān)知識和利用實例，并進(jìn)行下載。友情鏈接模塊則幫助用戶更方便快捷的訪問其他相關(guān)檔案館網(wǎng)站，了解